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Historique de l’établissement du registre national
Quand a-t-il été créé?
Le registre du commerce de Malte (Malta Business Registry ou MBR) est un organisme gouvernemental dont l’autonomie a été établie en 2018 par la législation dérivée 595.27. Avant sa création, il dépendait de l’Autorité de régulation financière maltaise (Malta Financial Services Authority ou MFSA). Cet organisme a été investi de tous les pouvoirs et de toutes les missions incombant au greffe des sociétés en vertu de la loi sur les sociétés (chapitre 386 des lois de Malte) et de toute autre loi applicable.
Quand a-t-il été numérisé?
Le système en ligne a été mis au point en 2004, et diverses évolutions ont eu lieu par la suite pour mieux répondre aux besoins des citoyens, des prestataires de services aux entreprises et des entreprises elles-mêmes. Le système de registre en ligne fait actuellement l’objet d’un processus de mise à jour rigoureux afin de fournir un service numérique plus moderne, grâce à l’utilisation d’une technologie plus avancée qui comprend notamment un dispositif permettant à une personne d’apposer des signatures numériques et de configurer une entreprise en ligne en utilisant un système technologique plus efficace. La mise à jour et la numérisation complètes du système devraient aboutir à la fin de l’année 2021 ou au début de l’année 2022.
Quelle est la législation applicable actuellement?
La loi portant création de l’organisme est la législation dérivée 595.27. Toutefois, il existe de nombreuses lois qui diversifient davantage les pouvoirs et les fonctions de l’organisme et qui définissent les obligations et les missions des personnes morales et des responsables d’entreprise. Ces lois sont les suivantes:
Chapitre 386 des lois de Malte, lois sur les sociétés;
S.L. 386.01 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux formulaires;
S.L. 386.02 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés d’investissement à capital variable;
S.L. 386.03 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux cotisations;
S.L. 386.04 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés d’investissement à capital fixe;
S.L. 386.05 des lois de Malte, dispositions relatives à la continuation des entreprises;
S.L. 386.06 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives à l’applicabilité aux sociétés offshore;
S.L. 386.07 des lois de Malte, applicabilité de la loi sur les sociétés aux sociétés offshore formées et enregistrées en vertu de l’ordonnance sur les partenariats commerciaux et de l’ordonnance sur l’autorité de régulation financière maltaise;
S.L. 386.08 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives au groupement d’intérêt économique européen;
S.L. 386.09 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés d’investissement à capital variable en tant que régimes de retraite ou fonds de pension;
S.L. 386.10 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés à compartiments multiples exerçant une activité d’assurance;
S.L. 386.11 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives au Prospectus;
S.L. 386.12 des lois de Malte, dispositions relatives aux fusions transfrontières de sociétés à responsabilité limitée;
S.L. 386.13 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés à compartiments multiples autonomes exerçant une activité d’assurance;
S.L. 386.14 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux SICAV à compartiments multiples autonomes;
S.L. 386.15 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés à compartiments multiples autonomes reconnues;
S.L. 386.16 des lois de Malte, dispositions relatives aux sociétés de titrisation à compartiments multiples;
S.L. 386.17 des lois de Malte, dispositions sur le transfert du siège social d’une société européenne (SE);
S.L. 386.18 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives à l’interconnexion des registres;
S.L. 386.19 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives au registre des bénéficiaires effectifs;
S.L. 386.20 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives à l’exemption d’audit;
S.L. 386.21 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives au fonds de restructuration des sociétés;
S.L. 386.22 des lois de Malte, dispositions de la loi sur les sociétés relatives aux sociétés de transport maritime et aérien;
S.L. 459.01 des lois de Malte, dispositions relatives au contrat de garantie financière.
Fondations et associations:
Chapitre 16 des lois de Malte, code civil;
S.L. 16.07 des lois de Malte, dispositions de l’annexe 2 du code civil relatives aux cotisations;
S.L. 16.08 des lois de Malte, dispositions de l’annexe 2 du code civil relatives aux notifications et aux formulaires;
S.L. 16.10 des lois de Malte, dispositions de l’annexe 2 du code civil relatives aux organisations existantes;
S.L. 16.17 des lois de Malte, dispositions de l’annexe 2 du code civil relatives au registre des bénéficiaires effectifs – Associations;
S.L. 16.18 des lois de Malte, dispositions de l’annexe 2 du code civil relatives au registre des bénéficiaires effectifs – Fondations;
S.L. 492.01 des lois de Malte, dispositions relatives aux déclarations annuelles et aux comptes annuels des organisations bénévoles.
Quelles informations fournit le registre du commerce?
Qui a le droit d’accéder au registre?
Le système en ligne permet à toute personne physique souhaitant obtenir des informations sur les entreprises, les fondations et les associations d’accéder au registre.
Les informations contenues dans le registre comprennent des informations gratuites et destinées à un usage général (informations publiques). Celles-ci comprennent, entre autres, le nom et le numéro d’enregistrement des entreprises, l’adresse de leur siège social, leur date de constitution, leur forme juridique, leur capital social et l’identité des responsables de la société.
L’accès à d’autres documents relatifs aux entreprises est fourni contre paiement d’un coût minime. Ces documents comprennent, entre autres, toutes les notifications soumises et enregistrées par le greffe pour chaque entreprise, le statut de la société, les comptes annuels ainsi que les déclarations annuelles. Les informations concernant les bénéficiaires effectifs sont également accessibles au grand public contre paiement d’un coût minime.
Quelles informations contient le registre du commerce?
Quels types de données sont stockés? (entités inscrites au registre public, informations en matière d’insolvabilité, rapports financiers…)
Les données suivantes sont stockées:
- les informations relatives à l’entreprise, y compris sa dénomination sociale, sa date d’enregistrement et son siège social;
- le statut de l’entreprise (si elle est en activité ou a été dissoute);
- le capital social autorisé de l’entreprise;
- les parties impliquées, avec leur carte d’identité et leur adresse de domicile, y compris les administrateurs, les actionnaires, les représentants légaux, les mandataires judiciaires, les secrétaires et les auditeurs;
- le nombre de parts détenues par chaque membre/actionnaire;
- si l’entreprise est en cours de liquidation, les coordonnées du ou des liquidateurs sont également fournies;
- les bénéficiaires effectifs.
Quels documents sont classés/stockés? (dossiers, recueil de documents, statuts, procès-verbaux des assemblées générales…)
Les documents suivants sont stockés:
- les déclarations annuelles;
- les comptes;
- l’acte constitutif et les statuts;
- les informations concernant les bénéficiaires effectifs;
- les résolutions;
- les procès-verbaux d’assemblées générales;
- les documents relatifs à la dissolution ou la liquidation de l’entreprise;
- d’autres notifications requises par la loi.
Comment puis-je effectuer une recherche (et quels sont les critères de recherche disponibles)?
En personne
Les informations relatives aux entreprises sont disponibles directement auprès des bureaux du MBR situés à Żejtun, Malte.
Sur le site web du registre
Les informations sont disponibles sur le portail du registre du commerce maltais.
Quels sont les critères de recherche disponibles?
La recherche s’effectue en cliquant sur le lien vers le portail susmentionné et en se rendant dans l’onglet Company Search. Tout le monde peut rechercher une entreprise, en utilisant son nom, une partie de celui-ci, ou son numéro d’enregistrement.
Comment puis-je obtenir des documents?
Les documents peuvent être achetés via le système en ligne, en effectuant un paiement par carte ou directement auprès du bureau du MBR.
Comment puis-je obtenir un extrait du registre, une copie certifiée conforme ou une transcription des documents?
Il est possible d’envoyer une demande par courriel à l’adresse orders.mbr@mbr.mt en précisant les documents souhaités.
Procédure d’enregistrement
Comment puis-je lancer la procédure d’enregistrement (comment soumettre les demandes au registre, certification des documents, type de documents à joindre)?
En personne
Le processus d’enregistrement peut être entrepris directement auprès des bureaux du MBR situés à Żejtun, Malte. Les documents qui doivent être annexés sont l’acte constitutif et les statuts de la société, ainsi que les documents afférents, les documents d’identification et la preuve des dépôts bancaires du capital social.
En ligne
Ce processus peut être réalisé par une personne enregistrée dans le système en ligne en tant qu’utilisateur autorisé. Dans ce cas, les mêmes documents sont demandés, mais le prix à payer est inférieur pour la procédure en ligne par rapport à la procédure en personne.
Pour être enregistrée, une entreprise doit posséder une signature numérique eIDAS, qui est transmise au MBR.
Comment se déroule l’examen des demandes d’inscription?
Les agents du MBR examinent tous les documents transmis et procèdent à une vérification lorsque la loi l’exige. Les parties concernées font l’objet d’un contrôle minutieux portant sur les sanctions, la couverture médiatique négative, l’exposition politique ou la disqualification. Les signatures sont également examinées et des contrôles sont effectués pour vérifier que le signataire dispose de l’autorisation nécessaire pour signer le document. De plus, les informations sont examinées pour vérifier que le contenu est conforme à la loi.
Effets juridiques de l’enregistrement
Effet des inscriptions sur les tiers en vertu de l’article 17 de la directive (UE) 2017/1132
L’effet des inscriptions est également réglementé par l’article 401, paragraphe 2, de la loi sur les sociétés (chapitre 386 des lois de Malte). Tout document, certificat ou autre information peut faire l’objet d’une publication, comme le prévoit l’article 401, paragraphe 1, point e). La publication confère à la société commerciale concernée l’effet de ces documents à l’égard des tiers. Une opération intervenue avant le seizième jour suivant celui de la publication d’un document, d’un acte ou d’une information n’est pas opposable aux tiers qui prouvent qu’ils ont été dans l’impossibilité d’en avoir connaissance.
Différences entre l’inscription au registre et sa publication
Conformément à la dernière directive de l’UE [directive (UE) 2019/1151, modifiant la directive (UE) 2017/1132], en cas de divergence entre le contenu du registre et le contenu publié, la version du registre prévaut à des fins d’exactitude. Toutefois, de telles divergences doivent être évitées autant que possible. Actuellement, cela est possible grâce au téléchargement et à la publication des documents accessibles au public (qu’il s’agisse d’informations gratuites ou payantes) sur le système en ligne du MBR. Il est donc bien moins probable que les informations inscrites au registre diffèrent des informations contenues dans la publication. Toutes les publications sont générées sur https://support.mbr.mt/pages/Publications.aspx, en plus du portail.
Qui est responsable quant à l’exactitude des informations enregistrées?
La société elle-même est responsable de l’exactitude des informations contenues dans le dépôt.
Procédures de protection des données
Procédures relatives aux droits de la personne concernée en matière de publication et de stockage de ses données personnelles
Les droits accordés à la personne concernée conformément au règlement européen sur la protection des données sont protégés à tout moment lors de la réception, du traitement et du stockage des données par le MBR. Le MBR dispose également d’un délégué à la protection des données. Toutes les informations à ce sujet sont également disponibles sur le site web du MBR, qui détaille notamment ce qui caractérise les données personnelles, les lois applicables en la matière, les données qui peuvent être collectées auprès des personnes concernées, la façon dont ces données sont collectées, l’utilisation des médias sociaux, l’exactitude des données, leurs durées de conservation et de stockage, la procédure permettant à une personne de demander les données détenues par le MBR à son sujet, et la procédure pour déposer une plainte officielle auprès du bureau du commissaire à la protection des données et à la transparence. Ces informations sont disponibles à l’adresse suivante: https://mbr.mt/privacy-policy/.
Informations de contact
Il est possible de contacter le MBR par téléphone au (+356) 22582300 ou en visitant le site web suivant: https://mbr.mt/
Vous pouvez également vous rendre dans les bureaux du MBR situés à l’adresse suivante: Malta Business Registry,
AM Business Centre, Labour Road, Żejtun ZTN 2401, Malte.
Il est possible d’envoyer une demande de certificats ou de documents par courriel à l’adresse orders.mbr@mbr.mt et vous pouvez bénéficier d’une assistance concernant l’utilisation des services électroniques en envoyant un courriel à l’adresse support.mbr@mbr.mt.
Liens utiles
https://mbr.mt/foundations-and-associations/
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