Selskabsregistre i de enkelte EU-lande

Om Republikken Letlands virksomhedsregister

Republikken Letlands virksomhedsregister (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) blev oprettet den 1. december 1990. Virksomhedsregistret er et offentligt organ, der registrerer virksomheder (selskaber), økonomiske aktører, deres filialer og repræsentationskontorer samt enhver ændring af deres vedtægter og udøver andre aktiviteter i henhold til lovgivningen. Det registrerer også medier, foreninger og fonde, handelsmæssig sikkerhedsstillelse, majoritetsandele, ægtepagter, politiske partier, voldgiftsorganer, fagforeninger, religiøse organisationer og institutioner, insolvensbehandling og oplysninger om de reelle ejere af juridiske konstruktioner.

Gældende lovgivning

De vigtigste retsakter om virksomhedsregistrets aktiviteter er lov om virksomhedsregistret i Republikken Letland, vedtægterne for virksomhedsregistret, lov om indgivelse af forespørgsler og lov om forvaltningsprocedurer.

En liste over generel lovgivning, dvs. lovgivning om erhvervsdrivende, virksomhedsledere og handelsorganisationer samt tekster om kontrakter og handelsmæssig sikkerhedsstillelse og offentliggørelse af oplysninger, findes her.

Hvordan søger jeg i virksomhedsregistret?

Virksomhedsregistret kan give oplysninger om alle registrerede juridiske enheder og retsforhold.

Oplysningerne i virksomhedsregistret er gratis tilgængelige på registrets informationswebsted, hvor alle aktuelle data er tilgængelige, uden at der er behov for autentifikation, mens arkiver og dokumenter i registrets offentlige del samt oplysninger om fysiske personer kun kan undersøges/downloades efter autentifikation på webstedet ved hjælp af et lettisk nationalt elektronisk identitetskort, en elektronisk signatur, en bankidentifikationsordning eller eIDAS-autentificeringstjenester (for EU-borgere).

For at få en udskrift fra virksomhedsregistret vedrørende en juridisk person, en juridisk omstændighed (kontrakt) eller en registreret fysisk person kræves der en formular til anmodning om oplysninger, eller der skal sendes en anmodning i frit format pr. post eller elektronisk til registrets officielle e-mailadresse pasts@ur.gov.lv med en sikker elektronisk signatur og et tidsstempel. Anmodningen om oplysninger skal indeholde oplysninger om betalingen (et dokument, der bekræfter betalingen, en kopi af et sådant dokument eller en udskrift fra en netbank). Det skal fremgå af anmodningen om oplysninger, hvordan oplysningerne skal modtages, dvs. pr. brev (anbefalet brev) eller ad elektronisk vej.

Registret udsteder også kopier af dokumenter fra en juridisk enheds registreringsfil eller af en retlig omstændighed (kontrakt) og fra sagsmappen. Dokumenter fra den offentlige del af sagsmappen (i henhold til artikel 4.¹⁵ (1) i lov om Republikken Letlands virksomhedsregister) er tilgængelige online på erhvervsregistrets informationswebsted, gratis og med det samme.

For at få en kopi af et dokument fra den offentlige del eller fra den ikkeoffentlige del ledsaget af et ægthedscertifikat skal der indsendes en behørigt udfyldt formular til anmodning om oplysninger eller fremsættes en anmodning i et frit format. Der skal betales for kopier af dokumenter (ledsaget af et ægthedscertifikat). Disse kopier kan sendes pr. post eller e-mail.

Pr. 1. august 2021 offentliggøres alle registreringer i virksomhedsregistret og alle dokumenter, der er knyttet til sagsmappen, og som er optaget i virksomhedsregistret og, i henhold til artikel 4.¹⁵, stk. 1, i lov om Republikken Letlands virksomhedsregister, i den offentlige del af sagsmappen, online og gratis på virksomhedsregistrets informationswebsted for at sikre øjeblikkelig offentlig onlineadgang. Registreringer anses for at være offentliggjort dagen efter den dato, hvor de blev foretaget (dvs. efter midnat), og dokumenter anses for at være offentliggjort dagen efter datoen for deres optagelse i sagsmappen (dvs. efter midnat).

Virksomhedsregistret gør det muligt vederlagsfrit at få adgang til følgende oplysninger om alle registrerede juridiske enheder som såkaldte åbne data:

• identifikationsnummeret
• enhedens navn eller handelsnavn
• enhedens historiske navn (hvis navnet er blevet ændret)
• type juridisk enhed
• hvilket register enheden er registreret i
• registreringsdatoen
• ejerens eventuelle identifikationskode for det fælles eurobetalingsområde (hvis en sådan er tildelt)
• oplysninger om, hvorvidt den juridiske enhed er blevet slettet fra registret eller omorganiseret
• dato, hvor den juridiske enhed er slettet fra registret (eller datoen for rekonstruktionen, hvis årsagen til fjernelsen er en rekonstruktion)
• hjemsted
• organisationers, fondes og konsortiers aktiviteter
• oplysninger om reelt ejerskab registreret i databasen over juridiske enheder (fornavn, efternavn, del af personligt identifikationsnummer, fødselsdato, nationalitet, bopælsland)
• oplysninger om medlemmer af forretningsudvalget, medlemmer med repræsentationsret eller andet ledende personale med ret til at repræsentere den juridiske enhed (fornavn, efternavn, del af personligt identifikationsnummer, stilling, registreringsdato)
• oplysninger om selskabsdeltagerne i selskaber med begrænset ansvar (fornavn, efternavn, del af personligt identifikationsnummer, antal ejede anparter og disses pålydende værdi)
• grundlæggende oplysninger om insolvensbehandling (hvis oplysningerne er registreret i insolvensregistret)
• oplysninger fra økonomiske årsrapporter.

Disse oplysninger leveres i dataformatet .csv, .txt eller .xlsx og kan tilgås her. Brugeren kan vælge dataformat, alt efter hvad oplysningerne skal bruges til. Oplysningerne ajourføres dagligt.

For at indhente dokumenter, der ikke er omfattet af artikel 4.¹⁵, stk. 1, i lov om Republikken Letlands virksomhedsregister, skal der i den skriftlige anmodning ud over de ovenfor anførte oplysninger angives en begrundelse for anmodningen og formålet med anvendelsen af oplysningerne.

Oplysninger om størrelsen af de gebyrer, der er forbundet med tjenesteydelserne, kan findes her.

Hvor pålidelige er dokumenterne i virksomhedsregistret?

Pr. 1. august 2021 offentliggøres alle registreringer i virksomhedsregistret og alle dokumenter, der er knyttet til sagsmappen, og som er optaget i virksomhedsregistret og, i henhold til artikel 4.¹⁵, stk. 1, i lov om Republikken Letlands virksomhedsregister, i den offentlige del af sagsmappen, online og gratis på virksomhedsregistrets websted for at sikre øjeblikkelig offentlig onlineadgang. Alle registreringer foretaget i virksomhedsregistret før den 31. juli 2021, og alle oplysninger om specifikke dokumenter er offentliggjort i Latvijas Vēstnesis (statstidende).

Registreringer anses for at være offentliggjort dagen efter den dato, hvor de blev foretaget (dvs. efter midnat), og dokumenter anses for at være offentliggjort dagen efter datoen for deres optagelse i sagsmappen (dvs. efter midnat). Oplysningerne i virksomhedsregistret kan først gøres gældende over for tredjemand, når de er offentliggjort, medmindre vedkommende havde kendskab til disse oplysninger inden offentliggørelsen. Kan tredjemand imidlertid godtgøre, at han ikke havde og ikke kunne have haft kendskab til de offentliggjorte oplysninger, kan disse oplysninger på den anden side ikke påberåbes i forbindelse med retlige skridt, der er indledt inden for 15 dage efter offentliggørelsen.

Hvis de oplysninger, der skal indføres i virksomhedsregistret, registreres eller offentliggøres forkert, kan en tredjemand påberåbe sig de offentliggjorte oplysninger om den part, i hvis interesse oplysningerne blev offentliggjort, medmindre tredjemanden vidste, at oplysningerne i virksomhedsregistret ikke svarede til de faktiske retlige forhold. Nærmere oplysninger findes i handelslovens artikel 11 og 12.

Iværksættelse af en registreringsprocedure

Regler for indgivelse af anmodninger er fastsat i handelsloven. De relevante bestemmelser i loven foreskriver, at dokumenter, der begrunder indførelsen i virksomhedsregistret, og andre dokumenter, der er fastsat ved lov, skal indgives til virksomhedsregisterkontoret. Disse dokumenter skal indsendes på papir eller elektronisk.

Virksomhedsregisterkontoret fremsender originaleksemplaret af det pågældende dokument eller en bekræftet kopi heraf. Hvis loven foreskriver, at en persons underskrift på et dokument (anmodning, dokument, der skal vedlægges en anmodning eller et andet dokument) skal være notarielt bekræftet, anses kravet for at være opfyldt, hvis underskriften attesteres af en notar, eller hvis dokumentet er udfærdiget elektronisk, såfremt det er forsynet med en sikker elektronisk signatur. Hvis loven foreskriver, at en persons underskrift på et dokument (anmodning, dokument, der skal vedlægges en anmodning eller et andet dokument) skal bekræftes, kræver en fuldmagt, der bemyndiger en anden person til at underskrive dokumentet, en notariel bekræftelse. Offentlige dokumenter, der er udstedt i udlandet, legaliseres i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat i internationale aftaler, ledsaget af en bekræftet oversættelse til lettisk. En bekræftet oversættelse til lettisk skal ledsages af private dokumenter på et fremmedsprog i overensstemmelse med den procedure, der er fastsat af ministerkabinettet.

Dokumenter kan indsendes til registrering i virksomhedsregistret ved hjælp af følgende elektroniske indsendelseskanaler: onlinetjeneste, e-adresse eller e-mail. Yderligere oplysninger om, hvordan dokumenter indsendes elektronisk, kan findes her.

Behandling af indgivne anmodninger

Proceduren for gennemgang af fremlagte dokumenter er fastsat i Republikken Letlands lov om virksomhedsregistre. Loven bestemmer, at en notar i registret i forbindelse med gennemgangen af de fremlagte dokumenter skal kontrollere, om:

1. alle de i henhold til loven krævede dokumenter, som skal registreres (indsættes i sagsmappen), eller på grundlag af hvilke der skal foretages en registrering i virksomhedsregistret, er blevet fremlagt
2. det dokument, der er registreret (i sagsmappen), eller på grundlag af hvilket der skal foretages en registrering i virksomhedsregistret, har retsvirkninger
3. formen af det dokument, der er registreret (indsat i sagsmappen), eller på grundlag af hvilket der skal foretages en registrering i virksomhedsregistret, opfylder kravene i lovgivningen eller vedtægterne, når lovgivningen giver mulighed for at angive en bestemt form for dokument i vedtægterne
4. mængden og indholdet af de oplysninger og bestemmelser, der er indeholdt i det registrerede dokument (i sagsmappen), eller på grundlag af hvilke der skal foretages en registrering i virksomhedsregistret, er i overensstemmelse med lovgivningen og andre dokumenter i sagsmappen
5. der foreligger ikke andre juridiske hindringer i virksomhedsregistret.

Hvis der i forbindelse med kontrollen af ovennævnte omstændigheder ikke konstateres nogen hindring, træffer notaren i virksomhedsregistret beslutning om at foretage en registrering eller om at registrere dokumenterne (som skal indgå i sagsmappen).

Hvis det konstateres, at ovennævnte krav ikke er opfyldt, men at de konstaterede mangler kan afhjælpes, træffer notaren i virksomhedsregistret afgørelse om at udsætte registreringen eller registreringen af dokumenter (som skal indgå i sagsmappen) og fastsætter i afgørelsen en rimelig frist på mindst en måned til at afhjælpe manglerne.

Hvis de mangler, der er konstateret i dokumenterne, ikke kan afhjælpes, eller hvis de afgivne oplysninger ikke behøver at blive indført i virksomhedsregistret, træffer notaren i virksomhedsregistret afgørelse om ikke at registrere dokumenterne (i sagsmappen) eller om at nægte optagelse i virksomhedsregistret. I dette tilfælde tilbagebetales den nationale afgift ikke.

Hvis virksomhedsregistret modtager overbevisende dokumentation for, at en underskrift er blevet forfalsket, træffer notaren i virksomhedsregistret afgørelse om ikke at registrere dokumenterne (i sagsmappen) eller at nægte registrering i virksomhedsregistret.

Databeskyttelsesprocedurer

Procedurerne vedrører den registreredes rettigheder med hensyn til alle former for behandling af vedkommendes personoplysninger. Virksomhedsregistret behandler kun personoplysninger med henblik på at bestride sine funktioner og udføre sine opgaver i henhold til den generelle forordning om databeskyttelse og loven om behandling af personoplysninger og anden lovgivning og skal tage hensyn til følgende principper for god praksis i forbindelse med behandling af personoplysninger i en operationel sammenhæng:

• Personoplysninger skal behandles lovligt, rimeligt og transparent ved at give oplysninger på registrets websted om de relevante databehandlingsprocesser samt om den retlige begrundelse og de (objektive) formål med behandlingen. Personoplysninger behandles udelukkende af medarbejdere, hvis funktioner omfatter udførelsen af sådanne opgaver.
• Personoplysninger bør behandles til klare, specifikke og legitime formål og bør ikke behandles i strid med de oprindelige formål.
• Princippet om dataminimering bør anvendes: Oplysninger bør kun behandles, hvis de er nødvendige for at opfylde det tilsigtede formål med behandlingen.
• Unøjagtige oplysninger bør berigtiges eller ajourføres, medmindre andet er fastsat i lovgivningen.
• Oplysningerne må ikke opbevares længere end den lagringsperiode, der er nødvendig for at opfylde formålet med behandlingen eller den ved lov fastsatte opbevaringsperiode.
• Forholdsmæssige tekniske og organisatoriske foranstaltninger bør anvendes og løbende forbedres for at sikre personoplysningers fortrolighed, integritet (uforanderlighed) og sikkerhed, herunder beskyttelse af personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling eller mod hændeligt tab eller tilintetgørelse af oplysninger.

Yderligere oplysninger om virksomhedsregistrets behandling af personoplysninger om fysiske personer kan findes her.

Kontaktoplysninger:

Republikken Letlands virksomhedsregister

Pērses iela 2
Riga, Letland, LV 1011

Informationslinje: 67031703 (Bemærk: Der gives ikke juridisk rådgivning) E-mail: pasts@ur.gov.lv

Besøgende kan få en aftale med institutionens direktør, forudsat at de angiver det spørgsmål eller problem, de ønsker at henvende sig om, datoen og tidspunktet, hvor de ønsker at komme, og deres kontaktoplysninger.

Relevante links:

Republikken Letlands virksomhedsregister
Det europæiske virksomhedsregister (adgang via Lursoft)