Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Käytännössä ’asiakirjojen tiedoksiannolla’ tarkoitetaan yleisesti sitä, että vastaaja tosiasiallisesti vastaanottaa haasteen tai muun asiakirjan, jolla tälle ilmoitetaan oikeudenkäynnistä tai päätöksestä ja/tai jolla tämä haastetaan ja saa tiedon asiaankuuluvista tuomioistuimen määräajoista.

Oikeudenkäyntisääntöjen tarkoituksena on varmistaa, että vastaajan oikeuksia ei loukata ja että vastaaja saa vaaditut asiakirjat ja ilmoituksen tulevista käsittelypäivistä sallitun vähimmäisajan kuluessa. Tuomari (sheriff/judge) vaatii yleensä todisteen tiedoksiannosta ennen asian ratkaisua.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Seuraavat asiakirjat on yleensä annettava todisteellisesti tiedoksi:

• kirje, jossa vastaajalle ilmoitetaan, että kanne pannaan vireille, jos tämä ei vastaa kyseiseen kirjeeseen
• ensimmäinen kannekirjelmä / haaste nopeutetussa menettelyssä (summary cause) jne.
• tietyt asiakirjat asian käsittelyn aikana
• ilmoitus tuomiosta/määräyksestä
• maksukehotus (vaihe ennen perintätoimia)
• täytäntöönpanomenettelyä koskevat asiakirjat.

Tietyntyyppiset siviilioikeudelliset menettelyt edellyttävät myös muiden erityisasiakirjojen antamista tiedoksi.

Lisätietoja on saatavilla ylimmän siviilituomioistuimen (Court of Session) oikeudenkäyntisääntöjen luvussa 16, alueellisen siviilituomioistuimen (Sheriff Court) tavanomaisten oikeudenkäyntimenettelyjen sääntöjen luvussa 5, nopeutettujen menettelyjen sääntöjen luvussa 5 ja yksinkertaisten menettelyjen (simple procedure) sääntöjen osassa 6.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

a. Muut kuin oikeudenkäyntiasiakirjat, kuten kanteen nostamista edeltävä kirje, ja oikeudenkäyntiasiakirjat, kuten kannekirjelmät tai haasteet, voidaan antaa tiedoksi postitse (ykkösluokan kirje, josta annetaan saantitodistus). Tässä tapauksessa asiakirjan vie vastaajan asunnolle/toimipaikkaan postityöntekijä, joka pyytää allekirjoittamaan vastaanottoilmoituksen. Oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiannon postitse voi valtuuttaa vain asianajaja, haastemies (messenger-at-arms tai sheriff officer) tai tietyissä tapauksissa yksinkertaisen menettelyn puitteissa tuomioistuimen kirjaaja (sheriff clerk).

b. Jos nämä asiakirjat on tarkoitus antaa tiedoksi henkilökohtaisesti, sen tekee haastemies.

c. Maksumääräykset ja useimmat muut täytäntöönpanomenettelyyn liittyvät asiakirjat annetaan tiedoksi henkilökohtaisesti, jälleen haastemiehen toimesta.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Koska Yhdistyneessä kuningaskunnassa ei ole kotipaikkarekisteriä, kuten monissa muissa jäsenvaltioissa, vastaanottava viranomainen Skotlannissa ei voi saada osoitetta henkilölle, jolle asiakirjat on tarkoitus antaa tiedoksi. Jos asiakirjat kuitenkin annetaan tiedoksi yritykselle ja vastaanottajat ilmoitetussa osoitteessa kieltäytyvät hyväksymästä tiedoksiantoa, Skotlannissa toimiva vastaanottava viranomainen voi määrittää yrityksen rekisteröidyn osoitteen (jos se on eri) ja antaa asiakirjat tiedoksi kyseiseen osoitteeseen.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Kuten edellä mainittiin, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ei ole kotipaikkarekisteriä. Henkilön osoitteen löytämiseksi on käytettävä asiamiehiä, jotka voivat jäljittää henkilöitä, tai käytettävä verkkosivustoja, joilla on joitakin osoitetietoja. Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, mutta siinä on joitakin esimerkkejä käytettävissä olevista sivustotyypeistä. Osa niistä, kuten puhelintietojen haku (ensimmäinen linkki), ovat ilmaisia. Muiden käytöstä on maksettava.

Puhelintiedot yritykseltä British Telecommunications.

Osoitehaku sivustoilla 192, UKRoll

Henkilöiden jäljitys sivustolla Tracesmart

Yrityksen rekisteröidyn toimipaikan löytämiseksi voidaan tehdä haku Companies House -palvelun verkkosivuilta. Osa yrityshakupalveluista on maksuttomia, mutta tarkemmat haut edellyttävät maksua.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Ei, Skotlannissa ei ole mahdollista pyytää osoitetta neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 nojalla.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

a. Tiedoksianto postitse – ykkösluokan kirjattuna postitoimituksena

b. Henkilökohtainen tiedoksianto – henkilökohtaisesti vastaajalle haastemiehen toimesta

c. Henkilökohtainen tiedoksianto – jätetään asuinkumppanille/työntekijälle asunnolla/toimipaikassa

Jos haastemies katsoo huolellisen selvityksen jälkeen, että on perusteltua uskoa vastaajan asuvan haasteessa mainitussa osoitteessa, asiakirjat voidaan jättää samassa osoitteessa asuvalle henkilölle / yrityksen työntekijälle.

d. Henkilökohtainen tiedoksianto – tapauksissa, joissa vastaajana on muu kuin luonnollinen henkilö (ts. muu oikeushenkilö, kuten rekisteröity yhtiö).

Henkilökohtainen tiedoksianto voidaan toteuttaa jättämällä haaste esimerkiksi toimipaikassa olevan henkilön käsiin siten, että on kohtuullista olettaa vastaajan tosiasiallisen laillisen edustajan saavan haasteen.

e. Henkilökohtainen tiedoksianto – jättäminen/kiinnitys

Jos haastemies ei ole pystynyt toteuttamaan henkilökohtaista tiedoksiantoa vastaajalle, hän voi joko

• jättää haasteen asuin-/toimipaikkaan
• kiinnittää haasteen asuin-/toimipaikan oveen.

f. Jos osoite ei ole tiedossa – tuomari voi antaa luvan siihen, että asiakirja annetaan tiedoksi

• julkaisemalla kuulutus sillä alueella ilmestyvässä paikallisessa sanomalehdessä, jolla vastaajalla on viimeisin tiedossa oleva osoite
• kiinnittämällä tuomioistuimen ilmoitustaululle jäljennös ensimmäisestä kannekirjelmästä/haasteesta.

g. Kannekirjelmän, haasteen, määräyksen tai maksukehotuksen tiedoksi antamisesta faksilla tai sähköpostitse ei tällä hetkellä ole olemassa säännöksiä. Tietyt muut asiakirjat, jotka on annettava tiedoksi tietyn menettelyn aikana, voidaan kuitenkin toimittaa sähköisesti tai missä tahansa asiakirjamuodossa.

h. Tietoja asiakirjojen tiedoksiannosta Skotlannin ulkopuolella oleskeleville henkilöille on saatavilla Court of Sessionin oikeudenkäyntisääntöjen luvussa 16, Sheriff Courtin tavanomaisten oikeudenkäyntimenettelyjen sääntöjen luvussa 5, nopeutettujen menettelyjen sääntöjen luvussa 5 ja yksinkertaisten menettelyjen sääntöjen osassa 6.

(Skotlantiin saapuvien haasteiden, kannekirjelmien jne. kohdalla noudatetaan kaikkia a–g kohdassa lueteltuja erityissääntöjä ja -menettelyjä tapauksissa, joihin ei sovelleta EU:n tiedoksiantoasetusta tai tiedoksiantoja koskevaa Haagin yleissopimusta ja joissa asiakirjoja ei toimiteta keskusviranomaisen välityksellä. Esimerkiksi Skotlannin ulkopuolella laaditun Skotlannissa oleskelevaa vastaajaa koskevan haasteen henkilökohtainen tiedoksianto on pätevä vain, jos se on Skotlannin oikeudenkäyntisääntöjen mukainen.)

i. Kaikissa tapauksissa, joissa tiedoksiannon suorittaa muu taho kuin itse tuomioistuin, tiedoksiannosta on toimitettava tuomioistuimelle todistus, jonka allekirjoittaa kantajan asianajaja tai haastemies.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Katso vastaus 5 g edellä.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Saataessa pyyntöjä muista jäsenvaltioista Skotlannin tavanomainen tiedoksiantotapa on henkilökohtainen tiedoksianto haastemiehen toimesta viimeisimpään tiedossa olevaan osoitteeseen tai toimipaikkaan. Muutkin tiedoksiantotavat ovat mahdollisia Skotlannin lain nojalla, mutta keskusviranomainen ei käytä niitä asiakirjojen tiedoksiantoon.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Kuten edellä todettiin, Skotlannissa ainoa keskusviranomaisen käyttämä asiakirjojen tiedoksiantotapa on haastemiehen suorittama tiedoksianto.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimipaikkaan) ei ole Skotlannissa mahdollinen tiedoksiantotapa.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos on käytetty asianmukaista tiedoksiantotapaa, tiedoksiantopäivän katsotaan olevan voimassa riippumatta siitä, hyväksyykö vastaanottaja tiedoksiannon. Ainoan poikkeuksen muodostavat asetuksen 8 artiklan 1 kohdassa ja liitteessä II sallitut poikkeukset, jotka koskevat asiakirjan kieltä, jota vastaanottajan on ymmärrettävä.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Royal Mailin (Yhdistyneen kuningaskunnan postipalvelun) kirjattu kirje toimitetaan osoitteeseen eikä henkilölle. Siksi on mahdollista, että joku muu kuin vastaanottaja saa asiakirjat, jos hän asuu samassa osoitteessa.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Jos kukaan pyydetyssä osoitteessa ei voi allekirjoittaa asiakirjoja saapuneiksi, ne palautetaan osoitteen mukaiseen paikalliseen postitoimipaikkaan. Jos niitä ei noudeta sieltä määräajassa (ks. jäljempänä), ne palautetaan lähettäjälle.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Jos asiakirjoja ei ole ollut mahdollista toimittaa kyseiseen osoitteeseen, sinne jätetään kortti tiedoksi toimittamisyrityksestä. Tässä kortissa kerrotaan vastaanottajalle, mistä asiakirjat voi hakea, sekä määräaika, jonka kuluessa ne on haettava. Yhdistyneen kuningaskunnan sisältä peräisin olevan kirjatun postin kohdalla asiakirjat on haettava viikon kuluessa. Kansainvälisen kirjatun postin kohdalla määräaika on kolme viikkoa.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

a. Tiedoksianto postitse: katso edellinen vastaus. Postitus tapahtuu ykkösluokan kirjattuna kirjeenä. Tuomioistuin vaatii tiedoksiannon suorittamisesta todistuksen ja postitoimipaikan kuitin.

b. Henkilökohtainen tiedoksianto: haastemies laatii tiedoksiannon suorittamisesta todistuksen, jonka tiedoksiantoon osallistuneet virkailijat allekirjoittavat ja jossa kuvataan tiedoksiantotapa.

c. Todistukset Skotlannin ulkopuolella suoritettavista tiedoksiannoista: katso edellä mainitut oikeudenkäyntisääntöjen asiaankuuluvat kohdat. Tässäkin yhteydessä Skotlantiin saapuviin haasteisiin ja muihin vastaaviin sovelletaan kaikkia a ja b kohdan sääntöjä.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Ennen kuin asia voidaan ratkaista, tuomarin on oltava vakuuttunut siitä, että tiedoksianto on suoritettu asianmukaisesti ja vastaajan oikeuksia kunnioittaen. Tiedoksianto on suoritettava tyydyttävästi, sillä muutoin vastaaja voi oikeutetusti hakea minkä tahansa annetun päätöksen kumoamista sillä perusteella, että kanne nostettiin ilman, että vastaajalla oli mahdollisuutta puolustautua tai edes saada siitä ilmoitusta. Jos kuitenkin on ilmeistä, että vastaaja sai tietää kanteesta, koska hän vastasi siihen, tällä vastauksella korjataan tiedoksiannon mahdolliset puutteet.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Tiedoksianto postitse: ykkösluokan kirjatun kirjeen ajankohtaiset kulut.

Jos tiedoksiannon suorittaa postitse haastemies, hänelle maksetaan lainsäädännössä vahvistettu lisämaksu, joka määräytyy tapauksen olosuhteiden mukaan.

Tiedoksianto henkilökohtaisesti: haastemiehen perimät maksut on vahvistettu lainsäädännössä, ja ne määräytyvät tapauksen olosuhteiden mukaan.