Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Kaikki asiakirjat, jotka toimitetaan vastaanottavalle viranomaiselle oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 nojalla.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Alankomaissa haastemies (Gerechtsdeurwaarder) vastaa asiakirjojen vastaanottamisesta ja lähettämisestä.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Haastemies on velvollinen tarkistamaan asiakirjan vastaanottajan asuinpaikan väestörekisteristä (Basisregistratie Personen, BRP). Tässä pakollisessa tarkistuksessa selviää myös uusi osoite, mikäli asiakirjan vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Ei ole.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Alankomaissa toimivalta 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun asetuksen (EY) N:o 1206/2001 osalta on alioikeuksilla (rechtbank). Alankomaalaiset alioikeudet eivät ole kuitenkaan toimivaltaisia pyytämään asianosaisen osoitetietoja (pyynnöstä).

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Asiakirjan tiedoksianto on yksi haastemiehen virkavelvollisuuksista (haastemiehistä annetun lain (Gerechtsdeurwaarderswet) 2 §). Haastemiehen tehtävänä on 4.1 kohdassa tarkoitetun tarkistuksen suoritettuaan antaa tiedoksiannettava asiakirja tiedoksi sen vastaanottajalle, periaatteessa henkilökohtaisesti. Jäljempänä 7 kohdassa tarkoitetun sijaistiedoksiannon lisäksi ei ole muita vaihtoehtoisia menetelmiä.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Asiakirjojen sähköinen tiedoksianto ei ole sallittua Alankomaissa.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Ei salli tai sallii ainoastaan siinä tapauksessa, että kyseinen menetelmä ei ole ristiriidassa Alankomaiden lainsäädännön kanssa. Tiedoksianto voi tapahtua myös muussa osoitteessa kuin vastaanottajan asuinpaikassa edellyttäen, että haastemies tavoittaa henkilön ja puhuu tälle henkilökohtaisesti. Jos vastaanottajalla ei ole tiedossa olevaa asuin- tai oleskelupaikkaa Alankomaissa, asiakirjaa voidaan säilyttää syyttäjänvirastossa.

Haastemiehet eivät anna asiakirjoja tiedoksi postitse, mutta toisen jäsenvaltion lähettävä viranomainen voi lähettää asiakirjan suoraan vastaanottajalle.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Ei sovelleta.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Ei sovelleta.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

1) Asiakirjan vastaanottamisesta kieltäytyminen

Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa haastemiehen sitä tiedoksi antaessa, haastemiehellä on valtuudet jättää asiakirja suljetussa kirjekuoressa rekisteröityyn osoitteeseen (siviiliprosessilain (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering) 47 §). Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen kyseisenä ajankohtana.

2) Kieltäytyminen käännöksen perusteella

Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käännökseen liittyvistä syistä (asetuksen (EY) N:o 1393/2007 8 artiklan 1 kohta), haastemiehen on kirjattava kieltäytyminen todistukseen ja todettava, että tiedoksiantoa ei ole tapahtunut. EU:n tuomioistuimen tuoreimman oikeuskäytännön mukaan on tuomioistuimen tehtävä päättää, onko kieltäytyminen oikeutettua (ks. tuomio asiassa Novo Banco).

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Postilla on lupa luovuttaa asiakirja myös muulle kuin vastaanottajalle. Lähetystavasta riippuen saatetaan edellyttää henkilötodistuksen esittämistä.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Jos asiakirja lähetetään kirjattuna kirjeenä, sitä säilytetään tietyn ajan postitoimistossa. Postinjakelija jättää asiasta ilmoituksen vastaanottajan postilaatikkoon.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Jos postinjakelija ei pysty toimittamaan kirjattua kirjettä vastaanottajalle, hän jättää tälle ilmoituksen siitä, että hänelle osoitettu kirjattu kirje on haettavissa määrätystä postitoimistosta. Kirjettä säilytetään kolmen viikon ajan. Jos sitä ei haeta kyseisen ajan kuluessa, se palautetaan lähettäjälle.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Kyllä, tiedoksiantoasiakirjan lisäksi vastaanottava viranomainen (haastemies) laatii tiedoksiantotodistuksen (tiedoksiantoasetuksen 10 artikla) ja toimittaa sen yhdessä tiedoksiantoasiakirjan kanssa lähettävälle viranomaiselle.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Jos asiakirjan on antanut tiedoksi haastemies, tiedoksianto on tapahtunut sääntöjen mukaisesti. Sen sijaan tiedoksianto voi olla pätemätön siviiliprosessilain 66 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Jos tiedoksianto tapahtuu Alankomaissa sijaitsevan vastaanottavan viranomaisen välityksellä, siitä peritään kiinteä 65 euron maksu.