Registrele comerțului în țările UE

Despre Registrul comerțului din Republica Letonia

Registrul comerțului din Republica Letonia (Latvijas Republikas Uzņēmumu rež istrs) a fost înființat la 1 decembrie 1990. Registrul comerțului este un organism public leton care ține evidența, pe de o parte, a întreprinderilor (societăților comerciale), a comercianților, precum și a sucursalelor și reprezentanțelor acestora și, pe de altă parte, a modificărilor aduse statutului acestora; de asemenea, organismul desfășoară și alte activități prevăzute de lege. Registrul comerțului ține și evidența furnizorilor de mass-media, a asociațiilor și fundațiilor, a gajurilor comerciale, a influențelor decisive exercitate de întreprinderi, a convențiilor matrimoniale, a partidelor politice, a organismelor de arbitraj, a sindicatelor, a organizațiilor și instituțiilor religioase, precum și a procedurilor de insolvență și a informațiilor privind beneficiarii reali ai construcțiilor juridice.

Legislația aplicabilă în prezent

Principalele acte legislative care reglementează activitatea Registrului comerțului suntLegea privind Registrul comerțului din Republica Letonia, statutul Registrului comerțului, Legea privind depunerile și Legea privind procedura administrativă.

O listă a actelor legislative generale, precum și a actelor legislative privind operatorii comerciali, antreprenorii și organizațiile, contractele și gajurile comerciale, precum și transmiterea de informații poate fi consultată aici.

Cum puteți solicita informații de la Registrul comerțului?

Registrul comerțului pune la dispoziție informații cu privire la toate persoanele juridice și faptele juridice înregistrate.

Se pot obține în mod gratuit informații din Registrul comerțului de pe site-ul de informare al registrului, unde datele actuale sunt disponibile fără a fi necesar să vă autentificați, în timp ce evidențele istorice pot fi consultate, documentele din secțiunea destinată publicului a registrului pot fi examinate/descărcate și informațiile cu privire la persoanele fizice pot fi accesate numai prin autentificare pe site cu cartea de identitate națională eliberată în Letonia, cu semnătura electronică, cu dispozitive de identificare bancară sau cu servicii de autentificare eIDAS (pentru cetățenii UE).

Atunci când este necesară obținerea unui extras din Registrul comerțului cu privire la o persoană juridică înregistrată, un fapt juridic (contract) sau o persoană fizică, se depune un formular de cerere de informații sau o cerere de informații în format gratuit, fie prin poștă, fie prin mijloace electronice (e-mail sau prin trimiterea acesteia la adresa de e-mail oficială a registrului pasts@ur.gov.lv, semnată cu o semnătură electronică securizată și o marcă temporală digitală). Cererea de informații trebuie să conțină detalii privind plata efectuată (fie un document care să ateste efectuarea plății, fie o copie a unui astfel de document sau un document imprimat al operațiunii bancare efectuate online). Atunci când se solicită informații, trebuie să se indice modalitatea de primire a informațiilor, și anume prin poștă (scrisoare recomandată) sau prin mijloace electronice.

Registrul eliberează și copii ale documentelor din dosarul de înregistrare a unei persoane juridice sau a unui fapt juridic (contract) și din dosarul cauzelor. Documentele din secțiunea destinată publicului a dosarului de înregistrare [conform dispozițiilor articolului 4.¹⁵ din Legea privind Registrul comerțului din Republica Letonia] pot fi obținute online de pe site-ul de informare al Registrului comerțului în mod gratuit și imediat.

Pentru a obține o copie a documentului din secțiunea destinată publicului sau din cea care nu este destinată publicului în baza unui certificat de autentificare, trebuie depus un formular de cerere de informații sau trebuie transmisă o cerere în format gratuit. Eliberarea de copii ale documentelor în baza unui certificat de autentificare reprezintă un serviciu oferit contra unei taxe. Acest serviciu poate fi furnizat prin poștă sau prin e-mail.

Începând din 1 august 2021, toate înregistrările din Registrul comerțului și toate documentele adăugate la dosarul de înregistrare care se regăsesc în Registrul comerțului, precum și cele care, în conformitate cu articolul 4.¹⁵ din Legea privind Registrul comerțului din Republica Letonia, fac parte din secțiunea destinată publicului a dosarului de înregistrare, sunt publicate în format electronic, gratuit, pe site-ul de informare, asigurându-se astfel accesul public online la acestea de la bun început. Înregistrările se consideră publicate în ziua următoare (și anume după miezul nopții) celei în care au fost efectuate, iar documentele se consideră publicate în ziua următoare (și anume după miezul nopții) celei în care au fost anexate la dosarul de înregistrare.

Registrul comerțului oferă posibilitatea de a obține, în mod gratuit, sub formă de date deschise, următoarele informații cu privire la toate persoanele juridice înregistrate:

• numărul de înregistrare;
• denumirea sau denumirea comercială a entității;
• denumirea istorică a entității (dacă denumirea a fost modificată);
• tipul de persoană juridică;
• registrul în care este înregistrată entitatea;
• data înregistrării;
• codul de identificare al beneficiarului pentru zona unică de plăți în euro (în cazul în care a fost alocat);
• informații din care să reiasă dacă persoana juridică a fost radiată din registru sau reorganizată;
• data radierii persoanei juridice din registru (sau data reorganizării, în cazul în care motivul radierii este un proces de reorganizare);
• sediul social;
• domeniul de activitate al asociațiilor, fundațiilor și sindicatelor.
• informații privind beneficiarii reali înregistrați în dosarul persoanei juridice (prenume, nume, parte din codul numeric personal, data nașterii, cetățenia, țara de reședință);
• date privind membrii comitetului executiv, membrii cu drept de reprezentare sau alți membri de rang înalt ai personalului care au dreptul de a reprezenta entitatea juridică (prenume, nume, parte din codul numeric personal, funcția deținută, data înregistrării);
• informații privind asociații societăților comerciale cu răspundere limitată (prenume, nume, parte din codul numeric personal, numărul de acțiuni deținute de aceștia și valoarea nominală a acțiunilor respective);
• informații de bază privind procedurile de insolvență (dacă informațiile sunt înregistrate în registrul de insolvență);
• date din rapoartele financiare anuale.

Aceste informații sunt furnizate în format .csv, .txt sau .xlsx și pot fi accesate aici. Utilizatorul poate alege formatul datelor care corespunde cel mai bine utilizării avute în vedere. Datele sunt actualizate zilnic.

Pentru a obține documente care nu sunt menționate la articolul 4.¹⁵ din Legea privind Registrul comerțului din Republica Letonia, în plus față de cele de mai sus, în solicitarea scrisă trebuie să se precizeze motivul solicitării și scopul în care vor fi utilizate informațiile.

Informații privind cuantumul taxelor pentru servicii sunt disponibile aici.

Cât de fiabile sunt informațiile privind documentele din Registrul comerțului?

Începând din 1 august 2021, toate înregistrările din Registrul comerțului și toate documentele anexate la dosarul de înregistrare care se regăsesc în Registrul comerțului, precum și cele care, în conformitate cu articolul 4¹⁵ din Legea privind Registrul comerțului din Republica Letonia, fac parte din secțiunea destinată publicului a dosarului de înregistrare, sunt publicate în format electronic, gratuit, pe site-ul de informare al Registrului comerțului, asigurându-se astfel accesul public online la acestea de la bun început. Toate înregistrările efectuate în Registrul comerțului înainte de 31 iulie 2021 și toate informațiile referitoare la documente specifice au fost publicate în Monitorul Oficial Latvijas Vēstnesis.

Înregistrările se consideră publicate în ziua următoare (și anume după miezul nopții) celei în care au fost efectuate, iar documentele se consideră publicate în ziua următoare (și anume după miezul nopții) celei în care au fost anexate la dosarul de înregistrare. Înregistrările din Registrul comerțului devin opozabile terților doar după publicarea lor, cu excepția cazului în care informațiile relevante erau cunoscute de partea terță înainte de publicare. În schimb, dacă o parte terță poate dovedi că nu avea cunoștință și nu ar fi putut avea cunoștință de informațiile publicate, informațiile respective nu pot fi invocate în cadrul unor demersuri juridice inițiate în termen de 15 zile de la publicarea informațiilor.

În cazul în care informațiile care urmează să fie înscrise în Registrul comerțului sunt înregistrate sau publicate în mod incorect, o parte terță poate invoca informațiile publicate în legătură cu partea în al cărei interes au fost publicate informațiile, însă nu și în cazul în care partea terță a avut cunoștință de faptul că informațiile publicate în Registrul comerțului nu corespund situației juridice reale. Pentru informații mai detaliate, a se vedea articolele 11 și 12 din Codul comercial.

Inițierea unei proceduri de înregistrare

Depunerea cererilor este reglementată de Codul comercial. Dispozițiile relevante ale codului prevăd că documentele care justifică înscrierea în Registrul comerțului și alte documente prevăzute în cod se depun la oficiul Registrului comerțului. Aceste documente se depun pe suport de hârtie sau în format electronic.

Oficiul Registrului comerțului înregistrează în mod corespunzător documentul relevant în original sau o copie certificată a acestuia. În cazul în care legea prevede că semnătura unei persoane pe un document (cerere, document care trebuie anexat la o cerere sau un alt document) trebuie să fie autentificată notarial, cerința este considerată îndeplinită dacă semnătura este certificată de un notar autorizat sau, în cazul în care documentul a fost întocmit în format electronic, acesta a fost semnat cu o semnătură electronică securizată. În cazul în care legea prevede că semnătura unei persoane pe un document (cerere, document care trebuie anexat la o cerere sau un alt document) trebuie să fie autentificată notarial, procura prin care se autorizează o altă persoană să semneze documentul necesită autentificarea la un notar. Documentele oficiale eliberate în străinătate sunt legalizate în conformitate cu procedurile prevăzute în acordurile internaționale și sunt însoțite de o traducere în limba letonă, legalizată la un notar. O traducere legalizată în limba letonă trebuie să fie însoțită de documente private într-o limbă străină, în conformitate cu procedura stabilită de Cabinetul de Miniștri.

Documentele pot fi depuse în vederea înregistrării în Registrul comerțului prin intermediul mijloacelor electronice de depunere: un serviciu electronic, o adresă electronică sau e-mail. Informații mai detaliate cu privire la modul de transmitere electronică a documentelor sunt disponibile aici.

Examinarea cererilor depuse

Procedura de examinare a documentelor depuse este reglementată de Legea privind Registrul comerțului din Republica Letonia. Legea prevede că, în cadrul examinării documentelor depuse, notarul public al Registrului comerțului verifică dacă:

1. au fost depuse toate documentele prevăzute de lege care urmează să fie înregistrate (adăugate la dosar) sau pe baza cărora se face o înscriere în Registrul comerțului;
2. documentul care urmează să fie înregistrat (adăugat la dosar) sau pe baza căruia se face o înscriere în Registrul comerțului produce efecte juridice;
3. forma documentului care urmează să fie înregistrat (adăugat la dosar) sau pe baza căruia se face o înscriere în Registrul comerțului îndeplinește cerințele prevăzute de lege sau de statut, în cazul în care legislația prevede posibilitatea ca un anumit tip de document să fie specificat în statut;
4. volumul și conținutul informațiilor și dispozițiilor din documentul care urmează să fie înregistrat (adăugat la dosar) sau pe baza căruia se face o înscriere în Registrul comerțului sunt conforme cu legislația și cu alte documente din dosarul de înregistrare;
5. în Registrul comerțului nu a fost înregistrat niciun alt obstacol de natură juridică.

În cazul în care, în cursul verificării circumstanțelor de mai sus, nu se constată niciun fel de obstacol, notarul public al Registrului comerțului ia decizia de a efectua o înscriere sau de a înregistra documentele (de a le adăuga la dosar).

În cazul în care se constată că cerințele de mai sus nu au fost respectate, însă deficiențele pot fi remediate, notarul public al Registrului comerțului ia decizia de a amâna efectuarea unei înscrieri sau a înregistrării documentelor (adăugării acestora la dosar) și stabilește în decizie un termen rezonabil, care nu poate fi mai mic de o lună, pentru remedierea deficiențelor.

În cazul în care deficiențele constatate în documente nu pot fi remediate sau informațiile transmise nu trebuie înregistrate în Registrul comerțului, notarul public al Registrului comerțului decide să refuze înregistrarea documentelor (adăugarea acestora la dosar) sau să refuze efectuarea unei înscrieri în Registrul comerțului. În astfel de cazuri, taxa de stat nu este rambursată.

În cazul în care Registrul comerțului dispune de o dovadă irefutabilă a falsificării semnăturii, notarul public al Registrului comerțului ia decizia de a refuza înregistrarea documentelor (adăugarea acestora la dosar) sau de a refuza să efectueze o înscriere în Registrul comerțului.

Proceduri privind protecția datelor

Procedurile se referă la drepturile persoanei vizate în ceea ce privește orice tip de operațiune de prelucrare a datelor sale cu caracter personal. Registrul comerțului prelucrează date cu caracter personal exclusiv în scopul îndeplinirii funcțiilor și sarcinilor sale în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor, cu Legea privind prelucrarea datelor cu caracter personal și cu alte acte legislative, ținând seama de următoarele principii de bună practică pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul activităților sale:

• datele cu caracter personal ar trebui prelucrate în mod legal, echitabil și transparent, prin furnizarea de informații pe site-ul registrului cu privire la procesele de prelucrare a datelor implicate și la justificarea juridică și scopurile (obiectivele) prelucrării. Datele cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv de angajați printre ale căror atribuții se numără și desfășurarea unor astfel de activități;
• datele cu caracter personal ar trebui prelucrate în scopuri clare, specifice și legitime și nu ar trebui prelucrate contrar scopurilor inițiale;
• ar trebui aplicat principiul reducerii la minimum a volumului datelor: datele ar trebui prelucrate numai dacă sunt necesare pentru atingerea scopului de prelucrare preconizat;
• ar trebui să asigurată exactitatea datelor: datele inexacte ar trebui corectate sau actualizate, cu excepția cazului în care legislația prevede contrariul;
• datele ar trebui stocate pentru perioade care să nu depășească perioada de păstrare necesară pentru atingerea scopului prelucrării sau perioada de păstrare prevăzută de legislație;
• ar trebui utilizate măsuri tehnice și organizatorice proporționale și care să fie în îmbunătățite în permanență pentru a asigura confidențialitatea, integritatea (imuabilitatea) și securitatea datelor cu caracter personal, inclusiv protecția respectivelor date împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale ori împotriva pierderii sau distrugerii accidentale.

Informații suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice de către Registrul comerțului sunt disponibile aici.

Date de contact:

Registrul comerțului din Republica Letonia

Pērses iela 2
Riga, Letonia, LV 1011

Linie telefonică pentru obținerea de informații: 67031703 (vă rugăm să rețineți faptul că nu se oferă consultanță juridică). E-mail: pasts@ur.gov.lv

Vizitatorii pot stabili o întâlnire cu persoana care conduce instituția, cu condiția să precizeze chestiunea sau problema pe care doresc să o abordeze, precum și data și ora la care solicită întâlnirea și să furnizeze datele lor de contact.

Linkuri utile:

Registrul comerțului din Republica Letonia
Registrul European al Comerțului (acces furnizat de Lursoft)