Forkyndelser: officiel overrækkelse af juridiske dokumenter

1 Hvad betyder det retlige begreb "forkyndelse" i praksis? Hvorfor findes der særlige regler for forkyndelse af dokumenter?

Forkyndelse af dokumenter betyder i praksis, at en person eller en virksomhed modtager en påstand eller andre retsdokumenter vedrørende en retssag, der rejses mod dem. Dette giver dem mulighed for at forsvare sig eller svare på påstanden eller søgsmålet.

Der findes særlige regler[1] om forkyndelse af dokumenter for at sikre, at alle sagens berettigede parter modtager de juridiske dokumenter, der vedrører dem selv eller deres handlinger, og for at sikre, at der kan træffes passende foranstaltninger, hvis sådanne dokumenter ikke forkyndes korrekt.

[1] Kapitel 6 i retsplejereglerne (CPR) indeholder de generelle regler for forkyndelse, og læs nærmere herom i kapitel 7.

2 Hvilke dokumenter skal formelt forkyndes?

Alle retsdokumenter, herunder anmodningsformularer, begæringer, domskendelser, petitioner osv. skal forkyndes formelt i overensstemmelse med de forskellige regler, men dette kan ske i form af opslag, personlig forkyndelse, fogedforkyndelse osv.

3 Hvem har ansvaret for forkyndelse af dokumenter?

Generelt er County Court (byretten) ansvarlig for forkyndelse af dokumenter vedrørende sager i byretten. I High Court (retten i første instans) udføres en stor del af forkyndelsen af parterne. Når en part udarbejder et dokument, der skal forkyndes af retten, skal den pågældende part indlevere et eksemplar til retten og for hver af de parter, dokumentet skal forkyndes for.

Retten kan træffe afgørelse om, at en anden bør være ansvarlig for forkyndelsen. Der kunne være tale om den udstedende part eller dennes agent eller advokat. Retten er heller ikke ansvarlig for forkyndelsen i de tilfælde, hvor en særlig regel eller retspraksis fastsætter, at en part skal forkynde det pågældende dokument, eller hvor den part, for hvem dokumentet skal forkyndes, meddeler retten, at hun eller han selv ønsker at forkynde det.

4 Adresseforespørgsler

4.1 Gør den myndighed, der i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1393/2007 af 13. november 2007 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civile og kommercielle sager er udpeget til at modtage adresseforespørgsler, af egen drift et forsøg på at finde ud af, hvor adressaten for de dokumenter, der skal forkyndes, befinder sig, hvis vedkommende ikke længere bor på den adresse, som den anmodende myndighed har angivet?

Nej. Det Forenede Kongerige har ikke et bopælsregister ligesom mange andre medlemsstater. Det er ikke muligt for den anmodende myndighed i England og Wales at få oplyst, for hvem dokumenterne skal forkyndes. Hvis dokumenter skal forkyndes for en virksomhed, og hvis adressaterne på den pågældende adresse nægter at acceptere forkyndelsen, kan den modtagende instans i England og Wales dog fastslå virksomhedens registrerede adresse (hvis den er en anden) og forkynde dokumenterne på den pågældende adresse.

4.2 Har udenlandske judicielle myndigheder og/eller parter i retssager adgang til registrer eller tjenester i medlemsstaten, der gør det muligt at finde frem til personens aktuelle adresse? Hvis ja, hvilke registre eller tjenesteydelser findes, og hvilken fremgangsmåde skal følges? Hvilke gebyrer skal i givet fald betales?

Som nævnt ovenfor findes der ikke noget bopælsregister i Det Forenede Kongerige. For at finde en persons adresse skal der anvendes agenter, der kan opspore personer, eller benyttes en række websteder med oplysninger om adresser. Den følgende liste er ikke udtømmende, men indeholder eksempler på de typer af websteder, der er tilgængelige. Nogle, f.eks. en søgning i telefonregistre (det første link), er gratis. For andre er det nødvendigt at betale et gebyr.

Telefonregistre fra British Telecommunications.

Adressen findes på 192, UKRoll

Opspor folk på Tracesmart

For at finde en virksomheds vedtægtsmæssige hjemsted kan der foretages en søgning på webstedet Companies House. Nogle søgninger efter virksomheder er gratis, men mere detaljerede søgninger kræver, at der betales et gebyr.

4.3 Hvorledes behandler myndighederne i medlemsstaten en forespørgsel, der er afgivet i medfør af reglerne i Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001 af 28. maj 2001 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, og som har til formål at finde frem til en persons aktuelle adresse?

Det vil ikke være muligt at anmode om en adresse i England og Wales baseret på Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001.

5 Hvordan finder en forkyndelse sædvanligvis sted i praksis? Er der alternative metoder, som kan anvendes (bortset fra subsidiær forkyndelse som omhandlet i punkt 6 nedenfor)?

I England og Wales foretages forkyndelse hovedsageligt i brevform, pr. A-post. Andre former for forkyndelse, der med forbehold af gældende processuelle regler og retspraksis kan anvendes:

1. personlig forkyndelse (ved foged/stævningsmand eller af den part, der har anlagt sagen)
2. aflevering af dokumentet på en godkendt adresse (se nedenfor)
3. gennem dokumentudveksling eller
4. pr. fax eller andre elektroniske kommunikationsmidler.

Forkyndelse skal ske på den adresse, der er oplyst af den part, for hvem der skal forkyndes, hvilket kan være adressen på partens advokat eller agent. Hvis adressaten ikke har nogen advokat eller ikke har opgivet nogen adresse til forkyndelse, skal dokumentet sendes til eller afleveres på en adresse, der er godkendt i overensstemmelse med de processuelle regler — normalt den sædvanlige eller sidst kendte bopæls- eller virksomhedsadresse.

Når retten skal forkynde et dokument, afgør den selv, hvilke former for forkyndelse den vil anvende.

6 Er elektronisk forkyndelse af dokumenter (forkyndelse af retslige og udenretslige dokumenter ved hjælp af elektronisk kommunikation, som f.eks. e-mail, internetbaseret sikker applikation, fax, sms etc.) tilladt i civile retssager? I bekræftende fald, i hvilken type sager kan denne metode anvendes? Gælder der begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af/adgang til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er (advokat, juridisk person, virksomhed eller andre, såsom erhvervsdrivende)?

Elektronisk forkyndelse af dokumenter (herunder e-mail og fax) er tilladt i civile sager. Der er begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af eller adgangen til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er. Den part, for hvem der skal forkyndes, eller dennes advokat, skal dog forinden skriftligt have tilkendegivet, at hun eller han er villig til at acceptere forkyndelse ad elektronisk vej.

Der er flere måder, hvorpå parter og advokater kan tilkendegive, at de er villige til at acceptere forkyndelse ad elektronisk vej. For det første når advokaten har oplyst et faxnummer på sit brevpapir. For det andet når der er opgivet en e-mailadresse på brevpapir, og advokaten har bekræftet, at elektronisk forkyndelse er en mulighed. Endelig er elektronisk forkyndelse af dokumenter tilladt, hvis et faxnummer, en e-mailadresse eller anden elektronisk identifikation er opgivet i en sagsfremstilling eller et svar på en påstand indgivet til en domstol.

Hvis en part har til hensigt at forkynde et dokument ad elektronisk vej (dog ikke pr. fax), skal vedkommende først spørge den part, der skal modtage forkyndelsen, om der er betingelser, der skal opfyldes. Om der f.eks. er et bestemt format, hvori dokumenterne skal sendes, eller et maksimalt omfang af bilag, der kan modtages.

Når dokumenterne er blevet forkyndt elektronisk, er der ikke noget krav om, at der skal sendes en papirkopi.

7 »Subidiær« forkyndelse

7.1 Er der efter lovgivningen i medlemsstaten mulighed for at anvende andre former for forkyndelse i tilfælde, hvor det ikke har været muligt at forkynde dokumenter til adressaten (f.eks. meddelelse efterladt på den pågældendes adresse, meddelelse til fogedretten, postforkyndelse eller mærkatmeddelelse)?

Nærmere oplysninger om reglerne og procedurerne for forkyndelse i England og Wales findes i kapitel 6 i retsplejereglerne, Part 6 of the Civil Procedure Rules. Den generelle regel er, at sagsøgeren skal angive den sagsøgtes adresse, og at adressen sædvanligvis er den nuværende eller senest kendte adresse eller virksomhedsadresse. Hvis sagsøgeren ikke er i stand til at finde disse adresser, kan sagsøgeren i henhold til kapitel 6.19 ansøge om, at forkyndelsen skal ske ved en alternativ metode på en alternativ adresse. De præcise oplysninger vil afhænge af de faktiske omstændigheder i sagen, men princippet er, at uanset hvilken metode der anvendes, skal den kunne give den sagsøgte kendskab til retssagen, jf. retspraksis, PD 6A.

7.2 Hvis andre metoder anvendes, hvornår anses dokumenterne da for at være blevet forkyndt?

Ved normal postforkyndelse eller anden leveringsmetode, der giver mulighed for levering den næste hverdag, anses dokumenterne for at være forkyndt den anden dag efter, at dokumenterne er blevet sendt til, leveret til eller indsamlet af den relevante tjenesteyder, forudsat at dagen er en hverdag eller den næste hverdag efter denne dag. Når forkyndelsen sker pr. fax eller anden elektronisk metode, hvis den er sendt på en hverdag inden kl. 16.30 den pågældende dag, eller i andre tilfælde den efterfølgende hverdag efter afsendelsen af den. Når der anvendes en alternativ metode til forkyndelse, angiver rettens kendelse den metode og dato, hvor forkyndelsen anses for at have fundet sted.

7.3 Hvis en anden form for forkyndelse består i deponering af dokumenterne på et bestemt sted (f.eks. på et postkontor), hvordan får adressaten så meddelelse om deponeringen?

Deponering af dokumenter på et bestemt sted (f.eks. et postkontor) er normalt ikke en alternativ metode til forkyndelse. Hvis dokumenter er blevet forkyndt pr. anbefalet brev og ikke er blevet leveret, er proceduren for formidling af oplysninger til adressaten anført i pkt. 8 nedenfor.

7.4 Hvis adressaten afviser at modtage dokumenterne, hvilken retsvirkning har det så? Anses dokumenterne for at være forskriftsmæssigt forkyndt, hvis afvisningen ikke var berettiget?

Forudsat at en metode til forkyndelse er blevet godkendt af en domstol, gælder den fastsatte dato for forkyndelse, uanset om adressaten accepterer denne.

8 Postforkyndelse fra udlandet (artikel 14 i forkyndelsesforordningen)

8.1 Hvis postvæsenet leverer et dokument sendt fra udlandet til en adressat i medlemsstaten i en situation, hvor bekræftelse af modtagelsen er påkrævet (artikel 14 forkyndelsesforordningen), afleverer postvæsenet så kun dokumentet til adressaten selv, eller kan det i overensstemmelse med de nationale regler om postudbringning også aflevere dokumentet til en anden person, der befinder sig på samme adresse?

Anbefalet post fra Royal Mail (Det Forenede Kongeriges posttjeneste) leveres til adressen frem for den enkelte. Det er derfor muligt, at en anden person end adressaten modtager dokumenterne, hvis de bor på samme adresse.

8.2 Hvordan kan forkyndelse af dokumenter fra udlandet i medfør af artikel 14 i forordning nr. 1393/2007 finde sted, hvis hverken adressaten eller nogen anden person, der er bemyndiget til at modtage dokumenterne (hvis der efter de nationale regler om postudbringning er mulighed herfor — se ovenfor) er antruffet på adressen?

Hvis ingen på den pågældende adresse kan underskrive dokumenterne, sendes de retur til det lokale postvæsen. Hvis de ikke afhentes inden for fristerne (se nedenfor), returneres de til afsenderen, og forkyndelse anses for ikke at have fundet sted i dette tilfælde.

8.3 Accepterer postvæsenet en bestemt frist for afhentning af dokumenterne, før de sender dokumenterne tilbage til afsenderen? Hvis ja, hvordan underrettes adressaten om, at der ligger post til afhentning på postkontoret?

Hvis aflevering ikke har været mulig på adressen, efterlades et kort med meddelelse om leveringsforsøget. Dette kort oplyser adressaten om, hvor dokumenterne kan afhentes, og om fristen, inden for hvilken han/hun skal afhente dem. For anbefalet post, der stammer fra Det Forenede Kongerige, bør dokumenterne afhentes inden for én uge. Fristen for afhentning af internationalt registreret post er tre uger.

9 Er der noget skriftligt bevis for, at dokumentet er forkyndt?

Retten registrerer den kendsgerning, at den har forkyndt et bestemt dokument. Dokumenter, der forkyndes pr. brev, anses for at være (eller betragtes som) forkyndt, medmindre de returneres gennem postvæsenet.

Når sagsøgeren forkynder et dokument, skal han/hun indlevere en forkyndelsesattest til retten inden syv dage efter forkyndelsen. Denne attest skal bekræfte, at dokumentet ikke er blevet returneret, fordi det ikke kunne afleveres, og give udførlige oplysninger om metoden til forkyndelse og tidspunktet for denne.

Efter modtagelsen af et søgsmål har skyldneren 14 dage til at reagere på søgsmålet. Hvis han/hun indsender en kvittering for modtagelsen af forkyndelsen, forlænges svarfristen til 28 dage fra forkyndelsen af det givne søgsmål.

Hvis dokumenter forkyndes personligt, udarbejdes et skriftligt dokument i form af en forkyndelsesattest eller beediget skriftlig erklæring med udførlig angivelse af tidspunkt og dato. Dette kan anvendes som bevis for forkyndelse, hvis adressaten nægter at modtage sådanne dokumenter.

10 Hvad sker der, hvis noget går galt, og adressaten ikke modtager dokumentet, eller forkyndelsen sker i strid med reglerne (f.eks. hvis dokumentet forkyndes for tredjemand)? Kan forkyndelsen af dokumentet alligevel være gyldig (dvs. kan den manglende iagttagelse af reglerne afhjælpes), eller skal dokumentet forkyndes på ny?

Hvis en person opdager, at han ikke har modtaget retslige dokumenter, som han har ret til, kan han træffe foranstaltninger for at sikre, at han modtager dem, enten ved at kontakte den anden part eller dennes advokat eller ved at henvende sig til retten. Hvis der allerede er afsagt kendelser eller domme i sagen, kan han begære at få dem omstødt med den begrundelse, at dokumenterne ikke er blevet forkyndt.

Hvis en part accepterer forkyndelse af dokumenter uden for den minimumsperiode for forkyndelse, der er tilladt ifølge reglerne, kan forkyndelsen stadig anses for at være gyldig. Hvis forkyndelsen anses for at være ugyldig, kan der gøres et nyt forsøg på at forkynde dokumenterne. Retten kan også dispensere fra forkyndelse af dokumenter under visse omstændigheder.

11 Skal der betales for forkyndelse af et dokument og i givet fald, hvor meget?

Omkostningerne ved forkyndelse af dokumenter pr. brev er omfattet i det almindelige retsgebyr. Når dokumenterne forkyndes personligt ved hjælp af en foged eller stævningsmand, varierer omkostningerne alt efter sagens karakter, og hvorvidt der benyttes en foged eller en stævningsmand.