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Historique de l’établissement du registre national
Quand a-t-il été créé? Quand a-t-il été numérisé?
Le registre du commerce (Handelsregister) dans sa forme actuelle a été créé en 1861 et est entièrement numérisé depuis le 1er janvier 2007. Le portail du registre est un point d’accès unique à tous les registres allemands locaux du commerce, des coopératives, des sociétés de partenaires et des associations ainsi qu’aux publications qu’ils contiennent.
Le 1er janvier 2007, un portail d’information numérique unique a été créé avec le registre des entreprises. Outre les inscriptions dans les registres susmentionnés, ce portail permet de consulter des informations supplémentaires sur les entreprises, telles que les documents comptables et les rapports financiers, les avis visés par le droit des sociétés et les avis des tribunaux saisis des procédures d’insolvabilité ainsi que des informations sur le marché des capitaux.
Quelle est la législation applicable actuellement?
Les dispositions relatives au registre du commerce et au répertoire des entreprises figurent aux articles 8 à 16 du code de commerce (Handelsgesetzbuch – HGB), dans le règlement sur le registre du commerce (Handelsregisterverordnung – HRV) ainsi que dans le règlement sur le répertoire des entreprises (Unternehmensregisterverordnung – URV) et sont complétées par les articles 1er et suivants et 376 et suivants de la loi de procédure dans les affaires familiales et les affaires de juridiction gracieuse (Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit – FamFG). En outre, une multitude de lois individuelles, en particulier dans le code de commerce (HGB), la loi sur les sociétés anonymes (Aktiengesetz – AktG) et la loi relative aux transformations des sociétés (Umwandlungsgesetz – UmwG), définissent les faits qui peuvent et doivent être inscrits au registre du commerce.
Quelles informations fournit le registre du commerce?
Qui a le droit d’accéder au registre?
Toute personne peut consulter le registre du commerce et le répertoire des entreprises sans avoir à justifier d’un intérêt particulier.
Quelles informations contient le registre?
Quelles sont les catégories de données enregistrées (quelles entreprises sont inscrites au registre public, informations sur l’insolvabilité, comptes annuels)?
Les entreprises sont inscrites dans différents registres en fonction de leur forme juridique. Le registre du commerce comprend notamment les commerçants individuels, les sociétés commerciales de personnes [société en nom collectif (Offene Handelsgesellschaft) – «OHG», société en commandite (Kommanditgesellschaft) – «KG»] et les sociétés de capitaux [société à responsabilité limitée (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) – «GmbH», société anonyme (Aktiengesellschaft) – «AG», sociétés en commandite par actions (Kommanditgesellschaft auf Aktien) – «KGaA», société européenne – «SE»). Les coopératives (Genossenschaft – «eG») et les coopératives européennes («SCE») sont inscrites au registre des coopératives, les sociétés de personnes (Partnerschaftsgesellschaft – «PartG») au registre des partenariats. Les dispositions relatives au registre du commerce s’appliquent mutatis mutandis à ces registres.
Les faits importants et les relations juridiques des entreprises sont inscrits dans les registres. Cela concerne notamment l’existence d’une entreprise, c’est-à-dire sa création et sa fin (par exemple par dissolution, liquidation ou radiation), ses relations de représentation, c’est-à-dire les personnes habilitées à représenter l’entreprise, telles que les gérants (GmbH), les membres du directoire (AG) et les fondés de pouvoir, y compris leur nomination et leur départ, ainsi que l’étendue du pouvoir de représentation (par exemple représentation individuelle ou seulement avec une autre personne habilitée à représenter l’entreprise), la responsabilité de l’entreprise (en particulier le montant et la modification du montant de la responsabilité lorsqu’il n’y a pas de responsabilité illimitée) ainsi que le changement d’associés dans le cas de la GmbH. Les informations soumises à l’obligation d’inscription diffèrent selon la forme juridique de l’entreprise.
En revanche, les documents comptables tels que les comptes annuels et autres publications de sociétés ne sont pas inscrits au registre du commerce, mais publiés au Bundesanzeiger. Le répertoire des entreprises permet également de consulter ces documents ainsi que des informations sur le marché des capitaux et d’autres informations, notamment les avis d’insolvabilité. À compter du 1er août 2022, la publication des documents comptables ne se fait plus dans le Bundesanzeiger, mais dans le répertoire des entreprises.
Quels documents sont classés/stockés (dossiers, recueils de documents, statuts, procès-verbaux des assemblées générales…)?
Le registre du commerce contient les documents sur lesquels reposent les inscriptions, tels que les demandes d’inscription au registre, les statuts des sociétés et contrats de transformation ainsi que les statuts pour les sociétés de capitaux, les procès-verbaux d’assemblée générale pour les AG, les listes d’associés pour les GmbH.
Comment puis-je effectuer une recherche (et quels sont les critères de recherche disponibles)?
Sur le site internet du portail du registre du commerce, sous la rubrique «Recherche simple» («Normale Suche»), il est possible d’effectuer une recherche à l’aide du nom de l’entreprise ou à l’aide de mots-clés ainsi que du lieu d’établissement ou du siège de l’entreprise. Des filtres de recherche peuvent être ajoutés, tels que le type de registre, le numéro de registre et le tribunal chargé de la tenue du registre. Sous la rubrique «Recherche avancée» («Erweiterte Suche»), il est également possible d’effectuer une recherche à partir de l’adresse.
Sur le site internet du répertoire des entreprises, il est également possible d’effectuer une recherche rapide à partir du nom de l’entreprise, en limitant la recherche aux informations du registre ou aux publications. En outre, il est possible d’effectuer une recherche avancée sur la base de critères comparables à ceux du portail du registre du commerce.
Par ailleurs, il est également possible de consulter personnellement le registre du commerce, des coopératives et des partenariats au greffe du tribunal chargé de la tenue du registre.
Comment puis-je obtenir un extrait du registre, une copie certifiée conforme ou une transcription des documents?
Un extrait de registre peut être consulté sous forme électronique sur le portail du registre. Une taxe de 4,50 EUR est perçue à cet effet. Les documents enregistrés dans le registre du commerce, tels que les statuts, etc., peuvent également être consultés sous forme électronique sur le portail du registre. Une taxe de 1,50 EUR par document consulté est perçue à cet effet. Les taxes susmentionnées sont toutefois supprimées à compter du 1er août 2022.
Par ailleurs, une copie simple ou certifiée conforme d’un extrait de registre peut être demandée au tribunal chargé de la tenue du registre contre paiement d’une taxe, le tribunal chargé de la tenue du registre pouvant la transmettre au demandeur sur papier ou sous forme électronique, munie d’une signature électronique qualifiée en cas de certification conforme.
Les extraits de registre et les documents enregistrés dans le registre du commerce peuvent également être consultés sur le site internet du répertoire des entreprises, ce qui entraîne les mêmes taxes que pour une consultation directe à partir du portail du registre. La consultation des documents comptables dans le répertoire des entreprises est gratuite, à l’exception de la consultation des bilans déposés par les micro-entreprises, pour laquelle une taxe de 1,00 EUR par bilan est perçue.
Procédure d’enregistrement
Comment puis-je lancer la procédure d’enregistrement (comment soumettre les demandes au registre, certification des documents, type de documents à joindre)?
Les demandes d’enregistrement au registre doivent être déposées exclusivement par voie électronique et sous forme authentifiée. L’authentification est effectuée par le notaire sous la forme d’un simple certificat électronique. À partir du 1er août 2022, les signatures électroniques qualifiées pourront également être certifiées en ligne par le notaire au moyen de la communication vidéo pour les demandes d’enregistrement au registre du commerce des sociétés de capitaux et des commerçants individuels.
Le dépôt de documents se fait également sous forme électronique, c’est-à-dire en principe sous la forme d’un document scanné. Les documents authentifiés ou certifiés par un notaire doivent être accompagnés d’un certificat électronique simple établi par le notaire.
Comment se déroule l’examen des demandes d’inscription?
Le notaire qui certifie la demande d’enregistrement vérifie que celle-ci peut être enregistrée avant son dépôt. Après le dépôt de la demande, le tribunal chargé de la tenue du registre vérifie également, selon le principe du double contrôle, si le fait déclaré est susceptible d’être enregistré et si les conditions formelles de l’enregistrement sont remplies, notamment l’existence d’une demande correspondante, la légitimité du demandeur, la présentation des documents nécessaires à la déclaration et la compétence du tribunal saisi. En revanche, l’exactitude matérielle des faits déclarés, par exemple la validité de l’entrée ou de la sortie d’un associé, n’est en principe pas vérifiée.
Effets juridiques de l’enregistrement
Effet de l’inscription sur des tiers conformément à l’article 17 de la directive (UE) 2017/1132
La société ne peut en principe se prévaloir vis-à-vis des tiers que des faits inscrits et publiés au registre du commerce (article 15, paragraphe 2, du HGB).
Lorsqu’un fait qui devrait être inscrit au registre du commerce ne l’a pas été et n’a pas été publié, les tiers sont protégés dans leur confiance en l’inexistence du fait en question (article 15, paragraphe 1, du HGB).
Différences entre l’inscription au registre et sa publication
Si l’inscription au registre du commerce diffère du contenu de sa publication, c’est cette dernière qui fait foi. Un tiers peut se prévaloir d’une publication inexacte, à moins qu’il n’ait eu connaissance de cette inexactitude (article 15, paragraphe 3, du HGB). Cela n’est toutefois valable que si l’entreprise concernée est également à l’origine de l’inscription, c’est-à-dire si elle en a fait la demande.
En application de la directive (UE) 2019/1151, la publicité des inscriptions au registre prend effet, à partir du 1er août 2022, dès leur première consultation sur le portail du registre du commerce. Il n’y a plus d’autre publication (séparée) à partir de cette date. Il ne peut alors plus y avoir de divergences entre l’inscription au registre et sa publication. Par conséquent, à partir de cette date, seule l’inexactitude de l’inscription au registre sera déterminante pour l’effet de bonne foi visé à l’article 15, paragraphe 3, du HGB.
Qui est responsable quant à l’exactitude des informations enregistrées?
Étant donné que les tribunaux chargés de la tenue des registres ne vérifient généralement pas l’exactitude matérielle des inscriptions, les entreprises soumises à l’obligation d’inscription portent la responsabilité de l’exactitude des faits inscrits.
Principes de protection des données
Procédures relatives aux droits de la personne concernée en matière de publication et de stockage de ses données personnelles
Les consultations effectuées via le portail du registre du commerce sont consignées dans un procès-verbal, avec indication du tribunal chargé de la tenue du registre, du journal des registres et de la personne ou de l’organisme effectuant la consultation. Les données consignées ne peuvent être utilisées que dans le but d’assurer un traitement correct des données et la facturation des frais et doivent être protégées par des mesures appropriées contre toute utilisation à d’autres fins ou tout autre abus. Les données consignées sont détruites au plus tard 5 ans après le paiement des frais.
Les consultations du répertoire des entreprises ne peuvent être documentées qu’à des fins de facturation et pour éviter tout accès abusif. Les données consignées doivent être supprimées au plus tard après six mois, à moins qu’un stockage supplémentaire ne soit nécessaire à des fins de facturation.
En outre, les dispositions légales relatives à la protection des données, notamment le règlement général sur la protection des données, s’appliquent à la publication et à l’enregistrement des données à caractère personnel.
Informations concernant le point de contact
Portail du registre du commerce
Amtsgericht Hagen
-Servicestelle Registerportal-
Heinitzstr. 42, 58097 Hagen
Téléphone: +49 (0)2331 985 112
Télécopieur: +49 (0)211 87565 114 100
Adresse électronique: service@handelsregister.de
Répertoires des entreprises:
Bundesanzeiger Verlag GmbH
Amsterdamer Straße 192, 50735 Köln
Téléphone: +49 (0)221 - 976 68-0
Adresse électronique: service@bundesanzeiger.de
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