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Storia dell'istituzione del registro nazionale
Quando è stato fondato?
Il Registro delle imprese di Malta (MBR) è un organo governativo al quale è stata concessa l'autonomia nel 2018 attraverso la Legislazione sussidiaria 595.27. Prima della sua istituzione, l'Agenzia era un organo dell'Autorità maltese per i servizi finanziari (MFSA, Maltese Financial Services Authority). All'Agenzia sono stati conferiti tutti i poteri e le funzioni dell'addetto al registro ai sensi della legge sulle società (Capo 386 delle leggi di Malta) e di qualsiasi altra legge applicabile.
Quando è stato digitalizzato?
Inizialmente il sistema online è stato sviluppato nel 2004 e, successivamente, aggiornato nel corso degli anni per rispondere meglio alle esigenze dei cittadini, dei fornitori di servizi aziendali e delle imprese stesse. Il sistema online dell'MBR è attualmente sottoposto a un rigoroso processo di aggiornamento per fornire un servizio digitale più moderno, attingendo a una tecnologia più avanzata nella quale è prevista, tra le altre caratteristiche, una funzione che consente all'utente di apporre firme digitali e di creare una società online, utilizzando un sistema tecnologico più efficace. Si prevede che il sistema sarà completamente aggiornato e digitalizzato alla fine del 2021/inizio 2022.
Qual è l'attuale legislazione applicabile?
La legge che istituisce l'Agenzia è la Legislazione sussidiaria 595.27. Tuttavia la legislazione vigente che diversifica ulteriormente i poteri e le funzioni dell'agenzia e assegna le funzioni e gli obblighi alle persone giuridiche e ai funzionari aziendali è ampia. La legislazione è la seguente:
Capo 386 delle leggi di Malta, legge sulle società;
S.L. 386.01 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Moduli);
S.L. 386.02 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società di investimento a capitale variabile);
S.L. 386.03 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Tariffe);
S.L. 386.04 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società di investimento a capitale fisso);
S.L. 386.05 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla prosecuzione delle società;
S.L. 386.06 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Applicabilità alle società offshore);
S.L. 386.07 delle leggi di Malta, Applicabilità della legge sulle società alle società offshore costituite e registrate a norma dell'Ordinanza sulle partnership commerciali e del decreto sulla legge sull'Autorità maltese per i servizi finanziari;
S.L. 386.08 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Gruppo europeo di interesse economico);
S.L. 386.09 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società di investimento a capitale variabile sotto forma di regimi pensionistici o fondi pensione);
S.L. 386.10 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società a celle che esercitano l'attività di assicurazione);
S.L. 386.11 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Il prospetto);
S.L. 386.12 delle leggi di Malta, regolamento relativo alle fusioni transfrontaliere di società a responsabilità limitata;
S.L. 386.13 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società per azioni a celle che esercitano l'attività di assicurazione);
S.L. 386.14 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società per azioni a celle a capitale variabile);
S.L. 386.15 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Società per azioni a celle riconosciute);
S.L. 386.16 delle leggi di Malta, regolamento relativo alle società di cartolarizzazione a celle;
S.L. 386.17 delle leggi di Malta, regolamento relativo al trasferimento della sede legale di una società europea (SE);
S.L. 386.18 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Sistema di interconnessione dei registri);
S.L. 386.19 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Registro dei titolari effettivi);
S.L. 386.20 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Esenzione dagli audit);
S.L. 386.21 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Fondo di ristrutturazione delle società);
S.L. 386.22 delle leggi di Malta, regolamento relativo alla legge sulle società (Compagnie di navigazione e compagnie aeree a celle);
S.L. 459.01 delle leggi di Malta, regolamento relativo ai contratti di garanzia finanziaria.
Fondazioni e associazioni:
Capo 16 delle leggi di Malta, Codice civile;
S.L. 16.07 delle leggi di Malta, regolamento del Codice civile (Secondo allegato) (Tariffe);
S.L. 16.08 delle leggi di Malta, regolamento del Codice civile (Secondo allegato) (Notifiche e Moduli);
S.L. 16.10 delle leggi di Malta, regolamento del Codice civile (Secondo allegato) (Organizzazioni esistenti);
S.L. 16.17 delle leggi di Malta, regolamento del Codice civile (Secondo allegato) (Registro dei titolari effettivi - Associazioni);
S.L. 16.18 delle leggi di Malta, regolamento del Codice civile (Secondo allegato) (Registro dei titolari effettivi - Fondazioni);
S.L. 492.01 delle leggi di Malta, regolamento relativo alle organizzazioni di volontariato (Dichiarazioni e Conti annuali).
Quali informazioni sono contenute nel registro delle imprese?
Chi ha il diritto di accedere al registro?
Il sistema online consente di accedere al Registro a qualsiasi persona fisica che desideri ottenere informazioni su società, fondazioni e associazioni.
I dati contenuti nel Registro comprendono informazioni gratuite e di uso generale (informazioni pubbliche). Sono inclusi, tra l'altro, le denominazioni e i numeri di registrazione dell'impresa, la sede legale, la data di costituzione, se si tratta di una società o meno, il capitale sociale e l'identità dei funzionari della società.
L'accesso ad altri documenti della società è fornito a un costo minimo. Tali documenti comprendono, tra l'altro, tutte le notifiche presentate e registrate dall'addetto al registro per ogni società, lo stato della società, i conti annuali e le dichiarazioni annuali. I dati dei titolari effettivi sono accessibili anche al pubblico in generale, con un costo minimo.
Quali informazioni contiene il registro?
Quali tipi di dati conserva? (quali entità sono iscritte nel registro pubblico, informazioni sull'insolvenza, rendiconti finanziari...)
Sono conservati i dati seguenti:
- i dati della società, tra cui la denominazione registrata, la data di registrazione e la sede legale;
- lo stato della società, se è attiva o è stata sciolta;
- il capitale sociale autorizzato della società;
- le parti coinvolte, con la loro carta d'identità e l'indirizzo di residenza, compresi gli amministratori, gli azionisti, i rappresentanti legali, i rappresentanti giudiziari, i segretari e i revisori;
- il numero di azioni detenute da ciascun socio/azionista;
- se la società è in fase di liquidazione, sono forniti anche i dati del/i liquidatore/i;
- i titolari effettivi.
Quali documenti vengono archiviati/conservati? (fascicoli, raccolta di documenti, statuti, verbali delle assemblee generali...)?
Sono conservati i documenti seguenti:
- dichiarazione annuale;
- conti;
- statuto (memorandum e atto costitutivo);
- informazioni sui titolari effettivi;
- risoluzioni;
- verbali dell'assemblea generale;
- documenti di scioglimento, liquidazione e chiusura;
- altre notifiche richieste dalla legge.
Come posso effettuare una ricerca (e quali sono i criteri di ricerca disponibili)?
Di persona
Le informazioni relative alle imprese sono disponibili direttamente presso gli uffici dell'MBR con sede a Żejtun, Malta.
Sul sito internet del registro
Le informazioni sono disponibili sul portale dell'MBR.
Quali sono i criteri di ricerca disponibili?
La persona che effettua la ricerca deve fare clic sul link del portale di cui sopra e andare su Company Search (Cerca un'impresa). Chiunque può consultare il registro per avere informazioni su un'impresa, utilizzando la denominazione completa o parziale dell'impresa stessa o il suo numero di registrazione.
Come posso ottenere i documenti?
I documenti possono essere acquistati tramite il sistema online, effettuando il pagamento con carta di credito, o direttamente presso l'ufficio dell'MBR.
Come posso ottenere un estratto del registro, una copia autenticata o una trascrizione di documenti?
È possibile ottenere questi documenti inviando una richiesta tramite e-mail a orders.mbr@mbr.mt e indicando i documenti richiesti.
Procedura di registrazione
Come posso avviare la procedura di registrazione (come presentare le domande al registro, certificazione dei documenti, tipo di documenti da allegare)?
Di persona
Il processo di registrazione può essere avviato direttamente presso gli uffici dell'MBR con sede a Żejtun, Malta. I documenti da allegare sono il memorandum e l'atto costitutivo della società, unitamente ai documenti pertinenti, ai documenti identificativi e alla prova dei depositi bancari del capitale sociale.
Online
Questo processo può essere eseguito da una persona registrata nel sistema online come utente autorizzato. Si applicano gli stessi requisiti documentali, ma il prezzo per la procedura online è inferiore rispetto all'importo da versare di persona.
Una società può essere registrata se dispone di una firma digitale eIDAS che viene inviata all'MBR.
Come sono esaminate le domande presentate?
I funzionari dell'MBR analizzano tutta la documentazione presentata e, laddove richiesto dalla legge, effettuano una verifica. Le parti coinvolte sono esaminate in relazione a sanzioni, copertura mediatica negativa, esposizione politica o inabilitazione. Sono sottoposte a esame anche le firme e vengono effettuati controlli per stabilire se il firmatario è autorizzato a firmare il documento in questione. Le informazioni sono analizzate anche per verificare che siano conformi alla legge.
Effetti giuridici della registrazione
Effetti delle iscrizioni su terzi, ai sensi dell'articolo 17 della direttiva (UE) 2017/1132
Questo aspetto è disciplinato anche dall'articolo 401, paragrafo 2, della legge sulle società (Capo 386 delle leggi di Malta). Qualsiasi documento, certificato o altro dato è soggetto a pubblicazione, come previsto dall'articolo 401, paragrafo 1, lettera e). La pubblicazione conferisce alla società commerciale interessata l'efficacia di tale documentazione nei confronti di terzi. Qualsiasi operazione conclusa prima del sedicesimo giorno dalla pubblicazione di qualsivoglia documento, certificato o altro dato non sarà opponibile a terzi, a condizione che questi ultimi siano in grado di dimostrare di non aver avuto la possibilità di ottenere informazioni al riguardo.
Discordanze tra l'iscrizione nel registro e la sua pubblicazione
In conformità dell'ultima direttiva UE (direttiva (UE) 2019/1151, che modifica la direttiva (UE) 2017/1132), in caso di discordanza tra il contenuto del Registro e il contenuto pubblicato, la versione del Registro prevale ai fini della correttezza. Tali discordanze tuttavia dovrebbero essere evitate il più possibile. Oggi il raggiungimento di questo obiettivo è favorito dal fatto che le pubblicazioni e la documentazione accessibile al pubblico (sia le informazioni gratuite sia quelle a pagamento) sono caricate e pubblicate sul sistema online dell'MBR. È quindi molto più difficile che le informazioni inserite nel Registro non coincidano con quelle della pubblicazione. Tutte le pubblicazioni sono generate sul sito https://support.mbr.mt/pages/Publications.aspx, oltre che sul portale.
Chi è il responsabile dell'esattezza dei registri?
La società stessa è responsabile dell'esattezza dei registri.
Procedure per la protezione dei dati
Procedure relative ai diritti dell'interessato per quanto riguarda la pubblicazione e la conservazione dei suoi dati personali
I diritti riconosciuti all'interessato a norma del regolamento UE sulla protezione dei dati sono sempre tutelati quando l'MBR riceve, tratta e memorizza tali dati. L'MBR ha anche un responsabile della protezione dei dati. Tutte le informazioni relative a questo argomento sono accessibili anche sul sito web dell'MBR, nel quale è spiegato in modo più dettagliato, tra l'altro, che cosa si intende per dati personali, quali sono le leggi applicabili in questo settore, quali dati sono raccolti presso gli interessati, come sono raccolti, l'uso dei social media, la correttezza dei dati, i periodi di archiviazione e conservazione, il processo per cui una persona può richiedere i dati in possesso dell'MBR che la riguardano, e la procedura per la presentazione di un reclamo formale all'Ufficio del Commissario per l'Informazione e la Protezione dei dati. Queste informazioni sono accessibili all'indirizzo https://mbr.mt/privacy-policy/.
Dati di contatto
È possibile rivolgersi all'MBR telefonicamente al numero +356 22582300 o visitando il sito web seguente: https://mbr.mt/.
È inoltre possibile recarsi presso gli uffici dell'MBR all'indirizzo seguente: Registro delle imprese di Malta,
AM Business Centre, Labour Road, Żejtun ZTN 2401, Malta.
Per ordinare certificati e documenti si può inviare un'email all'indirizzo orders.mbr@mbr.mt ed è possibile richiedere assistenza relativa ai servizi elettronici via email scrivendo a support.mbr@mbr.mt.
Link utili
https://mbr.mt/foundations-and-associations/
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