Ondernemingsregisters in de EU-landen

Luxemburg

Op deze pagina vindt u een overzicht van de mogelijkheden om het ondernemingsregister van Luxemburg te raadplegen.

Inhoud aangereikt door
Luxemburg

Chronologie van de instelling van het nationale register

Wanneer is het opgericht?

Het firmaregister, dat slechts bedoeld was voor als handelaar optredende natuurlijke personen, is opgericht bij de wet van 23 december 1909 tot oprichting van een firmaregister. In verband met de Europese wetgeving is in 1972 een vennootschapsregister opgericht. In 1987 zijn beide registers opgegaan in één enkel register, het ondernemingsregister. Sinds 2003 valt dit register onder het ministerie van Justitie en is het beheer in handen van een economisch samenwerkingsverband, de LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS.

Wanneer is het gedigitaliseerd?

De digitalisering van het ondernemingsregister is in 2006 begonnen en in 2007 afgerond. Sindsdien is het integraal en uitsluitend online te raadplegen.

Welke wetgeving is thans van toepassing?

  • De gewijzigde wet van 19 december 2002 betreffende het ondernemingsregister en de boekhouding en de jaarrekening van ondernemingen;
  • de gewijzigde groothertogelijke verordening van 23 januari 2003, vastgesteld ter uitvoering van de wet van 19 december 2002 betreffende het ondernemingsregister en de boekhouding en de jaarrekening van ondernemingen;
  • de gewijzigde ministeriële verordening van 27 mei 2016 tot vaststelling van de criteria voor de indiening en de vorm van documenten die worden gepubliceerd in de elektronische verzameling van vennootschappen en verenigingen (Recueil électronique des sociétés et associations, RESA).

Welke gegevens bevat het ondernemingsregister?

-

Wie kan het register raadplegen?

Het ondernemingsregister is openbaar.

Welke gegevens bevat het register?

Welke soorten gegevens worden opgeslagen (welke entiteiten worden opgenomen in het openbaar register, informatie over insolventie, financiële verslagen …)?

De volgende entiteiten moeten zich inschrijven in het ondernemingsregister:

  • als handelaar optredende natuurlijke personen;
  • handelsvennootschappen;
  • economische samenwerkingsverbanden en Europese economische samenwerkingsverbanden;
  • filialen die in het Groothertogdom Luxemburg zijn opgericht door handelsvennootschappen en burgerlijke vennootschappen, economische samenwerkingsverbanden en Europese economische samenwerkingsverbanden die onder het recht van een andere staat vallen;
  • burgerlijke vennootschappen;
  • verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen;
  • pensioenspaarkassen;
  • landbouwverenigingen;
  • overheidsinstellingen van de staat en de gemeenten;
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • speciale commanditaire vennootschappen;
  • beleggingsfondsen en securitisatiefondsen;
  • onderlinge maatschappijen.

Welke gegevens er in het ondernemingsregister moeten worden opgeslagen is bij wet bepaald en hangt af van de rechtsvorm van de betrokken entiteit.

In het algemeen worden er twee soorten gegevens verzameld:

  • juridische gegevens (naam, adres van de statutaire zetel, kapitaal, identiteitsgegevens van de wettelijke vertegenwoordigers, boekjaar, informatie over eventuele rechterlijke beslissingen …);
  • financiële gegevens (jaarrekeningen).

Welke documenten worden bewaard/opgeslagen (dossiers, verzameling van documenten, statuten, notulen van algemene vergaderingen …)?

Enkel de wettelijk voorgeschreven documenten worden gedeponeerd bij het ondernemingsregister. De lijst van te deponeren documenten hangt af van de rechtsvorm van de betrokken entiteit.

Alle voor een ingeschreven entiteit gedeponeerde documenten worden opgenomen in een eigen elektronisch dossier van de entiteit, dat wordt bewaard in het ondernemingsregister.

Zo worden in het ondernemingsregister onder meer de volgende documenten bewaard:

  • oprichtingsakten en wijzigingen van statuten;
  • gecoördineerde statuten;
  • notulen die betrekking hebben op een wijziging van statutaire zetel, vertegenwoordigers, vennoten, personen belast met de controle van de rekeningen, of uittreksels van die notulen;
  • uittreksels van rechterlijke beslissingen die gevolgen hebben voor een in het ondernemingsregister ingeschreven entiteit;
  • boekhoudbescheiden;
  • de akte die strekt tot de ontbinding van de ingeschreven entiteit, of een uittreksel van die akte;
  • voorgenomen fusies …

Hoe kan ik een zoekopdracht uitvoeren (en wat zijn de beschikbare zoekcriteria)?

In persoon

Het ondernemingsregister is rechtstreeks te raadplegen op de website van het ondernemingsregister, dat dus niet meer in fysieke vorm bestaat. Voor personen die niet over de benodigde computerapparatuur beschikken is er echter ook een fysiek kantoor in de stad Luxemburg, waar op een speciale pc zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd.

Op de website van het register

De dossiers zijn te raadplegen op de website van het ondernemingsregister via het menu “service proposé” (dienstaanbod) en “rechercher un dossier RCS” (een dossier uit het ondernemingsregister zoeken).

Voor het raadplegen van gedeponeerde documenten moet de gebruiker naar de website gaan, met of zonder aanmaken van een eigen account.

Wat zijn de beschikbare zoekcriteria?

Entiteiten kunnen worden opgezocht via hun inschrijvingsnummer of naam.

Hoe kan ik documenten verkrijgen?

Kosteloos?

De bij het ondernemingsregister gedeponeerde documenten zijn kosteloos beschikbaar. Bij het raadplegen van een dossier kan een document worden ingezien door simpelweg op het PDF-icoontje te klikken.

Tegen betaling?

Tegen betaling kunnen uittreksels, verklaringen of gewaarmerkte kopieën worden verkregen, die worden afgegeven door de beheerder van het ondernemingsregister.

Hoe kan ik een uittreksel uit het register, een gewaarmerkte kopie of een transcriptie van documenten verkrijgen?

De uittreksels en verklaringen zijn te bestellen op de website via het menu “services proposés” (dienstaanbod).

Een gewaarmerkte kopie van een gedeponeerd document kan worden besteld door het elektronisch dossier van de betrokken entiteit te raadplegen en het vakje “certifiée” (gewaarmerkt) aan te vinken naast het PDF-icoontje waarmee het gedeponeerde document kan worden geraadpleegd.

Registratieprocedure

Hoe kan ik de registratieprocedure starten (hoe kan ik aanvragen indienen bij het register of documenten laten certificeren, welk soort documenten moeten worden bijgevoegd)?

In persoon

Het ondernemingsregister kent ook een ondersteunend kantoor, waar iedereen met zijn (aan)vragen, verzoeken enz. terecht kan. Een medewerker van de registerbeheerder verricht dan samen met de persoon in kwestie de betreffende elektronische handelingen. Hiervoor moet een afspraak worden gemaakt.

Online

Voor de betreffende handelingen in het ondernemingsregister moet men naar de website van het register gaan.

Voor deponeringen/invoeren van gegevens is een luxtrust- of eIDAS-certificaat en het aanmaken van een gebruikersaccount nodig. Eenmaal verbonden moet de gebruiker het menu “dépôts électroniques” (elektronische deponeringen) kiezen om verder te gaan.

Hoe worden ingediende aanvragen beoordeeld?

Wanneer de gebruiker zijn deponeringsaanvraag/aanvraag voor het invoeren van gegevens heeft afgerond, voert de beheerder van het ondernemingsregister binnen drie dagen na ontvangst een summiere wettelijke controle uit op de aanvraag. Gecontroleerd wordt of de aangemelde gegevens met elkaar stroken, of alle vereiste gegevens op de juiste wijze zijn toegezonden en of de deponering of invoering van de (het) ingediende informatie/document steunt op een rechtsgrond.

Een onvolledige, onjuiste of onwettelijke aanvraag wordt geretourneerd aan de gebruiker, die de aanvraag dan in orde moet maken.

Rechtsgevolgen van de registratie

Gevolgen van het invoeren van gegevens voor derden overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn (EU) 2017/1132

De bekendmaking van een akte of informatie geschiedt door de deponering ervan in het ondernemingsregister, gevolgd door de publicatie ervan in de elektronische verzameling van vennootschappen en verenigingen (RESA). Zodra een deponering in het ondernemingsregister heeft plaatsgevonden, is de informatie toegankelijk op de website van het register. De publicatie in RESA geschiedt in elk geval binnen 15 dagen na de deponering, maar in de praktijk vaak al op dezelfde dag.

Akten en uittreksels daarvan hebben pas rechtsgevolgen jegens derden vanaf de datum van publicatie ervan in RESA, tenzij de vennootschap kan aantonen dat de desbetreffende derde(n) er reeds eerder kennis van had(den). Derden kunnen zich echter beroepen op akten en uittreksels daarvan die nog niet zijn gepubliceerd. Wanneer een transactie plaatsvindt vóór de zestiende dag na de datum van publicatie, hebben deze akten en uittreksels daarvan geen rechtsgevolgen jegens derden die bewijzen dat zij er geen kennis van hebben kunnen nemen.

Verschillen tussen het invoeren van gegevens in het register en de publicatie ervan

Bij discrepantie tussen de gedeponeerde tekst en de in de elektronische verzameling van vennootschappen en verenigingen gepubliceerde tekst, heeft de gepubliceerde tekst geen rechtsgevolgen jegens derden. Een derde kan zich daar echter wel op beroepen, tenzij de vennootschap kan aantonen dat deze derde wel degelijk bekend was met de gedeponeerde tekst.

Sinds de hervorming in 2016, waarbij de beheerder van het ondernemingsregister tevens de beheerder van de elektronische verzameling van vennootschappen en verenigingen is geworden, bestaat het risico van verschillen tussen de gedeponeerde tekst en de gepubliceerde test niet meer.

Wie is verantwoordelijk voor de juistheid van de geregistreerde gegevens?

Verzoeken om toegang, rectificatie en beperking van de verwerking van gegevens, waarvoor de beheerder van het ondernemingsregister de verwerker en de minister van Justitie de verwerkingsverantwoordelijke is, moeten worden gericht aan de Luxembourg Business Registers (via het e-mailadres helpdesk@lbr.lu, of per post, aan G.I.E LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, à l’attention du délégué à la protection des données, L-2961 Luxembourg), die zorg draagt voor de opvolging ervan door de functionaris voor gegevensbescherming van het ministerie van Justitie.

De bewaartermijn van de in het ondernemingsregister opgenomen gegevens is twintig jaar vanaf de datum van schrapping van het dossier van de ingeschreven entiteit, overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.

De verantwoordelijkheid voor de juistheid van de in een deponering opgenomen gegevens ligt bij degene die deze heeft verricht.

Gegevensbeschermingsprocedures

Procedures in verband met de rechten van de betrokkene wat betreft publicatie en opslag van zijn persoonsgegevens

Verzoeken om toegang, rectificatie en beperking van de verwerking van gegevens, waarvoor de beheerder van het ondernemingsregister de verwerker en de minister van Justitie de verwerkingsverantwoordelijke is, moeten worden gericht aan de Luxembourg Business Registers (via het e-mailadres helpdesk@lbr.lu, of per post, aan G.I.E LUXEMBOURG BUSINESS REGISTERS, à l’attention du délégué à la protection des données, L-2961 Luxembourg), die zorg draagt voor de opvolging ervan door de functionaris voor gegevensbescherming van het ministerie van Justitie.

De bewaartermijn van de in het ondernemingsregister opgenomen gegevens is twintig jaar vanaf de datum van schrapping van het dossier van de ingeschreven entiteit, overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.

Contactinformatie

Kantooradres

Postadres

Openingstijden

14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg

Tel.: +352 26428-1
Fax: +352 26428555
E-mail: helpdesk@lbr.lu

Luxembourg Business Registers
L-2961 Luxembourg

Kantoor: van maandag tot en met vrijdag, 9.00 tot 12.00 uur en 13.30 tot 16.00 uur.

Telefonische helpdesk: van maandag tot en met vrijdag, 8.00 tot 17.30 uur.

Nuttige links

Website van Luxembourg Business Registers

Portaal van het ondernemingsregister

Laatste update: 14/04/2023

De verschillende taalversies van deze pagina worden bijgehouden door de betrokken lidstaten. De informatie wordt vertaald door de diensten van de Europese Commissie. Eventuele aanpassingen zijn daarom mogelijk nog niet verwerkt in de vertalingen. De Europese Commissie aanvaardt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot informatie of gegevens in dit document. Zie de juridische mededeling voor auteursrechtelijke bepalingen van de lidstaat die verantwoordelijk is voor deze pagina.