Rejestry działalności gospodarczej w państwach UE

Historia ustanowienia krajowego rejestru handlowego

Kiedy powstał rejestr?

Maltański Rejestr Handlowy (Malta Business Registry, MBR) to agencja rządowa, której w 2018 r. nadano status autonomicznej agencji w drodze przepisów uzupełniających 595.27. Wcześniej agencja należała do struktur Maltańskiego Urzędu ds. Usług Finansowych (Malta Financial Services Authority, MFSA). Agencji powierzono wszystkie uprawnienia i obowiązki urzędnika rejestru spółek określone w ustawie o spółkach (rozdział 386 Zbioru praw Malty) i we wszelkich innych mających zastosowanie przepisach.

Od kiedy jest dostępny w wersji elektronicznej?

Pierwsza wersja systemu internetowego powstała w 2004 r. Na przestrzeni lat wprowadzono w nim różne zmiany, aby lepiej odpowiadał potrzebom obywateli, dostawców usług korporacyjnych i samych przedsiębiorstw. Obecnie trwa szczegółowy proces aktualizacji systemu internetowego Maltańskiego Rejestru Handlowego. Celem tego procesu jest zapewnienie nowocześniejszej usługi cyfrowej dzięki zastosowaniu bardziej zaawansowanej technologii obejmującej między innymi funkcję umożliwiającą osobie złożenie podpisu cyfrowego lub zakładania przedsiębiorstwa przez internet za pomocą skuteczniejszego systemu technologicznego. W pełni zaktualizowana i elektroniczna wersja ma być gotowa na przełomie lat 2021 i 2022.

Jakie są obowiązujące przepisy dotyczące rejestru?

Agencję ustanowiono przepisami uzupełniającymi 595.27. Dalsze uprawnienia i funkcje agencji oraz podział zadań i obowiązków między osoby prawne i osoby pełniące określone funkcje w przedsiębiorstwie określono jednak w wielu różnych przepisach ustawowych: Są to następujące przepisy:

rozdział 386 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach,

przepisy uzupełniające 386.01 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (formularze),

przepisy uzupełniające 386.02 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki inwestycyjne o zmiennym kapitale zakładowym),

przepisy uzupełniające 386.03 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (opłaty),

przepisy uzupełniające 386.04 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki inwestycyjne o stałym kapitale zakładowym),

przepisy uzupełniające 386.05 Zbioru praw Malty, rozporządzenie (kontynuacja działalności spółek zagranicznych na Malcie oraz spółek maltańskich zagranicą),

przepisy uzupełniające 386.06 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (zastosowanie do spółek offshore),

przepisy uzupełniające 386.07 Zbioru praw Malty, zastosowanie ustawy o spółkach do spółek offshore założonych i zarejestrowanych na podstawie rozporządzenia w sprawie spółek handlowych (Commercial Partnerships Ordinance) i zarządzenia do ustawy o Urzędzie ds. Usług Finansowych,

przepisy uzupełniające 386.08 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (europejskie ugrupowanie interesów gospodarczych),

przepisy uzupełniające 386.09 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki inwestycyjne o zmiennym kapitale zakładowym stanowiące programy emerytalne lub fundusze emerytalne),

przepisy uzupełniające 386.10 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu cell company, prowadzące działalność ubezpieczeniową),

przepisy uzupełniające 386.11 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (prospekt),

przepisy uzupełniające 386.12 Zbioru praw Malty, rozporządzenie w sprawie transgranicznego łączenia się spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,

przepisy uzupełniające 386.13 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu incorporated cell company, prowadzące działalność ubezpieczeniową),

przepisy uzupełniające 386.14 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (spółki, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu incorporated cell company, będące spółkami inwestycyjnymi ze zmiennym kapitałem),

przepisy uzupełniające 386.15 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (uznane spółki, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu incorporated cell company),

przepisy uzupełniające 386.16 Zbioru praw Malty, rozporządzenie w sprawie spółek sekurytyzacyjnych, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu cell company,

przepisy uzupełniające 386.17 Zbioru praw Malty, rozporządzenie w sprawie przeniesienia siedziby statutowej spółki europejskiej (SE),

przepisy uzupełniające 386.18 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (system wzajemnego połączenia rejestrów),

przepisy uzupełniające 386.19 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (rejestr beneficjentów rzeczywistych),

przepisy uzupełniające 386.20 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (zwolnienie z audytu),

przepisy uzupełniające 386.21 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (fundusz restrukturyzacji spółek),

przepisy uzupełniające 386.22 Zbioru praw Malty, ustawa o spółkach – rozporządzenie (przedsiębiorstwa żeglugowe i lotnicze, w których aktywa są oddzielone od zobowiązań, typu incorporated cell company),

przepisy uzupełniające 459.01 Zbioru praw Malty, rozporządzenie w sprawie uzgodnień dotyczących zabezpieczeń finansowych.

Fundacje i stowarzyszenia:

rozdział 16 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny,

przepisy uzupełniające 16.07 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny (załącznik drugi) – rozporządzenie (opłaty),

przepisy uzupełniające 16.08 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny (załącznik drugi) – rozporządzenie (powiadomienia i formularze),

przepisy uzupełniające 16.10 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny (załącznik drugi) – rozporządzenie (istniejące organizacje),

przepisy uzupełniające 16.17 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny (załącznik drugi) – rozporządzenie (rejestr beneficjentów rzeczywistych – stowarzyszenia),

przepisy uzupełniające 16.18 Zbioru praw Malty, kodeks cywilny (załącznik drugi) – rozporządzenie (rejestr beneficjentów rzeczywistych – fundacje),

przepisy uzupełniające 492.01 Zbioru praw Malty, rozporządzenie w sprawie organizacji wolontariackich (rozliczenie roczne i roczne sprawozdanie finansowe).

Jakie informacje można znaleźć w rejestrze handlowym?

Kto jest uprawniony do uzyskania dostępu do rejestru?

System internetowy umożliwia dostęp do rejestru każdej osobie fizycznej pragnącej uzyskać informacje na temat przedsiębiorstw, fundacji i stowarzyszeń.

Informacje zawarte w rejestrze obejmują informacje bezpłatne i przeznaczone do użytku ogólnego (informacje o charakterze publicznym). Obejmują one między innymi nazwę i numer rejestracyjny przedsiębiorstwa, adres jego siedziby statutowej, datę założenia, informację, czy ma ono status spółki, kapitał zakładowy i tożsamość osób pełniących określone funkcje w przedsiębiorstwie.

Pozostałą dokumentację przedsiębiorstw udostępnia się po uiszczeniu minimalnej opłaty. Dokumentacja ta obejmuje między innymi wszelkie zgłoszenia dokonane do urzędnika rejestru i zarejestrowane przez niego w odniesieniu do każdego przedsiębiorstwa, status przedsiębiorstwa, roczne sprawozdania finansowe oraz rozliczenia roczne. Dane beneficjentów rzeczywistych są również publicznie dostępne i można je uzyskać po wniesieniu minimalnej opłaty.

Jakie informacje są przechowywane w rejestrze?

Jakiego rodzaju dane można znaleźć w rejestrze? (podmioty wpisywane do rejestru publicznego, informacje o upadłości, sprawozdania finansowe itp.)

Rejestr zawiera następujące dane:

• dane przedsiębiorstwa, w tym zarejestrowaną nazwę przedsiębiorstwa, datę rejestracji i siedzibę statutową,
• status przedsiębiorstwa – przedsiębiorstwo działające albo rozwiązane,
• zatwierdzony kapitał zakładowy przedsiębiorstwa,
• zaangażowane strony, ich dowody tożsamości i adresy zamieszkania. Chodzi tu o dyrektorów, udziałowców/akcjonariuszy, pełnomocników, pełnomocników procesowych, sekretarzy i audytorów,
• liczba akcji/udziałów posiadanych przez poszczególnych akcjonariuszy/udziałowców,
• informacje, czy spółka jest w trakcie likwidacji, wraz z danymi likwidatora (likwidatorów),
• informacje o beneficjentach rzeczywistych.

Jakie dokumenty przechowuje się w rejestrze (akta, zbiory dokumentów, statuty, protokoły walnego zgromadzenia itp.)?

Przechowuje się następujące dokumenty:

• rozliczenie roczne,
• księgi,
• akt założycielski i statut lub umowę spółki,
• informacje na temat beneficjentów rzeczywistych,
• uchwały,
• protokoły walnego zgromadzenia,
• dokumenty dotyczące rozwiązania i likwidacji spółki,
• inne zgłoszenia wymagane przepisami prawa.

Jak wyszukiwać informacje w rejestrze (i jakie kryteria wyszukiwania są dostępne)?

Osobiście

Informacje dotyczące przedsiębiorstw można uzyskać bezpośrednio w biurze Maltańskiego Rejestru Handlowego mieszczącym się w Żejtunie na Malcie.

Na stronie internetowej rejestru

Informacje można znaleźć na portalu Maltańskiego Rejestru Handlowego.

Jakie kryteria wyszukiwania są dostępne?

Aby wyszukać informacje, należy kliknąć wyżej wskazany link portalu i przejść do zakładki Company Search. Każda osoba może wyszukać przedsiębiorstwo, wpisując jego nazwę lub jej część bądź jego numer rejestracyjny.

Jak mogę uzyskać dokumenty?

Dokumenty można nabyć za pośrednictwem systemu internetowego, płacąc kartą, lub bezpośrednio w biurze Maltańskiego Rejestru Handlowego.

Jak uzyskać wyciąg z rejestru, uwierzytelniony odpis lub kopię dokumentu?

W tym celu należy wysłać wniosek na adres e-mail orders.mbr@mbr.mt ze wskazaniem potrzebnych dokumentów.

Procedura rejestracji

Jak mogę wszcząć procedurę rejestracji (składanie wniosku do rejestru, poświadczanie dokumentów, rodzaj dokumentów, które należy załączyć)?

Osobiście

Proces rejestracji można rozpocząć bezpośrednio w biurze Maltańskiego Rejestru Handlowego mieszczącym się w Żejtunie na Malcie. Do wniosku należy załączyć akt założycielski i statut lub umowę spółki wraz z odpowiednimi dokumentami, dokumentami tożsamości oraz potwierdzeniem wpłat bankowych na poczet kapitału zakładowego.

Przez internet

Proces rejestracji może przeprowadzić osoba zarejestrowana w systemie internetowym jako upoważniony użytkownik. Zastosowanie mają te same wymogi dotyczące dokumentów, jednak koszt procedury internetowej jest niższy niż opłata uiszczana w przypadku rejestracji dokonywanej osobiście w biurze.

Możliwość zarejestrowania przedsiębiorstwa jest uzależniona od tego, czy dysponuje ono podpisem cyfrowym eIDAS, który należy przesłać do Maltańskiego Rejestru Handlowego.

W jaki sposób rozpoznaje się złożone wnioski?

Urzędnicy Maltańskiego Rejestru Handlowego analizują całą otrzymaną dokumentację i przeprowadzają weryfikację, jeżeli jest ona wymagana przepisami prawa. Zaangażowane strony poddaje się kontroli dotyczącej sankcji, negatywnego przekazu medialnego, narażenia ze względu na zajmowane eksponowane stanowisko polityczne lub zakazu prowadzenia działalności. Przeprowadza się również analizę podpisów i kontrole służące sprawdzeniu, czy sygnatariusz jest upoważniony do podpisania danego dokumentu. Informacje te weryfikuje się również pod kątem zgodności z obowiązującym prawem.

Skutki prawne rejestracji

Skutki wpisów wobec osób trzecich zgodnie z art. 17 dyrektywy (UE) 2017/1132

Kwestię uregulowano również w art. 401 ust. 2 ustawy o spółkach (rozdział 386 Zbioru praw Malty). Zgodnie z art. 401 ust. 1 lit. e) każdy dokument, certyfikat lub inne informacje podlegają publikacji. Publikacja takich dokumentów zapewnia spółce handlowej ich skuteczność wobec osób trzecich. Każda czynność ukończona przed upływem szesnastu dni od publikacji dowolnego dokumentu, certyfikatu lub innych informacji jest bezskuteczna wobec osób trzecich, które są w stanie udowodnić, że nie mogły powziąć informacji na ten temat.

Rozbieżności między wpisem do rejestru a treścią ogłoszenia

Zgodnie z najnowszą dyrektywą UE (dyrektywa (UE) 2019/1151, zmieniająca dyrektywę (UE) 2017/1132) w przypadku jakichkolwiek rozbieżności między treścią wpisu do rejestru a treścią ogłoszenia do celów zapewnienia prawidłowości danych pierwszeństwo ma wersja widniejąca w rejestrze. Należy jednak w miarę możliwości unikać takich rozbieżności. Obecnie rozbieżności można uniknąć dzięki temu, że ogłoszenia i dokumenty udostępniane publicznie (zarówno w przypadku informacji udzielanych nieodpłatnie, jak i informacji, za które pobiera się opłatę) zamieszcza się i publikuje w systemie internetowym Maltańskiego Rejestru Handlowego. Nie tak łatwo jest zatem doprowadzić do sytuacji, w której informacje wpisane do rejestru nie odzwierciedlają treści ogłoszenia. Wszystkie ogłoszenia są dostępne nie tylko na portalu, ale również pod adresem https://support.mbr.mt/pages/Publications.aspx.

Kto jest odpowiedzialny za prawidłowość wpisów?

Za prawidłowość wpisów odpowiada samo przedsiębiorstwo.

Procedury ochrony danych

Procedury dotyczące praw osoby, której dane dotyczą, w zakresie publikowania i przechowywania jej danych osobowych

Prawa przyznane osobom, których dane dotyczą, zgodnie z unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych podlegają ochronie zawsze, gdy Maltański Rejestr Handlowy otrzymuje, przetwarza i przechowuje takie dane. Maltański Rejestr Handlowy pełni także rolę inspektora ochrony danych. Wszelkie informacje na ten temat znajdują się również na stronie internetowej Maltańskiego Rejestru Handlowego, na której bardziej szczegółowo wyjaśniono między innymi, które dane stanowią dane osobowe, które przepisy mają zastosowanie w tym obszarze, które dane są gromadzone od osób, których dotyczą, w jaki sposób takie dane są gromadzone, w jaki sposób wykorzystuje się media społecznościowe, co należy rozumieć przez prawidłowość danych, ile wynoszą okresy przechowywania i zatrzymywania, w jaki sposób osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się o udostępnienie jej danych przechowywanych przez Maltański Rejestr Handlowy, a także jak przebiega procedura składania skarg do Biura Komisarza ds. Informacji i Ochrony Danych. Informacje te są dostępne na stronie https://mbr.mt/privacy-policy/.

Dane kontaktowe

Z Maltańskim Rejestrem Handlowym można skontaktować się telefonicznie pod numerem (+356) 22582300 lub za pośrednictwem następującej strony internetowej: https://mbr.mt/

Można również udać się do biura Maltańskiego Rejestru Handlowego mieszczącego się pod adresem: Malta Business Registry,

AM Business Centre, Labour Road, Żejtun ZTN 2401, Malta.

Wiadomości e-mail z wnioskami o wydanie certyfikatów i dokumentów można przesyłać na adres orders.mbr@mbr.mt, natomiast wszelkie wnioski o pomoc w związku z usługami elektronicznymi należy przesyłać drogą mailową na adres support.mbr@mbr.mt

Przydatne linki:

https://mbr.mt/contact/

https://mbr.mt/companies-act/

https://mbr.mt/foundations-and-associations/

https://mbr.mt/faq/

https://mbr.mt/resources/

https://mbr.mt/promo/official-registry-forms/

https://mbr.mt/news/

https://legislation.mt/