Poslovni registri v državah EU

O registru podjetij Republike Latvije

Register podjetij Republike Latvije (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) je bil ustanovljen 1. decembra 1990. Register podjetij je javni organ, ki vodi register podjetij (družb), trgovcev, njihovih podružnic in predstavništev ter sprememb njihovih statutov, izvaja pa tudi druge dejavnosti, določene v zakonodaji. Vodi tudi register ponudnikov množičnih medijev, združenj in ustanov, komercialnih jamstev, obvladujočih deležev, dogovorov o ureditvi premoženjskih razmerij med zakoncema, političnih strank, arbitražnih organov, sindikatov, verskih organizacij in ustanov, postopkov zaradi insolventnosti ter informacij o dejanskih lastnikih pravnih ureditev.

Trenutno veljavna zakonodaja

Glavni predpisi, ki urejajo delovanje registra podjetij, so:zakon o registru podjetij Republike Latvije, statut registra podjetij, zakon o vlogah in zakon o upravnem postopku.

Tukaj je na voljo seznam splošnih predpisov ter posebnih predpisov, ki zadevajo gospodarske subjekte, podjetnike in organizacije, pogodbe in komercialna jamstva ter predložitev informacij.

Kako zahtevati informacije iz registra podjetij?

Register podjetij vsebuje informacije o vseh registriranih pravnih osebah in pravnih dejstvih.

Če so na voljo trenutno veljavni podatki, je mogoče informacije iz registra podjetij brezplačno in brez avtentifikacije pridobiti na informacijskem spletišču registra, vpogled v pretekle evidence, pregled/prenos dokumentov v javnem delu registra in dostop do informacij o fizičnih osebah pa je mogoče dobiti le z avtentifikacijo na spletišču z nacionalno latvijsko kartico za elektronsko identifikacijo, elektronskim podpisom, napravami za bančno identifikacijo ali avtentikacijskimi storitvami eIDAS (za državljane EU).

Če je treba pridobiti izpisek iz registra podjetij, ki se nanaša na registrirano pravno osebo, pravno dejstvo (pogodbo) ali fizično osebo, je treba vložiti zahtevek za pridobitev informacij ali vlogo v prosti obliki, in sicer po pošti ali elektronsko (po e-pošti ali s pošiljanjem na uradni elektronski naslov registra pasts@ur.gov.lv, podpisano z varnim elektronskim podpisom in digitalnim časovnim žigom). Zahtevek mora vključevati podrobnosti o opravljenem plačilu (dokument, ki potrjuje plačilo, kopija takega dokumenta ali izpis iz spletne banke). Ob vložitvi zahtevka za pridobitev informacij je treba navesti, v kakšni obliki jih želite prejeti, tj. po pošti (priporočeno) ali v elektronski obliki.

Register izdaja tudi kopije dokumentov iz registracijske dokumentacije pravnega subjekta ali pravnega dejstva (pogodba) ter iz evidence dokumentacije. Dokumente iz javnega dela registracijske dokumentacije (v skladu s prvim odstavkom člena 4.¹⁵ zakona o registru podjetij Republike Latvije) je mogoče takoj brezplačno pridobiti na spletu na informacijskem spletišču registra podjetij.

Za pridobitev kopije dokumenta iz javnega ali nejavnega dela s potrdilom o pristnosti je treba predložiti zahtevek za pridobitev informacij ali vlogo v prosti obliki. Za storitev izdaje kopij dokumentov (s potrdilom o pristnosti) je treba plačati pristojbino. Ta storitev se lahko opravi po redni ali elektronski pošti.

Od 1. avgusta 2021 se vsi vpisi v poslovni register ter vsi dokumenti, priloženi registracijski dokumentaciji, ki so vključeni v poslovni register in v skladu s prvim odstavkom člena 4.¹⁵ zakona o registru podjetij Republike Latvije v javni del registracijske dokumentacije, brezplačno v elektronski obliki objavijo na informacijskem spletišču, tako da so javnosti že od začetka dostopni na spletu. Šteje se, da so vpisi objavljeni (tj. po polnoči) na dan po vpisu, dokumenti pa (tj. po polnoči) na dan po priložitvi k registracijski dokumentaciji.

Register podjetij omogoča brezplačno pridobitev naslednjih informacij o vseh registriranih pravnih subjektih v obliki odprtih podatkov:

• registracijska številka,
• ime ali trgovsko ime subjekta,
• zgodovinsko ime subjekta (če je bilo ime spremenjeno),
• vrsta pravnega subjekta,
• register, v katerem je subjekt registriran,
• datum registracije,
• identifikacijska oznaka upravičenca enotnega območja plačil v eurih (če je dodeljena),
• informacije o izbrisu pravnega subjekta iz registra ali njegovem preoblikovanju,
• datum izbrisa pravnega subjekta iz registra (ali datum preoblikovanja, če je to razlog za izbris),
• statutarni sedež,
• področje dejavnosti združenj, ustanov in sindikatov,
• informacije o dejanskih lastnikih, registriranih v spisu pravne osebe (ime, priimek, del osebne identifikacijske številke, datum rojstva, državljanstvo, država prebivališča),
• podatki o članih izvršilnega odbora, članih s pravico do zastopanja ali drugih višjih uslužbencih, ki imajo pravico zastopati pravno osebo (ime, priimek, del osebne identifikacijske številke, delovno mesto, datum registracije),
• informacije o članih družb z omejeno odgovornostjo (ime, priimek, del osebne identifikacijske številke, število delnic v njihovi lasti in nominalna vrednost teh delnic),
• osnovne informacije o postopkih v primeru insolventnosti (če so informacije vpisane v register insolventnosti),
• podatki iz letnih računovodskih poročil.

Te informacije so na voljo v formatih datotek .csv, .txt ali .xlsx in so dostopne tukaj. Uporabnik lahko izbere obliko zapisa podatkov, ki najbolje ustreza predvideni uporabi. Podatki se dnevno posodabljajo.

Če želite poleg zgornjih dokumentov pridobiti dokumente, ki niso navedeni v prvem odstavku člena 4.¹⁵ zakona o registru podjetij Republike Latvije, morate vložiti pisni zahtevek z navedbo razloga zanj in namena uporabe informacij.

Informacije o zneskih pristojbin za storitve so na voljo tukaj.

Kako zanesljive so informacije o dokumentih v poslovnem registru?

Od 1. avgusta 2021 se vsi vpisi v poslovni register ter vsi dokumenti, priloženi registracijski dokumentaciji, ki so vključeni v poslovni register in v skladu s prvim odstavkom člena 4.¹⁵ zakona o registru podjetij Republike Latvije v javni del registracijske dokumentacije, brezplačno v elektronski obliki objavijo na informacijskem spletišču registra podjetij, tako da so javnosti že od začetka dostopni na spletu. Vsi vpisi v poslovni register pred 31. julijem 2021 in vse informacije v zvezi s posameznimi dokumenti so objavljeni v uradnem listu Latvijas Vēstnesis.

Šteje se, da so vpisi objavljeni (tj. po polnoči) na dan po vpisu, dokumenti pa (tj. po polnoči) na dan po priložitvi k registracijski dokumentaciji. Vpisi v poslovni register postanejo za tretje osebe zavezujoči šele po objavi, razen če so bile zadevne informacije tretji osebi znane že pred objavo. Vendar pa se na te informacije ni mogoče sklicevati v zvezi s pravnimi dejanji, opravljenimi v obdobju 15 dni od njihove objave, če lahko tretja oseba dokaže, da z objavljenimi informacijami ni bila in ni mogla biti seznanjena.

Če se informacije, vpisane v poslovni register, napačno zabeležijo ali objavijo, se lahko tretja oseba sklicuje na informacije, objavljene v zvezi z osebo, v interesu katere so bile objavljene, nanje pa se ne more sklicevati, če je vedela, da informacije, objavljene v poslovnem registru, niso ustrezale dejanskemu pravnemu položaju. Podrobnejše informacije so na voljo v členih 11 in 12 gospodarskega zakona.

Začetek postopka registracije

Predložitev vlog je urejena v gospodarskem zakonu. V ustreznih določbah zakona je določeno, da se dokumenti, ki so podlaga za vpis v poslovni register, in drugi dokumenti, določeni z zakonom, predložijo uradu poslovnega registra. Te dokumente je treba predložiti v papirni ali elektronski obliki.

Urad poslovnega registra predloži izvirnik ustreznega dokumenta ali njegovo ustrezno overjeno kopijo. Če zakon določa, da je treba podpis osebe na listini (vloga, dokument, ki se priloži vlogi, ali drug dokument) overiti, se šteje, da je zahteva izpolnjena, če podpis overi pooblaščeni notar ali, če je bil dokument sestavljen elektronsko, je bil dokument podpisan z varnim elektronskim podpisom. Če zakon določa, da je treba podpis osebe na dokumentu (vloga, dokument, ki se priloži vlogi, ali drug dokument) overiti, mora pooblastilo, na podlagi katerega je za podpis dokumenta pooblaščena druga oseba, overiti notar. Javne listine, izdane v tujini, so legalizirane v skladu s postopki, določenimi v mednarodnih sporazumih, priloži pa se jim notarsko overjen prevod v latvijščino. Overjen prevod v latvijščino je treba priložiti zasebnim listinam v tujem jeziku v skladu s postopkom, ki ga določi kabinet ministrov.

Dokumenti se lahko predložijo za registracijo v registru podjetij po elektronski poti za oddajo: e-storitev, e-naslov ali e-pošta. Podrobnejše informacije o tem, kako poslati dokumente v elektronski obliki, so na voljo tukaj.

Pregled vloženih vlog

Postopek pregleda predloženih dokumentov je urejen v zakonu o registru podjetij Republike Latvije. Zakon določa, da notar registra pri pregledu predloženih dokumentov preveri, ali:

1. so bili predloženi vsi zakonsko določeni dokumenti, ki se registrirajo (dodajo v spis) ali na podlagi katerih se opravi vpis v poslovni register;
2. ima dokument, ki se registrira (doda v spis) ali na podlagi katerega se opravi vpis v poslovni register, pravni učinek;
3. oblika dokumenta, ki se registrira (doda v spis) ali na podlagi katerega se opravi vpis v poslovni register, izpolnjuje zahteve iz zakonodaje ali statuta, če je v zakonodaji predvidena možnost, da se v statutu navede posebna oblika dokumenta;
4. sta količina in vsebina informacij in določb v dokumentu, ki se registrira (dodaja v spis) ali na podlagi katerega se opravi vpis v poslovni register, v skladu z zakonodajo in drugimi dokumenti v registracijski dokumentaciji;
5. v registru podjetij ni bila evidentirana nobena druga pravna ovira.

Če pri preverjanju zgoraj navedenih okoliščin ni bila ugotovljena nobena ovira, se notar registra podjetij odloči, da opravi vpis ali registracijo dokumentov (dodajanje dokumentov v spis).

Če se ugotovi, da zgoraj navedene zahteve niso bile izpolnjene, vendar je pomanjkljivosti mogoče odpraviti, se notar registra podjetij odloči, da bo odložil vpis ali registracijo dokumentov (njihovo dodajanje v spis) ter v odločbi za odpravo pomanjkljivosti določi razumen rok, ki ni krajši od enega meseca.

Če pomanjkljivosti, ugotovljenih v dokumentih, ni mogoče odpraviti ali če se predložene informacije ne vpisujejo v poslovni register, se notar registra podjetij odloči, da zavrne registracijo dokumentov (dodajanja v spis) ali da ne opravi vpisa v poslovni register. V takih primerih se državna pristojbina ne povrne.

Če so registru podjetij predloženi neovrgljivi dokazi, da je bil podpis ponarejen, se notar registra podjetij odloči, da zavrne registracijo dokumentov (njihovo dodajanje v spis) ali zavrne vpis v poslovni register.

Postopki varstva podatkov

Postopki se nanašajo na pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v zvezi z vsemi vrstami obdelave njegovih osebnih podatkov. Register podjetij obdeluje osebne podatke izključno za namene opravljanja svojih funkcij in nalog v skladu s splošno uredbo o varstvu podatkov, zakonom o obdelavi osebnih podatkov in drugo zakonodajo, pri obdelavi osebnih podatkov v operativnem okviru pa upošteva naslednja načela dobre prakse:

• osebne podatke je treba obdelovati zakonito, pošteno in pregledno, tako da se na spletišču registra navedejo informacije o postopkih, ki se uporabljajo za obdelavo podatkov, ter pravna utemeljitev in nameni (cilji) obdelave. Osebne podatke obdelujejo izključno zaposleni, katerih naloge vključujejo izvajanje takih dejavnosti;
• osebne podatke je treba obdelovati za jasne, posebne in zakonite namene ter jih ni dovoljeno obdelovati v nasprotju s prvotnimi nameni;
• uporabiti je treba načelo najmanjšega obsega podatkov: podatki se obdelujejo le, če so potrebni za doseganje predvidenega namena obdelave;
• zagotoviti je treba točnost podatkov: netočne podatke je treba popraviti ali posodobiti, razen če zakonodaja določa drugače;
• podatkov ni dovoljeno hraniti dlje od obdobja hrambe, potrebnega za dosego namena obdelave, ali obdobja hrambe, določenega v zakonodaji;
• uporabljati je treba sorazmerne tehnične in organizacijske ukrepe ter jih nenehno izboljševati, da se zagotovijo zaupnost, celovitost (nespremenljivost) in varnost osebnih podatkov, vključno z varstvom teh podatkov pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ali naključno izgubo ali uničenjem podatkov.

Dodatne informacije o obdelavi osebnih podatkov fizičnih oseb v registru podjetij so na voljo tukaj.

Kontaktni podatki:

Register podjetij Republike Latvije

Pērses iela 2
Riga, Latvia, LV 1011

Telefonska številka za informacije: 67031703 (na tej številki niso na voljo pravni nasveti) E-pošta: pasts@ur.gov.lv

Obiskovalci se lahko sestanejo z vodjo institucije, če navedejo vprašanje ali težavo, ki jo želijo obravnavati, in želen termin obiska ter navedejo svoje kontaktne podatke.

Koristne povezave:

Register podjetij Republike Latvije
Evropski poslovni register (dostop zagotavlja Lursoft)