Doručování právních dokumentů

1 Co znamená právní pojem „doručování písemností“ v praxi? Proč pro „doručování písemností“ platí zvláštní pravidla?

„Doručováním písemností“ se rozumí předání písemností.

Účelem zvláštních pravidel v této oblasti je stanovit nutné podmínky pro to, aby mohlo být zajištěno spolehlivé doručení soudních a mimosoudních písemností, a tím bylo možné přesně určit datum, místo a způsob doručení písemnosti, jakož i osobu, které byla listina doručena, jak v rámci řízení (soudní písemnosti), tak mimo rámec řízení (mimosoudní písemnosti).

Je třeba uvést, že podle judikatury španělského ústavního soudu představuje doručování písemnosti nezbytnou předběžnou záruku, bez níž nelze uplatnit ostatní ústavní záruky (rozsudek ústavního soudu STC 1/1993 ze dne 13. ledna 1993).

Soudy musí na své straně zajistit, aby byly písemnosti skutečně doručeny; je-li soudní rozhodnutí přijato, aniž by byl vyslechnut jeden z účastníků řízení, představovalo by to porušení zásady kontradiktornosti a došlo by k odepření spravedlnosti, pokud by se zjistilo, že rozhodnutí bylo skutečně přijato, aniž by byl vyslechnut účastník řízení (rozsudek ústavního soudu STC 54/2010 ze dne 4. října 2010).

2 Které písemnosti musí být doručovány formálně?

Podle článku 149 občanského soudního řádu (Ley de Enjuiciamiento Civil) musí procesní rozhodnutí přijatá v soudních řízeních úředně doručovat podpůrné kanceláře soudní správy (oficinas judiciales), tj. soudy a společné procesní služby pro doručování (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Soudními písemnostmi jsou:

1. Oznámení, jejichž účelem je oznámit rozhodnutí nebo řízení.
2. Příkazy, jimiž se adresát předvolává k soudu a požaduje se od něj v určité lhůtě splnění určité povinnosti.
3. Předvolání s uvedením místa, data a času, kdy se adresát musí dostavit k soudu a splnit určitou povinnost.
4. Předběžná opatření, jimiž se adresátovi v souladu se zákonem nařizuje určité konání či povinnost zdržet se určitého konání.
5. Soudní příkazy, jimiž se přikazuje vydání osvědčení nebo důkazu či jakýkoliv jiný úkon, ke kterému jsou oprávněni úředníci rejstříků, notáři nebo soudní úředníci.
6. Memoranda pro účely komunikace s mimosoudními orgány a úředníky.

Úředně se musejí doručovat veškeré písemnosti, které soud v průběhu řízení přijal, ať už je dodaly strany řízení, třetí strany na žádost soudu nebo soudní znalci.

Úředně se rovněž doručují mimosoudní písemnosti (například notářské zápisy) vymezené v rozsudku Soudního dvora Evropské unie ve věci C-223/14 (Tecom Mican a Arias Domínguez), a to i mimo rámec soudního řízení, jak rozhodl Soudní dvůr Evropské unie v rozsudku ve věci C-14/08 (Roda Golf & Beach Resort).

Stručně řečeno, písemnosti, které justiční orgány obvykle doručují účastníkům řízení a třetím stranám, lze rozdělit takto:

• Komunikace s účastníky řízení: oznámení, příkazy k jednání, předvolání a soudní příkazy.
• Komunikace s fyzickými nebo právnickými osobami, které se účastní řízení: předvolání a předběžná opatření:
• Komunikace s notáři, rejstříkovými úředníky nebo úředníky pracujícími pro soudní službu (funcionarios de la Administración de Justicia): soudní příkazy.
• Komunikace s mimosoudními orgány a jinými úředníky: memoranda (oficios).

3 Kdo odpovídá za doručení písemnosti?

Podle článku 152 občanského soudního řádu řídí doručování písemností soudní tajemník (Letrado de la Administración de Justicia) (do roku 2015 označovaný jako „Secretario Judicial“) jednotlivých soudů a odpovídá za řádný postup doručování.

Písemnosti jsou doručovány soudním vykonavatelem nebo právním zástupcem osoby, která o doručení žádá a která hradí náklady.

Písemnosti se považují za řádně doručené, obsahuje-li záznam o doručení náležitý důkaz o tom, že dotyčné písemnosti byly předány osobně, nebo doručeny na adresu bydliště adresáta. Právní zástupce odpovídá za potvrzení totožnosti a statusu osoby, která doručovanou písemnost převezme, a toto musí být zaznamenáno podpisem kopie písemnosti s uvedením data doručení.

4 Zjišťování adresy

4.1 Pokouší se dožádaný orgán v tomto členském státě z vlastního podnětu podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1393/2007 ze dne 13. listopadu 2007 o doručování soudních a mimosoudních písemností ve věcech občanských a obchodních zjistit, kde se nachází adresát písemností, které mají být doručeny, pokud adresát již nebydlí na adrese známé dožadujícímu orgánu?

Nikoli. Dožadující orgán musí použít formulář stanovený v nařízení (ES) č. 1206/2001 k podání žádosti o zjištění místa pobytu adresáta.

4.2 Mají zahraniční justiční orgány a/nebo strany soudního řízení v tomto členském státě přístup k rejstříkům nebo službám umožňujícím zjistit současnou adresu určité osoby? Pokud ano, jaké rejstříky nebo služby existují a jaký postup je nutno dodržet? Je nutné zaplatit nějaký poplatek?

Pro tyto účely Španělsko žádný otevřený rejstřík nemá. Španělské soudy mají nicméně k dispozici několik databází s omezeným přístupem (síť Punto Neutro Judicial), které mohou využívat ke zjišťování ohledně adresy a majetku, je-li k tomu řádný důvod. Pokud tedy justiční orgán nezná adresu fyzické nebo právnické osoby, jíž se má písemnost doručit, musí požádat o její zjištění prohledáním databází, které mají soudy k dispozici.

K prohledávání potřebuje orgán španělské národní identifikační číslo nebo daňové identifikační údaje osoby, jíž se dotaz týká, v případě cizích státních příslušníků s trvalým pobytem ve Španělsku pak identifikační číslo cizího státního příslušníka. Nemá-li dotčená osoba tento španělský identifikační údaj, musí orgán spolu se jménem a příjmením poskytnout další údaje, jako je číslo pasu, datum narození nebo státní příslušnost, protože bez těchto údajů vyhledávání nejspíše nepřinese žádný výsledek. Vyhledávání není zpoplatněno.

Pro získání adresy navíc mohou strany využít další veřejné rejstříky. Přístup do těchto rejstříků je zpoplatněn a výše poplatku se liší podle vyhledávaných informací.

4.3 Jakým způsobem nakládají orgány v tomto členském státě se žádostí zaslanou podle nařízení Rady (ES) č. 1206/2001 ze dne 28. května 2001 o spolupráci soudů členských států při dokazování v občanských nebo obchodních věcech, jejímž účelem je zjistit současnou adresu určité osoby?

Jakmile příslušný španělský orgán obdrží formulář A, jak je stanoveno v nařízení Rady (ES) č. 1206/2001 ze dne 28. května 2001, kterým požádá o vyhledání současné adresy osoby, podpůrná kancelář soudní správy nahlédne do databází s údaji o adresách fyzických a právnických osob.

Přijde-li formulář s požadavkem na doručení písemností podle nařízení (ES) č. 1393/2007 a ze zjišťování adresy vyplyne, že španělské orgány nejsou pro doručení dotčených písemností místně příslušné, musí podle čl. 6 odst. 4 nařízení předat žádost příslušnému přijímajícímu subjektu a uvědomit o tom odesílající subjekt prostřednictvím jednotného formuláře.

5 Jaká je běžná praxe při doručování písemností? Existují nějaké alternativní metody, které lze použít (jiné než náhradní doručení uvedené v bodě 7 níže)?

Podle článku 152 občanského soudního řádu doručování písemností řídí soudní tajemník (Letrado de la Administración de Justicia) jedním z uvedených způsobů:

1. V případě písemností určených osobám, které v řízení zastupuje právní zástupce, prostřednictvím tohoto právního zástupce.
2. Poštou, telegramem, e-mailem nebo jakýmkoliv jiným elektronickým prostředkem, který poskytuje spolehlivý záznam o přijetí, o datu a čase přijetí a o obsahu doručených písemností.
3. Osobním doručením doslovné kopie rozhodnutí, o němž má být adresát uvědomen, předběžného opatření vydaného soudem nebo soudním úředníkem, předvolání či uložení povinnosti adresátovi.
4. V každém případě pracovníky španělské soudní služby (Administración de Justicia) s využitím telematických prostředků ve věcech týkajících se úřadu státního zástupce (Ministerio Fiscal), státní právní služby (Abogacía del Estado), právních poradců španělského parlamentu a zákonodárných shromáždění (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) nebo právních služeb odboru sociálního zabezpečení (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social), jiných odborů vlád autonomních společenství či orgánů místní samosprávy, pokud adresát neurčil svého právního zástupce.

Písemnosti se považují za řádně doručené, pokud záznam o doručení obsahuje odpovídající průkaz toho, že dotčené písemnosti byly doručeny dotčené osobě na adresu jejího bydliště, na e-mailovou adresu schválenou pro takové použití, prostřednictvím portálu pro elektronická oznámení nebo jakýmkoliv telematickým či elektronickým prostředkem, který si adresát zvolí.

6 Je doručování písemností elektronickou cestou (doručování soudních nebo mimosoudních písemností prostřednictvím elektronické komunikace, jako je e-mail, zabezpečené internetové aplikace, fax, SMS atd.) povoleno v občanskoprávním řízení? Pokud ano, u jakých typů řízení lze tuto metodu použít? Existují nějaká omezení, pokud jde o dostupnost tohoto způsobu doručování písemností, podle toho, kdo je adresátem (právník, právnická osoba, korporace nebo jiný obchodní subjekt atd.)?

Na základě zákona č. 18/2011 ze dne 5. července, kterým se upravuje používání informačních a komunikačních technologií ve španělské soudní službě (Administración de Justicia), Španělsko zavádí elektronický soudní spis. Občanský soudní řád byl pozměněn zákonem č. 42/2015 ze dne 5. října 2015, podle něhož musí od 1. ledna 2016 všichni pracovníci v oblasti soudnictví používat k doručování písemností týkajících se řízení telematické systémy. Tyto systémy byly rozvinuty na platformu LexNET, jejíž používání je upraveno královským nařízením č. 1065/2015 ze dne 27. listopadu 2015 v rámci územní působnosti ministerstva spravedlnosti.

V praxi to znamená, že se zainteresované strany mohou přihlásit k účasti na postupu oznamování na internetových stránkách určených pro komunikaci se španělskou soudní službou (Sedes Judiciales Electrónicas).

V souladu s čl. 273 odst. 3 občanského soudního řádu jsou všechny osoby působící v oblasti soudnictví povinny používat telematické nebo elektronické systémy zavedené španělskou soudní službou pro účely doručování dokumentů, kterými se zahajuje či nezahajuje řízení, jakož i jiných dokumentů tak, aby byla zaručena autentičnost podání a aby o kompletním předložení, příjmu, jakož i o datu podání a příjmu dokumentu existoval spolehlivý záznam. V komunikaci se španělskou soudní službou musí elektronické prostředky v každém případě používat přinejmenším tyto subjekty:

1. právnické osoby;
2. subjekty bez právní subjektivity;
3. osoby, jež vykonávají pracovní činnost vyžadující registraci v profesní organizaci pro účely formalit a úkonů, které se španělskou soudní službou vyřizují v rámci výkonu zmíněné pracovní činnosti;
4. notáři a úředníci rejstříků;
5. osoby zastupující zainteresovanou stranu, která má povinnost jednat se španělskou soudní službou elektronickou cestou;
6. úředníci veřejné správy pro účely formalit a úkonů, které vykonávají v rámci svých služebních povinností.

7 „Náhradní“ doručení

7.1 Umožňuje právo tohoto členského státu jiné způsoby doručování v případech, kdy nebylo možné písemnosti adresátovi doručit (např. prostřednictvím doručení do místa pobytu, úřadu soudního vykonavatele, poštovní službou nebo na vývěsce)?

Jestliže se má kopie rozhodnutí nebo předvolání zaslat doporučenou poštou či telegramem s dodejkou nebo jakýmikoliv jinými obdobnými prostředky, které umožňují založit do spisu spolehlivý záznam o přijetí, datu přijetí a obsahu doručené písemnosti, musí soudní úředník zařadit do spisu věci prohlášení, v němž budou uvedeny podrobnosti o odeslání písemnosti a o jejím obsahu, a ve vhodných případech připojit doručenku či jiný prostředek, kterým bylo přijetí zaznamenáno, nebo dokumentaci předloženou právním zástupcem jako důkaz, že provedl doručení.

Doručení prostřednictvím (veřejného) oznámení může ve Španělsku povolit pouze justiční orgán odpovědný za projednávání žaloby v hlavním řízení za předpokladu, že pokusy o doručení na adresách získaných zjišťováním místa pobytu osoby, jíž se mají písemnosti doručit, nebyly úspěšné (článek 164 občanského soudního řádu). V důsledku toho soudní tajemník jako subjekt přijímající žádost o doručení podle nařízení (ES) č. 1393/2007 nemůže povolit doručení (veřejným) oznámením, neboť jeho úkolem není projednávat žalobu v hlavním řízení, nýbrž pouze poskytovat soudní výpomoc.

7.2 Pokud byly použity jiné způsoby doručení, kdy se písemnosti považují za doručené?

Písemnosti se považují za doručené, jsou-li splněny požadavky stanovené zákonem pro jednotlivé typy doručování.

V každém případě budou použity takové způsoby, aby bylo možno založit do spisu věci spolehlivý záznam o přijetí doručené písemnosti, datu a čase jejího přijetí a o jejím obsahu.

Jestliže se má kopie rozhodnutí nebo předvolání zaslat doporučenou poštou či telegramem s dodejkou nebo jakýmikoliv jinými obdobnými prostředky, které umožňují založit do spisu spolehlivý záznam o přijetí, datu přijetí a obsahu doručené písemnosti, musí soudní úředník zařadit do spisu věci prohlášení, v němž budou uvedeny podrobnosti o odeslání písemnosti a o jejím obsahu, a ve vhodných případech připojit doručenku či jiný prostředek, kterým bylo přijetí zaznamenáno, nebo dokumentaci předloženou právním zástupcem jako důkaz, že provedl doručení.

7.3 Pokud je jiným způsobem doručení uložení písemností na určitém místě (např. na poště), jak je adresát o tomto uložení informován?

Nelze-li oznámení nebo písemnost doručit poštou, zanechá provozovatel poštovních služeb adresátovi výzvu, že mu byl zaslán dopis či písemnost, kterou si může ve stanovené lhůtě vyzvednout v označené provozovně provozovatele poštovních služeb.

O doručení se také mohou pokusit úředníci podpůrné kanceláře soudní správy; v takovém případě zanechají v domovní schránce adresáta výzvu s uvedením lhůty, v níž lze písemnost vyzvednout u soudu.

Má-li adresát trvalé bydliště v soudním obvodu, kde se nachází soud, a nejsou-li předmětné písemnosti zásadní pro zastupování právním zástupcem nebo pro zastupování sebe sama v řízení, může mu být kterýmkoliv z prostředků uvedených v prvním pododstavci zasláno oznámení o uložení povinnosti, které vyžaduje, aby se dostavil k danému soudu pro účely vyhlášení soudního rozhodnutí či jiného procesního opatření, vydání předběžného opatření nebo zpřístupnění podání (čl. 160 odst. 3 občanského soudního řádu).

V oznámení bude s příslušnými podrobnostmi vysvětleno, proč se požaduje adresátova přítomnost u soudu, bude specifikováno řízení a věc, k níž se uložení povinnosti vztahuje, a adresát v něm bude upozorněn, že pokud se bez pádného důvodu nedostaví ve stanovené lhůtě, bude se předání nebo zpřístupnění považovat za uskutečněné (čl. 160 odst. 3 občanského soudního řádu).

7.4 Pokud adresát odmítne přijmout doručení písemností, jaké z toho vyplývají důsledky? Považují se dokumenty za účinně doručené, pokud odmítnutí bylo neoprávněné?

Jestliže adresát odepře písemnost převzít bez pádného důvodu, bude se písemnost považovat za doručenou adresátovi a bude mít stejné účinky, jako kdyby mu byla doručena; to znamená, že různé procesní lhůty začnou běžet ode dne následujícího po odepření přijetí (čl. 161 odst. 2 občanského soudního řádu).

8 Poštovní služba ze zahraničí (článek 14 nařízení o doručování)

8.1 Pokud poštovní služba doručí písemnost zaslanou ze zahraničí adresátovi v tomto členském státě v situaci, kdy se vyžaduje potvrzení o přijetí (článek 14 nařízení o doručování), vydá poštovní služba písemnost pouze příjemci do vlastních rukou, nebo může v souladu s vnitrostátními pravidly poštovního doručování vydat písemnost rovněž jiné osobě na stejné adrese?

Ze zákona musejí být poštovní zásilky v závislosti na svém typu doručeny buď adresátovi nebo osobě jím zmocněné či musejí být uloženy do poštovní přihrádky nebo do domovní schránky. Za osobu zmocněnou adresátem k převzetí poštovní zásilky se považuje osoba nacházející se na adrese bydliště adresáta, jestliže je schopna prokázat svou totožnost a převzít odpovědnost za doručenou zásilku, pokud její převzetí výslovně neodepře (článek 24 zákona č. 43/2010 ze dne 30. prosince 2010 o univerzální poštovní službě, právech uživatelů a poštovním trhu).

8.2 Jak může být podle pravidel poštovního doručování v tomto členském státě doručení písemností ze zahraničí podle článku 14 nařízení č. 1393/2007 provedeno, jestliže ani adresát, ani žádná jiná osoba oprávněná přijmout zásilku (pokud to umožňují vnitrostátní pravidla poštovního doručování – viz výše) nebyla na adrese dodání zastižena?

Zákon musí stanovit pravidla pro situace, kdy poštovní zásilku z jakéhokoliv důvodu nelze doručit adresátovi ani vrátit zpět odesílateli. Tato pravidla budou zahrnovat pravidla, kterými se řídí postup pro zjišťování adresátova bydliště, původ a určení zásilek, slyšení u soudu nebo předvolání k soudu odesílatele zásilky a dočasné uložení, vyzvednutí a zničení zásilek.

8.3 Poskytuje pošta určitou lhůtu pro vyzvednutí písemností před odesláním písemností zpět jako nedoručených? Pokud ano, jakým způsobem je adresát informován, že si má na poště vyzvednout dopis?

Pracovník provozovatele poštovních služeb zanechá adresátovi výzvu, v níž jej uvědomí, že si má dopis ve stanovené lhůtě vyzvednout v uvedené provozovně provozovatele poštovních služeb. Nevyzvedne-li si zásilku ve stanovené lhůtě, bude marné uplynutí lhůty zaznamenáno a zásilka bude odeslána zpět odesílateli.

9 Existuje nějaký písemný doklad skutečnosti, že písemnost byla doručena?

Má se za to, že pověřený provozovatel poštovních služeb jedná při rozvozu, doručování a přejímání písemností správních a justičních orgánů čestně a spolehlivě, stejně jako v případě odmítnutí převzetí nebo nemožnosti doručení, ať již fyzickými nebo telematickými prostředky.

Osobní doručení pracovníky soudu bude zdokumentováno písemným záznamem, v němž soudní úředník uvede výsledek doručování. Jestliže je možno písemnost doručit samotnému adresátovi, bude záznam o doručení obsahovat adresátův podpis nebo v něm bude uvedeno, že odmítl převzetí podepsat, spolu s poznámkou, že se má považovat za obeslaného (viz otázka 7.4; čl. 161 odst. 3 občanského soudního řádu).

Podle čl. 161 odst. 3 občanského soudního řádu platí, že pokud je bydliště, kde došlo k pokusu o doručení, bydlištěm adresáta podle obecní evidence adres, registru pro daňové účely nebo podle jakékoliv jiné úřední evidence či podle publikace obchodního sdružení nebo jde o obytnou budovu či jakékoliv jiné prostory, které má žalovaný v pronájmu, a adresáta tam nelze zastihnout, mohou být písemnosti doručeny v zapečetěné obálce jakémukoliv zaměstnanci, rodinnému příslušníkovi nebo spolubydlícímu staršímu 14 let, jenž se na dané adrese nachází, či případnému správci budovy; ve všech těchto případech musí doručovatel poučit příjemce o tom, že je povinen kopii rozhodnutí nebo předvolání předat osobě, které je určeno, či ji o její existenci uvědomit, pokud ví, kde se adresát nachází, a v každém případě musí doručovatel příjemce upozornit, že je jeho povinností chránit adresátovy údaje.

Jestliže je písemnost adresována na adresu obvyklého pracoviště adresáta, bude v případě nepřítomnosti adresáta doručena osobě, která prohlásí, že jej zná, nebo pokud existuje oddělení odpovědné za přijímání písemností či předmětů, osobě, jež toto oddělení řídí; v takovém případě musí doručovatel upozornit příjemce na body uvedené v předchozím pododstavci.

Jméno adresáta písemnosti a datum a čas, kdy adresát nebyl v místě pobytu zastižen, bude uvedeno do záznamu o doručování, stejně jako jméno osoby, která přijala kopii rozhodnutí nebo předvolání, spolu s uvedením jejího vztahu vůči adresátovi; jakákoliv takto doručená písemnost je plně účinná.

10 Jak se postupuje v případě, když dojde k chybě a adresát písemnost nepřevezme nebo když doručení proběhne v rozporu se zákonem (např. pokud je písemnost doručena třetí osobě)? Může se písemnost i v tomto případě považovat za řádně doručenou (např. je možné zhojit právní vady u doručování), nebo je nutné nové doručení?

Předání písemností, které není v souladu s právní úpravou, je neplatné, jelikož by dotčené osobě mohlo znemožňovat obhajobu. V souladu s judikaturou Soudního dvora EU ve věci C-354/15 Henderson platí toto: v případě, že doručené písemnosti nebyly přeloženy do jazyka, kterému žalovaný rozumí, ani do úředního jazyka přijímajícího členského státu, či v případě, že v daném členském státě je několik úředních jazyků, ani do úředního jazyka nebo jednoho z úředních jazyků místa doručení, a nebyl přiložen jednotný formulář uvedený v příloze II zmíněného nařízení, je třeba tuto situaci napravit v souladu s ustanoveními zmíněného nařízení tak, že dotčenému bude zaslán jednotný formulář uvedený v příloze II nařízení.

11 Musím za doručení písemnosti zaplatit, a pokud ano, kolik?

Pokud písemnosti doručuje soud, podpůrná kancelář soudní správy nebo společné procesní služby, nese náklady doručování příslušný justiční orgán, žadatel neplatí žádný poplatek.