Online-procedures en e-communicatie met rechtbanken

1 Is het mogelijk via het internet een gerechtelijke procedure in te stellen?

Ja, het is mogelijk via een beveiligd webportaal van de gerechtelijke instanties een gerechtelijke procedure te starten. Dit geldt zowel voor burgers, advocaten en andere juridische professionals, als voor ondernemers, bedrijven en andere organisaties.

Echter, nog niet bij alle locaties van rechtbanken en gerechtshoven en ook niet voor alle soorten gerechtelijke procedures kan digitaal een procedure worden gestart.

In cassatiezaken bij de Hoge Raad kan digitaal worden geprocedeerd; dit is verplicht voor civiele zaken en (vanaf 1 januari 2023) strafzaken.

2 Zo ja, voor welk soort zaken kan deze procedure worden gebruikt? Kunnen bepaalde procedures uitsluitend via het internet worden ingesteld?

In het civielrecht:

• kunnen advocaten bij alle rechtbanken digitaal een beslagrekest indienen;
• kunnen advocaten bij de rechtbank Midden-Nederland (locatie Utrecht) en rechtbank Overijssel (locatie Almelo) digitaal een gemeenschappelijk echtscheidingsverzoek indienen;
• zijn advocaten verplicht digitaal een cassatieprocedure te voeren bij de Hoge Raad; zie Digitaal procederen bij de Hoge Raad - Hoge Raad.

In het bestuursrecht:

• zijn advocaten verplicht digitaal te procederen in asiel‑ en bewaringszaken;
• kunnen advocaten kiezen voor digitaal procederen in reguliere vreemdelingenzaken;
• kunnen burgers, advocaten en andere professionals bij hoger beroep in belastingzaken kiezen voor digitaal procederen bij alle gerechtshoven;
• kunnen burgers, advocaten en andere professionals naar keuze digitaal een cassatieprocedure voeren bij de Hoge Raad;
• kunnen burgers, advocaten en andere professionals kiezen voor digitaal procederen, in eerste aanleg of in hoger beroep, bij de Raad van State (Zie: Digitaal procederen - Raad van State).

Een actueel overzicht van de digitalisering bij de rechtbanken en gerechtshoven per rechtsgebied is te vinden via Digitalisering rechtspraak | Rechtspraak.

3 Is deze internetdienst 24 uur per dag/7 dagen per week beschikbaar of alleen op specifieke tijdstippen? In dat laatste geval, wat zijn die tijdstippen?

Een zaak aanhangig maken of processtukken indienen is bij de verschillende gerechtelijke instanties mogelijk via een webportaal. Het webportaal is altijd toegankelijk. Onderhoud aan de systemen en storingen worden gemeld via de website van de betreffende gerechtelijke instantie. Voor hulp is een helpdesk, zoals het servicecentrum van de Rechtspraak, doorgaans digitaal en telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, tijdens kantooruren en vroeg in de avond.

4 Moeten de nadere gegevens over de vordering in een specifiek format worden verstrekt?

Indien het mogelijk is een bepaalde rechtszaak digitaal te voeren, moeten nadere processtukken worden ingediend via het webportaal van de betreffende gerechtelijke instantie. Doorgaans moet een digitaal vragenformulier worden ingevuld op het webportaal. Tekstbestanden moeten worden aangeleverd in PDF/A formaat, met een maximale omvang van 25 megabyte en moeten voldoen aan de eisen voor Optical Character Recognition (OCR). Voor audio‑opnames geldt het bestandformaat MP3, voor afbeeldingen JPEG en voor video‑opnames Mp‑4‑h.264.

Deze specificaties zijn door de gerechtelijke instanties vastgelegd in hun procesreglementen. (Procesreglementen | Rechtspraak)

5 Hoe wordt gezorgd voor de overdracht en opslag van gegevens?

De Rechtspraak registreert de (persoons)gegevens die nodig zijn voor een goed verloop van de procedure. Deze persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en beveiligd volgens de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De ‘elektronische envelop’ die de gerechtelijke stukken en bijbehorende bijlagen bevat, is versleuteld om ervoor te zorgen dat de inhoud alleen door de ontvangende rechtbank kan worden gelezen.

Link naar: Digitalisering rechtspraak | Rechtspraak.

6 Moet er gebruik worden gemaakt van een soort elektronische handtekening en/of een systeem voor tijdregistratie?

Ja, voor inloggen bij het webportaal van een gerechtelijke instantie moet gebruik worden gemaakt van een digitaal authenticatiemiddel. Het desbetreffende procesreglement bepaalt welke authenticatiemiddelen zijn toegelaten (wetten.nl - Regeling - Besluit elektronisch procederen - BWBR0044275 (overheid.nl)). Voor advocaten is dat de advocatenpas; voor organisaties e-Herkenning en voor burgers DigiD met een extra controle via sms.

7 Zijn er gerechtskosten verschuldigd? Zo ja, hoe kunnen deze worden betaald en gaat het om andere kosten dan die voor niet-elektronische procedures?

Ja, in alle procedures is sprake van griffierechten. Voor digitaal procederen geldt geen apart tarief. Bij digitaal procederen vindt de betaling van griffierechten digitaal plaats. Zonder betaling kan de procedure niet (verder) aanhangig gemaakt worden. Advocatenkantoren hebben de mogelijkheid een rekening-courant aan te houden bij de rechtspraak.

8 Is het mogelijk een via het internet ingediende vordering in te trekken?

Ja, het procesreglement van de betreffende gerechtelijke instantie bepaalt hoe een intrekking dient plaats te vinden.

9 Kan, of moet, de verweerder, wanneer de eiser de procedure via het internet heeft ingesteld, eveneens via het internet reageren?

Nee, alleen als de procedure verplicht digitaal wordt gevoerd moet een verweerder online reageren. Bij een vrijwillig digitale procedure kan, afhankelijk van de bepalingen in het procesreglement, de verweerder schriftelijke stukken indienen en gebruik maken van Veilig Mailen.

10 Hoe verloopt de elektronische procedure wanneer de verweerder op de vordering reageert?

Bij digitaal procederen verloopt het hele proces digitaal. De verweerder krijgt via e-mail een notificatie van elk nieuw bestand dat in de digitale zaak wordt geplaatst. Hij kan zelf documenten digitaal toevoegen en zijn zaak raadplegen. De beslissing van de rechter wordt als digitaal bestand gemaakt en aan partijen digitaal ter beschikking gesteld.

11 Hoe verloopt de elektronische procedure wanneer de verweerder niet op de vordering reageert?

Indien de zaak op juiste wijze is betekend aan de wederpartij, kan de zaak bij verstek worden afgedaan. De wederpartij wordt schriftelijk van proceshandelingen in kennis gesteld.

12 Is het mogelijk bij een gerecht stukken elektronisch in te dienen, en zo ja, bij welk soort procedures en onder welke voorwaarden?

Zie het antwoord op de vragen 1 en 2. Als niet verplicht digitaal wordt geprocedeerd, kunnen stukken ook per post worden ingediend. Indiening van berichten en stukken per gewone e-mail is niet toegestaan. Op grond van het Besluit Elektronisch procederen bepalen de gerechtelijke instanties in hun procesreglementen welke systemen kunnen worden gebruikt voor veilig mailen.

13 Kunnen gerechtelijke stukken, en met name rechterlijke beslissingen, via het internet worden betekend of ter kennis worden gebracht?

Nee, in het algemeen kunnen gerechtelijke stukken en met name rechterlijke beslissingen niet via het internet worden betekend of ter kennis worden gebracht. Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 10.

14 Kunnen rechterlijke beslissingen elektronisch worden bekendgemaakt?

Ja, maar alleen de rechterlijke beslissingen in digitaal gevoerde procedures zijn digitaal. De rechterlijke beslissing wordt dan via het beveiligde webportaal aan de procesdeelnemers bekend gemaakt.

15 Is het mogelijk via het internet een rechtsmiddel in te stellen en kan de desbetreffende beslissing dan via het internet worden betekend of ter kennis worden gebracht?

Ja, het is mogelijk online in hoger beroep te gaan. Dit geldt voor een beperkt aantal procedures; zie het antwoord op vraag 2. De rechterlijke beslissing wordt na de betreffende digitale procedure in hoger beroep ook digitaal aan de procesdeelnemers bekend gemaakt. De rechterlijke beslissing kan niet digitaal worden betekend.

16 Is het mogelijk via het internet tenuitvoerleggingsprocedures in te stellen?

In het algemeen kan niet online een tenuitvoerleggingsprocedure worden ingesteld. Wel kunnen advocaten online een beslagrekest indienen – zie antwoord op vraag 2.

17 Kunnen de partijen of hun wettelijke vertegenwoordigers onlinezaken raadplegen? Zo ja, hoe?

Ja, in zaken waarin digitaal wordt geprocedeerd kunnen partijen en hun wettelijk vertegenwoordigers de zaak online raadplegen. Zij kunnen daarvoor inloggen op het webportaal van de gerechtelijke instantie.