Företagsregister i EU-länderna

Om Lettlands företagsregister

Lettlands företagsregister (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs) grundades den 1 december 1990. Företagsregistret är en offentlig myndighet som registrerar företag (bolag), handlare, företagsfilialer och företagssäten samt förändringar i bolagsordningar, och som även utför annan lagstadgad verksamhet. Företagsregistret registrerar också leverantörer av massmedietjänster, föreningar och stiftelser, företagsinteckningar, kontrollerande intressen, äktenskapsförord, politiska partier, skiljeorgan, fackföreningar, religiösa organisationer och religiösa institutioner samt konkursförfaranden och information om juridiska konstruktioners verkliga huvudmän.

Gällande lagstiftning

De rättsakter som främst styr företagsregistrets verksamhet ärlagen om Lettlands företagsregister, företagsregistrets stadgar, lagen om inlagor samt lagen om administrativa förfaranden.

En förteckning över allmän lagstiftning, rättsakter för kommersiella aktörer, företagare och organisationer, om kontrakt och företagsinteckningar samt för inlämning av information hittar du här.

Hur begär man ut information från företagsregistret?

Företagsregistret innehåller information om alla registrerade juridiska personer och rättsliga fakta.

Information ur företagsregistret finns utan kostnad på registrets informationswebbplats, där aktuella uppgifter är tillgängliga utan inloggning. För att kunna läsa/ladda ned äldre uppgifter och handlingar i registrets offentliga del eller få tillgång till information om fysiska personer måste man logga in på webbplatsen med ett lettiskt nationellt e-ID-kort, e-signatur, bankidentifiering eller eIDAS-autentiseringstjänster (för EU-medborgare).

Om man behöver ett utdrag ur företagsregistret om en registrerad juridisk person, rättsliga fakta (avtal) eller en fysisk person ska en blankett för begäran om information eller en ansökan i fritt format lämnas in, antingen per post eller elektroniskt (e-post eller till registrets officiella e-postadress pasts@ur.gov.lv med en säker elektronisk underskrift och digital tidsstämpel). Informationsbegäran måste innehålla uppgifter om att avgiften har betalats (en handling som styrker betalning, en kopia av en sådan handling eller ett utdrag som visar relevant online-transaktion). I informationsbegäran ska även önskat mottagningssättet anges, dvs. med post (rekommenderat brev) eller elektroniskt.

Registret tillhandahåller också kopior av handlingar från en juridisk persons registreringsakt eller rättsliga fakta (avtal) och från ärendeakten. Handlingar ur registreringsaktens offentliga del (i enlighet med artikel 4¹⁵ första stycket i lagen om Lettlands företagsregister) kan man få tillgång till direkt och utan kostnad online på företagsregistrets informationswebbplats.

Om man behöver en kopia av handlingen med ett äkthetsintyg, från såväl den offentliga som den icke-offentliga delen, måste en blankett för informationsbegäran lämnas in. Det går också att skicka in en ansökan i fritt format. Kopior av handlingar med äkthetsintyg utfärdas mot en avgift. De skickas antingen via post eller e-post.

Från och med den 1 augusti 2021 offentliggörs alla uppgifter i handelsregistret och alla handlingar som lagts till i registreringsakten i samma register och i registreringsaktens offentliga del (i enlighet med artikel 4¹⁵ första stycket i del lagen om Lettlands företagsregister) elektroniskt och kostnadsfritt på informationswebbplatsen. På så vis säkerställs det att allmänheten från första början kan få tillgång till dem online. Registreringar anses ha offentliggjorts dagen efter (dvs. efter midnatt) den dag de gjorts och handlingar anses ha offentliggjorts dagen efter (dvs. efter midnatt) den dag de har bifogats registreringsfilen.

Företagsregistret ger kostnadsfri tillgång till följande information om alla registrerade juridiska personer (som öppna data):

• Registreringsnummer.
• Företagets namn eller firma.
• Företagets tidigare namn (om namnet har ändrats).
• Typ av juridisk person.
• Register i vilket företaget är upptaget.
• Registreringsdatum.
• (Eventuell) registreringskod för det gemensamma eurobetalningsområdet.
• Information om huruvida den juridiska personen har strukits ur registret eller omorganiserats.
• Datum för avförande av den juridiska personen ur registret (eller datum för omorganisationen, om en sådan är orsak till avförandet ur registret).
• Säte.
• Föreningars, stiftelsers och fackföreningars verksamhetsområden.
• Uppgifter om verkliga huvudmän som registrerats i den juridiska personens ärendeakt (förnamn, efternamn, del av personnummer, födelsedatum, medborgarskap och bosättningsland).
• Uppgifter om styrelsens ledamöter, ledamöter med rätt att företräda eller andra högt uppsatta anställda med rätt att företräda den juridiska personen (förnamn, efternamn, del av personnummer, befattning, datum för registrering).
• Information om bolagsmän i privata aktiebolag (förnamn, efternamn, del av personnummer, antal aktier som de äger och aktiernas nominella värde).
• Grundläggande information om konkursförfaranden (om informationen har registrerats i konkursregistret).
• Uppgifter från årsredovisningar.

Denna information tillhandahålls i dataformaten .csv, .txt och .xlsx på registrets portal med öppna data. Användare kan välja det dataformat som bäst passar det som informationen ska användas till. Uppgifterna uppdateras dagligen.

För att få tillgångar till andra handlingar än de som anges i artikel 4¹⁵ första stycket i lagen om Lettlands företagsregister måste du, utöver det som ovan anges, i din skriftliga begäran ange orsaken till din begäran och vad uppgifterna ska användas till.

Information om vad tjänsterna kostar finns här.

Hur tillförlitlig är informationen i dokumenten i handelsregistret?

Från och med den 1 augusti 2021 offentliggörs alla registreringar som gjorts i handelsregistret och alla handlingar som lagts till i registreringsakten i samma register och i registreringsaktens offentliga del (i enlighet med artikel 4¹⁵ första stycket i lagen om Lettlands företagsregister) påföretagsregistrets informationswebbplats. På så vis säkerställs det att allmänheten från första början kan få tillgång till dem online. Alla registreringar som gjorts i handelsregistret före den 31 juli 2021 och alla uppgifter som gäller särskilda handlingar har offentliggjorts i Lettlands officiella kungörelseorgan Latvijas Vēstnesis.

Registreringar anses ha offentliggjorts dagen efter (dvs. efter midnatt) den dag de gjorts och handlingar anses ha offentliggjorts dagen efter (dvs. efter midnatt) den dag de har bifogats registreringsfilen. Registreringar i handelsregistret blir bindande gentemot tredje man först efter att de har offentliggjorts, såvida inte denne hade kännedom om de relevanta uppgifterna redan före offentliggörandet. Om tredje man emellertid kan visa att denne inte hade kännedom om, och inte heller kunde haft kännedom om, uppgifter som har offentliggjorts kan dessa uppgifter inte åberopas till stöd för rättshandlingar som vidtagits inom 15 dagar från uppgifternas offentliggörande.

Om uppgifter i handelsregistret registreras eller offentliggörs på ett felaktigt sätt får tredje man åberopa de offentliggjorda uppgifterna gentemot den part i vars intresse uppgifterna har offentliggjorts. Detta gäller dock inte om tredje man visste att uppgifterna som offentliggjordes i handelsregistret inte överensstämde med den faktiska rättsliga situationen. Läs mer i artiklarna 11 och 12 i handelslagen.

Inledande av ett registreringsförfarande

Inlämnandet av ansökningar regleras i handelslagen. Relevanta lagbestämmelser anger att handlingar som motiverar en registrering i handelsregistret, liksom andra lagstadgade handlingar, ska lämnas in till handelsregistrets kansli. Dessa handlingar ska lämnas in i pappersform eller elektroniskt.

Handelsregistrets kansli lämnar in originalet av den relevanta handlingen eller en bestyrkt kopia av den. Om lagen anger att underskriften på en handling (en ansökan, en handling som ska bifogas en ansökan eller någon annan handling) måste bestyrkas av notarius publicus anses kravet vara uppfyllt om underskriften bestyrkts av en auktoriserad notarie eller om handlingen, om den har upprättats elektroniskt, har undertecknats med en säker elektronisk signatur. Om lagen anger att en underskrift på en handling (ansökan, en handling som ska bifogas en ansökan eller annan handling) måste bestyrkas av notarius publicus kan en annan person bemyndigas att underteckna handlingen under förutsättning att en notarie bestyrker fullmakten. Officiella handlingar som utfärdas utomlands legaliseras i enlighet med de förfaranden som fastställs i internationella avtal. En bestyrkt översättning till lettiska ska då bifogas. En bestyrkt översättning till lettiska ska också bifogas till privata handlingar som är på ett främmande språk, i enlighet med det förfarande som fastställs av ministerrådet.

Handlingar som ska registreras i företagsregistret kan lämnas in elektroniskt genom en e-tjänst, e-adress eller e-post. Närmare information om hur handlingar kan lämnas in elektroniskt finns på företagsregistrets webbplats.

Granskning av inlämnade ansökningar

Förfarandet för granskningen av inlämnade handlingar regleras i lagen om Lettlands företagsregister. I lagen anges att en notarie ska granska inlämnade handlingar och då kontrollera att

1. alla handlingar som enligt lag ska registreras (läggas till i akten), eller som ligger till grund för en registrering, i handelsregistret har lämnats in,
2. den handling som registreras (läggs till i akten), eller som ligger till grund för en registrering, i handelsregistret har rättslig verkan,
3. formatet på den handling som registreras (läggs till i akten), eller som ligger till grund för en registrering, i handelsregistret uppfyller kraven i lagstiftningen eller i bolagsordningen (om lagen medger att bolagsordningen får ange att handlingen ska ha ett visst format),
4. mängden av och innehållet i informationen och bestämmelserna i den handling som ska registreras (läggs till i akten), eller som ligger till grund för en registrering, i handelsregistret är förenlig med lagstiftningen och övriga handlingar i registreringsakten,
5. inga andra rättsliga hinder föreligger i företagsregistret.

Om företagsregistrets notarius publicus, vid kontrollen av ovanstående omständigheter, inte upptäcker några hinder ska denne besluta att göra en registrering eller registrera handlingarna (läggas till i akten).

Om ovanstående krav inte har uppfyllts, men bristerna kan avhjälpas, ska företagsregistrets notarius publicus besluta att skjuta upp skapandet av en registrering eller införandet av handlingarna i registret (att lägga till dem i akten) och fastställa en rimlig tidsfrist på minst en månad i beslutet för att avhjälpa bristerna.

Om de brister som konstaterats i handlingarna inte kan avhjälpas eller om de uppgifter som lämnats in inte ska registreras i handelsregistret ska företagsregistrets notarius publicus besluta att inte registrera handlingarna (lägga till dem i akten) eller att inte skapa en registrering i handelsregistret. Den statliga avgiften återbetalas i så fall inte.

Om företagsregistret får obestridliga bevis för att en underskrift har förfalskats ska registrets notarius publicus besluta att inte registrera handlingarna (lägga till dem i akten) eller att inte skapa en registrering i handelsregistret.

Dataskyddsrutiner

Det finns rutiner med avseende på de registrerades rättigheter för alla typer av behandling av deras personuppgifter. Företagsregistret behandlar personuppgifter enbart i syfte att kunna utföra sina uppgifter och gör detta i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen, lagen om behandling av personuppgifter samt annan lagstiftning. Hänsyn tas då till följande principer för god praxis för behandling av personuppgifter i ett operativt sammanhang:

• Personuppgifter bör behandlas på ett lagligt, rättvist och öppet sätt genom att information tillhandahålls på registrets webbplats om hur uppgifterna behandlas och den rättsliga motiveringen till behandlingen och dess syfte (mål). Vidare är det endast anställda vars arbetsuppgifter kräver att personuppgifter behandlas som utför sådan behandling.
• Behandlingen av personuppgifter bör ha tydliga, specifika och berättigade ändamål och inte strida mot de ursprungliga ändamålen.
• Principen om uppgiftsminimering bör tillämpas, vilket innebär att uppgifter endast bör behandlas när så krävs för att ändamålet med behandlingen ska kunna uppnås.
• Uppgifternas korrekthet bör säkerställas, dvs. felaktiga uppgifter bör korrigeras eller uppdateras, om inte annat föreskrivs i lagstiftningen.
• Den lagringstid som är nödvändig för att ändamålet med behandlingen ska uppnås, eller den lagringstid som fastställs i lagstiftningen, bör inte överskridas.
• Proportionerliga tekniska och organisatoriska åtgärder bör vidtas och kontinuerligt förbättras i behandlingen av personuppgifter för att säkerställa sekretess, integritet (uppgifternas oföränderlighet) och säkerhet, vilket också innebär att uppgifterna ska skyddas mot obehörig eller olaglig behandling och inte oavsiktligt gå förlorade eller förstöras.

Mer information om företagsregistrets behandling av personuppgifter finns på företagsregistrets webbplats.

Kontaktuppgifter:

Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs

Pērses iela 2
Riga, Lettland, LV 1011

Telefonnummer för information: 67031703 (observera att ingen juridisk rådgivning kan erbjudas). E-post: pasts@ur.gov.lv

Besökare kan få träffa chefen för institutionen om de uppger vilken fråga eller vilket problem de vill ta upp och önskad tid för besöket samt lämnar sina kontaktuppgifter.

Användbara länkar:

Lettlands företagsregister
Europeiska företagsregistret (via Lursoft)