Forkyndelser: officiel overrækkelse af juridiske dokumenter

1 Hvad betyder det retlige begreb "forkyndelse" i praksis? Hvorfor findes der særlige regler for forkyndelse af dokumenter?

Retten kan træffe afgørelse om en anmodning om forkyndelse, hvis parterne er blevet indkaldt eller er til stede personligt eller ved stedfortræder. Forkyndelse af dokumenter i og fra udlandet er en procedure, der har formål at gøre adressaterne, dvs. parterne, vidnerne eller andre deltagere i en retssag i den anmodende stat, bekendt med dokumenterne, jf. artikel 3, stk. 1, i lov nr. 189/2003 om international gensidig retshjælp i civil- og handelsretlige sager.

2 Hvilke dokumenter skal formelt forkyndes?

De retslige dokumenter, der skal forkyndes formelt, er de dokumenter, der udfærdiges i civil- og handelsretlige sager, hvor forkyndelsen anordnes af retten, dvs. stævninger, retsafgørelser, appelskrifter og tilsvarende dokumenter.

3 Hvem har ansvaret for forkyndelse af dokumenter?

Forkyndelsen af processkrifter er gratis og foretages ex officio af rettens stævningsmænd eller andre ansatte ved den pågældende ret. Hvis dette ikke er muligt, forkyndes dokumenterne pr. anbefalet post med angivelse af indhold og anerkendelse af modtagelse i en forseglet kuvert. Modtagelsesbeviset/rapporten og meddelelsen vedhæftes kuverten. Forkyndelsen kan ligeledes foretages af stævningsmænd eller ved ekspreslevering på den anmodende parts regning, jf. artikel 154, stk. 1, 4 og 5, i den rumænske civile retsplejelov.

4 Adresseforespørgsler

4.1 Gør den myndighed, der i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1393/2007 af 13. november 2007 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civile og kommercielle sager er udpeget til at modtage adresseforespørgsler, af egen drift et forsøg på at finde ud af, hvor adressaten for de dokumenter, der skal forkyndes, befinder sig, hvis vedkommende ikke længere bor på den adresse, som den anmodende myndighed har angivet?

Adressatens adresse skal anføres i stævningen (jf. artikel 194 i den civile retsplejelov). Under den indledende procedure, hvor anmodningen om stævning kontrolleres og eventuelt berigtiges, kan retten anmode sagsøger om at forelægge yderligere oplysninger, der ikke er anført i stævningen (jf. artikel 200 i den civile retsplejelov).

Retten er ikke forpligtet til at kontrollere sagsøgers nuværende adresse ex officio. Retten har imidlertid en generel forpligtelse til at indtage en aktiv rolle (jf. artikel 22 i den civile retsplejelov) og til at træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre, at der træffes en begrundet afgørelse.

4.2 Har udenlandske judicielle myndigheder og/eller parter i retssager adgang til registrer eller tjenester i medlemsstaten, der gør det muligt at finde frem til personens aktuelle adresse? Hvis ja, hvilke registre eller tjenesteydelser findes, og hvilken fremgangsmåde skal følges? Hvilke gebyrer skal i givet fald betales?

Rumænske statsborgeres adresser kan fås ved henvendelse til indenrigsministeriet (det nationale inspektorat for forvaltning af personoplysninger og databaser – INEPABD, , str. Obcina Mare nr. 2, Sektor 6, Bukarest, tlf. +40214135442, +40217467047/8/9, fax +40214135049, e-mail: depabd@mai.gov.ro, web: http://depabd.mai.gov.ro/furnizari.html) eller via det lokale personregister.

Interesserede kan anmode det nationale personregister om visse oplysninger om rumænske statsborgere vedrørende deres hjemsted eller bopæl ved at indgive en begrundet skriftlig anmodning til det kompetente lokale personregister i det område, hvor den virksomhed/person, der søges efter, har hjemsted eller bopæl. Disse oplysninger må kun udleveres med de søgte personers forudgående samtykke.

Samtykke er ikke nødvendigt, hvis der er et behørigt retsgrundlag, og anmodningen kommer fra visse myndigheder (politiet, forsvaret, retsvæsenet, de sociale myndigheder og tilsvarende myndigheder) eller fra personer, hvis retlige interesse er dokumenteret i et behørigt retsgrundlag. De lokale personregisterkontorer og INEPABD er kompetente til at træffe afgørelse om anmodninger fra juridiske personer.

Ved indgivelse af specifikke anmodninger eller et mindre antal anmodninger er gebyret 1 RON pr. person, der overføres til statsbudgettet, konto nr. RO35TREZ70620330108XXXXX (IBAN), finansministeriet for sektor 6, Bukarest, skatteregistreringsnummer 26362870 (hvis oplysningerne kommer fra INEPABD) eller til lokalrådenes konti (hvis oplysningerne kommer fra de lokale personregisterkontorer).

Der opkræves en stempelafgift på 5 RON pr. anmodning. Ved indgivelse af et stort antal anmodninger er gebyret 120 RON pr. time for søgning i det centrale IT-system eller 7 RON pr. time for søgning i det lokale IT-system. Offentlige institutioner med kompetence på særlige områder (herunder forsvar, offentlig orden, national sikkerhed, retsvæsen, finans og sundhed) er fritaget fra betaling af gebyrer for de oplysninger, de anmoder om som led i opfyldelsen af deres retlige forpligtelser.

Indhentning af en juridisk persons vedtægtsmæssige hjemstedsadresse gennem det nationale virksomhedsregister (Bd. Unirii nr. 74, sektion 2+3, bl. J3B, Sektor 3, Bukarest: https://portal.onrc.ro) eller via domstolenes virksomhedsregistre

Bekræftede kopier af oplysningerne i registret og af de indgivne dokumenter samt oplysninger om de registrerede data og de certifikater, der bekræfter, om et bestemt dokument eller en bestemt oplysning er registreret eller ej, kan fremsendes på den anmodende parts regning. Der kan også anmodes om dokumenterne pr. post, og de kan ligeledes fremsendes pr. post. Dokumenterne kan på anmodning udstedes elektronisk og fremsendes elektronisk med en avanceret elektronisk signatur, som enten er indeholdt i, vedhæftet eller tilknyttet dokumentet.

Formularerne til brug for anmodning om specifikke (grundlæggende eller omfattende) oplysninger, historiske rapporter og certifikater samt oplysninger om de opkrævede gebyrer og afgifter findes på: https://www.onrc.ro/index.php/en under "Information".

Hvis der er indgået samarbejdsaftaler, kan dokumenter og oplysninger udstedes gratis til visse myndigheder og offentlige institutioner, juridiske personer, journalister og repræsentanter for massemedierne samt til akkrediterede diplomatiske missioner.

InfoCert-tjenesten kan anvendes til udstedelse af certifikater online og til fremsendelse af oplysninger via portalen https://portal.onrc.ro. Oplysningerne fra denne tjeneste er underlagt bestemmelserne om elektroniske signaturer og tidsstempler. De omfatter en række sikkerhedselementer i form af elektroniske signaturer, tidsstempler, vandmærker (grafiske mærker i baggrunden) og stregkoder. Eksempler på de dokumenter, der udstedes af denne tjeneste, findes på: https://portal.onrc.ro/ONRCPortalWeb/appmanager/myONRC/signup?p=infoCert

Personoplysninger om medlemmer, aktionærer eller andre personer kan videregives på anmodning, hvis de udstedes ved informationsskrankerne eller elektronisk via RECOM-onlinetjenesten og fremsendes elektronisk med en avanceret elektronisk signatur, som enten er indeholdt i, vedhæftet eller tilknyttet oplysningerne, eller via certifikater. Offentlige myndigheder inden for retsvæsen, nationalt forsvar og finans samt likvidatorer og stævningsmænd har ligeledes adgang til andre oplysninger.

4.3 Hvorledes behandler myndighederne i medlemsstaten en forespørgsel, der er afgivet i medfør af reglerne i Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001 af 28. maj 2001 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, og som har til formål at finde frem til en persons aktuelle adresse?

Det er retten, der træffer beslutning om, hvorvidt disse anmodninger kan behandles. De rumænske domstole modtager et begrænset antal retsanmodninger om en persons adresse/vedtægtsmæssige hjemsted, og det er vanskeligt at afgøre, om der er en ensartet praksis. Ifølge de foreliggende oplysninger behandler domstolene generelt sådanne anmodninger.

5 Hvordan finder en forkyndelse sædvanligvis sted i praksis? Er der alternative metoder, som kan anvendes (bortset fra subsidiær forkyndelse som omhandlet i punkt 6 nedenfor)?

Se svaret på spørgsmål 3.

6 Er elektronisk forkyndelse af dokumenter (forkyndelse af retslige og udenretslige dokumenter ved hjælp af elektronisk kommunikation, som f.eks. e-mail, internetbaseret sikker applikation, fax, sms etc.) tilladt i civile retssager? I bekræftende fald, i hvilken type sager kan denne metode anvendes? Gælder der begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af/adgang til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er (advokat, juridisk person, virksomhed eller andre, såsom erhvervsdrivende)?

Processkrifter kan forkyndes af justitssekretæren og pr. fax, e-mail eller med andre midler, som sikrer overførslen af dokumentindholdet og anerkendelsen af modtagelsen, hvis den pågældende part har meddelt retten sine kontaktoplysninger til dette formål. Når retten fremsender et processkrift, fremsender den med henblik på bekræftelse ligeledes en blanket, der skal udfyldes af adressaten med angivelse af datoen for modtagelse og tydeligt navn, og den person, der er ansvarlig for postmodtagelse, skal underskrive blanketten. Blanketten returneres til retten pr. fax, e-mail eller med andre midler (artikel 154, stk. 6, i den civile retsplejelov).

7 »Subidiær« forkyndelse

7.1 Er der efter lovgivningen i medlemsstaten mulighed for at anvende andre former for forkyndelse i tilfælde, hvor det ikke har været muligt at forkynde dokumenter til adressaten (f.eks. meddelelse efterladt på den pågældendes adresse, meddelelse til fogedretten, postforkyndelse eller mærkatmeddelelse)?

Se svaret på spørgsmål 3.

Dokumentet afleveres personligt til sagsøgte. Hvis den pågældende bor på hotel/vandrehjem, afleveres brevet til administratoren eller portneren, jf. artikel 161 i den civile retsplejelov.

Dokumentet afleveres til den instans, som adressaten er tilknyttet (militæret, havnefogeden i forbindelse med besætningsmedlemmer på et skib, fængselsadministrationen i forbindelse med indsatte eller hospitalsadministrationen i forbindelse med patienter), og den pågældende instans overbringer efterfølgende dokumentet til adressaten og afleverer kvitteringen for modtagelse til stævningsmanden eller fremsender den direkte til retten (artikel 161 og 162 i den civile retsplejelov).

Dokumenterne kan afleveres til den person, der er ansvarlig for modtagelsen af post, bygningsadministratoren, vagten, sikkerhedsvagten eller på følgende enheders centrale kontorer (for adressaterne nævnt i parentes): finansministeriet/andre udpegede organer (staten), retlige repræsentanter (lokale administrative myndigheder, offentligretlige juridiske personer), repræsentanternes hovedkontor/datterselskab (privatretlige juridiske personer), en udpeget repræsentant (foreninger, virksomheder, enheder uden status som juridisk person), deres bopælsadresse/vedtægtsmæssige hjemsted (personer under insolvensbehandling og kreditorer), udenrigsministeriet (personale ved diplomatiske missioner/konsulater, rumænske statsborgere udsendt for at arbejde i internationale organisationer og deres familiemedlemmer, der bor sammen med dem i udlandet), centrale organer, som har udsendt arbejdstagerne eller har myndighed over den enhed, der har udsendt dem (andre rumænske statsborgere, der er i udlandet på grund af deres arbejde, herunder deres ledsagende familiemedlemmer).

Hvis adressaten nægter at modtage dokumentet, lægger stævningsmanden dokumentet i vedkommendes postkasse. Hvis der ikke er nogen postkasse, anbringes en meddelelse på adressatens dør, hvori adressaten anmodes om at møde op dagen efter og senest syv dage efter datoen for meddelelsen (tre dage i hastesager) i retten eller på borgmesterkontoret i den retskreds, hvor vedkommende bor eller har sit vedtægtsmæssige hjemsted (hvis adressaten ikke bor i den retskreds, hvor retten har sæde) med henblik på forkyndelse af dokumentet for adressaten.

Hvis adressaten ikke er til stede, afleverer stævningsmanden dokumentet til en anden person (voksent familiemedlem, der bor sammen med adressaten og modtager posten). Hvis adressaten bor på hotel eller i et lejlighedskompleks og ikke er hjemme, forkynder stævningsmanden dokumentet for administratoren eller portneren. Den person, der modtager dokumentet, kvitterer for modtagelsen, og stævningsmanden kontrollerer vedkommendes identitet og underskrift og udfærdiger en rapport. Hvis den pågældende modtager dokumentet, men nægter eller ikke er i stand til at kvittere for modtagelsen, udfærdiger stævningsmanden en rapport. Hvis de pågældende ikke er til stede eller er til stede, men nægter at modtage dokumentet, lægges dokumentet i postkassen. Hvis der ikke er nogen postkasse, anbringes en meddelelse på døren.

Stævningsmanden skal under alle omstændigheder senest 24 timer efter afleveringen/anbringelsen af meddelelsen indlevere dokumentet og rapporten til retten/på borgmesterkontoret, der herefter vil forkynde dokumentet. Når en part har fået udleveret dokumentet af en embedsmand på borgmesterkontoret, fremsender embedsmanden leveringsbeviset og rapporten til retten inden for 24 timer. Hvis tidsfristen er udløbet, og den pågældende part ikke er mødt op på borgmesterkontoret for at få udleveret dokumentet, fremsender en embedsmand på borgmesterkontoret dokumentet og rapporten til retten, jf. artikel 163 i den civile retsplejelov.

Hvis sagsøger ikke kan finde den sagsøgtes adresse, kan retten godkende forkyndelsen af stævningen ved offentliggørelse, hvorved stævningen slås op på rettens dør, på rettens portal og ved sidst kendte adresse. Retten kan alt efter omstændighederne anordne, at stævningen skal bekendtgøres i Rumæniens lovtidende eller i en større national avis. I forbindelse med godkendelsen af forkyndelse af stævningen ved offentliggørelse udpeger retten ligeledes en kurator (curator) blandt advokatsammenslutningens medlemmer, der indkaldes til at repræsentere den sagsøgtes interesser på retsmøder.

7.2 Hvis andre metoder anvendes, hvornår anses dokumenterne da for at være blevet forkyndt?

Forkyndelsen afsluttes ved underskrivelsen af leveringsbeviset og efter udfærdigelsen af rapporten, uanset om den pågældende part har modtaget processkriftet personligt eller ej. Ved forkyndelse af dokumentet pr. post eller ved ekspreslevering er forkyndelsen foretaget, når der kvitteres for modtagelsen, eller når postmedarbejderen/kureren har anført, at adressaten nægter at modtage dokumentet. Ved forkyndelse pr. fax, e-mail eller med andre midler anses forkyndelsen for at være foretaget på den dato, der er angivet på udskriften af beviset for fremsendelse attesteret af justitssekretæren ved den ret, der har fremsendt dokumentet, jf. artikel 165 i den civile retsplejelov.

Hvis adressaten nægter at modtage dokumentet, eller hvis adressaten ikke har en postkasse, anbringer stævningsmanden en meddelelse på vedkommendes dør med anmodning til adressaten om at møde op i retten eller på borgmesterkontoret for at afhente dokumentet. Hvis adressaten ikke møder op, anses dokumentet for at være forkyndt efter fristens udløb, jf. artikel 163 i den civile retsplejelov.

Ved forkyndelse af stævningen ved offentliggørelse anses forkyndelsen for at være foretaget på femtendedagen for offentliggørelsen af stævningen, jf. artikel 167 i den civile retsplejelov.

7.3 Hvis en anden form for forkyndelse består i deponering af dokumenterne på et bestemt sted (f.eks. på et postkontor), hvordan får adressaten så meddelelse om deponeringen?

Hvis adressaten ikke er til stede, kan stævningsmanden eller postmedarbejderen aflevere dokumentet til en anden person, og hvis denne person er til stede, men nægter at modtage dokumentet, kan dokumentet lægges i postkassen. Hvis der ikke er nogen postkasse, anbringes en meddelelse på adressatens eller den anden persons dør. Senest 24 timer efter afleveringen/anbringelsen af meddelelsen indleverer stævningsmanden dokumentet og rapporten til retten/på borgmesterkontoret i den retskreds, hvor adressaten bor eller har sit vedtægtsmæssige hjemsted, som herefter vil forkynde stævningen.

7.4 Hvis adressaten afviser at modtage dokumenterne, hvilken retsvirkning har det så? Anses dokumenterne for at være forskriftsmæssigt forkyndt, hvis afvisningen ikke var berettiget?

Forkyndelsen betragtes som foretaget ved underskrivelsen af leveringsbeviset og efter udfærdigelsen af rapporten, uanset om den pågældende part har modtaget processkriftet personligt eller ej. Ved forkyndelse pr. post eller ved ekspreslevering er forkyndelsen foretaget, når postmedarbejderen/kureren har anført, at den pågældende part nægter at modtage dokumentet, jf. artikel 165 i den civile retsplejelov.

Hvis adressaten modtager et dokument, men nægter eller ikke er i stand til at underskrive leveringsbeviset, udfærdiger stævningsmanden en rapport. Hvis adressaten nægter at modtage dokumentet, lægger stævningsmanden dokumentet i vedkommendes postkasse. Hvis der ikke er nogen postkasse, anbringes en meddelelse på adressatens dør, og der udfærdiges en rapport. I meddelelsen anmodes adressaten om at møde op i retten eller på borgmesterkontoret for at afhente dokumentet, da forkyndelsen i modsat fald anses for at være foretaget, jf. artikel 163 i den civile retsplejelov.

Den part, der møder i retten, enten personligt eller via en advokat eller en anden retlig repræsentant, har pligt til at modtage de processkrifter, der forkyndes under retsmødet. Hvis den pågældende part nægter at modtage dokumenterne, anses de for at være forkyndt ved indføring i sagsakterne. Den pågældende part kan på anmodning få dem udleveret fra sagsakterne mod kvittering for modtagelse, jf. artikel 170 i den civile retsplejelov.

8 Postforkyndelse fra udlandet (artikel 14 i forkyndelsesforordningen)

8.1 Hvis postvæsenet leverer et dokument sendt fra udlandet til en adressat i medlemsstaten i en situation, hvor bekræftelse af modtagelsen er påkrævet (artikel 14 forkyndelsesforordningen), afleverer postvæsenet så kun dokumentet til adressaten selv, eller kan det i overensstemmelse med de nationale regler om postudbringning også aflevere dokumentet til en anden person, der befinder sig på samme adresse?

Hvis adressaten ikke er til stede, kan dokumentet afleveres til en anden person (et voksent familiemedlem, der bor sammen med adressaten og modtager posten). Hvis adressaten bor på hotel eller i et lejlighedskompleks og ikke er hjemme, kan dokumentet forkyndes for administratoren eller portneren, jf. artikel 163, stk. 6 og 7, i den civile retsplejelov.

8.2 Hvordan kan forkyndelse af dokumenter fra udlandet i medfør af artikel 14 i forordning nr. 1393/2007 finde sted, hvis hverken adressaten eller nogen anden person, der er bemyndiget til at modtage dokumenterne (hvis der efter de nationale regler om postudbringning er mulighed herfor — se ovenfor) er antruffet på adressen?

Postforkyndelse foretages kun én gang. Hvis adressaten eller den person, der er bemyndiget til at modtage posten, ikke er til stede, efterlades en meddelelse om, at forsendelsen skal afhentes på postkontoret inden for ti dage. Hvis adressaten ikke møder op, efterlades to hverdage herefter en ny meddelelse om, at forsendelsen skal afhentes på postkontoret inden for ti dage.

8.3 Accepterer postvæsenet en bestemt frist for afhentning af dokumenterne, før de sender dokumenterne tilbage til afsenderen? Hvis ja, hvordan underrettes adressaten om, at der ligger post til afhentning på postkontoret?

Efter den anden meddelelse opbevares dokumenterne på postkontoret i ti dage og returneres herefter til afsenderen. Adressaten informeres i selve meddelelsen om, at der er post, som skal afhentes på posthuset.

9 Er der noget skriftligt bevis for, at dokumentet er forkyndt?

Ja, beviset for levering eller leveringsrapporten udfærdiget af stævningsmanden (jf. artikel 164 i den civile retsplejelov) og postvæsenets kvittering ved forkyndelse pr. anbefalet brev med modtagelsesbevis, jf. artikel 155, stk. 13, i den civile retsplejelov.

10 Hvad sker der, hvis noget går galt, og adressaten ikke modtager dokumentet, eller forkyndelsen sker i strid med reglerne (f.eks. hvis dokumentet forkyndes for tredjemand)? Kan forkyndelsen af dokumentet alligevel være gyldig (dvs. kan den manglende iagttagelse af reglerne afhjælpes), eller skal dokumentet forkyndes på ny?

• Udsættelse af sagen – retten udsætter sagen og anordner forkyndelse af stævning, når den finder, at den fraværende part ikke er blevet tilsagt i overensstemmelse med loven, hvilket er en betingelse for gyldighed, jf. artikel 153 i den civile retsplejelov

• Ugyldighed af processkrifter udfærdiget efter manglende forkyndelse eller ulovlig forkyndelse – formel indsigelse herimod

• Grunde til indgivelse af en ekstraordinær appel (appel med påstand om annullation eller om, at sagen skal gå om)

• Grunde til afslag på anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser (eksekvatur).

11 Skal der betales for forkyndelse af et dokument og i givet fald, hvor meget?

Se svaret på spørgsmål 3.