Notificación de documentos: transmisión oficial de documentos jurídicos

1 ¿Qué quiere decir en la práctica «notificación y traslado de documentos»? ¿Por qué hay normas específicas para la notificación y el traslado de documentos»?

La notificación y el traslado de documentos es una actuación procesal que se lleva a cabo conforme a lo establecido por ley.

Existen normas específicas sobre la notificación y el traslado de documentos; tienen por fin garantizar que el destinatario reciba los documentos y la información oportunos, así como garantizar el derecho de toda persona a defender sus intereses en un proceso.

2 ¿Qué documentos deben ser notificados y trasladados de forma oficial?

De conformidad con el artículo 117, apartado 1, del Código Procesal Civil de la República de Lituania (Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodeksas) los documentos judiciales se deben notificar y trasladar de forma oficial. Existen dos categorías de documentos judiciales:

• los documentos de las partes, como las demandas, las reconvenciones, los escritos de contestación a la demanda y a la reconvención, las réplicas (los escritos de contestación de la parte demandante ante la contestación del demandado), las dúplicas (los escritos de contestación del demandado ante una réplica), los escritos de impugnación, recurso, apelación y casación, los escritos de contestación a recursos y cualesquiera otros documentos de súplica, solicitud, réplica o alegación durante la fase escrita (artículo 110 del Código Procesal Civil);
• los documentos procesales que el órgano jurisdiccional adopta durante el proceso, como sentencias, autos, providencias, resoluciones, resoluciones, actas, citaciones y notificaciones (artículo 116 del Código Procesal Civil). También se incluyen en esta categoría los documentos de los agentes judiciales (convocatorias, resoluciones, emplazamientos).

3 ¿Quién es competetente para la notificación y el traslado de un documento?

El órgano jurisdiccional suele ser la autoridad competente para notificar y dar traslado de los documentos. No obstante, si la notificación y el traslado se llevan a cabo por correo certificado o a través de agentes judiciales, mensajeros, una de las partes, un abogado, etc., esta persona también es competente para notificar y dar traslado del documento en cuestión.

4 Preguntas relativas a la dirección:

4.1 De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1393/2007 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil, ¿puede la autoridad requerida en este Estado miembro, por iniciativa propia, tratar de determinar la localización del destinatario de los documentos que deben ser notificados y trasladados si el destinatario ya no reside en la dirección conocida por la autoridad peticionaria?

Sí, los órganos jurisdiccionales y los agentes judiciales pueden comprobar este aspecto en los registros públicos.

4.2 ¿Tienen las autoridades judiciales extranjeras y/o las partes de un proceso judicial acceso a los registros o servicios en este Estado miembro que permitan averiguar la dirección actual de una persona? En caso afirmativo, ¿qué registros o servicios existen y qué procedimiento se debe seguir? ¿Es necesario abonar una tasa para utilizarlos? Si es así, ¿a cuánto asciende dicha tasa?

Los Estados extranjeros no pueden consultar de manera gratuita los datos de los registros.

4.3 ¿Cómo gestionan las autoridades de este Estado miembro una petición destinada a averiguar la dirección actual de una persona y enviada de acuerdo con el Reglamento del Consejo (CE) nº 1206/2001, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil?

La Cámara de Agentes Judiciales de Lituania (Lietuvos antstolių rūmų) entrega los documentos a los agentes judiciales y estas se encargan de notificarlos y trasladarlos. Si se desconoce la dirección del destinatario, los agentes judiciales consultan los registros pertinentes.

5 ¿Cómo se realiza la notificación y el traslado de un documento en la práctica? ¿Hay otros métodos alternativos que puedan ser utilizados (aparte de la notificación y el traslado sustitutivos a los que se hace referencia a continuación en el apartado 6)?

El Código Procesal Civil establece los métodos siguientes para la notificación y el traslado de documentos procesales:

• directamente en persona en sede judicial con acuse de recibo (artículo 127);
• por correo certificado, a través de agentes judiciales o mensajeros y, cuando proceda, mediante equipos de telecomunicaciones (artículo 117, apartado 1);
• con sujeción al consentimiento de la parte, el órgano jurisdiccional puede entregar un documento procesal a dicha parte para que se encargue de su notificación y traslado al destinatario (artículo 117, apartado 2);
• si una parte o un tercero otorga poder a un representante (procurador), los documentos procesales relativos a dicho asunto deben notificarse y trasladarse únicamente al representante (artículo 118);
• si ambas partes están representadas por abogado, el abogado de una parte debe remitir la documentación relativa al asunto directamente al abogado de la otra parte (artículo 119).

Cuando la parte es persona física, los documentos procesales se deben notificar y trasladar personalmente a ella o a su representante; si la persona en cuestión carece de capacidad de obrar, los documentos se deben notificar y trasladar a su representante legal. Los documentos procesales dirigidos a personas jurídicas se deben notificar y trasladar al administrador, el órgano de administración o a personal administrativo de dicha persona jurídica (artículo 123 del Código Procesal Civil). Los documentos procesales dirigidos a organizaciones paramilitares se deben notificar y trasladar al comandante o a un oficial cualificado de la organización oportuna o de su unidad (artículo 125 del Código Procesal Civil); los documentos procesales dirigidos a personas encarceladas se deben notificar y trasladar a través de la Administración penitenciaria en cuestión (artículo 126 del Código Procesal Civil).

6 ¿Están permitidos en los procedimientos civiles la notificación y el traslado electrónico de documentos (notificación y traslado de documentos judiciales o extrajudiciales a través de medios electrónicos de comunicación a distancia como el correo electrónico, aplicación segura a través de internet, fax, SMS, etc.)? Si es así, ¿para qué tipos de procedimiento está previsto este método? ¿Hay restricciones en cuanto a la disponibilidad o el acceso a este método de notificación y traslado de documentos en función del destinatario (profesional del Derecho, persona jurídica, empresa u otro tipo de agente comercial, etc.)?

La sección 2 del capítulo XI de la parte I del Código Procesal Civil dispone el proceso de notificación y traslado de documentos, que tiene carácter obligatorio. El artículo 117, apartado 1, del Código Procesal Civil establece los principales métodos de notificación y traslado de documentos procesales: por correo certificado, a través de agentes judiciales o servicios de mensajería, y mediante otros métodos descritos en el Código Procesal Civil. Algunos métodos de la notificación y el traslado de documentos procesales son la notificación y el traslado a un representante (artículo 118 del Código Procesal Civil), a un abogado (artículo 119 del Código Procesal Civil), en sede judicial (artículo 127 del Código Procesal Civil), a un curador (artículo 129 del Código Procesal Civil) y por edicto público (artículo 130 del Código Procesal Civil), entre otros.

A petición de la persona, los documentos pueden ser notificados y trasladados por correo electrónico.

LITEKO: el capítulo IV del procedimiento para la presentación de documentos a los órganos jurisdiccionales y su notificación y traslado a particulares por vías electrónicas, aprobado por el Decreto n.º 1R-332 del Ministerio de Justicia de la República de Lituania, de 13 de diciembre de 2012 (en lo sucesivo, el «Procedimiento»), regula la notificación y el traslado de documentos procesales a particulares por vías electrónicas. El punto 22 de dicho Procedimiento establece que, si el destinatario debe recibir documentos procesales por vía electrónica o ha autorizado que los documentos procesales se envíen a su cuenta en el subsistema de servicios públicos electrónicos del sistema informático judicial lituano (en lo sucesivo, el «subsistema LITEKO VEP»); siempre y cuando su cuenta en el sistema LITEKO VEP esté activa, el empleado designado del órgano jurisdiccional debe enviar los documentos procesales a la cuenta del destinatario en el subsistema LITEKO VEP. A las partes se les informa de este aspecto mediante notificación electrónica a través de sus cuentas en el subsistema LITEKO VEP y enviándoles un correo electrónico a la dirección que hayan facilitado. Esto depende de quién sea el destinatario, pues la correspondencia entre las instituciones solo puede llevarse a cabo por correo electrónico o mediante e-Delivery.

El sistema nacional de transmisión electrónica de datos o e-Delivery es una alternativa electrónica al envío de cartas oficiales por correo certificado. Al ser gratuito e-Delivery, permite enviar en línea diversos documentos, declaraciones y solicitudes oficiales, entre otra documentación, a las autoridades públicas.

La correspondencia electrónica puede enviarse a través de e-Delivery si el destinatario o el remitente es una autoridad pública. La correspondencia electrónica puede enviarse:

• entre autoridades públicas,
• entre personas jurídicas y autoridades públicas,
• entre personas físicas y autoridades públicas.

El Sistema de Información para Agentes Judiciales (Antstolių informacinę sistemą o AIS) es el portal electrónico de los procedimientos de ejecución y permite a las personas participar en línea en los procedimientos de ejecución.
Este portal puede utilizarse para:

• comprobar si se está sujeto a un proceso de recaudación,
• solicitar un auto de despacho de ejecución electrónica a un agente judicial,
• enviar un documento en formato libre a un agente judicial,
• revisar la información sobre el proceso de ejecución y las medidas adoptadas por el agente judicial en el proceso de ejecución, así como para consultar la documentación del asunto en cualquier momento.

7 Notificación alternativa:

7.1 ¿Permite el Derecho de este Estado miembro otros métodos de notificación y traslado en aquellos casos en los que no haya sido posible notificar y trasladar los documentos al destinatario (por ejemplo, notificación a su domicilio, al agente judicial, por correo postal o por medio de carteles publicitarios)?

Sí. Si una persona que deba notificar o trasladar un documento no localiza al destinatario en su domicilio o lugar de trabajo, el documento debe notificarse o trasladarse a un familiar adulto con el que conviva, a menos que los familiares tengan un conflicto de intereses; si tampoco hay familiares, el documento debe notificarse o trasladarse al administrador de fincas, a la organización administradora de los apartamentos, al administrador municipal o a la administración del lugar de trabajo del destinatario (artículo 123, apartado 3, del Código Procesal Civil).

Si una persona que deba notificar o trasladar un documento no localiza al destinatario en el domicilio de la persona jurídica u otro lugar designado por esta, el documento procesal debe notificarse o trasladarse a cualquier empleado de la persona jurídica que se encuentre allí presente. Si no es posible, los documentos procesales deben notificarse o trasladarse al administrador principal o a alguno de los miembros del órgano de administración que consten en el Registro de Personas Jurídicas (Juridinių asmenų registras) como personas físicas, o a algún familiar adulto de estos (artículo 123, apartado 4, del Código Procesal Civil).

Cuando sea preciso notificar o trasladar una demanda o de cualquier otro documento procesal que dé lugar a la necesidad de defender los derechos de una parte a una persona cuyo domicilio y lugar de trabajo se desconozcan o que carezca de representante, los citados documentos pueden ser notificados o trasladados, si así lo solicita la parte interesada, a un procurador designado por el órgano jurisdiccional que vaya a conocer del asunto hasta el momento en que se conozca la ubicación del domicilio o del lugar de trabajo de la parte o en que el representante se incorpore al proceso (artículo 129 del Código Procesal Civil).

7.2 En caso de que se apliquen otros métodos, ¿cuándo se considera que los documentos han sido notificados y trasladados?

Las normas generales relativas a la notificación y el traslado de documentos procesales se aplican desde el momento en que el documento se deposita en el lugar adecuado.

7.3 Si otro método de notificación y traslado es el depósito de los documentos en un lugar específico (por ejemplo, en una oficina de correos), ¿cómo se informa al destinatario acerca de ese depósito?

El destinatario recibe una notificación de que ha recibido correspondencia, la cual debe retirar en el plazo indicado.

7.4 Qué ocurre si el destinatario se niega a aceptar la notificación y el traslado de los documentos? ¿Se considera que los documentos han sido notificados y trasladados correctamente si la negativa es ilegítima?

La negativa a recibir una citación o una copia de una demanda o a firmar un acuse de recibo se considera equivalente a la notificación y el traslado del documento en cuestión, salvo que realice la notificación y el traslado una parte. La persona encargada de notificar y trasladar los documentos debe anotar la negativa a recibir la citación o una copia de la demanda y los argumentos esgrimidos. Si la citación o la copia de la demanda es notificada y trasladada a través de un equipo de telecomunicaciones, se considera que el destinatario se ha negado a recibir dichos documentos procesales si no firma el acuse de recibo mediante firma electrónica en un plazo de tres días a contar desde su notificación y traslado o si no confirma de otro modo la recepción de los documentos.

8 Servicio postal desde el extranjero (artículo 14 del Reglamento)

8.1 En caso de que el servicio de correos entregue un documento enviado desde otro país a un destinatario en este Estado miembro y sea necesario un acuse de recibo (artículo 14 del Reglamento), ¿debe entregar el servicio postal el documento exclusivamente al destinatario de forma personal o puede, de conformidad con las normas nacionales de distribución postal, entregar el documento también a otra persona en la misma dirección?

Con arreglo al Código Procesal Civil, si la parte es una persona física, los documentos procesales deben serle notificados y trasladados en persona o, si carece de capacidad de obrar, a su representante legal.

Los documentos procesales dirigidos a personas jurídicas deben notificarse y trasladarse al administrador de dicha entidad jurídica, a otros miembros del órgano de administración que figuren en el Registro de Personas Jurídicas, a los representantes judiciales de la persona jurídica o al personal administrativo.

8.2 En virtud de las normas de distribución postal en este Estado miembro, ¿cómo se puede llevar a cabo la notificación y el traslado de documentos en el extranjero, con arreglo al artículo 14 del Reglamento nº 1393/2007, si no se ha localizado en la dirección de la entrega ni al destinatario ni a ninguna otra persona autorizada a recibir el envío (si esto es posible de acuerdo con las normas nacionales de distribución postal – véase más arriba)?

Si la persona encargada de notificar y trasladar un documento procesal no localiza al destinatario en su domicilio, en otra ubicación designada a tal fin o en su lugar de trabajo, el documento procesal debe ser notificado y trasladado a un familiar adulto que conviva con el destinatario —hijos (incluidos los adoptados), progenitores (incluidos los adoptivos), cónyuge, etc. —, a menos que los familiares tengan un conflicto de intereses; si tampoco hay familiares, el documento se debe notificar y trasladar a la administración del lugar donde trabaje el destinatario. Si no se consigue notificar y trasladar un documento procesal a una persona física en el lugar de residencia o en otro lugar designado a tal fin, la persona encargada de la notificación y el traslado debe realizarlo en el domicilio de dicha persona física. Si el lugar de residencia de una persona física o el lugar designado para la notificación y el traslado de documentos procesales coincide con su domicilio, los documentos procesales solo deben notificarse y trasladarse una vez. Si no se puede notificar y trasladar un documento procesal a una persona física siguiendo el proceso descrito, la persona encargada de la notificación y el traslado debe dejar un aviso al respecto en el domicilio del destinatario e indicar que lo ha hecho en el acuse de recibo que debe remitir al órgano jurisdiccional. En este caso, se considera que el documento procesal ha sido notificado y trasladado en un plazo de treinta días a contar desde la fecha en que se deje dicho aviso en el domicilio del destinatario. El Gobierno es quien establece el proceso para la notificación y el traslado de documentos procesales, así como el proceso por el que debe dejarse un aviso de la notificación y el traslado de documentos procesales en el domicilio del destinatario, incluida la forma de dicho aviso.

Los envíos postales que no pueden introducirse en el buzón del destinatario o que no pueden entregarse al destinatario a través de un distribuidor postal se dejan en la oficina de correos del distrito del destinatario a fin de que este pueda recogerlos en el plazo estipulado, que figura en el aviso que se deja en su buzón. Una vez transcurrido el plazo establecido para su recogida, los envíos se devuelven al remitente, cuando se conoce.

8.3 ¿Establece la oficina de correos un plazo específico para la recogida de los documentos antes de devolverlos como «no entregados»? En caso afirmativo, ¿cómo se informa al destinatario de que hay un envío para él en la oficina de correos?

Si no se consigue localizar al destinatario en la dirección indicada, no se notifica y traslada la carta registrada, sino que se deja en su buzón un aviso de que ha recibido un envío postal. Una vez transcurrido el plazo para su recogida, los envíos se devuelven al remitente.

9 ¿Hay alguna prueba escrita de que se ha notificado y trasladado el documento?

Como prueba escrita de la notificación y el traslado de documentos se redacta una declaración donde se indica si se han realizado o no. También puede usarse el acuse de recibo del agente judicial, que el destinatario firma para confirmar la recepción de los documentos. Si no se consigue notificar y trasladar los documentos, el agente judicial redacta una declaración en la que indica que los documentos no se han notificado y trasladado o que el destinatario se ha negado a aceptarlos. La documentación que certifica la notificación y el traslado de documentos se conserva en las oficinas de los agentes judiciales.

10 ¿Qué sucede si algo falla y el destinatario no recibe el documento, o la notificación y el traslado se efectúan infringiendo la ley (por ejemplo, el documento se notifica a un tercero)? ¿Se puede considerar válido el traslado y la notificación a pesar de ello, es decir, es posible sanar la infracción legal o se debe realizar una nueva notificación y traslado?

Si no es posible efectuar la notificación y el traslado o los documentos se notifican a un tercero infringiendo la ley, se puede hacer otro intento si hay tiempo suficiente y no se ha especificado un plazo concreto para ello.

11 ¿Hay que pagar por la notificación y el traslado de un documento, y, en este caso, cuánto?

De conformidad con el punto 5 del Procedimiento para cobrar la notificación y el traslado de documentos judiciales y extrajudiciales en asuntos civiles o mercantiles, aprobado mediante el Decreto n.º 1R-16 del Ministerio de Justicia de la República de Lituania, de 20 de enero de 2016 (texto refundido del Decreto n.º 1R-312, de 9 de diciembre de 2016), cuando la Cámara de Agentes Judiciales de Lituania organice y coordine la notificación y el traslado de documentos y su transmisión para la ejecución por parte de agentes judiciales, debe abonarse una tasa de 110 EUR.

Junto con los documentos que se notifiquen y trasladen debe entregarse un justificante de pago de esta tasa (una copia de un extracto bancario). Esta tasa debe abonarse a:

Lietuvos antstolių rūmų (Cámara de Agentes Judiciales de Lituania)

Dirección: Konstitucijos prospektas. 15, LT-09319 Vilnius, Lietuva

N.º de cuenta: LT92 4010 0424 0031 5815, AB Luminor Bank,

Código bancario 40100. Los datos se recopilan y conservan en el Registro de Personas Jurídicas con el n.º de registro

126198978.

Teléfono: +370 52750067 / +370 5275 0068

Correo electrónico: info@antstoliurumai.lt

https://www.antstoliurumai.lt/