Rejestry działalności gospodarczej w państwach UE

Rejestr przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej

Rejestr przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) utworzono 1 grudnia 1990 r. Rejestr ten jest podmiotem prawa publicznego, który odpowiada za rejestrację spółek i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz ich oddziałów i przedstawicielstw, a także zmian dotyczących dokumentów założycielskich tych podmiotów. Podmiot ten podejmuje też inne czynności przewidziane w przepisach prawa. Do rejestru wpisuje się również podmioty prowadzące działalność w sektorze środków masowego przekazu, stowarzyszenia i fundacje, zastawy handlowe, pakiety kontrolne, małżeńskie umowy majątkowe, partie polityczne, organy arbitrażowe, związki zawodowe, organizacje i instytucje religijne, postępowania upadłościowe, a także informacje o rzeczywistych beneficjentach porozumień prawnych.

Obecnie obowiązujące przepisy

Głównymi aktami prawnymi regulującymi funkcjonowanie rejestru przedsiębiorstw są: ustawa o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej, statut rejestru przedsiębiorstw, ustawa o składaniu wniosków i ustawa o postępowaniu administracyjnym.

Wykaz przepisów ogólnych, aktów prawnych dotyczących podmiotów gospodarczych, przedsiębiorców i organizacji, umów i zastawów handlowych oraz przekazywania informacji można znaleźć tutaj.

W jaki sposób można uzyskać informacje z rejestru przedsiębiorstw?

Rejestr przedsiębiorstw umożliwia uzyskanie informacji o wszystkich zarejestrowanych podmiotach i faktach mających znaczenie prawne.

Informacje można uzyskać z łotewskiego rejestru przedsiębiorstw nieodpłatnie, na jego informacyjnej stronie internetowej, na której aktualne dane są dostępne bez konieczności uwierzytelniania, podczas gdy wpisy historyczne i dokumenty zamieszczone w sekcji publicznej rejestru, a także informacje o osobach fizycznych są dostępne po uwierzytelnieniu za pomocą łotewskiej krajowej karty identyfikacji elektronicznej, podpisu elektronicznego, bankowych urządzeń identyfikacyjnych lub usług uwierzytelniania eIDAS (w przypadku obywateli UE).

W przypadku konieczności uzyskania wyciągu z rejestru przedsiębiorstw dotyczącego wpisanego do tego rejestru podmiotu prawnego, faktu prawnego (umowy) lub wpisanej do tego rejestru osoby fizycznej należy złożyć wypełniony formularz prośby o udzielenie informacji bądź wniosek, listownie lub pocztą elektroniczną (e-mailem na oficjalny adres rejestru: pasts@ur.gov.lv, wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz cyfrowym znacznikiem czasu). Wniosek musi zawierać informacje o zrealizowanej płatności (należy do niego dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, jego kopię lub wydruk z systemu bankowości elektronicznej). Przy składaniu wniosku należy określić sposób otrzymania informacji – pocztą (listem poleconym) lub elektronicznie.

Z rejestru można uzyskać dokumenty pochodzące z akt rejestrowych podmiotów prawnych lub faktów prawnych (umów) oraz z akt sprawy. Dokumenty pochodzące z publicznej sekcji akt rejestrowych (zgodnie z art. 4¹⁵ akapit pierwszy ustawy o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej) można uzyskać online na informacyjnej stronie internetowej rejestru przedsiębiorstw niezwłocznie i nieodpłatnie.

Aby uzyskać odpis dokumentu z sekcji publicznej lub niepublicznej, poświadczony za zgodność z oryginałem, należy złożyć wniosek o udzielenie informacji na formularzu lub w dowolnym formacie. Wydawanie odpisów dokumentów (poświadczonych za zgodność z oryginałem) jest usługą odpłatną. Można ją wykonać zarówno pocztą tradycyjną, jak i elektroniczną.

Od 1 sierpnia 2021 r. wszystkie wpisy w rejestrze przedsiębiorstw i wszystkie dokumenty dodane do akt rejestrowych, które znajdują się w rejestrze przedsiębiorstw oraz – zgodnie z art. 4¹⁵ akapit pierwszy ustawy o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej – w publicznej sekcji akt rejestrowych, ogłasza się nieodpłatnie w formie elektronicznej na informacyjnej stronie internetowej, co zapewnia ich publiczną dostępność online od samego początku. Wpisy uznaje się za ogłoszone następnego dnia (tj. po północy) po ich dokonaniu, a dokumenty za ogłoszone następnego dnia (tj. po północy) po ich dołączeniu do akt rejestrowych.

Rejestr przedsiębiorstw umożliwia nieodpłatne uzyskanie następujących informacji o wszystkich zarejestrowanych podmiotach prawnych w formie otwartych danych:

• numer w rejestrze;
• nazwa bądź nazwa handlowa podmiotu;
• poprzednia nazwa podmiotu (jeżeli zmieniono nazwę);
• rodzaj podmiotu prawnego;
• informacje, w jakim rejestrze podmiot jest zarejestrowany;
• data wpisu;
• kod identyfikacyjny beneficjenta jednolitego obszaru płatności w euro (o ile został przyznany);
• informacje o ewentualnym wykreśleniu podmiotu prawnego z rejestru bądź jego reorganizacji;
• data wykreślenia podmiotu prawnego z rejestru (lub data reorganizacji, jeżeli przyczyną wykreślenia z rejestru jest reorganizacja);
• siedziba statutowa;
• dziedzina działalności w przypadku stowarzyszeń, fundacji i związków zawodowych;
• informacje o beneficjentach rzeczywistych wpisanych do akt podmiotu prawnego (imię, nazwisko, część osobistego numeru identyfikacyjnego, data urodzenia, obywatelstwo, państwo zamieszkania);
• dane członków zarządu, członków uprawnionych do reprezentacji lub innych pracowników zajmujących wysokie stanowiska i uprawnionych do reprezentowania podmiotu prawnego (imię, nazwisko, część osobistego numeru identyfikacyjnego, zajmowane stanowisko, data rejestracji);
• informacje o udziałowcach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (imię, nazwisko, część osobistego numeru identyfikacyjnego, liczba posiadanych udziałów i ich wartość nominalna);
• podstawowe informacje na temat postępowania upadłościowego (jeżeli informacje te wpisano do rejestru upadłości);
• dane z rocznych sprawozdań finansowych.

Informacje można pobrać tutaj w formatach .csv, .txt i .xlsx. Użytkownik może wybrać format w zależności od potrzeb. Dane aktualizowane są codziennie.

Aby uzyskać dokumenty niewymienione art. 4¹⁵ akapit pierwszy ustawy o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej, oprócz powyższego w pisemnym wniosku należy podać powód złożenia wniosku oraz cel wykorzystania informacji.

Informacje o kwotach opłat za poszczególne usługi można znaleźć tutaj.

Jaki jest stopień wiarygodności dokumentów w rejestrze przedsiębiorstw?

Od 1 sierpnia 2021 r. wszystkie wpisy w rejestrze przedsiębiorstw i wszystkie dokumenty dodane do akt rejestrowych, które znajdują się w rejestrze przedsiębiorstw oraz – zgodnie z art. 4¹⁵ akapit pierwszy ustawy o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej – w publicznej sekcji akt rejestrowych, ogłasza się nieodpłatnie w formie elektronicznej na informacyjnej stronie internetowej, co zapewnia ich publiczną dostępność online od samego początku. Wszystkie wpisy dokonane w rejestrze przedsiębiorstw przed 31 lipca 2021 r. oraz wszelkie informacje o konkretnych dokumentach ogłoszono w dzienniku urzędowym Latvijas Vēstnesis.

Wpisy uznaje się za ogłoszone następnego dnia (tj. po północy) po ich dokonaniu, a dokumenty za ogłoszone następnego dnia (tj. po północy) po ich dołączeniu do akt rejestrowych. Wpisy do rejestru przedsiębiorstw wywołują skutki prawne wobec osób trzecich dopiero po ich ogłoszeniu, chyba że dane informacje były znane osobom trzecim przed ich ogłoszeniem. Z drugiej jednak strony jeżeli osoba trzecia może wykazać, że ogłoszone informacje nie były i nie mogły być jej znane, nie można się na te informacje powołać w odniesieniu do czynności prawnych dokonanych przed upływem 15 dni od daty ogłoszenia informacji.

Jeżeli informacje, które mają zostać wpisane do rejestru przedsiębiorstw, zostaną nieprawidłowo zarejestrowane lub ogłoszone, osoba trzecia może się powołać na takie ogłoszone informacje w stosunku do osoby, w której interesie informacje te ogłoszono, ale nie wówczas, gdy osoba trzecia wiedziała, że informacje ogłoszone w rejestrze przedsiębiorstw nie odzwierciedlają rzeczywistego stanu prawnego. Szczegółowe informacje można znaleźć w art. 11 i 12 kodeksu handlowego.

Wszczęcie procedury rejestracji

Składanie wniosków podlega przepisom prawa handlowego. Odpowiednie przepisy ustawy stanowią, że dokumenty uzasadniające dokonanie wpisu w rejestrze handlowym oraz inne dokumenty określone w ustawie należy składać w Urzędzie Rejestru Handlowego. Dokumenty te składa się w formie papierowej lub elektronicznej.

Urząd Rejestru Handlowego przedkłada oryginał odpowiedniego dokumentu lub jego należycie uwierzytelniony odpis. Jeżeli ustawa stanowi, że podpis danej osoby na dokumencie (wniosku, dokumencie załączanym do wniosku lub innym dokumencie) musi być poświadczony notarialnie, wymóg ten uznaje się za spełniony, jeżeli podpis został poświadczony przez notariusza lub jeżeli dokument sporządzony elektronicznie został podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jeżeli ustawa stanowi, że podpis danej osoby na dokumencie (wniosku, dokumencie dołączonym do wniosku lub innym dokumencie) musi być poświadczony notarialnie, także pełnomocnictwo upoważniające inną osobę do podpisania dokumentu wymaga poświadczenia przez notariusza. Dokumenty urzędowe wydane za granicą legalizuje się zgodnie z procedurami określonymi w umowach międzynarodowych i załącza się do nich notarialnie poświadczone tłumaczenie na język łotewski. Do dokumentów prywatnych sporządzonych w języku obcym należy dołączyć uwierzytelnione tłumaczenie na język łotewski, zgodnie z procedurą określoną przez Radę Ministrów.

Dokumenty do rejestracji w rejestrze przedsiębiorstw można składać elektronicznymi kanałami składania wniosków: e-usługa, e-adres lub e-mail. Bardziej szczegółowe informacje na temat składania dokumentów drogą elektroniczną można znaleźć tutaj.

Weryfikacja złożonych wniosków

Procedurę weryfikacji złożonych dokumentów reguluje ustawa o rejestrze przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej. Ustawa ta stanowi, że w ramach weryfikacji złożonych dokumentów notariusz Rejestru sprawdza, czy:

1. złożono wszystkie przewidziane ustawą dokumenty, które są rejestrowane (dołączane do akt) lub na podstawie których dokonywany jest wpis do rejestru handlowego;
2. dokument, który jest rejestrowany (dołączany do akt) lub na podstawie którego dokonywany jest wpis do rejestru handlowego, wywołuje skutki prawne;
3. forma dokumentu, który jest rejestrowany (dołączany do akt) lub na podstawie którego dokonywany jest wpis do rejestru handlowego, spełnia wymogi określone w przepisach lub umowie spółki, jeżeli przepisy przewidują możliwość określenia w umowie spółki szczególnej formy dokumentu;
4. ilość i treść informacji i postanowień w dokumencie, który jest rejestrowany (dołączany do akt) lub na podstawie którego dokonywany jest wpis do rejestru handlowego, jest zgodna z przepisami i innymi dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych;
5. w Rejestrze Przedsiębiorstw nie odnotowano żadnych innych przeszkód prawnych.

Jeżeli w trakcie tych weryfikacji nie zostaną stwierdzone żadne przeszkody, notariusz Rejestru Przedsiębiorstw podejmuje decyzję o dokonaniu wpisu lub o zarejestrowaniu dokumentów (dołączeniu ich do akt).

W przypadku stwierdzenia, że powyższe wymogi nie zostały spełnione, ale braki można usunąć, notariusz Rejestru Przedsiębiorstw podejmuje decyzję o odroczeniu dokonania wpisu lub zarejestrowania dokumentów (dołączenia ich do akt), w której wyznacza rozsądny termin na usunięcie braków wynoszący nie mniej niż jeden miesiąc.

Jeżeli braków stwierdzonych w dokumentach nie można usunąć lub przedłożone informacje nie podlegają wpisowi do rejestru handlowego, notariusz Rejestru Przedsiębiorstw podejmuje decyzję o odmowie zarejestrowania dokumentów (dołączenia ich do akt) lub o odmowie dokonania wpisu w rejestrze handlowym. W takich przypadkach opłata skarbowa nie podlega zwrotowi.

Jeżeli Rejestr Przedsiębiorstw otrzyma niepodważalne dowody na to, że podpis został sfałszowany, notariusz Rejestru Przedsiębiorstw podejmuje decyzję o odmowie zarejestrowania dokumentów (dołączenia ich do akt) lub o odmowie dokonania wpisu w rejestrze handlowym.

Procedury ochrony danych

Procedury odnoszą się do praw osoby, której dane dotyczą, w związku z wszelkim przetwarzaniem jej danych osobowych. Rejestr Przedsiębiorstw przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu wykonywania swoich funkcji i realizacji zadań wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz ustawy o przetwarzaniu danych osobowych i innych przepisów. Rejestr Przedsiębiorstw stosuje następujące zasady dobrych praktyk w zakresie przetwarzania danych osobowych w kontekście operacyjnym:

• Poprzez udostępnienie na stronie internetowej Rejestru informacji o procesach przetwarzania danych, uzasadnieniu prawnym i celach przetwarzania należy zapewnić, aby dane osobowe przetwarzano w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty. Dane osobowe przetwarzają wyłącznie pracownicy, których obowiązki obejmują wykonywanie takich czynności;
• dane osobowe należy przetwarzać w jasnych, konkretnych i zgodnych z prawem celach i nie należy ich przetwarzać niezgodnie z pierwotnymi celami;
• należy stosować zasadę minimalizacji danych: dane należy przetwarzać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu przetwarzania;
• należy zapewnić dokładność danych: niedokładne dane należy poprawić lub zaktualizować, chyba że przepisy stanowią inaczej;
• dane należy przechowywać bez przekraczania okresu przechowywania niezbędnego do osiągnięcia celu przetwarzania lub okresu przechowywania określonego w przepisach;
• należy stosować proporcjonalne środki techniczne i organizacyjne oraz stale je ulepszać, w celu zapewnienia poufności, integralności (niezmienności) i bezpieczeństwa danych osobowych, w tym ochrony tych danych przed ich nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą lub zniszczeniem.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych osób fizycznych przez Rejestr Przedsiębiorstw można znaleźć tutaj.

Dane kontaktowe:

Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs

Pērses iela 2
Riga, Łotwa, LV 1011

Numer telefonu, pod którym można uzyskać informacje: 67031703 (uwaga: pod tym numerem telefonu nie udziela się porad prawnych). E-mail: pasts@ur.gov.lv.

Odwiedzający mogą spotkać się z dyrektorem instytucji, pod warunkiem że wskażą kwestię lub problem, które chcą poruszyć, preferowany termin wizyty oraz podadzą dane kontaktowe.

Przydatne linki:

Rejestr Przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej
Europejski rejestr przedsiębiorstw (dostęp za pośrednictwem Lurosoft)