Hintergrundinformationen zum nationalen Register

Wann wurde es gegründet?

Das Firmenregister, das nur natürliche Personen erfasste, wurde mit dem Gesetz vom 23. Dezember 1909 zur Gründung eines Firmenregisters geschaffen. 1972 wurde unter dem Einfluss der europäischen Gesetzgebung ein Unternehmensregister eingerichtet. Im Jahr 1987 wurden diese beiden Register in ein einziges Register zusammengeführt, das Handels- und Gesellschaftsregister. Seit 2003 untersteht dieses Register dem Justizminister und wird in dessen Auftrag von der wirtschaftlichen Interessengemeinschaft LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS geführt.

Wann wurde es digitalisiert?

Die Digitalisierung des Handels- und Gesellschaftsregisters wurde 2006 eingeleitet und 2007 abgeschlossen. Das Handels- und Gesellschaftsregister ist jetzt vollständig durchsuchbar und nur elektronisch abrufbar.

Welche Rechtsvorschriften sind derzeit gültig?

• das geänderte Gesetz vom 19. Dezember 2002 über das Handels- und Gesellschaftsregister sowie über Buchführung und Jahresabschlüsse
• die geänderte großherzogliche Verordnung vom 23. Januar 2003 zur Durchführung des Gesetzes vom 19. Dezember 2002 über das Handels- und Gesellschaftsregister sowie über Buchführung und Jahresabschlüsse
• die geänderte Ministerialverordnung vom 27. Mai 2016 zur Festlegung der Kriterien für die Vorlage und Form von Dokumenten, die zur Veröffentlichung in der elektronischen Sammlung der Unternehmen und Verbände (Recueil électronique des sociétés et associations) bestimmt sind

Welche Angaben werden im Handelsregister eingetragen?

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Wer darf auf das Register zugreifen?

Das Handels- und Gesellschaftsregister ist öffentlich.

Welche Angaben enthält das Handelsregister?

Welche Arten von Daten werden gespeichert (im öffentlichen Register aufgeführte Unternehmen, Angaben zu Insolvenzen, Finanzberichte usw.)?

Eine Verpflichtung zur Eintragung im Handels- und Gesellschaftsregister besteht für

• Wirtschaftsteilnehmer, die natürliche Personen sind,
• Handelsgesellschaften,
• wirtschaftliche Interessengemeinschaften und Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen,
• Niederlassungen, die im Großherzogtum Luxemburg von Handels- und Zivilgesellschaften, wirtschaftlichen Interessengemeinschaften und Europäischen wirtschaftlichen Interessenvereinigungen, die unter das Recht eines anderen Staates fallen, gegründet wurden,
• Zivilgesellschaften,
• gemeinnützige Vereine und Stiftungen,
• Vereinigungen für Pensionssparen,
• Agrargemeinschaften,
• öffentliche Einrichtungen des Staates und der Gemeinden,
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit,
• besondere Kommanditgesellschaften,
• Investment- und Verbriefungsfonds sowie
• Gegenseitigkeitsgesellschaften.

Die im Handels- und Gesellschaftsregister gespeicherten Informationen sind gesetzlich vorgeschrieben und hängen von der jeweiligen Rechtsform ab.

Ganz allgemein werden zwei Arten von Informationen gesammelt:

• rechtliche Daten (Name, Anschrift des Sitzes, Kapital, Identität der gesetzlichen Vertreter, Geschäftsjahr, Angaben zu einer gerichtlichen Entscheidung usw.)
• Finanzdaten (Jahresabschluss)

Welche Unterlagen werden abgelegt/gespeichert (Akten, Dokumentensammlungen, Satzungen, Niederschriften von Hauptversammlungen usw.)?

Nur die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente werden im Handels- und Gesellschaftsregister erfasst. Es hängt von der jeweiligen Rechtsform ab, welche Unterlagen eingereicht werden müssen.

Die für ein eingetragenes Unternehmen eingereichten Unterlagen werden in eine eigens für das Unternehmen angelegte elektronische Akte aufgenommen und im Handels- und Gesellschaftsregister gespeichert.

Somit enthält das Handels- und Gesellschaftsregister folgende Dokumente (nicht erschöpfende Liste):

• Urkunden zur Aufstellung und Änderung von Satzungen
• koordinierte Satzungen
• Protokolle oder Auszüge aus Protokollen in Bezug auf Änderungen des Sitzes, der Vertreter, der Partner oder der mit der Abschlussprüfung beauftragten Personen
• Auszüge aus gerichtlichen Entscheidungen, die ein im Handels- und Gesellschaftsregister eingetragenes Unternehmen betreffen
• Rechnungslegungsunterlagen
• Urkunden oder Auszüge aus Urkunden über die Verkündung der Auflösung des eingetragenen Unternehmens
• Verschmelzungspläne usw.

Wie kann ich eine Suche durchführen (welche Suchkriterien sind verfügbar)?

Persönlich

Das komplett elektronische Handels- und Gesellschaftsregister kann über die entsprechende Website direkt abgerufen werden. Für Personen, die nicht über die notwendige EDV-Ausstattung verfügen, steht in Luxemburg jedoch ein Büro zur Verfügung, in dem sie an einem dafür vorgesehenen Rechner Suchen durchführen können.

Auf der Website des Registers

Akten können auf der Website des Handels- und Gesellschaftsregisters (RCS) im Menü „Angebotene Serviceleistungen“ über „Nach einer RCS-Akte suchen“ gesucht und aufgerufen werden.

Um die hinterlegten Dokumente ansehen zu können, muss sich der Nutzer auf der Website anmelden, wofür er ein persönliches Konto erstellen kann, aber nicht muss.

Welche Suchkriterien sind verfügbar?

Die öffentliche Suche erfolgt anhand der Registernummer oder des Unternehmensnamens.

Wie kann ich Unterlagen anfordern?

Sind diese kostenlos?

Die Unterlagen im Handels- und Gesellschaftsregister sind kostenlos zugänglich. Nach dem Aufrufen einer Akte kann der Nutzer auf ein hinterlegtes Dokument zugreifen, indem er einfach auf das entsprechende PDF-Symbol klickt.

Wird eine Gebühr erhoben?

Auszüge, Zertifikate oder beglaubigte Kopien, die vom Verwalter des Handels- und Gesellschaftsregisters ausgestellt werden, sind gegen eine Gebühr erhältlich.

Wie kann ich einen Auszug aus dem Register, eine beglaubigte Kopie oder eine Abschrift von Dokumenten erhalten?

Auszüge und Zertifikate können auf der Website über das Menü Angebotene Serviceleistungen bestellt werden.

Eine beglaubigte Kopie eines hinterlegten Dokuments kann bestellt werden, indem in der elektronischen Akte des betreffenden Unternehmens neben dem PDF-Symbol zur Ansicht des Dokuments das Häkchen bei „Beglaubigt“ gesetzt wird.

Eintragungsverfahren

Wie kann ich eine Eintragung beantragen (wie sind Anträge beim Register einzureichen, Beglaubigung von Dokumenten, beizufügende Unterlagen)?

Persönlich

Für das Handels- und Gesellschaftsregister gibt es eine Auskunftsstelle, die allen offensteht, die Anliegen betreffend das Register haben. Ein Vertreter des Verwalters des Handels- und Gesellschaftsregisters führt anschließend gemeinsam mit dem Antragsteller die entsprechenden elektronischen Verfahren durch. Dies ist nur nach vorheriger Terminvereinbarung möglich.

Im Internet

Für sämtliche Vorgänge im Handels- und Gesellschaftsregister muss sich der Nutzer auf der Website des Registers anmelden.

Für die Anmeldung zur Beantragung einer Hinterlegung bzw. Eintragung sind ein LuxTrust- oder eIDAS-Zertifikat sowie die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Nach der Anmeldung muss der Nutzer das Verfahren über das Menü „Einreichungen in elektronischer Form“ einleiten.

Wie werden Anträge auf Eintragung verarbeitet?

Sobald der Nutzer seinen Antrag auf Hinterlegung bzw. Eintragung fertiggestellt hat, nimmt der Verwalter des Handels- und Gesellschaftsregisters innerhalb von drei Tagen nach Erhalt eine kurze rechtliche Überprüfung des Antrags vor. Diese Überprüfung dient dazu, die Kohärenz der verschiedenen eingereichten Informationen zu bestätigen und zu kontrollieren, ob alle erforderlichen Informationen übermittelt wurden und eine Rechtsgrundlage für die Hinterlegung oder Eintragung der vorgelegten Informationen bzw. des vorgelegten Dokuments besteht.

Wenn der Antrag unvollständig oder fehlerhaft ist oder nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht, wird er zur Überprüfung und Berichtigung an den Nutzer zurückgeschickt.

Rechtswirkung der Eintragung

Wirkung der Eintragung gegenüber Dritten nach Artikel 17 der Richtlinie (EU) 2017/1132

Eine Urkunde oder Information wird durch Hinterlegung im Handels- und Gesellschaftsregister veröffentlicht; anschließend folgt eine Veröffentlichung im Amtsblatt, d. h. in der elektronischen Sammlung der Unternehmen und Verbände (Recueil électronique des sociétés et associations – RESA). Nachdem die Information im Handels- und Gesellschaftsregister hinterlegt wurde, ist sie auf der Website des Registers zugänglich. Die Veröffentlichung in der RESA erfolgt innerhalb von 15 Tagen nach Hinterlegung, in der Praxis jedoch üblicherweise noch am Tag der Hinterlegung.

Urkunden oder Auszüge aus Urkunden können Dritten erst ab dem Tag ihrer Veröffentlichung in der RESA entgegengehalten werden, es sei denn, das Unternehmen weist nach, dass die Urkunden oder Auszüge aus Urkunden den Dritten vorher bekannt waren. Dritte können sich jedoch auf noch nicht veröffentlichte Urkunden oder Auszüge berufen. In Bezug auf Vorgänge, die sich vor dem 16. Tag nach dem Tag der Veröffentlichung ereignen, können die Urkunden oder Auszüge aus Urkunden Dritten nicht entgegengehalten werden, wenn diese nachweisen, dass sie die Urkunden oder Auszüge nicht kennen konnten.

Unterschiede zwischen Eintragung und Bekanntmachung

Im Falle einer Abweichung zwischen dem hinterlegten Text und dem in der elektronischen Sammlung der Unternehmen und Verbände veröffentlichten Text kann Letzterer Dritten nicht entgegengehalten werden. Dritte können sich jedoch darauf berufen, es sei denn, das Unternehmen weist nach, dass sie den hinterlegten Text kannten.

Nachdem der Verwalter des Handels- und Gesellschaftsregisters durch eine Reform im Jahr 2016 auch die Funktion des Verwalters der elektronischen Sammlung der Unternehmen und Verbände übernommen hat, besteht keine Gefahr mehr, dass es zu Abweichungen zwischen dem hinterlegten und dem veröffentlichten Text kommt.

Wer trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der Eintragungen?

Ersuchen um Auskunft über oder Berichtigung oder Einschränkung von Verarbeitungsvorgängen, für die der Verwalter des Handels- und Gesellschaftsregisters ein Unterauftragnehmer ist und für die der Justizminister als Verantwortlicher fungiert, sind an Luxembourg Business Registers zu richten (unter der E-Mail-Adresse helpdesk@lbr.lu oder per Post an G.I.E. LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, zu Händen des Datenschutzbeauftragten, L-2961 Luxembourg) und werden daraufhin an den Datenschutzbeauftragten des Justizministeriums weitergeleitet.

Die im Handels- und Gesellschaftsregister enthaltenen Informationen werden nach der Löschung der Akte des eingetragenen Unternehmens im Einklang mit den geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften 20 Jahre lang aufbewahrt.

Die Person, die eine Einreichung vorgenommen hat, ist für die Richtigkeit der enthaltenen Informationen verantwortlich.

Datenschutzgrundsätze

Verfahren im Zusammenhang mit den Rechten betroffener Personen hinsichtlich der Veröffentlichung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten

Ersuchen um Auskunft über oder Berichtigung oder Einschränkung von Verarbeitungsvorgängen, für die der Verwalter des Handels- und Gesellschaftsregisters ein Unterauftragnehmer ist und für die der Justizminister als Verantwortlicher fungiert, sind an Luxembourg Business Registers zu richten (unter der E-Mail-Adresse helpdesk@lbr.lu oder per Post an G.I.E. LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, zu Händen des Datenschutzbeauftragten, L-2961 Luxembourg) und werden daraufhin an den Datenschutzbeauftragten des Justizministeriums weitergeleitet.

Die im Handels- und Gesellschaftsregister enthaltenen Informationen werden nach der Löschung der Akte des eingetragenen Unternehmens im Einklang mit den geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften 20 Jahre lang aufbewahrt.

Kontaktinformationen

Büroanschrift	Postanschrift	Öffnungszeiten
14, rue Erasme L-1468 Luxembourg Tel.: (+352) 26 428-1 Fax: (+352) 26 42 85 55 E-Mail: helpdesk@lbr.lu	Luxembourg Business Registers L-2961 Luxembourg	Büro: montags bis freitags von 9.00 bis 12.00 Uhr und von 13.30 bis 16.00 Uhr Telefonische Auskunftsstelle: montags bis freitags von 8.00 bis 17.30 Uhr

Links zum Thema

Website von Luxembourg Business Registers

Portal des Handels- und Gesellschaftsregisters