Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Käytännössä tiedoksiannolla tarkoitetaan sitä, että henkilölle tai yritykselle toimitetaan kanne tai muita tätä vastaan käynnistettyä oikeusmenettelyä koskevia asiakirjoja. Näin vastaaja saa mahdollisuuden vastata vaatimukseen tai puolustautua oikeudenkäynnissä.

Asiakirjojen tiedoksiantoon sovelletaan erityisiä sääntöjä[1] sen varmistamiseksi, että kaikki asianosaiset saavat itseensä tai toimiinsa liittyvät oikeudelliset asiakirjat, ja jotta voidaan ryhtyä tarvittaviin toimiin, jos kyseisiä asiakirjoja ei ole annettu asianmukaisesti tiedoksi.

[1] Siviilioikeudellisia menettelyjä koskevien sääntöjen (Civil Procedure Rules) osa 6 sisältää yleiset tiedoksiantosäännöt. Katso lisäksi osa 6.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Kaikki oikeuden asiakirjat, mukaan lukien kannelomake, hakemukset, tuomioistuimen päätökset ja vetoomukset, on annettava tiedoksi todisteellisesti eri sääntöjen mukaisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi postitse, henkilökohtaisesti tai haastemiehen välityksellä.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Yleensä alemman oikeusasteen siviilituomioistun eli County Court vastaa itse omaan toimivaltaansa kuuluvien asiakirjojen tiedoksiannosta. Ylemmän oikeusasteen siviilituomioistuimessa (High Court) osapuolet hoitavat suuren osan tiedoksiannosta. Jos osapuoli laatii asiakirjan, joka tuomioistuimen on annettava tiedoksi, osapuolen on toimitettava jäljennös tuomioistuimelle ja jokaiselle tiedoksiannon kohteena olevalle osapuolelle.

Tuomioistuin voi määrätä jonkun muun vastaamaan tiedoksiannosta. Tämä voi tarkoittaa kantajaa tai tämän asiamiestä tai asianajajaa. Lisäksi tuomioistuin ei ole vastuussa tiedoksiannosta, jos erityisessä säännössä tai sääntöä koskevassa käytännön ohjeessa määrätään, että osapuolen on annettava kyseinen asiakirja tiedoksi, tai jos osapuoli, jonka puolesta tiedoksianto tehdään, ilmoittaa tuomioistuimelle haluavansa hoitaa tiedoksiannon itse.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Ei. Yhdistyneessä kuningaskunnassa ei ole kotipaikkarekisteriä, kuten monissa muissa jäsenvaltioissa. Pyynnön vastaanottava viranomainen Englannissa ja Walesissa ei voi saada käyttöönsä osoitetta henkilölle, jolle asiakirjat on tarkoitus antaa tiedoksi. Jos asiakirjat kuitenkin annetaan tiedoksi yritykselle ja vastaanottajat ilmoitetussa osoitteessa kieltäytyvät vastaanottamasta tiedoksiantoa, Englannin ja Walesin vastaanottava viranomainen voi määrittää yrityksen rekisteröidyn osoitteen (jos se on eri) ja antaa asiakirjat tiedoksi kyseiseen osoitteeseen.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Kuten edellä mainittiin, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ei ole kotipaikkarekisteriä. Henkilön osoitteen löytämiseksi on käytettävä asiamiehiä, jotka voivat jäljittää henkilöitä, tai käytettävä verkkosivustoja, joilla on joitakin osoitetietoja. Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, mutta siinä on joitakin esimerkkejä käytettävissä olevista sivustotyypeistä. Osa niistä, kuten puhelintietojen haku (ensimmäinen linkki), ovat ilmaisia. Muiden käytöstä on maksettava.

Puhelintiedot yritykseltä British Telecommunications.

Osoitehaku sivustoilla 192, UKRoll

Henkilöiden jäljitys sivustolla Tracesmart

Yrityksen rekisteröidyn toimipaikan löytämiseksi voidaan tehdä haku Companies House -palvelun verkkosivuilta. Osa yrityshakupalveluista on maksuttomia, mutta tarkemmat haut edellyttävät maksua.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Englannissa ja Walesissa ei ole mahdollista pyytää osoitetta neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 nojalla.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Englannissa ja Walesissa tiedoksianto tapahtuu pääasiallisesti postitse ykkösluokan kirjeellä. Muita tiedoksiantotapoja, joita voidaan käyttää, jollei asiaa koskevista oikeudenkäyntisäännöistä ja käytännön ohjeista muuta johdu, ovat

1. henkilökohtainen tiedoksianto (haastemiehen/oikeusvirkamiehen tai menettelyn käynnistäneen osapuolen toimesta)
2. asiakirjan jättäminen hyväksyttyyn osoitteeseen (ks. jäljempänä)
3. asiakirjojen vaihtaminen tai
4. lähettäminen faksilla tai muulla sähköisellä viestintävälineellä.

Tiedoksianto tehdään tiedoksiannon kohteena olevan osapuolen ilmoittamaan osoitteeseen, joka voi olla myös osapuolen asianajajan tai asiamiehen osoite. Jos tiedoksiannon kohteena olevalla osapuolella ei ole asianajajaa tai osapuoli ei ole antanut tiedoksiantoa varten osoitetta, asiakirja olisi lähetettävä, toimitettava tai jätettävä tuomioistuimen säännöissä hyväksyttyyn osoitteeseen – yleensä tavanomaiseen tai viimeiseen tunnettuun asuin- tai toimipaikkaan.

Jos tuomioistuin antaa asiakirjan tiedoksi, sen tehtävänä on päättää, mitä tiedoksiantotapaa käytetään.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (muun muassa sähköpostitse ja faksilla) on sallittua siviilimenettelyissä. Tämän tiedoksiantotavan saatavuudelle tai käytettävyydelle ei ole rajoituksia sen mukaan, kuka vastaanottaja on, mutta tiedoksiannon kohteena olevan osapuolen tai hänen asianajajansa on ilmoitettava ennakolta kirjallisesti olevansa valmis vastaanottamaan tiedoksiannon sähköisesti.

On olemassa useita tapoja, joilla osapuolet ja asianajajat voivat osoittaa olevansa valmiita vastaanottamaan tiedoksiannon sähköisesti. Ensinnäkin asianajaja on voinut ilmoittaa faksinumeron kirjepaperillaan. Toiseksi kirjepaperilla on voitu ilmoittaa sähköpostiosoite, ja asianajaja on vahvistanut sähköisen tiedoksiannon olevan mahdollista. Lisäksi asiakirjojen sähköinen tiedoksianto on sallittua silloin, kun faksinumero, sähköpostiosoite tai muu sähköinen tunnus on kirjattu tuomioistuimen käsiteltäväksi jätettyyn kanteeseen tai kanteeseen annettuun vastineeseen.

Jos osapuoli aikoo antaa asiakirjan tiedoksi sähköisesti (muutoin kuin faksilla), sen on ensin kysyttävä tiedoksiannon kohteena olevalta osapuolelta, onko olemassa ehtoja, jotka on täytettävä, esimerkiksi onko asiakirjat lähetettävä tietyssä muodossa tai onko vastaanotettavilla liitteillä enimmäiskokoa.

Jos asiakirjat on toimitettu sähköisesti, niiden lisäksi ei tarvitse lähettää paperikopioita.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Täydelliset tiedot Englannin ja Walesin tiedoksiantoa koskevista säännöistä ja menettelyistä ovat luettavissa siviilioikeudellisia menettelyjä koskevien sääntöjen osassa 6. Yleisenä sääntönä on, että kantajan on ilmoitettava vastaajan osoite tiedoksiantoa varten ja että tämä osoite on yleensä vastaajan nykyinen tai viimeinen tiedossa ollut osoite tai toimipaikka. Jos kantaja ei pysty selvittämään näitä osoitteita, hän voi hakea kohdan 6.19 mukaisesti asiakirjojen antamista tiedoksi eri tavalla eri osoitteessa. Yksityiskohdat riippuvat tuomioistuimen tiedossa olevista tosiseikoista, mutta periaatteena on, että riippumatta käytetystä menetelmästä lopputuloksena on oltava se, että prosessi saadaan vastaajan tietoon, ks. käytännön ohje (Practice Direction) 6A.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Tavanomaisessa postitse tapahtuvassa tiedoksiannossa tai muussa toimitustavassa, joka mahdollistaa asiakirjojen toimittamisen seuraavana arkipäivänä, asiakirjat katsotaan tiedoksi annetuiksi toisena päivänä sen jälkeen, kun ne on lähetetty, jätetty, toimitettu tai haettu asianomaisen palveluntarjoajan toimesta edellyttäen, että kyseinen päivä on arkipäivä, tai seuraavana arkipäivänä kyseisen päivän jälkeen. Jos tiedoksianto tapahtuu faksilla tai muulla sähköisellä menetelmällä ja se on lähetetty arkipäivänä ennen klo 16.30, se katsotaan toimitetuksi kyseisenä päivänä, tai missä tahansa muussa tapauksessa seuraavana arkipäivänä sen lähettämisen jälkeen. Jos käytetään vaihtoehtoista tiedoksiantotapaa, tuomioistuimen määräyksessä täsmennetään menetelmä ja päivämäärä, jolloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimipaikkaan) ei yleensä ole mahdollinen tiedoksiantotapa. Jos asiakirjat on annettu tiedoksi kirjattuna kirjeenä eikä niitä ole toimitettu perille, jäljempänä kohdassa 8 kuvaillaan menettely, jolla vastaanottajalle ilmoitetaan asiasta.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos tuomioistuin on hyväksynyt tiedoksiantotavan, katsotaan, että tiedoksiantopäivän katsotaan pätevän riippumatta siitä, hyväksyykö vastaanottaja tiedoksiannon.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Royal Mailin (Yhdistyneen kuningaskunnan postipalvelun) kirjattu kirje toimitetaan osoitteeseen eikä tietylle henkilölle. Siksi on mahdollista, että joku muu kuin vastaanottaja saa asiakirjat, jos hän asuu samassa osoitteessa.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Jos kukaan pyydetyssä osoitteessa ei voi allekirjoittaa asiakirjoja saapuneiksi, ne palautetaan osoitteen mukaiseen paikalliseen postitoimipaikkaan. Jos niitä ei noudeta sieltä määräajassa (ks. jäljempänä), ne palautetaan lähettäjälle, ja tiedoksiantoa ei tässä tapauksessa katsota päteväksi.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Jos asiakirjoja ei ole ollut mahdollista toimittaa kyseiseen osoitteeseen, sinne jätetään kortti tiedoksi toimittamisyrityksestä. Tässä kortissa kerrotaan vastaanottajalle, mistä asiakirjat voi hakea, sekä määräaika, jonka kuluessa ne on haettava. Yhdistyneen kuningaskunnan sisältä peräisin olevan kirjatun postin kohdalla asiakirjat on haettava viikon kuluessa. Kansainvälisen kirjatun postin kohdalla määräaika on kolme viikkoa.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Tuomioistuin kirjaa, että se on antanut tiedoksi tietyn asiakirjan. Postitse tiedoksi annetut asiakirjat katsotaan tiedoksi annetuiksi, ellei niitä palauteta postitse.

Jos kantaja antaa asiakirjan tiedoksi, hänen on toimitettava tiedoksiantotodistus tuomioistuimeen seitsemän päivän kuluessa tiedoksiannosta. Tästä todistuksesta on käytävä ilmi, ettei asiakirjaa ei ole palautettu sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu, ja siinä on annettava yksityiskohtaiset tiedot tiedoksiantotavasta ja -päivästä.

Kannelomakkeen saatuaan vastaajalla on 14 päivää aikaa vastata kanteeseen. Jos hän lähettää vastaanottoilmoituksen, vastausaikaa pidennetään 28 päivään kanteen tietojen tiedoksiannosta.

Jos asiakirjat toimitetaan henkilökohtaisesti, tästä laaditaan todistus tai valaehtoinen lausunto, jossa yksilöidään tiedoksiannon kellonaika ja päivämäärä. Tätä voidaan käyttää todisteena tiedoksiannosta, jos vastaanottaja kiistää saaneensa asiakirjat.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Huomattuaan jääneensä ilman itselleen kuuluvia oikeudellisia asiakirjoja, henkilö voi ryhtyä toimiin niiden saamiseksi joko ottamalla yhteyttä toiseen osapuoleen, tämän asianajajiin tai tuomioistuimeen. Jos oikeudenkäynnissä on jo annettu määräyksiä tai tuomioita, niiden kumoamista voidaan hakea sillä perusteella, että asiakirjoja ei ole annettu tiedoksi.

Jos osapuoli hyväksyy asiakirjojen tiedoksiannon sääntöjen mukaisen vähimmäisilmoitusajan umpeuduttua, tiedoksianto voidaan silti katsoa päteväksi. Jos asiakirjojen tiedoksianto todetaan pätemättömäksi, tiedoksiantoa voidaan yrittää uudelleen. Tuomioistuin voi myös tietyissä olosuhteissa luopua asiakirjojen tiedoksiantovaatimuksesta.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Asiakirjojen tiedoksi antamisesta aiheutuvat postikulut sisältyvät tavanomaisiin oikeudenkäyntikuluihin. Jos haastemies tai oikeusvirkamies antaa asiakirjat tiedoksi henkilökohtaisesti, maksut vaihtelevat prosessin tyypin ja sen mukaan, käytetäänkö haastemiestä vai oikeusvirkamiestä.