Poslovni registri u zemljama EU-a

Registar poduzeća Republike Latvije

Registar poduzeća Republike Latvije (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) osnovan je 1. prosinca 1990. Registar poduzeća je javno tijelo za registraciju trgovačkih društava, trgovaca, njihovih podružnica i predstavništava kao i izmjena njihovih osnivačkih dokumenata te obavlja druge zakonom predviđene poslove. U njemu se registriraju i masovni mediji, udruženja i zaklade, založna prava, kontrolirajući udjeli, sporazumi o bračnoj stečevini, političke stranke, arbitražna tijela, sindikati, vjerske organizacije i institucije, stečajni postupci te informacije o stvarnim vlasnicima u pravnim aranžmanima.

Zakonodavstvo se primjenjuje

Glavne zakonske odredbe kojima se uređuje djelovanje registra poduzeća suZakon o registru poduzeća Republike Latvije, statuti registra poduzeća, Zakon o podnescima i Zakon o upravnom postupku.

Popis općeg zakonodavstva, odredbe zakonodavstva o gospodarskim subjektima, poduzetnicima i organizacijama, o ugovorima i založnim pravima te o dostavljanju podataka dostupni su ovdje.

Kako zatražiti podatke iz latvijskog registra poduzeća?

U latvijskom registru poduzeća dostupni su podaci o svim registriranim pravnim subjektima i pravnim činjenicama.

Podaci iz registra poduzeća mogu se besplatno pribaviti na informativnim stranicama registra, gdje su dostupni svi aktualni podaci bez potrebe za autentifikacijom, dok se prethodnoj evidenciji i dokumentima u javnosti dostupnom dijelu registra može pristupiti te ih pregledavati/preuzimati, kao i pristupiti podacima o fizičkim osobama tek nakon autentifikacije s pomoću latvijske osobne iskaznice, e-potpisa, identifikacijskih uređaja banaka ili usluge autentifikacije EIDAS (za građane EU-a).

Za izvod iz registra poduzeća o registriranom pravnom subjektu, pravnoj činjenici (ugovoru) ili fizičkoj osobi, potrebno je podnijeti obrazac zahtjeva za podatke ili zahtjev u slobodnom obliku poštom ili elektronički (e-poštom ili na službenu adresu registra pasts@ur.gov.lv sa sigurnim elektroničkim potpisom i digitalnim vremenskim žigom). Zahtjev mora sadržavati pojedinosti o izvršenoj uplati (dokument kojim se potvrđuje uplata, preslik takvog dokumenta ili ispis iz usluge e-bankarstva). Pri podnošenju zahtjeva za podacima trebalo bi navesti način njihova zaprimanja, odnosno poštom (preporučeno) ili elektronički.

Registar izdaje i preslike dokumenata iz spisa o registraciji pravnih subjekata ili pravnih činjenica (ugovor) te iz spisa predmeta. Dokumenti iz javnog dijela registracijske dokumentacije (u skladu s člankom 4.15 prvim stavkom Zakona o registru poduzeća Republike Latvije) mogu se pribaviti elektronički na informativnim stranicama registra besplatno i bez čekanja.

Za pribavljanje preslike dokumenta iz javnosti dostupnog ili nedostupnog dijela registra uz potvrdu o autentičnosti, potrebno je dostaviti ispunjen obrazac zahtjeva za podatke ili zahtjev u slobodnom obliku. Izdavanje preslika dokumenta (s potvrdom o autentičnosti) je usluga koja podliježe plaćanju pristojbe. Ta se usluga pruža poštom ili e-poštom.

Od 1. kolovoza 2021. svi upisi u poslovni registar i svi dokumenti priloženi uz registracijsku dokumentaciju koji su u poslovnom registru te, u skladu s člankom 4.15 prvim stavkom Zakona o registru poduzeća Republike Latvije, u javnom dijelu registracijske dokumentacije besplatno se objavljuju u elektroničkom obliku na informativnim stranicama, čime se od samog početka osigurava njihova dostupnost javnosti. Smatra se da su upisi objavljeni na dan (odnosno od ponoći) nakon upisa, a dokumenti objavljeni na dan (odnosno od ponoći) nakon što su priloženi uz registracijsku dokumentaciju.

U latvijskom registru poduzeća može se u obliku otvorenih podataka besplatno saznati sljedeće o svim registriranim pravnim subjektima:

• matični broj,
• ime ili trgovačko ime subjekta,
• prethodno ime subjekta (ako je promijenjeno),
• vrstu pravnog subjekta,
• registar u kojem je subjekt upisan,
• datum registracije,
• identifikacijski broj korisnika jedinstvenog područja plaćanja u eurima (ako je dodijeljen),
• informacije o tome je li pravni subjekt izbrisan iz registra ili reorganiziran,
• datum brisanja pravnog subjekta iz registra (ili datum reorganizacije ako je razlog brisanja reorganizacija),
• registrirano sjedište,
• područje djelovanja udruga, zaklada i sindikata,
• podatke o stvarnim vlasnicima u spisu pravnog subjekta (ime, prezime, dio osobnog identifikacijskog broja, datum rođenja, državljanstvo, zemlja boravišta),
• podatke o članovima izvršnog odbora, članovima s pravom zastupanja ili drugim višerangiranim članovima osoblja s pravom zastupanja pravnog subjekta (ime, prezime, dio osobnog identifikacijskog broja, dužnost, datum upisa),
• podatke o članovima društva kapitala (ime, prezime, dio osobnog identifikacijskog broja, broj dionica u njihovu vlasništvu i nominalna vrijednost tih dionica),
• osnovne podatke o stečajnim postupcima (ako su upisani u registar nesolventnosti),
• podatke iz godišnjih financijskih izvještaja.

Podaci su u .csv, .txt ili .xlsx formatu i dostupni su ovdje. Korisnik može odabrati format podataka ovisno o namjeni. Podaci se svakodnevno ažuriraju.

Za pribavljanje dokumenata koji nisu navedeni u članku 4.15 prvom stavku Zakona o registru poduzeća Republike Latvije, uz prethodno navedeno potrebno je u pisanom zahtjevu navesti razlog za podnošenje zahtjeva i svrhu upotrebe informacija.

Podaci o iznosima pristojbi za usluge dostupni su ovdje.

Koliko su pouzdani podaci o dokumentima u poslovnom registru?

Od 1. kolovoza 2021. svi upisi u poslovni registar i svi dokumenti priloženi uz registracijsku dokumentaciju koji su u poslovnom registru te, u skladu s člankom 4.15 prvim stavkom Zakona o registru poduzeća Republike Latvije, u javnom dijelu registracijske dokumentacije besplatno se objavljuju u elektroničkom obliku na informativnim stranicama registra poduzeća, čime se od samog početka osigurava njihova dostupnost javnosti. Svi upisi u poslovni registar prije 31. srpnja 2021. i sve informacije o konkretnim dokumentima objavljeni su u službenom listu Latvijas Vēstnesis.

Smatra se da su upisi objavljeni na dan (odnosno od ponoći) nakon upisa, a dokumenti objavljeni na dan (odnosno od ponoći) nakon što su priloženi uz registracijsku dokumentaciju. Upisi u poslovni registar postaju obvezujući za treće strane tek po njihovom objavljivanju, osim ako je treća strana prije objave bila upoznata s relevantnim informacijama. S druge strane, ako treća strana može dokazati da nije bila upoznata i nije mogla biti upoznata s objavljenim informacijama, na te se informacije nije moguće pozvati u pogledu pravnih koraka poduzetih u razdoblju od 15 dana nakon objave tih informacija.

Ako su podaci koji se unose u poslovni registar pogrešno upisani ili objavljeni, treća se strana može pozvati na objavljene informacije povezane sa strankom u čijem su interesu te informacije objavljene, ali ne ako je treća strana bila upoznata s tim da informacije objavljene u poslovnom registru ne odgovaraju stvarnoj pravnoj situaciji. Dodatna objašnjenja dostupna su u člancima 11. i 12. Zakona o trgovačkim društvima.

Pokretanje postupka registracije

Podnošenje zahtjeva uređeno je Zakonom o trgovačkim društvima. Relevantne odredbe Zakona propisuju da se dokumenti kojima se potkrijepljuje upis u poslovni registar i drugi dokumenti predviđeni Zakonom podnose uredu poslovnog registra. Ti se dokumenti podnose u paprinatom obliku ili elektronički.

Ured poslovnog registra prilaže izvornik ili ovjerenu presliku dokumenta. Kad je zakonom propisano da potpis na dokumentu (zahtjevu, dokumentu koji se prilaže uz zahtjev ili drugom dokumentu) treba ovjeriti, smatra se da je taj zahtjev ispunjen ako je potpis ovjerio javni bilježnik ili, ako je dokument u elektroničkom obliku, ako je potpisan sigurnim elektroničkim potpisom. Kad je zakonom propisano da potpis na dokumentu (zahtjevu, dokumentu koji se prilaže uz zahtjev ili drugom dokumentu) treba ovjeriti, potrebno je kod javnog bilježnika ovjeriti i punomoć drugoj osobi da potpiše dokument. Javne isprave iz inozemstva legaliziraju se u skladu s postupcima utvrđenima u međunarodnim ugovorima uz ovjereni prijevod na latvijski jezik. Ovjereni prijevod na latvijski jezik mora se priložiti i uz privatne isprave na stranom jeziku, u skladu s postupkom koji je utvrdio kabinet ministara.

Dokumenti se mogu dostaviti za upis u registar poduzeća korištenjem elektroničkih kanala dostave: e-dostave, e-adrese ili e-pošte. Više informacija o tome kako dostaviti dokumente elektronički dostupno je ovdje.

Pregled predanih zahtjeva

Postupak za pregled dostavljenih dokumenata uređen je Zakonom o registru poduzeća Republike Latvije. U njemu se propisuje da javni bilježnik u registru pri pregledu dostavljenih dokumenata provjerava:

1. jesu li dostavljeni svi dokumenti predviđeni zakonom koji se upisuju (dodaju spisu) ili na temelju kojih se vrši upis;
2. proizvodi li dostavljeni dokument koji se upisuje (dodaje spisu) ili na temelju kojeg se vrši upis u poslovni registar pravni učinak;
3. ispunjava li oblik dokumenta koji se upisuje (dodaje spisu) ili na temelju kojeg se vrši upis u poslovni registar zahtjeve iz zakonodavstva ili statuta, ako se zakonodavstvom propisuje mogućnost određenog oblika dokumenta koji se utvrđuje u statutu;
4. jesu li obim i sadržaj informacija i odredaba u dokumentu koji se upisuje (dodaje spisu) ili na temelju kojeg se vrši upis u poslovni registar u skladu sa zakonskim propisima i drugim dokumentima u spisu;
5. u registru poduzeća nisu upisane druge pravne prepreke.

Ako u tijeku provjere navedenih okolnosti nisu ustanovljene prepreke, javni bilježnik u registru donosi odluku o upisu dokumenata u registar (dodaje ih u spis).

Ako se ustanovi da navedeni zahtjevi nisu ispunjeni, no ti se nedostaci mogu ispraviti, javni bilježnik u registru poduzeća donosi odluku o odgodi unosa ili upisa dokumenata u registar (njihova dodavanja u spis) te u odluci određuje razuman rok od najmanje mjesec dana za ispravljanje nedostataka.

Ako se nedostaci u dokumentima ne mogu ukloniti ili se dostavljene informacije ne mogu upisati u poslovni registar, javni bilježnik u registru donosi odluku o odbijanju upisa dokumenata (njihova dodavanja u spis) ili odbija izvršiti unos u poslovni registar. U stakvim se slučajevima ne vraća državna pristojba.

Ako se registru poduzeća dostave čvrsti dokazi o tome da je potpis krivotvoren, javni bilježnik u registru donosi odluku o odbijanju upisa dokumenata (njihova dodavanja u spis) ili odbija izvršiti unos u poslovni registar.

Postupci za zaštitu podataka

Postupci koji se odnose na prava ispitanika u vezi sa svim oblicima obrade njihovih osobnih podataka Osobni podaci obrađuju se u registru poduzeća isključivo u svrhu obavljanja njegovih zadaća i ispunjavanja obveza u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i Zakonom o obradi osobnih podataka ili drugim opropisima, a pritom se u obzir uzimaju sljedeća načela dobre prakse u obradi osobnih podataka u radnom okruženju:

• osobne podatke trebalo bi obrađivati na zakonit, pošten i transparentan način pružanjem informacija na stranicama registra o korištenim procesima te pravnim razlozima i svrsi obrade podataka. Obrađuju ih isključivo zaposlenici čije zadaće uključuju obavljanje takvih poslova;
• osobni podaci trebali bi se obrađivati u jasne, konkretne i legitimne svrhe te nikada u suprotnosti s početnom svrhom;
• trebalo bi primijeniti načelo smanjenja količine podataka; podatke bi trebalo obrađivati samo ako su nužni za postizanje željene svrhe obrade;
• trebalo bi osigurati točnost podataka: netočne podatke trebalo bi ispraviti ili ažurirati, osim ako je zakonodavstvom određeno drukčije;
• pri pohrani podataka ne bi trebalo prekoračiti razdoblje nužno za postizanje svrhe obrade ili razdoblje pohrane utvrđeno zakonodavstvom;
• trebalo bi primjenjivati razmjerne tehničke i organizacijske mjere te ih kontinuirano poboljšavati kako bi se zajamčila povjerljivost, integritet (nepromjenjivost) i sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade i od slučajnog gubitka ili uništenja podataka.

Dodatne informacije o obradi osobnih podataka fizičkih osoba u registru poduzeća dostupne su ovdje.

Podaci za kontakt:

Registar poduzeća Republike Latvije

Pērses iela 2
Riga, Latvija, LV 1011

Telefonski broj za informacije: 67031703 (uzmite u obzir da se ne daju pravni savjeti) e-poštom: pasts@ur.gov.lv

Posjetitelji se mogu obratiti ravnatelju institucije uz uvjet da imaju konkretno pitanje ili problem koji treba riješiti te obavijeste o vremenu posjete i dostave svoje podatke za kontakt.

Korisne poveznice:

Registar poduzeća Republike Latvije
Europski poslovni registar (pristup omogućuje Lursoft)