Ondernemingsregisters in de EU-landen

Over het ondernemingsregister van de Republiek Letland

Het ondernemingsregister van de Republiek Letland (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) werd ingevoerd op 1 december 1990. Het ondernemingsregister is een overheidsorgaan dat ondernemingen (vennootschappen), handelaren, hun dochterondernemingen en vertegenwoordigingen, evenals wijzigingen in hun statuten registreert en dat andere handelingen verricht die door de wet worden voorgeschreven. Daarnaast registreert het orgaan aanbieders van mediadiensten, verenigingen en stichtingen, commerciële waarborgen, meerderheidsbelangen, huwelijkscontracten, politieke partijen, arbitrageorganen, vakbonden, religieuze organisaties en instellingen, insolventieprocedures en informatie over de uiteindelijke begunstigden van juridische constructies.

Momenteel geldende wetgeving

De belangrijkste wetgevingshandelingen die van toepassing zijn op de activiteiten van het ondernemingsregister zijn de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland, de statuten van het ondernemingsregister, de wet inzake de indiening van aanvragen en het wetboek administratief procesrecht.

Een lijst van algemene wetgeving, namelijk wetgevingshandelingen betreffende commerciële exploitanten, ondernemers en commerciële organisaties, alsook teksten over contracten en commerciële waarborgen en verstrekking van informatie, is hier te vinden.

Hoe doorzoek ik het ondernemingsregister?

Het ondernemingsregister bevat informatie over alle geregistreerde juridische entiteiten en juridische feiten.

De informatie in het ondernemingsregister is gratis beschikbaar op de informatiewebsite van het register, waar alle actuele gegevens beschikbaar zijn zonder dat authenticatie nodig is, terwijl archieven en documenten die in het openbare deel van het register worden bewaard, alsook informatie over natuurlijke personen alleen kunnen worden bekeken/gedownload na authenticatie op de website door middel van een Letse nationale elektronische identiteitskaart, een elektronische handtekening, een bankidentificatiesysteem of eIDAS-authenticatiediensten (voor burgers van de Unie).

Om een uittreksel uit het ondernemingsregister met betrekking tot een rechtspersoon, een rechtsfeit (contract) of een geregistreerde natuurlijke persoon te verkrijgen, moet per post of langs elektronische weg een aanvraagformulier voor informatie of een verzoek in een zelf te kiezen vorm om informatie worden ingediend bij het officiële e-mailadres van het register, pasts@ur.gov.lv, met een beveiligde elektronische handtekening en een tijdstempel. Het aanvraagformulier voor informatie moet gegevens over de verrichte betaling bevatten (een document dat als betalingsbewijs kan dienen of een kopie daarvan, of een uitgeprint afschrift in geval van internetbankieren). In het verzoek om inlichtingen moet worden vermeld hoe de informatie dient te worden ontvangen, d.w.z. per aangetekende brief of langs elektronische weg.

Het register verstrekt ook kopieën van documenten uit het registratiedossier van een rechtspersoon of van een rechtsfeit (contract) en van het dossier. Documenten uit het openbare deel van het registratiedossier (overeenkomstig artikel 4.¹⁵, lid 1, van de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland) zijn gratis en onmiddellijk online toegankelijk op de website met informatie over het ondernemingsregister.

Om een kopie van het document uit het openbare of niet-openbare gedeelte te verkrijgen, voorzien van een echtheidscertificaat, moet u een naar behoren ingevuld aanvraagformulier voor informatie of een verzoek in een zelf te kiezen vorm indienen. Er zijn kosten verbonden aan het aanvragen van kopieën van documenten (voorzien van een echtheidscertificaat). Ze kunnen per post of e-mail worden verzonden.

Vanaf 1 augustus 2021 zijn alle inschrijvingen in het handelsregister en alle bij het registratiedossier gevoegde documenten die zijn opgenomen in het handelsregister en, overeenkomstig artikel 4.¹⁵, lid 1, van de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland, in het openbare gedeelte van het registratiedossier, kosteloos online gepubliceerd op de website met informatie over het register, zodat zij van meet af aan online toegankelijk zijn voor het publiek. Inschrijvingen worden geacht te zijn gepubliceerd op de dag na de datum waarop ze zijn ingediend (d.w.z. na middernacht), en documenten worden geacht te zijn gepubliceerd op de dag na hun opname in het inschrijvingsbestand (d.w.z. na middernacht).

Het ondernemingsregister verstrekt kosteloos de volgende informatie over alle in het register geregistreerde rechtspersonen in de vorm van open gegevens:

• registratienummer;
• naam of handelsnaam van de entiteit;
• historische naam van de entiteit (als de naam is gewijzigd);
• type rechtspersoon;
• register waarin de entiteit staat ingeschreven;
• registratiedatum;
• BIC-code van het gemeenschappelijk eurobetalingsgebied (SEPA) (indien toegewezen);
• informatie over de vraag of de rechtspersoon uit het register is geschrapt of is gereorganiseerd;
• datum waarop de rechtspersoon uit het register is verwijderd (of datum van de herstructurering, als het verwijderen uit het register het gevolg is van een herstructurering);
• statutaire zetel;
• werkterrein van verenigingen, stichtingen en vakbonden;
• informatie over uiteindelijk begunstigden die geregistreerd zijn in het dossier van de rechtspersoon (voornaam, achternaam, deel van het persoonlijk identificatienummer, geboortedatum, nationaliteit, land van verblijf);
• informatie over leden van het uitvoerend comité, leden met rechten ten aanzien van vertegenwoordiging of ander leidinggevend personeel die het recht hebben de rechtspersoon te vertegenwoordigen (voornaam, achternaam, deel van het persoonlijk identificatienummer, beklede functie, datum van registratie);
• informatie over de deelnemers in vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (voornaam, achternaam, deel van het persoonlijk identificatienummer, aantal door hen gehouden aandelen en nominale waarde van die aandelen);
• basisinformatie over insolventieprocedures (als de informatie in het insolventieregister is geregistreerd);
• informatie uit jaarlijkse financiële verslagen.

Deze informatie wordt verstrekt in de bestandsformaten .csv, .txt of .xlsx en is hier toegankelijk. De gebruiker kan het formaat kiezen dat het meest geschikt is voor het beoogde gebruik. De gegevens worden dagelijks bijgewerkt.

Documenten die niet vallen onder artikel 4.¹⁵, lid 1, van de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland, kunnen enkel worden verkregen wanneer in de schriftelijke aanvraag, naast het voorgaande, ook de reden van de aanvraag en het doel van het gebruik van de gegevens worden vermeld.

Informatie over de hoogte van de kosten voor de dienstverlening is hier te vinden.

In hoeverre is de informatie in het handelsregister betrouwbaar?

Vanaf 1 augustus 2021 worden alle inschrijvingen in het handelsregister en alle bij het registratiedossier gevoegde documenten die zijn opgenomen in het ondernemingsregister en, overeenkomstig artikel 4.¹⁵, lid 1, van de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland, in het openbare deel van het registratiedossier, kosteloos online gepubliceerd op de website van het ondernemingsregister. Op deze manier is gegarandeerd dat ze meteen online toegankelijk zijn voor het publiek. Alle inschrijvingen in het handelsregister vóór 31 juli 2021 en alle informatie over specifieke documenten zijn gepubliceerd in het staatsblad Latvijas Vēstnesis.

Inschrijvingen worden geacht te zijn gepubliceerd op de dag na de datum waarop ze zijn ingediend (d.w.z. na middernacht), en documenten worden geacht te zijn gepubliceerd op de dag na hun opname in het inschrijvingsbestand (d.w.z. na middernacht). Inschrijvingen in het handelsregister kunnen pas aan derden worden tegengeworpen nadat deze zijn gepubliceerd, tenzij de desbetreffende informatie reeds vóór de publicatie bij de derde bekend was. Als een derde kan aantonen dat hij niet bekend was en ook niet bekend had kunnen zijn met de gepubliceerde informatie, kan deze informatie bovendien niet worden ingeroepen in gerechtelijke procedures die worden ingesteld binnen vijftien dagen na de publicatie van die informatie.

Als de in het ondernemingsregister in te schrijven informatie onjuist is vastgelegd of gepubliceerd, kan een derde zich beroepen op de gepubliceerde informatie betreffende het deel in het belang waarvan de informatie is gepubliceerd, maar dit geldt niet als de derde wist dat de in het register gepubliceerde informatie niet overeenstemde met de werkelijke juridische situatie. Raadpleeg voor nadere informatie de artikelen 11 en 12 van de handelswet.

Start van een registratieprocedure

De indiening van aanvragen wordt geregeld door de handelswet. De relevante bepalingen van de wet bepalen dat documenten ter rechtvaardiging van de inschrijving in het handelsregister en de andere wettelijk voorgeschreven documenten bij het bureau voor het handelsregister moeten worden ingediend. Deze documenten moeten op papier of elektronisch worden ingediend.

Het bureau voor het handelsregister dient het origineel van het overeenkomstige document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan in. Als de wet bepaalt dat de handtekening van een persoon op een document (aanvraag, bij een aanvraag te voegen document of ander document) notarieel moet worden gewaarmerkt, wordt aan de eis geacht te zijn voldaan als de handtekening door een notaris is gewaarmerkt of, wanneer het stuk elektronisch is opgesteld, als het document voorzien is van een beveiligde elektronische handtekening. Als de wet bepaalt dat de handtekening van een persoon op een document (aanvraag, bij een aanvraag te voegen document of ander document) moet worden geauthenticeerd, moet de volmacht waarmee een andere persoon wordt gemachtigd om het document te ondertekenen, notarieel worden gecertificeerd. In het buitenland afgegeven openbare documenten worden gelegaliseerd volgens de procedures van internationale overeenkomsten, samen met een notariële vertaling in het Lets. Een beëdigde vertaling in het Lets moet vergezeld gaan van onderhandse akten in een vreemde taal, overeenkomstig de door het kabinet van ministers vastgestelde procedure.

Documenten kunnen voor registratie in het ondernemingsregister worden ingediend via de volgende elektronische kanalen: onlinedienst, e-adres of e-mail. Meer informatie over het elektronisch indienen van documenten vindt u hier.

Onderzoek van ingediende aanvragen

De procedure voor het onderzoek van ingediende documenten wordt geregeld door de wet inzake het ondernemingsregister van de Republiek Letland. De wet bepaalt dat de notaris bij het onderzoek van de overgelegde documenten nagaat of:

1. alle wettelijk voorgeschreven documenten die moeten worden ingeschreven (in het dossier moeten worden opgenomen) of op grond waarvan inschrijving in het handelsregister moet worden verricht, zijn overgelegd;
2. het document dat is ingeschreven (opgenomen in het dossier) of op grond waarvan inschrijving in het handelsregister moet worden verricht, rechtsgevolgen heeft;
3. de vorm van het ingeschreven (in het dossier opgenomen) document of op basis waarvan inschrijving in het handelsregister moet worden gedaan, voldoet aan de vereisten van de wetgeving of de statuten, wanneer de wetgeving voorziet in de mogelijkheid om een bepaalde vorm van het document in de statuten te specificeren;
4. de hoeveelheid en de inhoud van de informatie en bepalingen in het geregistreerde (in het dossier opgenomen) document of op basis waarvan inschrijving in het handelsregister moet worden gedaan, in overeenstemming zijn met de wetgeving en andere documenten in het registratiedossier;
5. er geen andere juridische belemmeringen in het ondernemingsregister zijn.

Als in het kader van de controle van de bovengenoemde omstandigheden geen belemmering wordt vastgesteld, neemt de notaris van het ondernemingsregister het besluit tot inschrijving of inschrijving van de documenten (die in het dossier moeten worden opgenomen).

Als wordt vastgesteld dat niet aan bovenstaande vereisten is voldaan, maar de vastgestelde tekortkomingen kunnen worden verholpen, neemt de notaris van het ondernemingsregister het besluit om de inschrijving of de registratie van de documenten uit te stellen (opname in het dossier) en stelt hij een redelijke termijn vast van ten minste één maand om de gebreken te verhelpen.

Als de in de stukken vastgestelde onregelmatigheden niet kunnen worden opgeheven of als de verstrekte informatie niet mag worden ingeschreven in het handelsregister, beslist de notaris van het ondernemingsregister de inschrijving van de documenten (opname in het dossier) of de inschrijving in het handelsregister te weigeren. In dit geval wordt de nationale belasting niet terugbetaald.

Als het handelsregister overtuigend bewijs ontvangt dat een handtekening is vervalst, beslist de notaris van het ondernemingsregister de inschrijving van de documenten (opname in het dossier) of de inschrijving in het handelsregister te weigeren.

Procedures voor gegevensbescherming

De procedures hebben betrekking op de rechten van de betrokkene met betrekking tot elke vorm van verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Het ondernemingsregister verwerkt persoonsgegevens uitsluitend met het oog op de uitvoering van zijn taken en de uitvoering van zijn taken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de wet inzake de verwerking persoonsgegevens en andere wetgeving, en houdt rekening met de volgende beginselen inzake goede praktijken voor de verwerking van persoonsgegevens in een operationele context:

• persoonsgegevens moeten rechtmatig, eerlijk en transparant worden verwerkt door op de website van het register informatie te verstrekken over de relevante processen van gegevensverwerking evenals over de juridische rechtvaardiging en (objectieve) doeleinden van de verwerking. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door werknemers die onder meer tot taak hebben deze werkzaamheden uit te voeren;
• persoonsgegevens moeten worden verwerkt voor duidelijke, specifieke en gerechtvaardigde doeleinden en mogen niet in strijd met de oorspronkelijke doeleinden worden verwerkt;
• het beginsel van gegevensminimalisering moet worden toegepast: gegevens mogen alleen worden verwerkt als zij noodzakelijk zijn voor het beoogde doel van de verwerking;
• de nauwkeurigheid van de gegevens moet worden gewaarborgd: onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd of bijgewerkt, tenzij in de wetgeving anders is bepaald;
• de gegevens mogen niet langer worden bewaard dan de bewaringstermijn die nodig is om het doel van de verwerking of de bij wet vastgestelde bewaringstermijn te verwezenlijken;
• evenredige technische en organisatorische maatregelen moeten worden toegepast en voortdurend worden verbeterd om de vertrouwelijkheid, integriteit (onveranderlijkheid) en beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, met inbegrip van de bescherming van persoonsgegevens tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of tegen onopzettelijk verlies of vernietiging van gegevens.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen door het ondernemingsregister is hier te vinden.

Contactgegevens:

Ondernemingsregister van de Republiek Letland

Pērses iela 2
Riga, Letland, LV 1011

Telefonische informatie: 67031703 (NB: er wordt geen juridisch advies verleend). E-mail: pasts@ur.gov.lv

Bezoekers kunnen een afspraak maken met de directeur van de instelling, op voorwaarde dat ze aangeven welke vraag of probleem ze willen aankaarten, op welke datum en welke tijd ze willen komen en wat hun contactgegevens zijn.

Nuttige links:

Ondernemingsregister van de Republiek Letland
Europees ondernemingsregister (toegang via Lursoft)