EU-maiden kaupparekisterit

Tietoa Latvian yritysrekisteristä

Latvian tasavallan yritysrekisteri (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) perustettiin 1. joulukuuta 1990. Se on julkinen laitos, joka ylläpitää rekisteriä yrityksistä (yhtiöistä), kauppiaista, niiden sivuliikkeistä ja edustustoista sekä niiden yhtiöjärjestyksiin tehdyistä muutoksista. Lisäksi se suorittaa sille lainsäädännössä määrättyjä muita tehtäviä. Yritysrekisteriin kirjataan myös joukkoviestimet, järjestöt ja säätiöt, yrityskiinnitykset, määräysvallan tuottavat omistusosuudet, avioehdot, poliittiset puolueet, välityselimet, ammattiyhdistykset, uskonnolliset organisaatiot ja laitokset, maksukyvyttömyysmenettelyt sekä tiedot oikeudellisten järjestelyjen tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista.

Sovellettava lainsäädäntö

Yritysrekisterin toimintaa koskevat keskeiset säädökset ovat Latvian tasavallan yritysrekisterilaki, yritysrekisterin perusääntö, hakemusmenettelyä koskeva laki ja hallintomenettelylaki.

Luettelo yleisestä lainsäädännöstä sekä kaupallisia toimijoita, yrittäjiä ja organisaatioita, sopimuksia ja yrityskiinnityksiä ja tietojen toimittamista koskevista säädöksistä on saatavilla täällä.

Tietojen pyytäminen yritysrekisteristä

Yritysrekisteri voi antaa tietoja kaikista rekisteröidyistä oikeushenkilöistä ja oikeudellisista asiakirjoista.

Yritysrekisterin tietoja voi saada rekisterin verkkosivun kautta maksutta. Ajankohtaiset tiedot ovat saatavilla ilman tunnistautumista. Sen sijaan historiallisiin tallenteisiin tutustuminen, rekisterin julkisessa osiossa olevien asiakirjojen selailu/lataaminen ja luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen saaminen edellyttävät tunnistautumista verkkosivustolla joko Latvian sähköisellä henkilökortilla, sähköisellä allekirjoituksella, pankkitunnuksilla tai (EU:n kansalaisten tapauksessa) eIDAS-tunnistuspalvelulla.

Jos on tarpeen saada yritysrekisteristä rekisteröityä oikeushenkilöä, oikeudellista asiakirjaa (sopimusta) tai luonnollista henkilöä koskeva rekisteriote, tietopyyntölomake tai vapaamuotoinen hakemus on toimitettava postitse tai sähköisesti (sähköpostitse tai lähettämällä lomake tai hakemus rekisterin sähköpostiosoitteeseen pasts@ur.gov.lv suojatulla sähköisellä allekirjoituksella ja digitaalisella aikaleimalla varustettuna). Tietopyyntöön on liitettävä todisteet siitä, että asianomainen käsittelymaksu on suoritettu (maksun todistava asiakirja tai sen jäljennös tai tuloste verkkopankista). Tietopyynnössä olisi mainittava, missä muodossa tiedot halutaan: postitse (kirjattuna kirjeenä) vai sähköisesti.

Rekisteristä saa myös jäljennöksiä asiakirjoista, jotka ovat peräisin oikeushenkilön tai oikeudellisen asiakirjan (sopimuksen) rekisteröintitiedostosta ja asiakirja-aineistosta. Rekisteröintitiedoston julkiseen osioon sisältyviä asiakirjoja (Latvian tasavallan yritysrekisterilain 4¹⁵ §:n 1 momentti) on saatavilla yritysrekisterin verkkosivustolta maksutta ja välittömästi.

Oikeaksi todistetun jäljennöksen saamiseksi rekisterin julkisessa tai ei-julkisessa osiossa olevasta asiakirjasta on lähetettävä tietopyyntölomake tai vapaamuotoinen hakemus. Asiakirjojen (oikeaksi todistettujen) jäljennösten toimittaminen on maksullinen palvelu, joka voidaan suorittaa postitse tai sähköpostitse.

Elokuun 1. päivästä 2021 alkaen kaikki kaupparekisteriin tehdyt merkinnät ja rekisteröintitiedostoon liitetyt asiakirjat, jotka sisältyvät kaupparekisteriin ja jotka ovat Latvian tasavallan yritysrekisterilain 4¹⁵ §:n 1 momentin mukaisesti rekisteröintitiedoston julkisessa osiossa, julkaistaan sähköisesti verkkosivustolla, jolloin ne ovat alusta alkaen maksutta yleisön saatavilla. Merkinnät ja asiakirjat katsotaan julkaistuiksi kello 00.00 seuraavana päivänä sen jälkeen, kun merkintä on tehty tai asiakirja liitetty rekisteröintitiedostoon.

Yritysrekisteristä voi saada seuraavat tiedot kaikista rekisteröidyistä oikeushenkilöistä maksutta avoimena datana:

• rekisterinumero
• oikeushenkilön nimi tai toiminimi
• oikeushenkilön aiempi nimi (jos nimeä on muutettu)
• oikeudellinen muoto
• mihin rekisteriin oikeushenkilö on rekisteröity
• rekisteröintipäivä
• yhtenäisellä euromaksualueella (SEPA) käytettävä maksunsaajan tunnistuskoodi (jos oikeushenkilöllä on tällainen)
• tieto siitä, onko oikeushenkilö poistettu rekisteristä tai koskeeko sitä uudelleenjärjestely
• päivä, jona oikeushenkilö on poistettu rekisteristä (tai uudelleenjärjestelyn päivämäärä, jos rekisteristä poistamisen syy on uudelleenjärjestely)
• sääntömääräinen kotipaikka
• järjestöjen, säätiöiden ja ammattiyhdistysten toiminta-ala
• tiedot oikeushenkilön rekisteröintitiedostoon merkityistä tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista (etu- ja sukunimi, osa henkilötunnuksesta, syntymäaika, kansalaisuus, asuinmaa)
• tiedot johtokunnan jäsenistä, jäsenistä, joilla on edustusoikeus, tai muista korkeassa asemassa olevista henkilöstön jäsenistä, joilla on oikeus edustaa oikeushenkilöä (etu- ja sukunimi, osa henkilötunnuksesta, tehtävä, rekisteröintipäivä)
• tiedot yksityisten osakeyhtiöiden jäsenistä (etu- ja sukunimi, osa henkilötunnuksesta, heidän omistamiensa osakkeiden lukumäärä ja nimellisarvo)
• perustiedot maksukyvyttömyysmenettelyistä (jos tiedot on kirjattu maksukyvyttömyysrekisteriin)
• vuositilinpäätösten tiedot.

Nämä tiedot ovat saatavilla täällä muodossa .csv, .txt tai .xlsx. Käyttäjä voi valita tiedostomuodon sen mukaan, mihin tietoja on tarkoitus käyttää. Tiedot saatetaan ajan tasalle päivittäin.

Muiden kuin Latvian tasavallan yritysrekisterilain 4¹⁵ §:n 1 momentissa tarkoitettujen asiakirjojen osalta kirjallisessa pyynnössä on lisäksi ilmoitettava pyynnön syyt ja tietojen käyttötarkoitus.

Tietoa palveluista perittävien maksujen määristä on saatavilla täällä.

Kuinka luotettavia kaupparekisterissä olevia asiakirjoja koskevat tiedot ovat?

Elokuun 1. päivästä 2021 alkaen kaikki kaupparekisteriin tehdyt merkinnät ja rekisteröintitiedostoon liitetyt asiakirjat, jotka sisältyvät kaupparekisteriin ja jotka ovat Latvian tasavallan yritysrekisterilain 4¹⁵ §:n 1 momentin mukaisesti rekisteröintitiedoston julkisessa osassa, julkaistaan sähköisesti yritysrekisterin verkkosivustolla, jolloin ne ovat alusta alkaen maksutta yleisön saatavilla. Kaikki 31. heinäkuuta 2021 mennessä kaupparekisteriin tehdyt merkinnät ja yksittäisiä asiakirjoja koskevat tiedot on julkaistu virallisessa lehdessä Latvijas Vēstnesis.

Merkinnät ja asiakirjat katsotaan julkaistuiksi kello 00.00 seuraavana päivänä sen jälkeen, kun merkintä on tehty tai asiakirja liitetty rekisteröintitiedostoon. Kaupparekisteriin tehtävistä merkinnöistä tulee kolmansia osapuolia sitovia vasta sen jälkeen, kun ne on julkaistu, ellei kolmas osapuoli ole saanut näitä tietoja jo ennen niiden julkaisemista. Jos kolmas osapuoli voi osoittaa, ettei se ollut eikä voinut olla tietoinen julkaistuista tiedoista, tietoihin ei voida vedota sellaisten oikeudellisten toimenpiteiden osalta, jotka toteutetaan 15 päivän kuluessa tietojen julkaisemisesta.

Jos kaupparekisteriin kirjattavat tiedot on merkitty tai julkaistu virheellisesti, kolmas osapuoli voi vedota julkaistuihin tietoihin suhteessa osapuoleen, jonka puolesta tiedot on julkaistu, paitsi jos kolmas osapuoli on tiennyt, että kaupparekisteriin merkityt tiedot eivät vastanneet todellista oikeudellista tilannetta. Lisätietoja on kauppalain 11 ja 12 §:ssä.

Rekisteröintimenettelyn aloittaminen

Hakemusten toimittamisesta säädetään kauppalaissa. Asiaa koskevissa säännöksissä todetaan, että kaupparekisteriin merkitsemistä varten tarvittavat asiakirjat ja muut kauppalaissa säädetyt asiakirjat on toimitettava kaupparekisterille. Nämä asiakirjat on toimitettava paperilla tai sähköisesti.

Kaupparekisteri toimittaa asiakirjan alkuperäiskappaleen tai sen oikeaksi todistetun jäljennöksen. Jos laissa säädetään, että asiakirjan (hakemuksen, hakemukseen liitettävän asiakirjan tai muun asiakirjan) allekirjoituksen on oltava notaarin vahvistama, vaatimuksen katsotaan täyttyneen, kun notaari vahvistaa allekirjoituksen tai, jos asiakirja on laadittu sähköisesti, kun asiakirjassa on suojattu sähköinen allekirjoitus. Jos laissa säädetään, että asiakirjan (hakemuksessa, hakemukseen liitettävässä asiakirjassa tai muussa asiakirjassa) allekirjoituksen on oltava notaarin vahvistama, myös valtakirjan, joka oikeuttaa toisen henkilön allekirjoittamaan asiakirjan, on oltava notaarin vahvistama. Ulkomailla laaditut yleiset asiakirjat laillistetaan kansainvälisissä sopimuksissa määrättyjen menettelyjen mukaisesti, ja niihin liitetään notaarin vahvistama latviankielinen käännös. Vieraskielisiin yksityisiin asiakirjoihin on valtioneuvoston vahvistaman menettelyn mukaisesti liitettävä oikeaksi todistettu latviankielinen käännös.

Asiakirjat voidaan toimittaa yritysrekisteriin kirjaamista varten käyttäen sähköisiä toimituskanavia: sähköinen palvelu, sähköinen osoite (e-adrese) tai sähköpostiosoite. Tarkempia tietoja asiakirjojen toimittamisesta sähköisesti on saatavilla täällä.

Toimitettujen hakemusten tarkastelu

Toimitettujen asiakirjojen tarkasteluun sovellettavasta menettelystä säädetään Latvian tasavallan yritysrekisterilaissa. Kyseisen lain mukaan yritysrekisterin notaari tarkistaa toimitettuja asiakirjoja tutkiessaan, että

1. kaikki laissa säädetyt asiakirjat, jotka rekisteröidään (liitetään rekisteröintitiedostoon) tai joiden perusteella kaupparekisteriin tehdään merkintä, on toimitettu;
2. asiakirjalla, joka rekisteröidään (liitetään tiedostoon) tai jonka perusteella kaupparekisteriin tehdään merkintä, on oikeusvaikutuksia;
3. sen asiakirjan muoto, joka rekisteröidään (liitetään tiedostoon) tai jonka perusteella kaupparekisteriin tehdään merkintä, täyttää lainsäädännössä tai yhtiöjärjestyksessä asetetut vaatimukset, mikäli lainsäädännön mukaan on mahdollista, että yhtiöjärjestyksessä määrätään tietystä asiakirjamuodosta;
4. rekisteröitävään (tiedostoon liitettävään) asiakirjaan tai kaupparekisteriin tehtävän merkinnän perusteena olevaan asiakirjaan sisältyvien tietojen ja säännösten määrä ja sisältö ovat lainsäädännön ja muiden rekisteröintitiedostossa jo olevien asiakirjojen mukaisia;
5. yritysrekisteriin ei ole kirjattu muita oikeudellisia esteitä.

Jos edellä mainittujen seikkojen tarkistamisen yhteydessä ei havaita esteitä, yritysrekisterin notaari tekee päätöksen rekisteriin kirjaamisesta tai asiakirjojen rekisteröinnistä (liittämisestä tiedostoon).

Jos edellä mainittuja vaatimuksia ei ole noudatettu, mutta puutteet ovat korjattavissa, yritysrekisterin notaari tekee päätöksen, jolla lykätään merkinnän tekemistä kaupparekisteriin tai asiakirjojen rekisteröintiä (tiedostoon liittämistä), ja vahvistaa päätöksessä kohtuullisen määräajan (vähintään kuukausi), jonka kuluessa puutteet on korjattava.

Jos asiakirjoissa havaittuja puutteita ei voida korjata tai jos toimitettuja tietoja ei ole tarkoitus kirjata kaupparekisteriin, yritysrekisterin notaari tekee päätöksen, jolla evätään asiakirjojen rekisteröinti (liittäminen tiedostoon) tai merkinnän tekeminen kaupparekisteriin. Tällaisissa tapauksissa valtiolle suoritettua käsittelymaksua ei palauteta.

Jos yritysrekisterille toimitetaan kiistaton todiste siitä, että allekirjoitus on väärennetty, yritysrekisterin notaari tekee päätöksen, jolla evätään asiakirjojen rekisteröinti (liittäminen tiedostoon) tai merkinnän tekeminen kaupparekisteriin.

Tietosuoja

Tietosuojamenettelyt koskevat rekisteröidyn oikeuksia kaikentyyppisen henkilötietojen käsittelyn osalta. Yritysrekisteri käsittelee henkilötietoja ainoastaan yleisen tietosuoja-asetuksen, henkilötietojen käsittelystä annetun lain ja muun lainsäädännön mukaisten tehtäviensä hoitamiseen, ja se ottaa huomioon seuraavat hyvän käytännön periaatteet, jotka koskevat henkilötietojen operatiivista käsittelyä:

• henkilötietoja olisi käsiteltävä lainmukaisesti, kohtuullisesti ja läpinäkyvästi, ja rekisterin verkkosivustolla olisi annettava tietoa tietojenkäsittelyprosesseista sekä käsittelyn oikeudellisista perusteista ja tarkoituksista (tavoitteista). Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu tällaisten tietojen käsittely;
• henkilötietoja olisi käsiteltävä selkeitä, nimenomaisia ja laillisia tarkoituksia varten, eikä niitä saisi käsitellä alkuperäisten tarkoitusten vastaisesti;
• tietojen minimoinnin periaatetta olisi noudatettava: tietoja olisi käsiteltävä vain, jos ne ovat tarpeen käsittelyn aiotun tarkoituksen saavuttamiseksi;
• tietojen oikeellisuus olisi varmistettava: virheelliset tiedot olisi oikaistava tai saatettava ajan tasalle, ellei lainsäädännössä toisin säädetä;
• tietoja olisi säilytettävä vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi ja ylittämättä lainsäädännössä vahvistettua säilytysaikaa;
• käsittelyn yhteydessä olisi sovellettava oikeasuhteisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joita olisi parannettava jatkuvasti, jotta voidaan varmistaa henkilötietojen luottamuksellisuus, koskemattomuus (muuttumattomuus) ja turvallisuus, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä tai tuhoutumiselta.

Lisätietoja yritysrekisterin suorittamasta luonnollisten henkilöiden henkilötietojen käsittelystä on saatavilla verkkosivulla.

Yhteystiedot:

Latvian tasavallan yritysrekisteri

Pērses iela 2
Riga, Latvia, LV 1011

Puhelinnumero tiedusteluja varten: 67031703 (puhelimessa ei anneta oikeudellista neuvontaa). Sähköposti: pasts@ur.gov.lv

Vierailijat voivat tavata yritysrekisterin johtajan edellyttäen, että he ilmoittavat etukäteen kysymyksen tai ongelman, josta he haluavat keskustella, toivomansa vierailuajan sekä yhteystietonsa.

Hyödyllisiä linkkejä:

Latvian tasavallan yritysrekisteri
Eurooppalainen kaupparekisteripalvelu (Lursoftin tarjoama palvelu)