Storia dell'istituzione del registro nazionale

Quando è stato creato?

Il registro delle società, che in origine riguardava solo le persone fisiche, è istituito con legge del 23 dicembre 1909 che istituisce un registro delle società. Nel 1972, sotto l'impulso della legislazione europea, è istituito un registro delle imprese. Nel 1987 i due registri vengono fusi in un unico registro, il registro di commercio e delle società. Dal 2003 tale registro è posto sotto l'autorità del ministro della Giustizia e la sua gestione è affidata a un gruppo di interesse economico, il LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS.

Quando è stato informatizzato?

L'informatizzazione del registro di commercio e delle società è iniziata nel 2006 ed è stata completata nel 2007. Il registro è ora pienamente consultabile e disponibile solo in formato elettronico.

Quale legislazione si applica attualmente?

• La legge modificata del 19 dicembre 2002 concernente il registro di commercio e delle società, nonché la contabilità e i conti annuali;
• il regolamento granducale modificato del 23 gennaio 2003 recante attuazione della legge del 19 dicembre 2002 concernente il registro di commercio e delle società, nonché la contabilità e i conti annuali;
• il regolamento ministeriale modificato del 27 maggio 2016 che stabilisce i criteri di presentazione e la forma dei documenti destinati alla pubblicazione nella Raccolta elettronica delle società e delle associazioni (Recueil électronique des sociétés et associations).

Quali informazioni fornisce il registro di commercio?

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Chi ha il diritto di accedere al registro?

Il registro di commercio e delle società è pubblico.

Quali informazioni contiene il registro di commercio?

Che tipo di dati sono conservati? (soggetti elencati nel registro pubblico, informazioni sull'insolvenza, relazioni finanziarie, ecc.)

I soggetti obbligati a iscriversi nel registro di commercio e delle società sono:

• i commercianti che sono persone fisiche;
• le società commerciali;
• i gruppi di interesse economico e gruppi di interesse economico europei;
• le succursali create nel Granducato di Lussemburgo da società di diritto commerciale e civile, i gruppi di interesse economico e gruppi di interesse economico europei, disciplinati dal diritto di un altro Stato;
• le società di diritto civile;
• le associazioni e le fondazioni senza scopo di lucro;
• le associazioni di risparmio pensionistico;
• le associazioni agricole;
• gli enti pubblici statali e comunali;
• le associazioni di mutua assicurazione;
• le società speciali in accomandita semplice;
• i fondi di mutualizzazione e i fondi di cartolarizzazione;
• le mutue.

Le informazioni contenute nel registro di commercio e delle società sono tutte stabilite dalla legge e dipendono dalla forma giuridica del soggetto interessato.

In linea generale, vengono raccolti due tipi di informazioni:

• dati giuridici (denominazione, indirizzo della sede sociale, capitale, identità dei rappresentanti legali, esercizio finanziario, informazioni su una decisione giudiziaria, ecc.);
• dati finanziari (conti annuali).

Quali documenti sono depositati/conservati? (fascicoli, raccolta di documenti, statuto, verbali delle assemblee generali, ecc.)

Solo i documenti prescritti dalla legge sono depositati presso il registro di commercio e delle società. L'elenco dei documenti da depositare dipende dalla forma giuridica del soggetto interessato.

Tutti i documenti depositati per un soggetto registrato sono inseriti in un fascicolo elettronico specifico per il soggetto e conservati nel registro di commercio e delle società.

Il registro conserva pertanto i seguenti documenti (elenco non esaustivo):

• gli atti costitutivi e modificativi dello statuto;
• lo statuto coordinato;
• i verbali o gli estratti dei verbali relativi a cambiamenti di sede, agenti, soci, persone incaricate della revisione dei conti;
• gli estratti delle decisioni giudiziarie riguardanti un soggetto iscritto nel registro di commercio e delle società;
• i documenti contabili;
• gli atti o gli estratti di atti che pronunciano lo scioglimento del soggetto registrato;
• i progetti di fusione, ecc.

Come posso effettuare la ricerca (e quali criteri di ricerca sono disponibili)?

Di persona

Il registro è interamente elettronico e può essere consultato direttamente sul sito web del registro di commercio e delle società. Tuttavia, per le persone che non dispongono delle necessarie apparecchiature informatiche, è disponibile un ufficio fisico a Lussemburgo, dove è possibile effettuare ricerche su un computer dedicato.

Sul sito web del registro

I fascicoli possono essere consultati e visualizzati sul sito web del registro di commercio e delle società (RCS) attraverso il menu "Offered service" (Servizi proposti) e "Search for a RCS file” (Ricerca di un fascicolo RCS).

Per visualizzare i documenti depositati, l'utente deve accedere al sito web, con o senza un account personale.

Quali criteri di ricerca sono disponibili?

Le ricerche pubbliche sono effettuate per numero di registrazione o per nome del soggetto interessato.

Come posso ottenere i documenti?

A titolo gratuito?

I documenti depositati presso il registro di commercio e delle società sono disponibili gratuitamente. Quando si consulta un fascicolo, si accede al documento depositato semplicemente cliccando sulla corrispondente icona PDF.

Mediante pagamento?

Gli estratti, i certificati o le copie certificate conformi rilasciati dall'amministratore del registro di commercio e delle società sono a pagamento.

Come posso ottenere un estratto del registro, una copia certificata conforme o una trascrizione di documenti?

Estratti e certificati possono essere ordinati sul sito web, tramite il menu Offered services (Servizi proposti).

Una copia certificata conforme di un documento depositato può essere ordinata consultando il fascicolo elettronico del soggetto interessato e contrassegnando la casella "Certified" (Certificata conforme) che si trova accanto all'icona PDF per visualizzare il documento depositato.

Procedura di registrazione

Come avviare la procedura di registrazione (presentazione di domande al registro, certificazione dei documenti, tipo di documenti da allegare)?

Di persona

Il registro di commercio e delle società dispone di un helpdesk aperto a chiunque ne abbia bisogno. Un funzionario dell'amministratore del registro si occuperà quindi delle procedure elettroniche con la persona interessata. Il servizio è su appuntamento.

Online

Tutte le operazioni effettuate nel registro di commercio e delle società richiedono l'accesso al relativo sito web.

Per accedere a fini di deposito/registrazione è necessario un certificato LuxTrust o eIDAS e deve essere creato un account utente. Una volta effettuato l'accesso, l'utente deve scegliere il menu "Electronic filing" (Deposito elettronico) per avviare il processo.

Come vengono trattate le domande di registrazione?

Dopo che l'utente avrà completato la sua domanda di deposito/registrazione, l'amministratore del registro di commercio e delle società effettuerà un breve controllo giuridico della domanda, entro tre giorni dal ricevimento, verificando la coerenza delle varie informazioni presentate e assicurandosi che tutte le informazioni richieste siano state trasmesse e che esista una base giuridica per il deposito o la registrazione delle informazioni/del documento.

Se la domanda è incompleta o errata o non è conforme alla legge, viene restituita all'utente per verifica e rettifica.

Effetti giuridici della registrazione

Effetti della registrazione sui terzi ai sensi dell'articolo 17 della direttiva (UE) 2017/1132

La pubblicazione di un atto o di un'informazione avviene mediante il deposito presso il registro di commercio e delle società, seguito dalla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale, vale a dire nella Raccolta elettronica delle società e delle associazioni (Recueil électronique des sociétés et association - RESA). Una volta depositate presso il registro di commercio e delle società, le informazioni sono disponibili sul relativo sito web. La pubblicazione nella RESA ha luogo entro 15 giorni dall'avvenuto deposito e in pratica, solitamente, nel giorno stesso in cui le informazioni sono depositate.

Gli atti o gli estratti di atti possono essere fatti valere nei confronti di terzi solo a partire dal giorno della loro pubblicazione nella RESA, a meno che la società non dimostri che essi ne avevano avuto conoscenza anteriormente. I terzi possono tuttavia far valore gli atti o gli estratti di atti non ancora pubblicati. Per le operazioni avvenute prima del sedicesimo giorno successivo alla pubblicazione, gli atti e gli estratti non sono opponibili ai terzi che provino di essere stati nell'impossibilità di averne conoscenza.

Differenze tra registrazione e pubblicazione

In caso di discordanza fra il testo depositato e quello pubblicato nella Raccolta elettronica delle società e delle associazioni, quest'ultimo non è opponibile ai terzi, che possono tuttavia farlo valere, salvo nel caso in cui la società non dimostri che essi abbiano avuto conoscenza del testo depositato.

A seguito di una riforma del 2016, quando l'amministratore del registro di commercio e delle società è diventato amministratore della Raccolta elettronica delle società e delle associazioni, non vi è più alcun rischio di discordanze fra il testo depositato e quello pubblicato.

Chi è responsabile dell'esattezza delle informazioni registrate?

Le richieste di accesso, rettifica o limitazione di operazioni di trattamento delle quali l'amministratore del registro di commercio e delle società è subappaltatore e il ministro della Giustizia è titolare del trattamento devono essere indirizzate a Luxembourg Business Registers (al seguente indirizzo di posta elettronica helpdesk@lbr.lu, o per posta a G.I.E. LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, all'attenzione del responsabile della protezione dei dati, L-2961 Lussemburgo), per l'inoltro al responsabile della protezione dei dati del ministero della Giustizia.

Le informazioni contenute nel registro di commercio e delle società sono conservate per 20 anni dalla cancellazione del fascicolo del soggetto registrato, conformemente alle disposizioni giuridiche e regolamentari applicabili.

La persona che ha effettuato il deposito è responsabile dell'esattezza delle informazioni ivi contenute.

Principi relativi alla protezione dei dati

Procedure relative ai diritti dell'interessato per quanto riguarda la pubblicazione e la conservazione dei suoi dati personali

Le richieste di accesso, rettifica o limitazione di operazioni di trattamento delle quali l'amministratore del registro di commercio e delle società è subappaltatore e il ministro della Giustizia è titolare del trattamento devono essere indirizzate a Luxembourg Business Registers (al seguente indirizzo di posta elettronica helpdesk@lbr.lu, o per posta a G.I.E. LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, all'attenzione del responsabile della protezione dei dati, L-2961 Lussemburgo), per l'inoltro al responsabile della protezione dei dati del ministero della Giustizia.

Le informazioni contenute nel registro di commercio e delle società sono conservate per 20 anni dalla cancellazione del fascicolo del soggetto registrato, conformemente alle disposizioni giuridiche e regolamentari applicabili.

Recapiti

Indirizzo degli uffici	Indirizzo postale	Giorni e orario d'apertura
14, rue Erasme L-1468 Lussemburgo Telefono: (+352) 26 428 -1 Fax: (+352) 26 42 85 55 email: helpdesk@lbr.lu	Luxembourg Business Registers L-2961 Lussemburgo	Ufficio: da lunedì a venerdì, dalle 9 alle 12 e dalle 13:30 alle 16 Helpdesk telefonico: da lunedì a venerdì dalle 8 alle 17:30

Collegamenti utili

Sito web di Luxembourg Business Registers

Portale del registro di commercio e delle società