Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Asiakirjojen tiedoksianto on oikeudellinen termi, jota käytetään, kun kirjalliset ilmoitukset tai päätökset on annettava tiedoksi ja tämä on dokumentoitava oikeudellisessa muodossa. Tiedoksianto voidaan määritellä vastaanottajalle annetuksi mahdollisuudeksi saada tiettyjä tietoja.

Asiakirjat annetaan tiedoksi, jotta voidaan varmistaa asianmukainen oikeuskäsittely ja puolueeton oikeudenkäynti. Tiedoksiannon tarkoituksena on huolehtia siitä, että vastaanottaja todella tulee tietoiseksi oikeudenkäynnistä tai hänellä on ainakin esteettä mahdollisuus tulla tietoiseksi siitä. Kun asiakirjoja annetaan tiedoksi, tarkoituksena on siis aina kiinnittää huomio sen sisältöön. Tosiasiallinen tutustuminen sisältöön jää kuitenkin vastaanottajan vastuulle.

Asiakirjat tiedoksiantavalla asianosaisella on oikeusvarmuuden turvaamiseksi oltava mahdollisuus todistaa, milloin ja miten asiakirja on toimitettu vastaanottajalle.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Saksassa ei ole nimenomaista lainsäädäntöä siitä, mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi.

Automaattisesti annetaan tiedoksi asiakirjat, joiden tiedoksiantamisesta säädetään laissa tai tuomioistuimen päätöksessä (Saksan siviiliprosessilain (Zivilprozessordnung – ZPO) 166 §:n 2 momentti).

Asiakirjat annetaan tiedoksi asianosaisten aloitteesta laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi vakuustakavarikon, välitoimimenettelyn tai ulosmittausmääräyksen yhteydessä (Saksan siviiliprosessilain 191 §).

Asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi aina, kun se on tarkoituksenmukaista tai tarpeen oikeusvarmuuden vuoksi. Näin on esimerkiksi silloin, kun oikeus syntyy tai määräaika alkaa kulua vasta asiakirjojen tiedoksiannon myötä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että haasteet tai tuomioistuimen tuomiot tai päätökset, joista voidaan valittaa, on lain mukaan annettava tiedoksi.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

On erotettava toisistaan automaattinen tiedoksianto ja tiedoksianto asianosaisten aloitteesta.

Automaattisesta tiedoksiannosta huolehtii aina sen tuomioistuimen kirjaamo, jossa käsittely on jo vireillä (Saksan siviiliprosessilain 168 §:n 1 momentti). Kirjaamo voi valita tiedoksiantomenetelmän oman harkintansa mukaan.

Se voi valita jonkin seuraavista:

• Se voi antaa asiakirjat tiedoksi esimerkiksi asianajajalle vastaanottotodistusta vastaan (Saksan siviiliprosessilain 174 §).
• Se voi antaa asiakirjan tiedoksi suoraan vastaanottajalle tai hänen lailliselle edustajalleen tuomioistuimen tiloissa (Saksan siviiliprosessilain 173 §).
• Se voi antaa asiakirjojen toimittamisen postin tehtäväksi. Saksassa ”postilla” tarkoitetaan yrityksiä, joilla on verkoista vastaavan liittovaltion viraston (Bundesnetzagentur) myöntämä lupa tarjota postipalveluja. Kirjaamo voi halutessaan valita, että posti toimittaa asiakirjat saantitodistuskirjeenä (Saksan siviiliprosessilain 175 §).
• Se voi määrätä tuomioistuimen palveluksessa olevan virkamiehen toimittamaan asiakirjat.

Joissakin laissa säädetyissä tapauksissa tiedoksiannon järjestämisestä vastaa tuomari. Näin toimitaan esimerkiksi silloin, kun kyseessä on tiedoksianto ulkomailla (Saksan siviiliprosessilain 183 ja 184 §) tai kuulutustiedoksianto (Saksan siviiliprosessilain 186 ja 187 §).

Asianosaisten aloitteesta toimitettavan tiedoksiannon suorittaa aina haastemies, joka saa tehtävän suoraan asianosaiselta tai asiaa käsittelevän tuomioistuimen kirjaamolta (Saksan siviiliprosessilain 192 §).

Haastemies voi puolestaan antaa tiedoksiannon suorittamisen postin tehtäväksi (Saksan siviiliprosessilain 194 §).

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Jos vastaanottaja ei asu tiedoksiantopyyntöön merkityssä osoitteessa, pyynnön saanut Saksan vastaanottava viranomainen pyrkii yleensä selvittämään vastaanottajan ajantasaisen osoitteen. Näin tehdään silloin, kun vastaanottaja on muuttanut, mutta myös tiedoksiantopyyntöön merkityn osoitteen ollessa väärä tai puutteellinen. Vastaanottava viranomainen ei kuitenkaan ole velvollinen selvittämään vastaanottajan osoitetta, vaan se tekee sen vapaaehtoisesti.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Saksan väestörekisterilain (Bundesmeldegesetz – BMG) 44 §:n mukaan ulkomaiden viranomaisilla ja ulkomaalaisilla yksityishenkilöillä on oikeus saada Saksan väestörekisteriviranomaisilta tietystä henkilöstä tiettyjä tietoja perustelematta pyyntöään. Asiakirjaa kutsutaan yksinkertaiseksi väestörekisteriotteeksi (einfache Melderegisterauskunft).

Yksinkertainen väestörekisteriote sisältää seuraavat tiedot:

● sukunimi

● etunimet

● tohtorintutkinto

● ajantasaiset osoitteet

● jos henkilö on kuollut, tieto siitä.

Pyyntö on osoitettava toimivaltaiselle rekisteriviranomaiselle, joka on yleensä sen kunnan tai kaupungin maistraatti (Bürgeramt), jossa kyseisen henkilön oletetaan asuvan.

Väestörekisteriote on maksullinen. Maksun määrä vaihtelee osavaltiosta toiseen.

Väestörekisteriote annetaan vain, jos kyseinen henkilö voidaan tunnistaa täsmällisesti pyynnön esittävän viranomaisen toimittamien tietojen perusteella. Ei siis ole mahdollista lähettää luetteloa henkilöistä, jotka voisivat vastata esitettyjä tietoja.

Väestörekisteriotetta ei myöskään saa antaa, jos rekisteriin on kyseisen henkilön kohdalle merkitty väestörekisterilain 41 §:n mukainen tietojenluovutuskielto tai jos tietojen luovuttaminen loukkaisi kyseisen henkilön oikeutettuja etuja jollain muulla tavalla (väestörekisterilain 8 §).

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Saksassa osoitteen selvittämistä ei yleensä pidetä oikeusviranomaisten tehtävänä.

Koska myös ulkomaiden viranomaiset ja ulkomaalaiset yksityishenkilöt voivat saada yksinkertaisen väestörekisteriotteen suoraan, asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaista pyyntöä ei tarvitse esittää.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Automaattinen tiedoksianto on käytännössä yleisin tiedoksiantotyyppi. Se tapahtuu yleensä postitse. Kirjaaja esittää postille tiedoksiantopyynnön ja toimittaa sille tiedoksiannettavan asiakirjan suljetussa kirjekuoressa sekä esipainetun vastaanottotodistuslomakkeen (Saksan siviiliprosessilain 176 §). Tämän jälkeen postitoimihenkilö suorittaa tiedoksiannon. Asiakirja pitäisi mieluiten toimittaa suoraan vastaanottajalle eli hänelle henkilökohtaisesti. Fyysinen toimittaminen voi tapahtua missä tahansa; se ei ole sidottu tiettyyn paikkaan (Saksan siviiliprosessilain 177 §).

Vastaanottajalla tarkoitetaan henkilöä, jolle asiakirja on tarkoitettu, taikka hänen laillista (Saksan siviiliprosessilain 170 §) tai valtuutettua (Saksan siviiliprosessilain 171 §) edustajaansa.

Annettuaan asiakirjan tiedoksi postitoimihenkilö täyttää esipainetun vastaanottotodistuksen ja lähettää sen viipymättä takaisin tuomioistuimen kirjaamoon osoituksena tiedoksiannon suorittamisesta.

Jos asianosaista edustaa asianajaja, asiakirjat toimitetaan yleensä tämän kautta vastaanottotodistusta vastaan (Saksan siviiliprosessilain 171 ja 174 §). Vastaanotettuaan asiakirjan asianajaja allekirjoittaa vastaanottotodistuksen ja lähettää sen takaisin tuomioistuimeen.

Jos molempia asianosaisia edustaa asianajaja, nämä voivat toimittaa asiakirjoja toistensa kautta (Saksan siviiliprosessilain 195 §). Tämä koskee myös automaattisesti toimitettavia oikeudenkäyntiasiakirjoja, ellei vastapuolelle tarvitse samanaikaisesti ilmoittaa oikeuden päätöksestä. Asiakirjassa on ilmoitettava, että asianajaja on antanut sen tiedoksi toiselle asianajajalle. Tässäkin tapauksessa allekirjoitettu ja päivätty vastaanottotodistus toimii todisteena suoritetusta tiedoksiannosta.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Kaikkiin siviilioikeudellisiin menettelyihin liittyvät oikeudelliset asiakirjat voidaan antaa tiedoksi sähköisesti. Siirrettävässä asiakirjassa on oltava varmennettu sähköinen allekirjoitus ja se on suojattava niin, etteivät sivulliset voi luvattomasti tarkastella sitä. Kaikkien asianajajien, notaarien, haastemiesten ja veroneuvojien sekä kaikkien julkisoikeudellisten viranomaisten ja laitosten on hyväksyttävä sähköisesti tiedoksiannetut asiakirjat. Asiakirjat voidaan antaa sähköisesti tiedoksi muille menettelyn osapuolille vain, jos he ovat nimenomaisesti hyväksyneet sähköisen tiedoksiannon.

Asiakirjojen tiedoksiantoon voidaan käyttää myös kansalaisten sähköistä asiointipalvelua (De-Mail) sitä koskevan lain 1 §:n mukaisesti.

Asiakirjat voidaan toimittaa asianajajille, notaareille, haastemiehille, veroneuvojille sekä viranomaisille ja muille julkisyhteisöille myös faksitse.

Vastaanottajan allekirjoittama ja päiväämä saantitodistus on riittävä todiste suoritetusta tiedoksiannosta. Saantitodistus voidaan palauttaa tuomioistuimeen esipainetulla paperilomakkeella, faksitse tai sähköisenä asiakirjana.

Tiedoksianto tekstiviestin välityksellä ei ole sallittu.

7 Sijaistiedoksianto

Jollei asiakirjoja voida toimittaa suoraan vastaanottajalle, voidaan käyttää sijaistiedoksiantoa.

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Sijaistiedoksianto”sijaisvastaanottajalle”

Ensimmäinen vaihtoehto on suorittaa sijaistiedoksianto asunnossa, liiketilassa tai laitoksessa (Saksan siviiliprosessilain 178 §). Sijaistiedoksianto voidaan toimittaa tämän menettelyn mukaisesti, jos asiakirjojen vastaanottaja ei ole paikalla asunnossaan, liiketilassaan tai laitoksessa, jossa hän asuu.

Sijaistiedoksiannossa asiakirja luovutetaan jollekin seuraavista henkilöistä:

• Vastaanottajan asunnossa: täysi-ikäinen perheenjäsen, perheen palveluksessa oleva henkilö tai vastaanottajan kanssa vakituisesti samassa asunnossa asuva täysi-ikäinen henkilö.
• Vastaanottajan liiketilassa: liiketilassa työskentelevä henkilö.
• Laitoksessa: laitoksen johtaja tai hänen valtuutettu edustajansa.

Sijaistiedoksiantoa ei kuitenkaan saa suorittaa jollekin edellä mainituista henkilöistä, jos tämä on tuomioistuimessa käsiteltävässä asiassa sen henkilön vastapuolena, jolle asiakirjat on annettava tiedoksi.

Sijaistiedoksianto jättämällä asiakirjat postilaatikkoon

Jollei sijaistiedoksiantoa ole voitu suorittaa vastaanottajan asunnossa tai liiketilassa, asiakirjat voidaan toimittaa postilaatikkoon (Saksan siviiliprosessilain 180 §). Tällöin asiakirja on jätettävä vastaanottajan asunnon tai liiketilan postilaatikkoon.

Sijaistiedoksianto jättämällä asiakirjat tuomioistuimeen

Jollei sijaistiedoksiantoa voida toimittaa vastaanottajan asunnossa tai jättämällä asiakirja postilaatikkoon, asiakirja voidaan jättää tuomioistuimeen (Saksan siviiliprosessilain 181 §).

Asiakirja voidaan jättää noudettavaksi joko tiedoksiantopaikassa toimivaltaisen alioikeuden (Amtsgericht) kirjaamoon tai, jos tiedoksianto on uskottu postin tehtäväksi, postin nimeämään paikkaan tiedoksiantopaikkakunnalla tai alioikeuden sijaintipaikkakunnalla.

Vastaanottajalle on ilmoitettava kirjallisesti tavanomaisella kirjeellä asiakirjan jättämisestä noudettavaksi tuomioistuimeen tai postiin. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on kiinnitettävä asunnon, liiketilan tai laitoksen oveen.

Tuomioistuimeen jätetyn asiakirjan on oltava noudettavissa kolmen kuukauden ajan. Jos asiakirjaa ei ole noudettu tämän ajan kuluessa, se on palautettava lähettäjälle.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Jos käytetään sijaistiedoksiantoa asunnossa, liiketilassa tai laitoksessa (Saksan siviiliprosessilain 178 §), tiedoksianto tapahtuu luovuttamalla asiakirjat sijaishenkilölle.

Jos sijaistiedoksianto suoritetaan jättämällä asiakirjat postilaatikkoon (Saksan siviiliprosessilain 180 §), tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen, kun asiakirjat on jätetty postilaatikkoon.

Jos sijaistiedoksianto suoritetaan jättämällä asiakirja noudettavaksi tuomioistuimeen (Saksan siviiliprosessilain 181 §), tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen, kun kirjallinen ilmoitus on toimitettu.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Asiakirjojen jättämisen lisäksi sen henkilön osoitteeseen, jolle asiakirjat on annettava tiedoksi, on toimitettava tavanomaisena kirjeenä kirjallinen ilmoitus vakiolomaketta käyttäen. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on kiinnitettävä asunnon, liiketilan tai laitoksen oveen.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos vastaanottaja on kotona, mutta kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa, on erotettava toisistaan kaksi erilaista tilannetta:

• Jos kieltäytyminen on perusteltu, tiedoksiantomenettely on aloitettava alusta. Kieltäytyminen on perusteltua esimerkiksi silloin, kun osoite on väärä tai vastaanottaja on yksilöity epätarkasti.

Jos kieltäytyminen ei ole perusteltua, asiakirja on jätettävä asuntoon tai liiketilaan. Jos vastaanottajalla ei ole asuntoa tai liiketilaa, asiakirja on palautettava lähettäjälle. Jos vastaanottaja kieltäytyy perusteettomasti vastaanottamasta tiedoksiannettavaa asiakirjaa, tiedoksiannon katsotaan kuitenkin tapahtuneen (Saksan siviiliprosessilain 179 §).

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Maailman postiliiton yleissopimuksen kirjepostia koskevan toimitusohjesäännön RL 141 artiklan 3 kohdan mukaisesti saantitodistuksen voi allekirjoittaa myös muu henkilö, joka on kansallisten säännösten perusteella valtuutettu vastaanottamaan kyseisen lähetyksen. (Kansainvälisen postiliikenteen nimettynä operaattorina Deutsche Post AG käyttää tästä henkilöstä nimitystä ”sijaisvastaanottaja” (”Ersatzempfänger”), joka on määritelty sen kirjepostia koskevissa yleisissä ehdoissa (Allgemeine Geschäftsbedingungen Brief)). Sijaisvastaanottajia voivat olla Saksan siviiliprosessilain 178 §:ssä tarkoitetut henkilöt, jotka on lueteltu kohdassa 7.1.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Maailman postiliiton yleissopimuksen kirjepostia koskevan toimitusohjesäännön RL 151 artiklan mukaisesti postin on säilytettävä posti noudettavissa, jos tiedoksianto epäonnistuu. Deutsche Post AG luovuttaa kirjatun lähetyksen vain vastaanottajalle henkilökohtaisesti tai henkilölle, jonka vastaanottaja on kirjallisesti valtuuttanut vastaanottamaan lähetyksen.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Maailman postiliiton yleissopimuksen kirjepostia koskevan ohjesäännön 151 artiklan 5.3 kohdan mukaisesti säilyttämisaika määritetään kansallisissa säännöksissä. Se ei kuitenkaan saa ylittää yhtä kuukautta. Deutsche Post AG säilyttää kirjettä viikon ajan sen jälkeen, kun vastaanottajalle on toimitettu siitä ilmoitus. Postinjakaja jättää vastaanottajan postilaatikkoon ilmoituksen, jossa kerrotaan, mistä postitoimipaikasta ja kuinka kauan kirje on noudettavissa.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Kyllä. Tiedoksiannon suorittaminen on todistettava täyttämällä esipainettu vastaanottotodistuslomake, joka on palautettava viipymättä tuomioistuimen kirjaamoon (Saksan siviiliprosessilain 182 §). Vastaanottotodistus sisältää kaikki tiedot, joita tiedoksiannon suorittamisen todistaminen edellyttää:

• sen henkilön nimi, jolle asiakirja on annettava tiedoksi;
• sen henkilön nimi, jolle asiakirja on fyysisesti toimitettu;
• tiedoksiantopaikka, -päivämäärä ja – jos tuomioistuin niin päättää – -aika;
• asiakirjan toimittaneen henkilön sukunimi, etunimet ja allekirjoitus sekä tarvittaessa toimeksisaajana olevan yrityksen tai pyynnön vastaanottaneen viranomaisen yhteystiedot.

Jos kyseessä on asianosaisten aloitteesta toimitettu tiedoksianto, vastaanottotodistus on lähetettävä sille asianosaiselle, jonka puolesta asiakirjat on annettu tiedoksi (Saksan siviiliprosessilain 193 §:n 3 momentti).

Jos käytetään sijaistiedoksiantoa, vastaanottotodistukseen on lisäksi aina merkittävä sijaistiedoksiannon syy. Jos käytetään sijaistiedoksiantoa jättämällä asiakirja noudettavaksi tuomioistuimeen, todistuksesta on käytävä ilmi, miten asiakirjan jättämisestä noudettavaksi tuomioistuimeen on ilmoitettu kirjallisesti. Jos asiakirjan vastaanottamisesta kieltäydytään perusteettomasti, todistukseen on merkittävä, kuka kieltäytyi vastaanottamasta asiakirjaa ja onko kirje jätetty tiedoksiantopaikkaan vai palautettu lähettäjälle.

Tiedoksiantoa koskeva todistus ei ole tarpeen seuraavissa erikseen säädetyissä tapauksissa:

• Kun asiakirja luovutetaan tuomioistuimen tiloissa, asiakirjoihin tehty merkintä tiedoksiannosta ja sen ajankohdasta on riittävä todiste tiedoksiannon suorittamisesta (Saksan siviiliprosessilain 173 §:n toinen virke).
• Kun asiakirja annetaan tiedoksi asianajajalle, saantitodistus asianajajalta on riittävä todiste (Saksan siviiliprosessilain 174 §:n 1 ja 4 momentti).
• Kun asiakirja toimitetaan saantitodistuskirjeenä, palautettu saantitodistus on riittävä todiste (Saksan siviiliprosessilain 175 §:n toinen virke).
• Sama koskee ulkomaille saantitodistuskirjeenä toimitettua asiakirjaa (Saksan siviiliprosessilain 183 §:n 1 momentin 1 kohta ja 2 momentin ensimmäinen virke).
• Kun tiedoksianto suoritetaan ulkomailla kyseisen maan viranomaisten, Saksan liittovaltion konsuliedustuston (konsularische Vertretung des Bundes) tai liittovaltion ulkoministeriön (Auswärtiges Amt) avustuksella, pyynnön vastaanottaneen viranomaisen vahvistus on todiste tiedoksiannon suorittamisesta (Saksan siviiliprosessilain 183 §:n 1 momentin 2 ja 3 kohta ja 2 momentin toinen virke).

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Periaatteessa tiedoksianto ei ole pätevä, jos sen suorittamisessa ei noudateta laissa säädettyä muotoa ja näin rikotaan olennaisia säännöksiä.

Lain mukaan tästä periaatteesta voidaan poiketa tiedoksiannon tarkoituksen huomioon ottamiseksi – erityisesti sen todistamiseksi, onko vastaanottaja vastaanottanut tiedoksiannettavan asiakirjan ja jos on, milloin.

Jollei ole mahdollista todistaa, että asiakirja on toimitettu säädettyä muotoa noudattaen, tai jos asiakirja on vastaanotettu asiakirjojen tiedoksiantoa koskevien pakottavien säännösten vastaisesti, asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi hetkellä, jolloin henkilö, jolle tiedoksianto oli osoitettu tai voitiin lain mukaisesti osoittaa, tosiasiassa vastaanotti sen (Saksan siviiliprosessilain 189 §). Tässä tapauksessa tiedoksiantovirhe korjataan. Tuomioistuimella ei ole harkintavaltaa tiedoksiantosäännösten rikkomisen korjaamisessa. Korjaaminen on mahdollista myös silloin, kun tiedoksiannosta alkaa kulua sitova määräaika, jos edellä tarkoitetut edellytykset täyttyvät.

Jos vastaanottaja ei saa tiedoksiannettavaa asiakirjaa, mahdollisia tilanteita on kaksi:

• Jos tiedoksiannon suorittaminen tapahtuu olennaisten säännösten vastaisesti, korjaaminen ei ole mahdollista. Tiedoksianto ei siis ole pätevä, ja se on suoritettava alusta asti uudelleen.
• Jos tiedoksianto on suoritettu lainsäädäntöä noudattaen, sen oletetaan tapahtuneen sijaistiedoksiantoa koskevien säännösten mukaisesti. Edeltävä tilanne voidaan kuitenkin palauttaa, jos asianosainen ei ole hänestä itsestään riippumattomista syistä saanut tieto siitä, että hänelle on annettu asiakirjoja tiedoksi (Saksan siviiliprosessilain 230 § ja sitä seuraavat pykälät).

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Toisistaan erotettava automaattinen tiedoksianto ja tiedoksianto asianosaisten aloitteesta.

Sellaisten oikeudenkäyntimenettelyjen yhteydessä, joissa maksut perustuvat riidanalaiseen summaan, oikeudenkäyntimaksu kattaa ensimmäiset kymmenen tiedoksiantokertaa. Tämän jälkeen ja aina, kun asiakirjoja annetaan tiedoksi muiden oikeudenkäyntimenettelyjen yhteydessä, peritään 3,50 euron kiinteä maksu, kun asiakirjoja annetaan tiedoksi vastaanottotodistusta vastaan, saantitodistuskirjeellä tai tuomioistuimen palveluksessa olevan virkamiehen toimittamana. Asianosaisten aloitteesta tapahtuvan tiedoksiannon toimittaa haastemies. Haastemies perii kolmen euron maksun tiedoksiannon suorittamisesta postitse. Tämän lisäksi peritään tarvittavista jäljennöksistä ja postituksesta aiheutuvat kulut. Jos haastemiehelle tiedoksiantamista varten toimitettu asiakirja on vahvistettava oikeaksi, peritään kiinteämääräistä asiakirjamaksua vastaava lisämaksu. Sen suuruus on 0,50 euroa sivua kohden ensimmäisiltä 50 sivulta ja 0,15 euroa kultakin seuraavalta sivulta.

Jos haastemies toimittaa asiakirjan henkilökohtaisesti, peritään 10,00 euron maksu. Haastemiehelle on myös maksettava matkakorvauksena 3,25–16,25 euroa sen mukaan, kuinka kauas hänen on matkustettava tavoittaakseen vastaanottajan.