Notificación de documentos: transmisión oficial de documentos jurídicos

1 ¿Qué quiere decir en la práctica «notificación y traslado de documentos»? ¿Por qué hay normas específicas para la notificación y el traslado de documentos»?

En la práctica, por «notificación y trasladado de documentos» se entiende comúnmente la recepción efectiva de citaciones u otros documentos por parte del demandado, de modo que este sea notificado de la causa o decisión judicial o de la citación, y tenga conocimiento de los plazos judiciales pertinentes.

Los reglamentos de procedimiento tienen por objeto garantizar que no se perjudique al demandado, y que este reciba los documentos necesarios y la notificación de las fechas judiciales inminentes, todo ello en un plazo mínimo. El juez (sheriff) suele requerir una prueba de notificación y traslado antes de emitir el fallo de un asunto.

2 ¿Qué documentos deben ser notificados y trasladados de forma oficial?

En general, los documentos siguientes deben ser notificados y trasladados de forma oficial:

• una carta por la que se notifique al demandado la incoación de un proceso judicial si no responde a esa carta,
• escritos de demanda inicial o citaciones de causas sumarias, etc.,
• determinados documentos mientras el asunto sigue el cauce judicial,
• una notificación de resolución o decreto.
• escrito de reclamación de deudas (charge for payment) (paso previo a medidas de ejecución),
• documentos relativos a cualquier procedimiento de ejecución.

Algunos tipos de procedimientos civiles requieren la notificación y el traslado de documentos específicos.

Puede obtenerse más información en el capítulo 16 del Reglamento del Tribunal Superior de Justicia (Court of Session Rules), el capítulo 5 del Reglamento sobre Procedimientos Ordinarios de los Juzgados de Primera Instancia (Sheriff Court Ordinary Cause Rules), el capítulo 5 del Reglamento sobre Causas Sumarias (Summary Cause Rules) y la parte 6 del procedimiento ordinario (Simple Procedure Rules).

3 ¿Quién es competetente para la notificación y el traslado de un documento?

a) Los documentos extrajudiciales, como una carta previa a un proceso judicial, y los documentos judiciales, como los mandamientos o citaciones, pueden ser notificados y trasladados por correo postal (correo certificado urgente). En este caso, un empleado de correos se entrega el documento en la vivienda o el lugar de trabajo del demandado, que debe firmar un acuse de recibo. La notificación y traslado por correo postal de documentos judiciales solo puede ser instruido por un solicitor (asesor jurídico con poder de representación ante los órganos jurisdiccionales inferiores), un agente judicial o un funcionario judicial o, en algunos casos, con arreglo al procedimiento ordinario, por la oficina del secretario judicial (Sheriff Clerk).

b) Si estos documentos deben ser notificados y trasladados en persona, se encarga un agente judicial o un funcionario judicial.

c) Los escritos de reclamación de deudas y la mayoría del resto de documentos relacionados con el procedimiento de ejecución se notifican y trasladan en persona, una vez más por un agente judicial o un funcionario judicial.

4 Preguntas relativas a la dirección:

4.1 De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1393/2007 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil, ¿puede la autoridad requerida en este Estado miembro, por iniciativa propia, tratar de determinar la localización del destinatario de los documentos que deben ser notificados y trasladados si el destinatario ya no reside en la dirección conocida por la autoridad peticionaria?

Dado que el Reino Unido no dispone de un registro de domicilios como muchos otros Estados miembros, la autoridad requerida en Escocia no puede obtener la dirección del destinatario de los documentos que deben ser notificados y trasladados. Sin embargo, cuando los documentos deben ser notificados y trasladados a una empresa y cuando los destinatarios en la dirección indicada se niegan a aceptar la notificación, la autoridad receptora en Escocia puede establecer el domicilio social de la persona jurídica (si fuera diferente) y puede notificar y trasladar los documentos en ese domicilio.

4.2 ¿Tienen las autoridades judiciales extranjeras y/o las partes de un proceso judicial acceso a los registros o servicios en este Estado miembro que permitan averiguar la dirección actual de una persona? En caso afirmativo, ¿qué registros o servicios existen y qué procedimiento se debe seguir? ¿Es necesario abonar una tasa para utilizarlos? Si es así, ¿a cuánto asciende dicha tasa?

Como se menciona anteriormente, en el Reino Unido no existe un registro de domicilios. Para encontrar la dirección de una persona es necesario utilizar agentes que puedan encontrar a los individuos o hacer uso de una serie de sitios web que tienen algunos datos de las direcciones. La lista que figura a continuación no es exhaustiva, pero muestra algunos ejemplos de los tipos de sitios web disponibles. Algunos, como la búsqueda de registros telefónicos (el primer enlace), son gratuitos. Para otros es necesario pagar una cuota.

Registros telefónicos de British Telecommunications.

Buscadores de direcciones en 192 y UKRoll.

Buscador de personas en Tracesmart.

Para encontrar el domicilio social de una empresa se puede hacer una búsqueda en el sitio web del Registro Mercantil (Companies House). Algunas búsquedas de empresas son gratuitas, pero las búsquedas más detalladas requieren el pago de una cuota.

4.3 ¿Cómo gestionan las autoridades de este Estado miembro una petición destinada a averiguar la dirección actual de una persona y enviada de acuerdo con el Reglamento del Consejo (CE) nº 1206/2001, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil?

En Escocia, no es posible solicitar una dirección de acuerdo con el Reglamento del Consejo (CE) n.º 1206/2001.

5 ¿Cómo se realiza la notificación y el traslado de un documento en la práctica? ¿Hay otros métodos alternativos que puedan ser utilizados (aparte de la notificación y el traslado sustitutivos a los que se hace referencia a continuación en el apartado 6)?

a) Correo postal: correo certificado urgente.

b) Notificación personal: en persona por un agente judicial o un funcionario judicial al demandado.

c) Notificación personal: entrega a compañero de residencia o empleado en la casa o lugar de trabajo.

Si después de una investigación diligente, los agentes judiciales o funcionarios judiciales consideran que existen motivos razonables para creer que el demandado reside en la dirección que figura en la citación, los documentos pueden entregarse a un compañero de residencia o empleado.

d) Notificación personal: en casos distintos de aquellos en los que existe un demandado individual (es decir, otra persona jurídica como una empresa registrada).

La notificación personal puede efectuarse dejando la citación en manos de un individuo en, por ejemplo, el lugar de trabajo de tal manera que sea razonable esperar que un representante legal real del demandado reciba la citación.

e) Notificación personal: depósito o pegado de notificación.

Si un agente o funcionario judicial no ha podido efectuar la notificación personal al demandado, puede:

• depositar la citación en la vivienda o el lugar de trabajo,
• pegar la citación en la puerta de la vivienda o el lugar de trabajo.

f) Si no se conoce la dirección, el juez puede permitir la notificación y traslado por medio de:

• la publicación de un anuncio en un periódico local con tirada en la zona de la última dirección conocida del demandado,
• mostrar en las paredes del órgano jurisdiccional una copia del escrito de demanda inicial o la citación.

g) En la actualidad, no existen disposiciones relativas a la notificación de un escrito o citación, sentencia o escrito de reclamación de deudas por medio de fax o correo electrónico. Sin embargo, algunos otros documentos que es necesario dar a conocer en el curso de ciertas actuaciones pueden transmitirse electrónicamente o en cualquier forma documental.

h) Respecto a la notificación y traslado fuera de Escocia, véanse el capítulo 16 del Reglamento del Tribunal Superior de Justicia, el capítulo 5 del Reglamento sobre Procedimientos Ordinarios de los Juzgados de Primera Instancia, el capítulo 5 del Reglamento sobre Causas Sumarias y la parte 6 de las normas y formularios del procedimiento ordinario.

[Para las citaciones y escritos, entre otros, que lleguen a Escocia, en casos distintos de los tramitados en virtud del Reglamento de la Unión Europea relativo a la notificación y al traslado, o en virtud del Convenio de La Haya sobre notificación o traslado y a través de la Autoridad Central, se aplican todas las normas y procedimientos específicos de las letras a) a g). Por ejemplo, la notificación personal de una citación emitida en un país fuera de Escocia a un demandado en Escocia solo es legítima si se ajusta al reglamento procesal escocés].

i) En todos los casos en que la notificación no sea efectuada por el propio órgano jurisdiccional, debe presentarse un certificado de ejecución de la notificación en trámite, firmado por el solicitor del demandante, el agente judicial o el funcionario judicial.

6 ¿Están permitidos en los procedimientos civiles la notificación y el traslado electrónico de documentos (notificación y traslado de documentos judiciales o extrajudiciales a través de medios electrónicos de comunicación a distancia como el correo electrónico, aplicación segura a través de internet, fax, SMS, etc.)? Si es así, ¿para qué tipos de procedimiento está previsto este método? ¿Hay restricciones en cuanto a la disponibilidad o el acceso a este método de notificación y traslado de documentos en función del destinatario (profesional del Derecho, persona jurídica, empresa u otro tipo de agente comercial, etc.)?

Véase el apartado 5, letra g), anterior.

7 Notificación alternativa:

7.1 ¿Permite el Derecho de este Estado miembro otros métodos de notificación y traslado en aquellos casos en los que no haya sido posible notificar y trasladar los documentos al destinatario (por ejemplo, notificación a su domicilio, al agente judicial, por correo postal o por medio de carteles publicitarios)?

Cuando se reciben solicitudes de otros Estados miembros, el método normal de notificación y traslado en Escocia es en persona por un agente judicial en la última dirección conocida o en su lugar de trabajo. En virtud del Derecho escocés, se dispone de otros métodos de entrega, pero la Autoridad Central no los utiliza para la notificación y el traslado de documentos.

7.2 En caso de que se apliquen otros métodos, ¿cuándo se considera que los documentos han sido notificados y trasladados?

Como se menciona anteriormente, en Escocia el único método de notificación y traslado de documentos utilizado por la Autoridad Central es la entrega por un agente judicial.

7.3 Si otro método de notificación y traslado es el depósito de los documentos en un lugar específico (por ejemplo, en una oficina de correos), ¿cómo se informa al destinatario acerca de ese depósito?

El depósito de documentos en un lugar determinado (por ejemplo, en una oficina de correos) no es un método alternativo de notificación y traslado de documentos en Escocia.

7.4 Qué ocurre si el destinatario se niega a aceptar la notificación y el traslado de los documentos? ¿Se considera que los documentos han sido notificados y trasladados correctamente si la negativa es ilegítima?

Siempre que se haya utilizado un método adecuado de notificación y traslado, la fecha de notificación prevista se aplica independientemente de que el destinatario acepte o no la notificación. La única excepción es la prevista en el artículo 8, apartado 1, y en el anexo II del Reglamento en relación con que el documento esté en una lengua que el destinatario entienda.

8 Servicio postal desde el extranjero (artículo 14 del Reglamento)

8.1 En caso de que el servicio de correos entregue un documento enviado desde otro país a un destinatario en este Estado miembro y sea necesario un acuse de recibo (artículo 14 del Reglamento), ¿debe entregar el servicio postal el documento exclusivamente al destinatario de forma personal o puede, de conformidad con las normas nacionales de distribución postal, entregar el documento también a otra persona en la misma dirección?

El envío certificado a través del servicio postal del Reino Unido (Royal Mail) es a la dirección y no a la persona. Por lo tanto, es posible que otra persona que no sea el destinatario reciba los documentos si vive en la misma dirección.

8.2 En virtud de las normas de distribución postal en este Estado miembro, ¿cómo se puede llevar a cabo la notificación y el traslado de documentos en el extranjero, con arreglo al artículo 14 del Reglamento nº 1393/2007, si no se ha localizado en la dirección de la entrega ni al destinatario ni a ninguna otra persona autorizada a recibir el envío (si esto es posible de acuerdo con las normas nacionales de distribución postal – véase más arriba)?

Si no hay nadie disponible en la dirección solicitada para firmar los documentos, se devuelven a la oficina postal local correspondiente. Si no se recogen dentro de los plazos (véase a continuación), se devuelven al remitente.

8.3 ¿Establece la oficina de correos un plazo específico para la recogida de los documentos antes de devolverlos como «no entregados»? En caso afirmativo, ¿cómo se informa al destinatario de que hay un envío para él en la oficina de correos?

Cuando la entrega no ha sido posible en la dirección, se deja un aviso con la notificación del intento de entrega. Este aviso indica al destinatario en dónde pueden recogerse los documentos y el plazo en el que debe hacerlo. En el caso de correo certificado desde el Reino Unido, los documentos deben recogerse en el plazo de una semana. Para el correo certificado internacional el plazo es de tres semanas.

9 ¿Hay alguna prueba escrita de que se ha notificado y trasladado el documento?

a) Respecto al correo postal, véase más arriba. El envío es por correo certificado urgente. El certificado de ejecución de la notificación, incluido el recibo de la oficina de correos, es requerido por el órgano jurisdiccional como prueba de la notificación.

b) En cuanto a la notificación personal, el agente o funcionario judicial presenta un certificado de ejecución de la notificación y el traslado, firmado por los funcionarios pertinentes y en el que se describe el método de notificación.

c) Para la certificación en acciones desde Escocia, véanse las secciones pertinentes de los reglamentos de los órganos jurisdiccionales, como se menciona anteriormente. Para las citaciones que lleguen a Escocia, se aplican todas las normas de las letras a) a b).

10 ¿Qué sucede si algo falla y el destinatario no recibe el documento, o la notificación y el traslado se efectúan infringiendo la ley (por ejemplo, el documento se notifica a un tercero)? ¿Se puede considerar válido el traslado y la notificación a pesar de ello, es decir, es posible sanar la infracción legal o se debe realizar una nueva notificación y traslado?

El juez debe estar satisfecho de que la notificación se ha realizado de forma correcta y justa para con el demandado antes de que pueda tener lugar la adjudicación de un asunto. La notificación y el traslado debe completarse satisfactoriamente, de lo contrario, el demandado tiene derecho a recurrir a una acción para revocar cualquier sentencia dictada sobre la base de que la acción fue tomada sin la opción de defenderla, o incluso ser notificado de ella. Sin embargo, si es evidente que el demandado se enteró de la acción porque se personó en ella, entonces su personificación corregirá defecto en la notificación y el traslado.

11 ¿Hay que pagar por la notificación y el traslado de un documento, y, en este caso, cuánto?

Correo postal: Correo certificado urgente, según las tarifas vigentes.

Si la notificación postal es efectuada por un agente o funcionario judicial, debe abonarse una tasa adicional, fijada por la legislación según las circunstancias del asunto.

Notificación personal: Las tasas que deben abonare al agente o funcionario judicial están fijadas por la legislación según las circunstancias del asunto.