Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Käytännössä ’asiakirjojen tiedoksiannolla’ tarkoitetaan oikeudenkäynnissä käytettyjen asiakirjojen tiedoksiantoa asianmukaisella tavalla.

Säännöissä vahvistetaan puitteet, joita on noudatettava, jotta

• asiakirjat katsotaan annetuiksi tiedoksi tuomioistuimen hyväksymällä tavalla
• käytössä on mekanismi, jonka avulla osapuoli voi osoittaa, että tietty asiakirja on annettu tiedoksi tai sitä ei ole annettu tiedoksi
• on vahvistettu aikataulu, jonka mukaan asiakirjan voidaan katsoa tulleen tiedoksi (esim. henkilökohtainen tiedoksianto katsotaan annetuksi tiedoksi samana päivänä, ellei tiedoksiantoa suoriteta arkipäivänä klo 17 jälkeen tai lauantaina, sunnuntaina tai yleisenä vapaapäivänä, jolloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seuraavana arkipäivänä).

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Asiakirjoihin, jotka on annettava todisteellisesti tiedoksi, kuuluvat kannelomakkeet, tiedot kanteen vaatimuksista, vastineet, vastaukset, hakemusilmoitukset, vetoomukset, määräykset ja todistajanlausunnot / valaehtoiset lausunnot (jos ne on tarkoitettu käytettäviksi oikeudenkäynnissä).

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Tiedoksiannosta vastaa asiakirjan laatinut taho. Esimerkiksi kannelomakkeen tiedoksi antamisesta vastaa kantaja tai asianmukaisesti valtuutettu asianajaja. Gibraltarin korkein oikeus (Supreme Court) ei anna asiakirjoja tiedoksi.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Koska Gibraltarissa ei ole kotipaikkarekisteriä, kuten monissa muissa jäsenvaltioissa, vastaanottava viranomainen Gibraltarissa ei voi saada osoitetta henkilölle, jolle asiakirjat on tarkoitus antaa tiedoksi. Jos asiakirjat kuitenkin annetaan tiedoksi yritykselle ja vastaanottajat ilmoitetussa osoitteessa kieltäytyvät hyväksymästä tiedoksiantoa, Gibraltarissa toimiva vastaanottava viranomainen voi määrittää yrityksen rekisteröidyn osoitteen (jos se on eri) ja antaa asiakirjat tiedoksi kyseiseen osoitteeseen.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Kuten edellä mainittiin, Gibraltarissa ei ole kotipaikkarekisteriä. Henkilön osoitteen löytämiseksi on käytettävä asiamiehiä, jotka voivat jäljittää henkilöitä, tai käytettävä puhelinluetteloa, jossa on joitakin osoitetietoja. Puhelintietojen kaltaiset haut ovat ilmaisia. Muiden hakujen käytöstä on maksettava. Yrityksen rekisteröidyn toimipaikan hakemiseksi on tehtävä haku Companies House ‑palvelussa, eikä sitä voi tehdä verkkosivulla.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Ei, Gibraltarissa ei ole mahdollista pyytää osoitetta neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 nojalla.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Asiakirjat annetaan yleensä tiedoksi seuraavilla tavoilla:

• henkilökohtaisesti
• kirjatulla kirjeellä
• faksilla tai muulla viestintävälineellä
• millä tahansa tuomarin määräämällä tavalla.

Kieltomääräys tai muu määräys, joka on vahvistettu seuraamuksia koskevalla ilmoituksella, tulee yleensä antaa tiedoksi henkilökohtaisesti.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Tiedoksianto voidaan suorittaa faksilla, jos osapuoli tai hänen laillinen edustajansa on ennakolta ilmoittanut kirjallisesti tiedoksiantajalle, että hän on valmis vastaanottamaan tiedoksiannon faksilla. Vastaavaa säännöstä sovelletaan silloin, kun tiedoksianto tapahtuu sähköpostitse, vaikka säännöissä todetaan myös, että tiedoksianto voi tapahtua sähköpostitse vain, jos molemmat osapuolet toimivat laillisen edustajan välityksellä.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Yksityiskohtaisia tietoja tiedoksiantojen säännöistä ja menettelyistä Gibraltarissa on siviilioikeudellisia menettelyjä koskevien sääntöjen (Civile Procedure Rules) osassa 6.

Jos tiedoksiantopyyntöjä vastaanotetaan toisilta jäsenvaltioilta, Gibraltarin tavanomainen tiedoksiantotapa on tuomioistuimen haastemiehen henkilökohtainen tiedoksianto. Jos tämä ei ole osoittautunut mahdolliseksi, tuomari voi antaa luvan muuhun tiedoksiantotapaan – yleensä tavallisella postilähetyksellä annettuun osoitteeseen (jos tämä on tiedonannon kohteena olevan henkilön tavanomainen tai viimeinen tiedossa oleva osoite).

Muuten tiedoksianto voidaan tehdä jollakin muulla tavalla, joka mahdollistaa tiedoksiannon seuraavana arkipäivänä, tai faksilla tai muulla sähköisellä viestintävälineellä. Jos tuomioistuin katsoo, että on perusteltua hyväksyä tiedoksianto tavalla tai paikassa, jota siviilioikeudellisia menettelyjä koskevat säännöt eivät yleensä salli, tuomioistuin voi antaa määräyksen, jolla tiedoksianto sallitaan vaihtoehtoisella tavalla tai vaihtoehtoisessa paikassa.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Tavanomaisessa postitse tapahtuvassa tiedoksiannossa tai muussa toimitustavassa, joka mahdollistaa asiakirjojen toimittamisen seuraavana arkipäivänä, asiakirjat katsotaan tiedoksi annetuiksi toisena päivänä sen jälkeen, kun ne on lähetetty, jätetty, toimitettu tai haettu asianomaisen palveluntarjoajan toimesta edellyttäen, että kyseinen päivä on arkipäivä, tai seuraavana arkipäivänä kyseisen päivän jälkeen. Jos tiedoksianto tapahtuu faksilla tai muulla sähköisellä menetelmällä ja se on lähetetty arkipäivänä ennen klo 16.30, se katsotaan toimitetuksi kyseisenä päivänä, tai missä tahansa muussa tapauksessa seuraavana arkipäivänä sen lähettämisen jälkeen. Jos käytetään vaihtoehtoista tiedoksiantotapaa, tuomioistuimen määräyksessä täsmennetään menetelmä ja päivämäärä, jolloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimipaikkaan) ei yleensä ole mahdollinen tiedoksiantotapa. Jos asiakirjat on annettu tiedoksi kirjattuna kirjeenä eikä niitä ole toimitettu perille, jäljempänä kohdassa 8 kuvaillaan menettely, jolla vastaanottajalle ilmoitetaan asiasta.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos tuomioistuin on hyväksynyt tiedoksiantotavan, tiedoksiantopäivän katsotaan pätevän riippumatta siitä, hyväksyykö vastaanottaja tiedoksiannon.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Gibraltarin postitoimipaikan kirjattu kirje toimitetaan henkilölle, joka saa ilmoituksen haettavasta kirjeestä/paketista, ja se toimitetaan henkilölle vain tunnistautumisen yhteydessä.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Tiedoksianto voidaan toteuttaa ainoastaan siten, että ilmoituksen saanut henkilö saapuu postitoimipaikkaan.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Kyllä. Kun ensimmäinen hakuilmoitus (Notification to Collect) on lähetetty vastaanottajalle, hänelle annetaan 28 päivää aikaa hakea asiakirjat ennen toisen hakuilmoituksen lähettämistä. Jos asiakirjoja ei ole haettu vielä seitsemän päivän kuluttua toisesta ilmoituksesta, ne lähetetään takaisin perille sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu.

Vastaanottajalle ilmoitetaan asiasta ilmoituskortilla, joka lähetetään hänen osoitteeseensa.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Jos oikeudenkäyntisäännöissä (Rules of Court) määrätään, että tiedoksiannosta on oltava todiste, on toimitettava tiedoksiantotodistus. Siinä on mainittava, että asiakirjaa ei ole palautettu sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu sekä ilmoitettava käytetty tiedoksiantotapa ja päivä, jona tiedoksianto postitettiin / annettiin tiedoksi henkilökohtaisesti / lähetettiin faksilla / jätettiin sallittuun paikkaan. Saatavilla on määrämuotoinen lomake.

Jos henkilökohtaisesti tiedoksi annettava asiakirja on kannelomake, kantajan on toimitettava tiedoksiantotodistus 21 päivän kuluessa kannelomakkeen tiedoksiannosta. Jos näin ei tehdä, kantaja ei voi saada yksipuolista tuomiota.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Tavallisesti olisi pyrittävä suorittamaan tiedoksianto uudelleen edellyttäen, että määräaika ei ole umpeutunut.

Supreme Courtilla on kuitenkin poikkeustapauksissa valtuudet luopua tiedoksiannosta. Esimerkki tästä on se, että vastaajalle on asianmukaisesti ja täysimääräisesti tiedotettu kanteesta mutta kantaja ei ole onnistunut suorittamaan tiedoksiantoa määräajan kuluessa, esimerkiksi siksi, että tiedoksianto tehtiin väärään osoitteeseen.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Koska tiedoksiannon suorittaa menettelyn osapuoli tai hänen asianajajansa, kyseinen osapuoli maksaa tällaisesta tiedoksiannosta mahdollisesti aiheutuvat maksut. Maksut määräytyvät sen mukaan, millaista tiedoksiantoa käytetään.