Notificación de documentos: transmisión oficial de documentos jurídicos

1 ¿Qué quiere decir en la práctica «notificación y traslado de documentos»? ¿Por qué hay normas específicas para la notificación y el traslado de documentos»?

Por «notificación y traslado de documentos» se entiende la comunicación que se hace a una persona física o jurídica concreta, de manera que pueda ser verificada y se efectúe según el procedimiento previsto por la ley. La finalidad de los procedimientos específicos de notificación es garantizar que los documentos se trasladan de manera fiable a la persona pertinente y que la notificación es verificable.

2 ¿Qué documentos deben ser notificados y trasladados de forma oficial?

Los documentos que se notifican son habitualmente documentos relativos a procedimientos judiciales, tales como las citaciones ya las solicitudes de testimonios. Una solicitud de notificación fehaciente de documentos puede referirse también a documentos no procesales, como los testamentos.

3 ¿Quién es competetente para la notificación y el traslado de un documento?

En un procedimiento judicial, la notificación compete generalmente al órgano jurisdiccional. A petición de una de las partes, ese órgano puede confiar la responsabilidad de la notificación a dicha parte, si considera que hay razones que lo justifican.

En otros casos, la notificación compete a la parte en cuyo interés se realiza.

4 Preguntas relativas a la dirección:

4.1 De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1393/2007 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil, ¿puede la autoridad requerida en este Estado miembro, por iniciativa propia, tratar de determinar la localización del destinatario de los documentos que deben ser notificados y trasladados si el destinatario ya no reside en la dirección conocida por la autoridad peticionaria?

Sí. Los agentes judiciales del tribunal de distrito (käräjäoikeus) tienen acceso al registro de población, donde pueden comprobar los datos del domicilio actualizados.

4.2 ¿Tienen las autoridades judiciales extranjeras y/o las partes de un proceso judicial acceso a los registros o servicios en este Estado miembro que permitan averiguar la dirección actual de una persona? En caso afirmativo, ¿qué registros o servicios existen y qué procedimiento se debe seguir? ¿Es necesario abonar una tasa para utilizarlos? Si es así, ¿a cuánto asciende dicha tasa?

El Servicio de direcciones (osoitepalvelu/adresstjänst) permite la búsqueda de direcciones actualizadas de casi todos los residentes permanentes en Finlandia. Pueden consultarse también las direcciones de los finlandeses que residen en el extranjero, si han notificado a la oficina de empadronamiento local su dirección actual. La información del Servicio se basa en la información contenida en el sistema de datos sobre población mantenido por el Registro de Población (Väestörekisterikeskus) y en las oficinas de empadronamiento locales (maistraatit). Se facilitan las direcciones de particulares claramente identificados de más 15 años de edad que no hayan denegado su autorización para que se comunique su dirección. La búsqueda se realiza mediante el nombre y apellido de la persona. Puede tratarse de un nombre anterior o actual, y pueden utilizarse como filtros de búsqueda la edad, la fecha de nacimiento y el domicilio previo o actual.

El Servicio de direcciones está disponible por teléfono y en línea. Para acceder al servicio telefónico en finés se debe marcar el número 0600 0 1000 y para acceder al servicio en sueco el número 0600 0 1001. El servicio está disponible todos los días entre las ocho de la mañana y las diez de la noche. Los costes del servicio son 1,7 euros por minuto más la tarifa de la red local o la tarifa de móvil, y los recargos de llamada en espera desde fijo o móvil. Sólo se puede llamar desde Finlandia. El sitio web osoitepalvelu.net proporciona el servicio en finés en http://vrk.fi/en/address-service y el servicio en sueco en http://vrk.fi/en/address-service. Puede realizarse una búsqueda de hasta 20 direcciones al mismo tiempo. Los costes de la búsqueda de una dirección son 1,24 euros y la tarifa se abona mediante banca en línea. El servicio puede utilizarse también desde el extranjero si el usuario tiene un perfil bancario en línea en finés.

Las solicitudes de búsqueda de direcciones también pueden presentarse ante el Registro civil de Helsinki (Helsingin maistraatti) por correo electrónico. Pueden presentarse en finés, sueco o inglés utilizando la dirección de correo electrónico vtj-otteet.helsinki@maistraatti.fi. Las solicitudes de búsqueda también pueden presentarse por escrito en el Registro Civil de Helsinki, Albertinkatu 25, 00180 Helsinki, Finlandia. Estos servicios cuestan 12,50 euros por extracto.

Puede consultarse más información en línea en https://www.maistraatti.fi/en/ (en finés) y https://www.maistraatti.fi/en/ (en sueco).

También pueden encontrarse direcciones mediante la búsqueda del domicilio social.

La Oficina de Registros y Patentes finlandesa (Patentti- ja rekisterihallitus; PRH) y la Agencia Tributaria finlandesa (Verohallinto) comparten un servicio en https://www.ytj.fi/ donde se puede realizar la búsqueda de datos comerciales de empresas y organizaciones. El servicio está disponible en finés, sueco e inglés. Puede consultarse más información en https://www.prh.fi/fi/index.html (en finés), https://www.prh.fi/sv/index.html (en sueco) y https://www.prh.fi/en/index.html (en inglés).

4.3 ¿Cómo gestionan las autoridades de este Estado miembro una petición destinada a averiguar la dirección actual de una persona y enviada de acuerdo con el Reglamento del Consejo (CE) nº 1206/2001, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil?

El Reglamento del Consejo (CE) n.º 1206/2001 no es el procedimiento principal de obtención de direcciones.

Véase la pregunta 4.2 sobre la búsqueda de domicilios de particulares y organizaciones en Finlandia.

5 ¿Cómo se realiza la notificación y el traslado de un documento en la práctica? ¿Hay otros métodos alternativos que puedan ser utilizados (aparte de la notificación y el traslado sustitutivos a los que se hace referencia a continuación en el apartado 6)?

De conformidad con el artículo 3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (Oikeudenkäymiskaari; 4/1734), cuando la notificación de documentos judiciales compete al órgano jurisdiccional, se realiza principalmente por correo. Puede enviarse una carta por correo certificado con acuse de recibo. También puede entregarse directamente en el domicilio del destinatario, en cuyo caso este debe firmar y devolver al tribunal el acuse de recibo adjunto. La notificación de un documento judicial, con excepción de las citaciones y el primer requerimiento de contestación, también puede realizarse enviando el documento por correo ordinario a la dirección notificada al tribunal por la parte interesada. Se considerará que el destinatario ha sido notificado por correo ordinario en el plazo de siete días desde el envío.

Con arreglo al artículo 4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), los documentos podrán ser notificados mediante un agente judicial en caso de que la notificación por correo tenga pocas posibilidades de éxito.

En virtud del artículo 2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), el órgano jurisdiccional podrá, con el consentimiento de la parte interesada, confiar a dicha parte la responsabilidad de la notificación de documentos si considera que hay motivos que lo justifican. En dicho caso, el órgano jurisdiccional notificará a la parte interesada el plazo para la notificación de los documentos y para la remisión de la prueba correspondiente a dicho órgano. Con arreglo al artículo 4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), los documentos son notificados mediante un agente judicial en esos casos.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), si el órgano jurisdiccional ha confiado a la parte interesada la responsabilidad de la notificación de documentos, y si dicha parte está representada por un abogado o por la asistencia letrada pública, los documentos podrán también ser notificados en persona al destinatario por dicho abogado o letrado. En dicho caso, el destinatario firmará la prueba de que ha recibido los documentos. Este método de notificación no podrá utilizarse en procesos penales.

Con excepción de los documentos judiciales, los documentos podrán ser notificados mediante un agente judicial a petición de la autoridad o de un particular.

6 ¿Están permitidos en los procedimientos civiles la notificación y el traslado electrónico de documentos (notificación y traslado de documentos judiciales o extrajudiciales a través de medios electrónicos de comunicación a distancia como el correo electrónico, aplicación segura a través de internet, fax, SMS, etc.)? Si es así, ¿para qué tipos de procedimiento está previsto este método? ¿Hay restricciones en cuanto a la disponibilidad o el acceso a este método de notificación y traslado de documentos en función del destinatario (profesional del Derecho, persona jurídica, empresa u otro tipo de agente comercial, etc.)?

De conformidad con el artículo 3 ter de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), cuando la notificación de documentos competa al órgano jurisdiccional y el asunto esté relacionado con el cobro de determinada cantidad, con la reanudación de una gestión o con el restablecimiento de una situación que haya sido perturbada, o con un desahucio, y el demandante declare que no considera que el asunto sea litigioso, los documentos también podrán notificarse por teléfono. Un requisito adicional es que la notificación telefónica resulte apropiada teniendo en cuenta el alcance y las características del documento en cuestión y que el destinatario sea informado de dicho documento y comprenda la importancia de su notificación sin lugar a dudas. Una vez que se haya notificado un documento telefónicamente, este debe enviarse de inmediato por correo postal o mediante comunicación electrónica a la dirección especificada por el destinatario, a menos que sea manifiestamente innecesario por razones especiales. Se aportará también prueba de que el documento ha sido notificado por teléfono.

Con arreglo al artículo 3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), cuando el órgano jurisdiccional o el fiscal sea responsable de la notificación de documentos, esta podrá efectuarse enviando el documento a la parte interesada mediante comunicación electrónica de la forma especificada por el destinatario, siempre que se garantice que el destinatario quedará informado del documento y devolverá el acuse de recibo en el plazo fijado.

7 Notificación alternativa:

7.1 ¿Permite el Derecho de este Estado miembro otros métodos de notificación y traslado en aquellos casos en los que no haya sido posible notificar y trasladar los documentos al destinatario (por ejemplo, notificación a su domicilio, al agente judicial, por correo postal o por medio de carteles publicitarios)?

En virtud del artículo 7 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), cuando un agente judicial haya realizado, a efectos de una notificación de documentos, la búsqueda de una persona cuyo domicilio radique en Finlandia, sin encontrar a dicha persona ni a nadie que esté autorizado a recibir dicha notificación en su nombre, y pueda asumirse, habida cuenta de las circunstancias, que la persona en cuestión está evitando tomar conocimiento de la notificación, el agente judicial podrá notificar los documentos entregándolos a cualquier miembro de la misma unidad familiar que tenga más de 15 años o, si el destinatario de los documentos dirige una empresa, a cualquier empleado de su empresa. Si no puede encontrarse a ninguna de las personas indicadas, los documentos se notificarán entregándolos a la policía local.

Cuando se haya seguido el procedimiento establecido en el párrafo primero, el agente judicial deberá enviar al domicilio del destinatario de los documentos un aviso de notificación. Se considerará que los documentos han sido notificados cuando se remita por correo el aviso mencionado en el párrafo segundo.

En los procesos penales, no podrá notificarse una citación al acusado con arreglo al procedimiento establecido en este apartado.

De conformidad con el artículo 9 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (4/1734), si no pudiera obtenerse información sobre el paradero del destinatario, el órgano jurisdiccional será responsable de notificar los documentos mediante anuncio o edicto público, posibilidad que no existe en el caso de los procesos penales.

7.2 En caso de que se apliquen otros métodos, ¿cuándo se considera que los documentos han sido notificados y trasladados?

Véase la pregunta 7.1.

7.3 Si otro método de notificación y traslado es el depósito de los documentos en un lugar específico (por ejemplo, en una oficina de correos), ¿cómo se informa al destinatario acerca de ese depósito?

Véase la pregunta 7.1.

7.4 ¿Qué ocurre si el destinatario se niega a aceptar la notificación y el traslado de los documentos? ¿Se considera que los documentos han sido notificados y trasladados correctamente si la negativa es ilegítima?

Si el destinatario no recoge los documentos notificados y el acuse de recibo de la oficina de correos o rehúsa recibirlos, la solicitud se devolverá al remitente. En dicho caso, se considera que los documentos no han sido notificados (véase, por ejemplo, la Decisión 50:1997 del Tribunal Supremo (korkein oikeus)). De igual modo, si el documento que debe notificarse se ha enviado por correo directamente al domicilio del destinatario, se considerará que no ha sido notificado si este no devuelve el acuse de recibo firmado al órgano jurisdiccional.

El destinatario solo podrá negarse a recibir los documentos notificados por el agente judicial si se cumplen determinadas condiciones especificadas por ley. El destinatario podrá rehusar la recepción de los documentos notificados, entre otras situaciones, cuando no se encuentren en finés o sueco, o en otra lengua que el destinatario entienda. [Ejemplos: la Ley sobre asistencia jurídica internacional en asuntos penales (Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa) o la Ley sobre asistencia jurídica internacional y el reconocimiento y ejecución de sentencias de Derecho civil y mercantil (Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla)].

Si existen motivos legales para que el destinatario rehúse la notificación, el agente judicial devolverá los documentos y facilitará una prueba escrita de que el destinatario ha rehusado la notificación y una explicación de los motivos de dicha negativa.

8 Servicio postal desde el extranjero (artículo 14 del Reglamento)

8.1 En caso de que el servicio de correos entregue un documento enviado desde otro país a un destinatario en este Estado miembro y sea necesario un acuse de recibo (artículo 14 del Reglamento), ¿debe entregar el servicio postal el documento exclusivamente al destinatario de forma personal o puede, de conformidad con las normas nacionales de distribución postal, entregar el documento también a otra persona en la misma dirección?

Cuando los documentos por notificar se envíen a Finlandia por correo postal con acuse de recibo, la oficina de correos custodiará los documentos y enviará al destinatario un aviso especificando que debe recoger un envío a su nombre en la oficina de correos. Solo el destinatario o una persona por él autorizada podrá recoger estos documentos en la oficina de correos. Los documentos se entregarán exclusiva y personalmente al destinatario si la parte que solicita la notificación de documentos así lo especifica.

8.2 En virtud de las normas de distribución postal en este Estado miembro, ¿cómo se puede llevar a cabo la notificación y el traslado de documentos en el extranjero, con arreglo al artículo 14 del Reglamento nº 1393/2007, si no se ha localizado en la dirección de la entrega ni al destinatario ni a ninguna otra persona autorizada a recibir el envío (si esto es posible de acuerdo con las normas nacionales de distribución postal – véase más arriba)?

Si el destinatario no recoge los documentos en la oficina de correos, se devolverán al remitente.

En dicho caso, el remitente podrá enviar los documentos junto con la solicitud de notificación de los mismos al tribunal de distrito (käräjäoikeus) del lugar de domicilio o residencia del destinatario. Una vez recibida esa solicitud, los agentes judiciales del tribunal de distrito intentarán notificar los documentos al destinatario en persona.

8.3 ¿Establece la oficina de correos un plazo específico para la recogida de los documentos antes de devolverlos como «no entregados»? En caso afirmativo, ¿cómo se informa al destinatario de que hay un envío para él en la oficina de correos?

La oficina de correos envía al destinatario un aviso en el que le especifica que debe recoger un envío a su nombre en la oficina de correos. En el aviso también se indicará el plazo del que dispone el destinatario para recoger los documentos.

La oficina de correos custodiará los documentos durante la semana en la que los reciba más dos (2) semanas naturales completas.

9 ¿Hay alguna prueba escrita de que se ha notificado y trasladado el documento?

El agente judicial aportará una prueba de que ha notificado los documentos. También se deberá presentar una prueba de la notificación de documentos por correo postal.

10 ¿Qué sucede si algo falla y el destinatario no recibe el documento, o la notificación y el traslado se efectúan infringiendo la ley (por ejemplo, el documento se notifica a un tercero)? ¿Se puede considerar válido el traslado y la notificación a pesar de ello, es decir, es posible sanar la infracción legal o se debe realizar una nueva notificación y traslado?

Si la notificación se ha efectuado de forma incorrecta y el interesado no comparece ante el órgano jurisdiccional o no proporciona la respuesta escrita requerida, debe procederse a una nueva notificación. No obstante, si el error es menor, no será preciso realizar una nueva notificación.

Si el interesado alega que la notificación se ha realizado de forma incorrecta, el proceso se aplazará, salvo que esto se considere innecesario dada la intrascendencia del error.

11 ¿Hay que pagar por la notificación y el traslado de un documento, y, en este caso, cuánto?

La notificación por un agente judicial cuesta 60 EUR.