Forkyndelser: officiel overrækkelse af juridiske dokumenter

1 Hvad betyder det retlige begreb "forkyndelse" i praksis? Hvorfor findes der særlige regler for forkyndelse af dokumenter?

"Forkyndelse af dokumenter" betyder, at der gives meddelelse til en bestemt fysisk eller juridisk person på en verificérbar måde og i overensstemmelse med de i lovgivningen fastsatte formkrav. Formålet med reglerne om forkyndelse af dokumenter er at sikre, at dokumenter forkyndes på troværdig vis for den relevante person, og at forkyndelsen kan verificeres.

2 Hvilke dokumenter skal formelt forkyndes?

Der er normalt tale om dokumenter, som vedrører en retssag, f.eks. en stævning eller en indkaldelse til afgivelse af vidneforklaring. En anmodning om bevismæssig forkyndelse kan også omhandle dokumenter, der ikke vedrører en retssag, f.eks. testamenter.

3 Hvem har ansvaret for forkyndelse af dokumenter?

I forbindelse med en retssag er det normalt retten, der foranlediger forkyndelsen. Retten kan på anmodning af en part i sagen overlade forkyndelsen til denne part, hvis retten skønner, at der er rimelig grund hertil.

I andre tilfælde er det den person, i hvis interesse forkyndelsen foretages, som det påhviler at foretage forkyndelsen.

4 Adresseforespørgsler

4.1 Gør den myndighed, der i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1393/2007 af 13. november 2007 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civile og kommercielle sager er udpeget til at modtage adresseforespørgsler, af egen drift et forsøg på at finde ud af, hvor adressaten for de dokumenter, der skal forkyndes, befinder sig, hvis vedkommende ikke længere bor på den adresse, som den anmodende myndighed har angivet?

Ja. Stævningsmænd ved retten i første instans (käräjäoikeus/tingsrätt) har adgang til det finske personregistersystem, hvor de kan finde opdaterede adresseoplysninger.

4.2 Har udenlandske judicielle myndigheder og/eller parter i retssager adgang til registrer eller tjenester i medlemsstaten, der gør det muligt at finde frem til personens aktuelle adresse? Hvis ja, hvilke registre eller tjenesteydelser findes, og hvilken fremgangsmåde skal følges? Hvilke gebyrer skal i givet fald betales?

Via adressetjenesten (osoitepalvelu/adresstjänst) kan der søges efter opdaterede adresser på næsten alle personer med fast bopæl i Finland. Tjenestens oplysninger er baseret på oplysningerne i personregistersystemet, der ajourføres af myndigheden for digitalisering og befolkningsdata (Digi- ja väestötietovirasto/Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata).

Ved adressesøgningen søges der på den pågældendes fornavn og efternavn. Det kan være et tidligere eller nuværende navn. Oplysninger såsom den pågældendes alder, fødselsdato og nuværende eller tidligere bopæl kan anvendes som søgefiltre.

Der udleveres adresseoplysninger om klart identificerede personer på over 15 år, som ikke har meddelt, at deres adresser ikke må udleveres.

Den telefonbaserede adressetjeneste på finsk kan kontaktes på telefon 0600 0 1000

og den svenske tjeneste på telefon 0600 0 1001

hver dag fra kl. 8.00 til kl. 22.00.

Tjenesten koster 2,50 EUR pr. minut + lokal net-/mobilafgift og afgifter på ventende opkald ved fastnet-/mobilopkald (1,98 EUR pr. minut frem til den 16.5.2020).
Der kan kun foretages opkald til denne tjeneste fra Finland.

Adresseforespørgsler kan også fremsendes pr. e-mail til myndigheden for digitalisering og befolkningsdata. De kan fremsendes på finsk, svensk eller engelsk til adressen vtj-todistus@dvv.fi. Forespørgsler kan også fremsendes pr. brev til Digi-ja väestötietovirasto, PL 123, 00531 Helsinki. Der betales et gebyr for adresseoplysningerne, og den påtænkte anvendelse skal angives.

Der kan ligeledes søges efter firmaadresser.

Det finske patent- og registreringskontor (Patentti- ja rekisterihallitus, PRH) og den finske skatteforvaltning (Verohallinto) har en fælles tjeneste på: https://www.ytj.fi/, hvor der kan søges efter virksomheders og organisationers kontaktoplysninger. Denne tjeneste er tilgængelig på finsk, svensk og engelsk. Yderligere oplysninger findes på: https://www.prh.fi/fi/index.html (på finsk), https://www.prh.fi/sv/index.html (på svensk) og https://www.prh.fi/fi/index.html (på engelsk).

4.3 Hvorledes behandler myndighederne i medlemsstaten en forespørgsel, der er afgivet i medfør af reglerne i Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001 af 28. maj 2001 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, og som har til formål at finde frem til en persons aktuelle adresse?

Proceduren i Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001 er ikke den primære procedure for indhentning af adresseoplysninger.

Se spørgsmål 4.2, hvor der redegøres for søgning efter adresseoplysninger om enkeltpersoner og organisationer i Finland.

5 Hvordan finder en forkyndelse sædvanligvis sted i praksis? Er der alternative metoder, som kan anvendes (bortset fra subsidiær forkyndelse som omhandlet i punkt 6 nedenfor)?

I henhold til § 3 i den finske retsplejelov (Oikeudenkäymiskaari; 4/1734) foretages forkyndelsen normalt pr. post, når retten har ansvaret for forkyndelse i en retssag. Brevet kan sendes anbefalet med modtagelsesbevis. Det kan alternativt sendes direkte til adressatens bopæl. I så fald vedlægges et modtagelsesbevis, som adressaten skal underskrive og returnere til retten. Forkyndelse af et andet retsligt dokument end en stævning og den første anmodning om et svarskrift kan også foretages ved at sende dokumentet som et almindeligt brev til den adresse, som den relevante part har meddelt retten. Hvis et dokument er sendt som et almindeligt brev, anses det for at være forkyndt for adressaten på syvendedagen efter afsendelsen.

I henhold til § 4 i retsplejeloven (4/1734) kan forkyndelsen ske ved en stævningsmand, hvis det er sandsynligt, at postforkyndelse ikke vil give det ønskede resultat.

I henhold til § 2 i retsplejeloven (4/1734) kan retten med den relevante parts samtykke overlade ansvaret for forkyndelsen til denne part, hvis retten skønner, at der er rimelig grund hertil. I så fald meddeler retten den pågældende part fristen for forkyndelse og for fremsendelse af bevis herfor til retten. I henhold til § 4 i retsplejeloven (4/1734) foretages forkyndelsen ved en stævningsmand i disse tilfælde.

Hvis retten har overladt ansvaret for forkyndelsen til den pågældende part, og denne er repræsenteret ved en advokat eller offentligt beskikket advokat, kan forkyndelsen i henhold til § 4 i retsplejeloven (4/1734) ligeledes foretages for adressaten personligt af denne advokat eller offentligt beskikkede advokat. I så fald skal adressaten underskrive modtagelsesbeviset. Denne forkyndelsesmetode kan ikke anvendes i straffesager.

Forkyndelse af dokumenter, der ikke vedrører en retssag, sker ved en stævningsmand på anmodning af en myndighed eller en privatperson.

6 Er elektronisk forkyndelse af dokumenter (forkyndelse af retslige og udenretslige dokumenter ved hjælp af elektronisk kommunikation, som f.eks. e-mail, internetbaseret sikker applikation, fax, sms etc.) tilladt i civile retssager? I bekræftende fald, i hvilken type sager kan denne metode anvendes? Gælder der begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af/adgang til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er (advokat, juridisk person, virksomhed eller andre, såsom erhvervsdrivende)?

I henhold til § 3b i retsplejeloven (4/1734) kan dokumenterne ligeledes forkyndes pr. telefon, når retten har ansvaret for forkyndelsen, og hvis sagen vedrører et skyldigt beløb, genoprettelse af ejendomsret eller brud på betingelser eller udsættelse, og sagsøger ikke mener, at der er tale om en tvist. Det kræves desuden, at telefonforkyndelsen er rimelig i forhold til det pågældende dokuments karakter og kvalitet, og at adressaten underrettes om det pågældende dokument og helt klart forstår betydningen af forkyndelsen heraf. Når et dokument er blevet forkyndt pr. telefon, skal det straks sendes som brev eller elektronisk kommunikation til den af adressaten angivne adresse, medmindre det af særlige årsager er åbenlyst unødvendigt. Der skal ligeledes udfærdiges et bevis for telefonforkyndelsen.

Hvis retten eller anklageren foranlediger forkyndelsen, kan dokumentet i henhold til § 3 i retsplejeloven (4/1734) ligeledes forkyndes ved at sende det til den relevante part som elektronisk kommunikation som anvist af adressaten, hvis det kan antages, at adressaten vil blive underrettet om dokumentet og returnere modtagelsesbeviset inden fristens udløb.

7 »Subidiær« forkyndelse

7.1 Er der efter lovgivningen i medlemsstaten mulighed for at anvende andre former for forkyndelse i tilfælde, hvor det ikke har været muligt at forkynde dokumenter til adressaten (f.eks. meddelelse efterladt på den pågældendes adresse, meddelelse til fogedretten, postforkyndelse eller mærkatmeddelelse)?

I henhold til § 7 i retsplejeloven (4/1734) kan en stævningsmand forkynde dokumenterne ved at overgive dem til en person på over 15 år i den husstand, adressaten tilhører, eller, hvis adressaten driver forretningsvirksomhed, til en ansat i virksomheden, når stævningsmanden har ledt efter en person med adresse i Finland med henblik på forkyndelse, men ikke har fundet den pågældende eller en anden person, der er beføjet til at modtage forkyndte dokumenter på dennes vegne, og det ud fra omstændighederne kan antages, at den pågældende forsøger at unddrage sig forkyndelse. Er det ikke muligt at finde sådanne personer, kan dokumenterne forkyndes ved at aflevere dem til det lokale politi.

Når proceduren i stk. 1 er blevet fulgt, skal stævningsmanden sende meddelelse herom til den person, for hvem der skal foretages forkyndelse, til dennes adresse. Dokumenterne anses for at være blevet forkyndt, når meddelelsen som defineret i stk. 2 er blevet afsendt.

I straffesager kan en stævning ikke forkyndes for den sagsøgte ved brug af proceduren i dette stykke.

I henhold til § 9 i retsplejeloven (4/1734) vil retten være ansvarlig for forkyndelse ved offentlig bekendtgørelse, hvis der ikke foreligger oplysninger om adressatens opholdssted. I straffesager kan en stævning ikke forkyndes for den sagsøgte ved offentlig bekendtgørelse.

7.2 Hvis andre metoder anvendes, hvornår anses dokumenterne da for at være blevet forkyndt?

Se svaret på spørgsmål 7.1.

7.3 Hvis en anden form for forkyndelse består i deponering af dokumenterne på et bestemt sted (f.eks. på et postkontor), hvordan får adressaten så meddelelse om deponeringen?

Se svaret på spørgsmål 7.1.

7.4 Hvis adressaten afviser at modtage dokumenterne, hvilken retsvirkning har det så? Anses dokumenterne for at være forskriftsmæssigt forkyndt, hvis afvisningen ikke var berettiget?

Hvis adressaten ikke afhenter de forkyndte dokumenter og modtagelsesbeviset på postkontoret eller nægter at modtage dem, returneres anmodningen til afsenderen. I så fald anses dokumenterne for ikke at være forkyndt (se f.eks. afgørelse 50:1997 truffet af Finlands øverste domstol (korkein oikeus/högsta domstolen)). Hvis det dokument, der skal forkyndes, er blevet sendt direkte til adressatens bopæl, anses det for ikke at være forkyndt, hvis adressaten ikke returnerer det underskrevne modtagelsesbevis til retten.

Adressaten kan kun nægte at modtage dokumenter forkyndt af stævningsmanden, hvis bestemte betingelser i loven er opfyldt. Adressaten kan bl.a. nægte at modtage de forkyndte dokumenter, hvis dokumenterne ikke er på finsk eller svensk eller et andet sprog, som adressaten forstår (eksempler: loven om international gensidig retshjælp i straffesager (Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa) og loven om international retshjælp og anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser på det civil- og handelsretlige område (Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla)).

Hvis der er lovlige grunde til at nægte forkyndelsen, returnerer stævningsmanden dokumenterne. I så fald fremlægger stævningsmanden skriftligt bevis for, at adressaten har nægtet forkyndelsen, og redegør for begrundelsen herfor.

8 Postforkyndelse fra udlandet (artikel 14 i forkyndelsesforordningen)

8.1 Hvis postvæsenet leverer et dokument sendt fra udlandet til en adressat i medlemsstaten i en situation, hvor bekræftelse af modtagelsen er påkrævet (artikel 14 forkyndelsesforordningen), afleverer postvæsenet så kun dokumentet til adressaten selv, eller kan det i overensstemmelse med de nationale regler om postudbringning også aflevere dokumentet til en anden person, der befinder sig på samme adresse?

Når dokumenter sendes til Finland med posten med henblik på forkyndelse med anmodning om modtagelsesbevis, tilbageholder postkontoret disse dokumenter og sender adressaten en meddelelse om, at den pågældende kan afhente en forsendelse på postkontoret. Disse dokumenter kan kun afhentes på postkontoret af adressaten eller af en af denne bemyndiget person. Hvis den part, der anmoder om forkyndelsen, anmoder herom, må dokumenterne kun udleveres til adressaten personligt.

8.2 Hvordan kan forkyndelse af dokumenter fra udlandet i medfør af artikel 14 i forordning nr. 1393/2007 finde sted, hvis hverken adressaten eller nogen anden person, der er bemyndiget til at modtage dokumenterne (hvis der efter de nationale regler om postudbringning er mulighed herfor — se ovenfor) er antruffet på adressen?

Hvis adressaten ikke afhenter dokumenterne på postkontoret, returneres de til afsenderen.

I så fald kan afsenderen sende dokumenterne og anmodningen om forkyndelse til retten i første instans (käräjäoikeus/tingsrätt) i den retskreds, hvor adressaten har bopæl eller opholdssted. Efter modtagelsen af anmodningen vil rettens stævningsmand forsøge at forkynde dokumenterne for adressaten personligt.

8.3 Accepterer postvæsenet en bestemt frist for afhentning af dokumenterne, før de sender dokumenterne tilbage til afsenderen? Hvis ja, hvordan underrettes adressaten om, at der ligger post til afhentning på postkontoret?

Postkontoret sender adressaten en meddelelse om, at den pågældende kan afhente en forsendelse på postkontoret. Fristen for afhentning af dokumenterne angives ligeledes i meddelelsen.

Postkontoret vil opbevare dokumenterne ugen ud i den uge, de modtages, plus to (2) fulde kalenderuger.

9 Er der noget skriftligt bevis for, at dokumentet er forkyndt?

Stævningsmanden udfærdiger en attest, der bekræfter, at forkyndelse er foretaget. Der udfærdiges ligeledes en attest ved postforkyndelse.

10 Hvad sker der, hvis noget går galt, og adressaten ikke modtager dokumentet, eller forkyndelsen sker i strid med reglerne (f.eks. hvis dokumentet forkyndes for tredjemand)? Kan forkyndelsen af dokumentet alligevel være gyldig (dvs. kan den manglende iagttagelse af reglerne afhjælpes), eller skal dokumentet forkyndes på ny?

Hvis forkyndelsen ikke er foretaget korrekt, og den pågældende part ikke giver møde i retten eller ikke indgiver svarskrift, skal der foretages forkyndelse på ny. Der skal dog ikke foretages fornyet forkyndelse, hvis den begåede fejl er af underordnet betydning.

Hvis den pågældende part gør gældende, at der ikke er foretaget korrekt forkyndelse, skal behandlingen af sagen udsættes, medmindre dette ikke er nødvendigt på grund af den begåede fejls underordnede betydning.

11 Skal der betales for forkyndelse af et dokument og i givet fald, hvor meget?

Forkyndelse foretaget ved stævningsmand koster 80 EUR.