I registri delle imprese nei paesi dell'UE

Il registro delle imprese della Repubblica di Lettonia

Il registro delle imprese della Repubblica di Lettonia (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) è stato istituito il 1º dicembre 1990. Il registro delle imprese è un ente pubblico che registra le imprese (società), gli operatori economici, le loro filiali e i loro uffici di rappresentanza, nonché le modifiche apportate al loro statuto, e che svolge altre attività previste dalla legge. Il registro delle imprese registra anche gli operatori di mezzi di comunicazione di massa, le associazioni e le fondazioni, le garanzie commerciali, le partecipazioni societarie di maggioranza, gli accordi patrimoniali tra coniugi, i partiti politici, gli organi arbitrali, i sindacati, le organizzazioni religiose e le istituzioni religiose, le procedure concorsuali e le informazioni sui titolari effettivi di rapporti giuridici.

Legislazione attualmente applicabile

I principali atti legislativi che disciplinano il funzionamento del registro delle imprese sono la legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia, lo statuto del registro delle imprese, la legge sulle istanze e la legge sul procedimento amministrativo.

Un elenco di leggi di carattere generale e di atti legislativi applicabili agli operatori commerciali, agli imprenditori e alle organizzazioni, nonché in materia di contratti e garanzie commerciali e per la trasmissione di informazioni è disponibile qui.

Come ottenere informazioni dal registro delle imprese lettone?

Il registro delle imprese fornisce informazioni su tutte le persone giuridiche registrate e sui relativi fatti giuridici.

Le informazioni contenute nel registro delle imprese possono essere consultate gratuitamente sul sito web informativo del registro, dove è possibile accedere ai dati attuali senza necessità di autenticazione, mentre per consultare i dati storici, esaminare/scaricare i documenti disponibili nella sezione pubblica del registro e accedere alle informazioni sulle persone fisiche è necessaria l'autenticazione sul sito web con una carta d'identità elettronica lettone, una firma elettronica, dispositivi bancari di identificazione o servizi di autenticazione eIDAS (per i cittadini dell'UE).

Qualora sia necessario ottenere dal registro delle imprese un estratto concernente una persona giuridica registrata, un fatto giuridico (contratto) o una persona fisica, occorre presentare un modulo di richiesta di informazioni o una domanda in formato libero tramite posta o per via elettronica (via e-mail o trasmettendo l'istanza firmata con una firma elettronica sicura e recante una marca temporale digitale all'indirizzo e-mail ufficiale del registro pasts@ur.gov.lv). Il modulo di richiesta di informazioni deve essere corredato delle informazioni relative al pagamento effettuato (un documento attestante il pagamento, una copia di tale documento o la stampa di un estratto di operazioni bancarie online). Nella richiesta devono essere indicate le modalità con cui si desidera ricevere le informazioni, ossia per posta (raccomandata) o per via elettronica.

Il registro rilascia anche copie dei documenti contenuti nel fascicolo di registrazione di un soggetto giuridico, di un fatto giuridico (contratto) o dei documenti figuranti nel fascicolo relativo a una procedura. I documenti disponibili nella sezione pubblica del fascicolo di registrazione (a norma dell'articolo 4.¹⁵, primo comma, della legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia) possono essere ottenuti online sul sito web informativo del registro delle imprese in maniera gratuita e immediata.

Per ottenere copia di un documento disponibile nella sezione pubblica o non pubblica con un certificato di autenticità, occorre presentare un modulo di richiesta di informazioni o una domanda in formato libero. Il rilascio di copie di documenti (con certificato di autenticità) è un servizio che comporta il pagamento di diritti ed è offerto per posta o posta elettronica.

A partire dal 1º agosto 2021 tutti i dati iscritti nel registro delle imprese e tutti i documenti inseriti nel fascicolo di registrazione che sono presenti nel registro delle imprese e, a norma dell'articolo 4.¹⁵, primo comma, della legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia, nella sezione pubblica del fascicolo di registrazione sono pubblicati gratuitamente in formato elettronico sul sito web informativo, garantendone così sin da subito la disponibilità al pubblico. Si ritiene che i dati siano stati pubblicati dopo la mezzanotte del giorno successivo a quello in cui sono stati inseriti; si ritiene che i documenti siano stati pubblicati dopo la mezzanotte del giorno successivo a quello in cui sono stati allegati al fascicolo di registrazione.

Il registro delle imprese dà la possibilità di ottenere gratuitamente le seguenti informazioni su tutte le persone giuridiche registrate sotto forma di dati aperti:

• numero di registrazione;
• denominazione o nome commerciale;
• denominazione storica (se la denominazione è stata modificata);
• tipo di persona giuridica;
• registro nel quale è registrata la persona giuridica;
• data di registrazione;
• codice d'identificazione del beneficiario per l'area unica dei pagamenti in euro (se assegnato);
• informazioni che indichino se la persona giuridica è stata cancellata dal registro o se è stata oggetto di una riorganizzazione;
• data della cancellazione della persona giuridica dal registro (o data di riorganizzazione se il motivo della cancellazione è una riorganizzazione);
• sede legale;
• settore di attività delle associazioni, delle fondazioni e dei sindacati;
• informazioni sui titolari effettivi registrati nel fascicolo della persona giuridica (nome, cognome, parte del numero di identificazione personale, data di nascita, cittadinanza, paese di residenza);
• dati relativi ai membri del consiglio di amministrazione, ai membri con diritto di rappresentanza o ad altri membri del personale di alto livello che hanno il diritto di rappresentare la persona giuridica (nome, cognome, parte del numero di identificazione personale, posizione ricoperta, data di registrazione);
• informazioni sui soci di società a responsabilità limitata (nome, cognome, parte del numero di identificazione personale, numero di azioni di loro proprietà e valore nominale di tali azioni);
• informazioni di base su eventuali procedure concorsuali (se le informazioni sono iscritte nel registro fallimentare);
• dati tratti dalle relazioni finanziarie annuali.

Le informazioni sono fornite in formato .csv, .txt o .xlsx e sono consultabili qui. L'utente può scegliere il formato che meglio risponde all'uso previsto. I dati sono aggiornati quotidianamente.

Per ottenere documenti non contemplati all'articolo 4.¹⁵, primo comma, della legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia, oltre a quanto sopra, la domanda scritta deve indicare il motivo della richiesta e lo scopo per cui saranno utilizzate le informazioni.

Informazioni sull'importo dei diritti dovuti per i servizi sono disponibili qui.

Quanto sono affidabili le informazioni sui documenti nel registro delle imprese?

A partire dal 1º agosto 2021 tutti i dati iscritti nel registro delle imprese e tutti i documenti inseriti nel fascicolo di registrazione che sono presenti nel registro delle imprese e, a norma dell'articolo 4.¹⁵, primo comma, della legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia, nella sezione pubblica del fascicolo di registrazione sono pubblicati gratuitamente in formato elettronico sul sito web informativo, garantendone così sin da subito la disponibilità al pubblico. Tutti i dati iscritti nel registro delle imprese prima del 31 luglio 2021, insieme a eventuali informazioni concernenti documenti specifici, sono stati pubblicati nella gazzetta ufficiale Latvijas Vēstnesis.

Si ritiene che i dati siano stati pubblicati dopo la mezzanotte del giorno successivo a quello in cui sono stati inseriti; si ritiene che i documenti siano stati pubblicati dopo la mezzanotte del giorno successivo a quello in cui sono stati allegati al fascicolo di registrazione. I dati iscritti nel registro delle imprese diventano vincolanti nei confronti di terzi solo dopo la loro pubblicazione, a meno che le pertinenti informazioni fossero note al terzo prima della pubblicazione. D'altro canto, se un terzo può dimostrare che non era a conoscenza e non avrebbe potuto essere a conoscenza delle informazioni pubblicate, tali informazioni non sono opponibili rispetto ai provvedimenti legali intrapresi entro 15 giorni dalla pubblicazione delle informazioni.

Qualora le informazioni da inserire nel registro delle imprese siano state registrate o pubblicate in modo errato, il terzo può fare affidamento sulle informazioni pubblicate in relazione alla parte nel cui interesse le informazioni sono state pubblicate; ciò non si applica se il terzo era consapevole che le informazioni pubblicate nel registro delle imprese non corrispondevano alla situazione giuridica effettiva. Per ulteriori dettagli cfr. gli articoli 11 e 12 del codice commerciale.

Avvio di una procedura di registrazione

La presentazione delle domande è disciplinata dal codice di commercio. Le disposizioni pertinenti del codice stabiliscono che i documenti che giustificano l'iscrizione di informazioni nel registro delle imprese e gli altri documenti prescritti dalla legge devono essere trasmessi all'ufficio del registro delle imprese. Tali documenti devono essere presentati in formato cartaceo o elettronico.

L'ufficio del registro delle imprese trasmette l'originale del documento pertinente o una sua copia conforme. Se la legge prevede che la firma di una persona su un documento (domanda, documento da allegare alla domanda o altro documento) debba essere autenticata, il requisito si considera soddisfatto se la firma è certificata da un notaio abilitato o se il documento, ove sia stato redatto in formato elettronico, è stato firmato con una firma elettronica sicura. Se la legge prevede che la firma di una persona su un documento (domanda, documento da allegare alla domanda o altro documento) debba essere autenticata, per autorizzare un'altra persona a firmare il documento occorre una procura notarile. Gli atti pubblici rilasciati all'estero sono legalizzati secondo le procedure previste dagli accordi internazionali, allegando una traduzione in lingua lettone asseverata da un notaio. I documenti privati redatti in lingua straniera devono essere corredati di una traduzione in lingua lettone di cui sia certificata la conformità all'originale, secondo la procedura stabilita dal Consiglio dei ministri.

I documenti da registrare nel registro delle imprese possono essere presentati utilizzando canali elettronici quali un servizio elettronico, il domicilio digitale (e-address) o la posta elettronica. Maggiori dettagli su come presentare i documenti per via elettronica sono disponibili qui.

Esame delle domande presentate

La procedura di esame dei documenti presentati è disciplinata dalla legge sul registro delle imprese della Repubblica di Lettonia. La legge stabilisce che, in sede di esame dei documenti presentati, un notaio presso il registro debba verificare se:

1. siano stati presentati tutti i documenti previsti dalla legge che devono essere registrati (inseriti nel fascicolo) o sulla base dei quali vengono iscritte informazioni nel registro delle imprese;
2. il documento da registrare (inserire nel fascicolo) o sulla base del quale vengono iscritte informazioni nel registro delle imprese abbia valore legale;
3. la forma del documento da registrare (inserire nel fascicolo) o sulla base del quale vengono iscritte informazioni nel registro delle imprese soddisfi i requisiti stabiliti dalla legge o dallo statuto, ove la legislazione preveda la possibilità che lo statuto possa prescrivere la forma specifica che un documento deve assumere;
4. la quantità e il contenuto delle informazioni e delle previsioni contenute nel documento da registrare (inserire nel fascicolo) o sulla base del quale vengono iscritte informazioni nel registro delle imprese siano conformi alla legislazione e ad altri documenti figuranti nel fascicolo di registrazione;
5. nel registro delle imprese non sia stato registrato alcun altro impedimento giuridico.

Se, nel corso della verifica delle circostanze di cui sopra, non si riscontrano impedimenti, il notaio presso il registro delle imprese prende la decisione di iscrivere le informazioni o registrare i documenti (inserirli nel fascicolo).

Qualora venga accertato il mancato rispetto dei requisiti di cui sopra, ma le irregolarità possano essere sanate, il notaio presso il registro delle imprese adotta la decisione di rinviare l'iscrizione delle informazioni o la registrazione dei documenti (il loro inserimento nel fascicolo) e fissa un termine ragionevole, non inferiore a un mese, entro il quale le irregolarità devono essere sanate.

Se le irregolarità riscontrate nei documenti non possono essere sanate o le informazioni trasmesse non devono essere iscritte nel registro delle imprese, il notaio presso il registro delle imprese adotta la decisione di rifiutare la registrazione dei documenti (il loro inserimento nel fascicolo) o l'iscrizione delle informazioni nel registro. In tali casi i diritti dovuti allo Stato non vengono rimborsati.

Se al registro delle imprese vengono fornite prove inconfutabili del fatto che una firma è stata falsificata, il notaio presso il registro delle imprese adotta la decisione di rifiutare la registrazione dei documenti (il loro inserimento nel fascicolo) o l'iscrizione delle informazioni nel registro.

Procedure di protezione dei dati

Le procedure riguardano i diritti dell'interessato in relazione a qualsiasi tipo di trattamento dei suoi dati personali. Il registro delle imprese tratta i dati personali al solo scopo di espletare le proprie funzioni e svolgere i propri compiti a norma del regolamento generale sulla protezione dei dati, della legge sul trattamento dei dati personali e di altri atti legislativi e tiene conto dei seguenti principi per il corretto trattamento dei dati personali in un contesto operativo:

• i dati personali dovrebbero essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente, fornendo sul sito web del registro informazioni in merito ai processi di trattamento dei dati utilizzati, alla base giuridica e alle finalità del trattamento. I dati personali sono trattati esclusivamente da dipendenti le cui mansioni comprendono lo svolgimento di tali attività;
• i dati personali dovrebbero essere trattati per finalità chiare, specifiche e legittime e non dovrebbero essere trattati in maniera contraria alle finalità originarie;
• si dovrebbe applicare il principio della minimizzazione dei dati: dovrebbero essere trattati solo i dati necessari a conseguire la finalità del trattamento prevista;
• si dovrebbe garantire l'accuratezza dei dati: i dati inesatti dovrebbero essere rettificati o aggiornati, salvo diversa disposizione giuridica;
• i dati dovrebbero essere conservati senza superare il periodo di conservazione necessario per conseguire la finalità del trattamento o il periodo di conservazione stabilito dalla legislazione;
• dovrebbero essere adottate e costantemente migliorate misure tecniche e organizzative proporzionate volte a garantire la riservatezza, l'integrità (immutabilità) e la sicurezza dei dati personali, compresa la protezione degli stessi da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita o dalla distruzione accidentali.

Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali delle persone fisiche da parte del registro delle imprese sono disponibili qui.

Contatti:

Registro delle imprese della Repubblica di Lettonia

Pērses iela 2
Riga, Lettonia, LV 1011

Numero telefonico per ottenere informazioni: 67031703 (N.B.: non si forniscono consulenze giuridiche) Indirizzo di posta elettronica: pasts@ur.gov.lv

I visitatori possono essere ricevuti dal responsabile dell'istituzione, a condizione che indichino la questione o il problema di cui desiderano discutere e il momento in cui desiderano essere ricevuti e che forniscano i loro dati di contatto.

Collegamenti utili:

Registro delle imprese della Repubblica di Lettonia
Registro europeo delle imprese (accesso tramite Lursoft)