Storia dell'istituzione del registro nazionale
Quando è stato istituito?
Fino al 1990 l'Handelsregister (registro del commercio austriaco) era tenuto in formato cartaceo. Nel 1991 è stato sostituito dal Firmenbuch (registro delle imprese), che è gestito sotto forma di una banca dati elettronica.
Quando è stato digitalizzato?
Quando il registro del commercio è stato sostituito dal registro delle imprese nel 1991, i dati conservati nell'Hauptbuch (registro principale) sono stati trasferiti in una banca dati elettronica. Da allora tutti i dati, presenti e passati (risalenti al 1991), sono consultabili in formato elettronico. Dal 2005 l'Urkundensammlung (archivio documenti) del registro del commercio è quindi disponibile in formato elettronico.
Qual è l'attuale normativa applicabile?
La legislazione chiave è stabilita nella Firmenbuchgesetz (FBG, legge sul registro delle imprese) e nella Unternehmensgesetzbuch (UGB, codice delle imprese).
Quali informazioni sono contenute nel registro delle imprese austriaco?
Chi ha accesso al registro?
Chiunque può consultare la banca dati del registro delle imprese al fine di ottenere informazioni sulle iscrizioni al registro. È possibile accedere tanto al registro principale quanto all'archivio documenti.
Quali informazioni sono conservate nel registro delle imprese?
Il registro principale del registro delle imprese contiene informazioni su tutte le imprese austriache registrate. I documenti su cui si basano tali iscrizioni sono archiviati nell'archivio documenti.
Il registro delle imprese mira a registrare e divulgare fatti che devono essere registrati in conformità con le disposizioni del diritto societario. Tra questi figurano il numero di registro delle imprese, la denominazione o ragione sociale, la forma giuridica, l'indirizzo della sede legale e di quella operativa di un'impresa, nonché le persone autorizzate a rappresentarla. In linea di principio, le modifiche dei dati inseriti nel registro delle imprese devono essere notificate all'organo giurisdizionale senza indugio (obbligo di notifica).
Quali tipi di dati vengono archiviati? (Quali entità sono iscritte nel registro pubblico? Informazioni in merito a insolvenze, relazioni finanziarie, ...)
In conformità con l'articolo 2 FBG, in particolare devono essere iscritte nel registro principale tutte le società di capitali (Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH (società a responsabilità limitata), Aktiengesellschaft – AG (società per azioni)), tutte le società europee (SE), tutte le società di persone registrate (offene Gesellschaft – OG (società in nome collettivo) e Kommanditgesellschaft – KG (società in accomandita)) nonché tutte le cooperative (comprese le società cooperative europee – SCE) aventi sede legale in Austria. Le Gesellschaften bürgerlichen Rechts – GesbR (società di diritto civile) non sono iscritte nel registro delle imprese, poiché non possiedono personalità giuridica. Le persone giuridiche straniere devono essere iscritte nel registro delle imprese se gestiscono una filiale in Austria.
In linea di principio, le imprese individuali possono essere iscritte nel registro delle imprese su base volontaria. L'iscrizione nel registro delle imprese è obbligatoria soltanto se l'impresa individuale genera un fatturato superiore a 700 000 EUR in due esercizi finanziari consecutivi oppure un fatturato superiore a 1 000 000 EUR in un anno.
Quali documenti vengono depositati/conservati (fascicoli, libro degli atti, statuti, verbali delle assemblee generali…)?
Oltre alle iscrizioni nel registro principale del registro delle imprese, numerosi documenti sono archiviati nell'archivio documenti. Tra questi figurano in particolare lo statuto delle società di capitali, i bilanci delle società soggette all'obbligo di redazione di un bilancio, nonché firme campione dei rappresentanti autorizzati.
Come posso effettuare una ricerca (e quali sono i criteri di ricerca disponibili)?
Di persona/sul sito internet del registro
Quali sono i criteri di ricerca disponibili?
Un estratto dal registro delle imprese può essere ottenuto dalla banca dati inserendo il Firmenbuchnummer (numero del registro delle imprese). In linea di principio tale estratto contiene i dati iscritti in quel momento nel registro. Tuttavia attualmente, su richiesta, è possibile estrarre anche i dati eliminati (storici).
Qualora non si conosca il numero del registro delle imprese, è possibile effettuare la ricerca utilizzando il campo Firma (nome della persona giuridica) oppure il nome di una persona che riveste un ruolo particolare all'interno della persona giuridica interessata (ad esempio amministratore delegato).
Si possono altresì recuperare tutti i documenti che sono stati archiviati elettronicamente in relazione a una persona giuridica ricorrendo all'Urkundenliste (elenco dei documenti).
Si vedano altresì le informazioni fornite in risposta alla domanda "Come posso ottenere un estratto dal registro, una copia autentica o una trascrizione di documenti?"
Come posso ottenere documenti?
Gratuitamente? A pagamento?
Si vedano le informazioni fornite in risposta alla domanda "Come posso ottenere un estratto dal registro, una copia autentica o una trascrizione di documenti?"
Come posso ottenere un estratto dal registro, una copia autentica o una trascrizione di documenti?
Dalla banca dati del registro delle imprese è possibile recuperare tanto estratti dal registro delle imprese (dal registro principale) quanto documenti (dall'archivio documenti). I documenti disponibili in relazione a una persona giuridica possono essere visti nell'elenco dei documenti. La richiesta di dati dalla banca dati del registro delle imprese comporta il pagamento di una commissione, fatta eccezione per le informazioni riepilogative gratuite contenenti i dettagli principali relativi alla persona giuridica.
Qualora si conosca la denominazione o la ragione sociale oppure il numero di registro delle imprese di una persona giuridica, gli estratti e i documenti del registro delle imprese possono essere recuperati tramite il sito "JustizOnline", la piattaforma di informazioni e servizi digitali della magistratura austriaca. Per accedere ai prodotti a pagamento è necessario registrarsi utilizzando una firma tramite telefono cellulare ed è necessario effettuare un pagamento online. Al contrario, è possibile accedere alle informazioni riepilogative di cui sopra senza dover soddisfare ulteriori condizioni.
L'accesso permanente online al registro delle imprese austriaco con tutte le opzioni di ricerca può essere ottenuto tramite una Verrechnungsstelle (impresa di intermediazione). Si tratta di imprese incaricate dal ministero della Giustizia di gestire le richieste rivolte al registro delle imprese. Tutti i notai, gli avvocati e i Wirtschaftstreuhänder (revisori e consulenti fiscali) dispongono altresì di un tale accesso online. Le richieste di ottenimento di informazioni dalla banca dati del registro delle imprese possono essere presentate anche presso gli organi giurisdizionali.
Procedimento di registrazione
Come posso avviare il procedimento di registrazione (come posso presentare domande al registro, come posso certificare documenti, quale tipo di documenti devo allegare)?
Di persona/online
In linea di principio, le domande devono essere presentate al registro delle imprese per iscritto e le firme dei richiedenti devono essere di norma certificate da un notaio o da un organo giurisdizionale.
L'iscrizione richiesta deve essere indicata con precisione nella domanda. In numerosi casi è necessario allegare alla domanda documenti corrispondenti, alcuni dei quali sono soggetti a requisiti formali specifici. Lo statuto di una società per azioni (AG) o di una società a responsabilità limitata (GmbH) ad esempio deve avere sempre la forma di un atto notarile.
Le domande possono essere presentate presso l'organo giurisdizionale del registro delle imprese in formato cartaceo oppure per via elettronica. Per determinate domande sono disponibili moduli specifici. Cfr.:
https://justizonline.gv.at/jop/web/formulare/kategorie/2
https://portal.justiz.gv.at/at.gv.justiz.formulare/Justiz/Firmenbuch.aspx
In questa pagina non è possibile fornire i dettagli di tutti i requisiti formali e di contenuto che le domande presentate al registro delle imprese devono soddisfare, oltre alle informazioni di base di cui sopra. Qualora siano necessari consigli in merito a questo argomento, si raccomanda di contattare un notaio o un avvocato.
Come vengono esaminate le domande presentate?
Le domande sono soggette a un esame formale e sostanziale da parte dell'organo giurisdizionale del registro delle imprese competente. Si tratta di organi giurisdizionali di primo grado competenti per l'esame di questioni commerciali (Landesgericht (tribunali regionali)). La competenza giurisdizionale territoriale viene stabilita in base alla posizione della sede centrale o della sede legale della persona giuridica che è stata o deve essere iscritta nel registro delle imprese.
Presso gli organi giurisdizionali del registro delle imprese le decisioni sono prese da giudici o ufficiali giudiziari. Se una domanda non può essere approvata in ragione di lacune presenti nella stessa, l'organo giurisdizionale può chiedere al richiedente di correggere la domanda.
Effetti giuridici dell'iscrizione
Effetto delle iscrizioni su terzi ai sensi dell'articolo 17 della direttiva (UE) 2017/1132
Gli effetti delle iscrizioni nel registro delle imprese nei confronti di terze parti sono regolati dall'articolo 15 del codice delle imprese, in virtù del quale un fatto che avrebbe dovuto essere iscritto nel registro delle imprese, ma che non è stato iscritto, non può essere impugnato da un'impresa nei confronti di una terza parte, a meno che questa non fosse già consapevole del fatto in questione (primo comma). Una volta che un fatto è stato iscritto, la terza parte deve accettarlo come vincolante. Tuttavia ciò non si applica agli atti giuridici emanati entro 15 giorni dalla pubblicazione, a condizione che la terza parte dimostri che non era a conoscenza del fatto né avrebbe dovuto esserlo (secondo comma). L'impresa deve altresì accettare come vincolanti le iscrizioni scorrette nei confronti di una terza parte nelle operazioni commerciali, se essa stessa ha effettuato l'iscrizione scorretta oppure non ha provveduto a cancellare un'eventuale iscrizione della cui scorrettezza era o avrebbe dovuto essere a conoscenza. Tuttavia l'impresa non è tenuta ad accettare iscrizioni scorrette come vincolanti se è in grado di dimostrare che la terza parte ha agito senza considerare l'iscrizione, oppure che la terza parte era a conoscenza della scorrettezza, oppure non ne era a conoscenza a causa di grave negligenza (terzo comma).
La versione vincolante degli statuti di una società per azioni o di una società a responsabilità limitata è quella che compare nel registro delle imprese, poiché qualsiasi modifica agli statuti non ha validità giuridica finché non viene iscritta nel registro delle imprese (articolo 148, terzo comma, della Aktiengesetz – AktG (legge sulle società per azioni) e articolo 49, secondo comma, della GmbH-Gesetz – GmbHG (legge sulle società a responsabilità limitata)).
Discrepanze tra l'iscrizione nel registro e la sua pubblicazione
Poiché le iscrizioni nel registro delle imprese dalla banca dati di tale registro vengono inoltrate direttamente ai mezzi di comunicazione per la pubblicazione aggiuntiva (Ediktsdatei (banca dati degli avvisi legali), Wiener Zeitung e gazzetta ufficiale austriaca) utilizzando un processo sostenuto da tecnologie dell'informazione, è possibile sostanzialmente escludere discrepanze tra il contenuto dell'iscrizione nel registro delle imprese e il contenuto della pubblicazione aggiuntiva. Tuttavia, in caso di discrepanza, l'iscrizione nel registro delle imprese ha natura prioritaria.
Chi è responsabile per l'accuratezza delle iscrizioni?
In linea di principio, ciascun imprenditore è tenuto a garantire che i fatti che lo riguardano e devono essere iscritti nel registro delle imprese siano corretti e aggiornati. Qualora tali fatti subiscano modifiche, è necessario notificare tale circostanza al registro delle imprese senza indugio. Qualora una persona tenuta a informare il registro delle imprese di un fatto non presenti una domanda in tal senso, può essere costretta a farlo attraverso l'imposizione di sanzioni pecuniarie.
Procedure in materia di protezione dei dati
Procedure concernenti i diritti dell'interessato in materia di pubblicazione e conservazione dei suoi dati personali
Eventuali diritti di protezione dei dati sono disciplinati principalmente dalle disposizioni previste dalla procedura giudiziaria in materia di registro delle imprese (cfr. articolo 84 della Gerichtsorganisationsgesetz (legge sull'organizzazione degli organi giurisdizionali)).
Dati di contatto
Si può stabilire quale sia l'organo giurisdizionale del registro delle imprese avente competenza giurisdizionale territoriale per una determinata persona giuridica (cfr. informazioni fornite in risposta alla domanda "Come vengono esaminate le domande presentate?") utilizzando la funzione Gerichtssuche (Ricerca dell'organo giurisdizionale) sulla piattaforma "JustizOnline". Cfr.:
https://justizonline.gv.at/jop/web/home
Collegamenti utili
https://www.justiz.gv.at/home/service/firmenbuch~36f.de.html
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