Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Asiakirjojen tiedoksianto on keino toimittaa oikeudellisia ja muita asiakirjoja asianosaisille.

Asiakirjojen tiedoksiantoa koskevissa erityissäännöissä määritetään edellytykset sille, että oikeudenkäyntiin liittyvät tai muut asiakirjat voidaan antaa tiedoksi luotettavalla tavalla siten, että saadaan varmuus tiedoksiannon ajankohdasta, paikasta, suoritustavasta ja vastaanottajan henkilöllisyydestä.

Perustuslakituomioistuimen (Tribunal Constitucional) oikeuskäytännön mukaan tiedoksiannettavat asiakirjat ovat välttämätön ennakkotakuu, joita ilman muut perustuslailliset takeet eivät voi toteutua käytännössä (13. tammikuuta annettu perustuslakituomioistuimen tuomio 1/1993).

Tuomioistuinten on puolestaan varmistettava, että asiakirjojen tiedoksianto toteutuu käytännössä, sillä päätöksen tekeminen tuomioistuimessa asianosaista kuulematta voi loukata kontradiktorista periaatetta ja tämän oikeuksia, jos voidaan osoittaa, että päätös on tehty asianosaista kuulematta (4. lokakuuta annettu perustuslakituomioistuimen tuomio 54/2010).

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Siviiliprosessilain 149 §:n mukaan oikeudenkäynnissä annetut menettelyä koskevat päätökset on annettava tiedoksi todisteellisesti. Tiedoksiannosta huolehtivat oikeushallinnon tukivirastot (Oficinas Judiciales), joihin kuuluvat tuomioistuimet (Juzgados) ja yhteiset tiedoksiantokeskukset (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Oikeudenkäyntiasiakirjoja ovat

1. tavanomainen tiedoksianto (notificación), jolla halutaan saattaa tiedoksi jokin päätös tai toimenpide;
2. kehotus (emplazamiento), jossa vastaanottajaa kehotetaan saapumaan oikeuteen ja hoitamaan jokin asia määräajassa;
3. haaste (citación), jossa ilmoitetaan paikka sekä päivä ja kellonaika, jona vastaanottajan on saavuttava oikeuteen hoitamaan jokin asia;
4. väliaikaismääräys (requerimiento), jossa vastaanottaja määrätään lain nojalla toimimaan tai jossa tätä kielletään toimimasta tietyllä tavalla;
5. rekisterinpitäjälle, notaarille tai tuomioistuimen virkailijalle osoitettu määräys (mandamiento), jossa vaaditaan todistusten tai todisteiden luovuttamista tai jonkin muun kyseisen henkilön toimivaltaan kuuluvan toimen suorittamista;
6. virallinen viesti (oficio), jota käytetään viestinnässä muiden kuin oikeusviranomaisten ja tuomioistuimen virkailijoiden kanssa.

Kaikki tuomioistuimen oikeuskäsittelyn aikana vastaanottamat asiakirjat, joita ovat toimittaneet asianosaiset itse, kolmannet tuomioistuimen pyynnöstä tai tuomioistuimen nimeämät asiantuntijat, on annettava todisteellisesti tiedoksi.

Myös muita kuin oikeudenkäyntiin liittyviä oikeudellisia asiakirjoja (esimerkiksi notaarin vahvistamia asiakirjoja), jotka unionin tuomioistuin on määritellyt asiassa C-223/14 (Tecom Mican) antamassaan tuomiossa, annetaan todisteellisesti tiedoksi, myös oikeudenkäyntimenettelyn ulkopuolella, kuten yhteisöjen tuomioistuin totesi asiassa C-14/08 (Roda Golf).

Tiivistetysti oikeudenkäyntiasiakirjat, joiden välityksellä lainkäyttöelin on yhteydessä asianosaisten tai kolmansien osapuolten kanssa, voidaan luokitella seuraavasti:

• viestintä asianosaisten kanssa: tavanomaiset tiedoksiannot, kehotukset, haasteet ja väliaikaismääräykset;
• viestintä menettelyn ulkopuolisten luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden kanssa: haasteet ja väliaikaismääräykset;
• viestintä oikeuslaitoksessa toimivien notaarien, rekisterinpitäjien ja virkamiesten kanssa: virkailijalle osoitettu määräys;
• viestintä muiden kuin oikeusviranomaisten ja muiden virkamiesten kanssa: virallinen viesti.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Siviiliprosessilain 152 §:n mukaan asiakirjojen tiedoksianto tapahtuu oikeussihteerin (Letrado de la Administración de Justicia) ohjauksessa (vuoteen 2015 asti nimikkeenä oli ”Secretario Judicial”). Hän vastaa tuomioistuimensa asianmukaisista tiedoksiantojärjestelyistä.

Tiedoksiannon toteuttavat oikeusvirkamiehet tai asianosaisen asianajaja (procurador) asianosaisen pyynnöstä ja tämän kustannuksella.

Asiakirjat katsotaan annetun tiedoksi lain mukaisesti silloin, kun voidaan riittävällä tavalla osoittaa, että ne on toimitettu asianomaiselle henkilölle tai hänen kotiosoitteeseensa. Asianosaisen asianajajan vastuulla on puolestaan vahvistaa tiedoksi annettavan asiakirjan vastaanottavan henkilön henkilöllisyys ja asema allekirjoittamalla ja päiväämällä asiakirjan jäljennöksen.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Ei. Vastaanottavan virkamiehen on pyydettävä olinpaikan selvittämistä asetuksessa (EY) N:o 1206/2001 säädetyllä lomakkeella.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Espanjassa ei ole tällaisia avoimia rekistereitä. Espanjan tuomioistuimilla on kuitenkin pääsy useisiin suojattuihin tietokantoihin (Punto Neutro Judicial -verkosto), joita voidaan tarvittaessa hyödyntää osoite- ja omaisuustietojen selvittämiseksi. Jos oikeusviranomaisen tiedossa ei ole sen luonnollisen tai oikeushenkilön osoitetta, jolle asiakirja on annettava tiedoksi, sen on pyydettävä tiedon hakua tuomioistuinten käytössä olevista tietokannoista.

Haun tekeminen edellyttää, että asianomaisella henkilöllä on kansallinen henkilökortti tai verotunnistenumero tai, jos on kyse Espanjassa asuvasta ulkomaalaisesta, oleskelulupakortin numero. Jos kyseisellä henkilöllä ei ole henkilöllisyyden todistavaa espanjalaista asiakirjaa, viranomaisen on esitettävä hänen etu- ja sukunimensä lisäksi myös muita tietoja, esimerkiksi passin numero, syntymäaika tai kansalaisuus, joita ilman haku ei ehkä tuota tuloksia. Haku on maksuton.

Lisäksi oikeudenkäynnin asianosaiset voivat hankkia osoitetietoja muista julkisista rekistereistä. Niiden käytöstä veloitetaan maksu, jonka suuruus määräytyy etsittyjen tietojen mukaan.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Kun Espanjan toimivaltainen viranomainen on vastaanottanut 28. toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisen A-lomakkeen, jossa pyydetään selvittämään henkilön nykyinen osoite, oikeushallinnon tukivirasto hakee tietoja koti- ja yritysosoitteita sisältävistä tietokannoista.

Jos lomakkeen mukana seuraa pyyntö asiakirjojen tiedoksiannon toimittamisesta asetuksen (EY) N:o 1393/2007 mukaisesti ja jos osoitetiedustelun perusteella selviää, ettei espanjalaisella viranomaisella ole alueellista toimivaltaa toimittaa kyseistä tiedoksiantoa, sen on kyseisen asetuksen 6 artiklan 4 kohdan mukaisesti lähetettävä tiedoksiantopyyntö alueellisesti toimivaltaiselle vastaanottavalle viranomaiselle ja ilmoitettava siitä lähettävälle viranomaiselle vakiolomakkeella.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Siviiliprosessilain 152 §:n mukaan asiakirjoja voidaan antaa tiedoksi oikeussihteerin ohjauksessa seuraavilla tavoilla:

1. asianajajan välityksellä, jos asiakirjat on osoitettu hänen oikeudenkäynnissä edustamilleen henkilöille;
2. postitse, sähkeitse, sähköpostitse tai muulla sähköisellä viestintätavalla, josta jää luotettava merkintä tiedoksiannettujen asiakirjojen vastaanottamisesta, vastaanottamispäivästä ja -ajasta sekä sisällöstä;
3. toimittamalla vastaanottajalle henkilökohtaisesti sanatarkka jäljennös hänelle tiedoksiannettavasta päätöksestä, tuomioistuimen tai kirjaajan antamasta väliaikaismääräyksestä, haasteesta tai kehotuksesta;
4. jos vastaanottaja ei ole nimennyt itselleen asianajajaa, oikeuslaitoksen (Administración de Justicia) henkilöstö voi kuitenkin antaa asiakirjoja tiedoksi etäviestimien välityksellä asioissa, jotka koskettavat syyttäjälaitosta, valtionasiamiehiä (Abogacía del Estado), Espanjan parlamentin ja alueparlamenttien oikeudellisia neuvonantajia, kansallisen sosiaalivakuutuslaitoksen oikeudellista osastoa tai itsehallintoalueiden tai paikallishallintoyksiköiden julkishallintoa.

Asiakirjat katsotaan annetun tiedoksi lain mukaisesti silloin, kun vastaanottotodistuksesta käy riittävällä tavalla ilmi, että ne on toimitettu asianomaiselle henkilölle, hänen kotiosoitteeseensa, tähän tarkoitukseen hyväksyttyyn sähköpostiosoitteeseen, sähköisen tiedoksiantoportaalin kautta tai jollain vastaanottajan valitsemalla etäviestimellä tai sähköisellä välineellä.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Espanjassa otetaan parhaillaan käyttöön sähköisiä oikeudellisia menettelyjä tieto- ja viestintätekniikan käyttöönotosta oikeuslaitoksessa 5. heinäkuuta 2011 annetun lain 18/2011 mukaisesti. Siviiliprosessilain uudistuksessa 5. lokakuuta annetun lain 42/2015 myötä kaikkien oikeusalan toimijoiden on 1. tammikuuta 2016 lähtien pitänyt käyttää etäviestimiä asiakirjojen tiedoksi antamisessa. Nämä järjestelmät on kehitetty Lexnet-alustalla, jonka käytöstä on oikeusministeriön osalta säädetty 27. marraskuuta annetulla kuninkaan asetuksella nro 1065/2015.

Tämän mahdollisuuden hyödyntämiseksi asianosaiset voivat kirjautua sähköiseen oikeuspalveluun (Sedes Judiciales Electrónicas).

Siviiliprosessilain 273 §:n 3 momentissa säädetään, että kaikkien oikeusalan ammattilaisten on käytettävä tuomioistuinlaitoksen ylläpitämiä etäviestimiä tai sähköisiä järjestelmiä haasteiden ja muiden asiakirjojen toimittamiseen. Asiakirjojen aitous on voitava taata ja siitä, että ne on toimitettu ja vastaanotettu kokonaisuudessaan, on oltava luotettava näyttö. Lisäksi niiden toimitus- ja vastaanottoajankohdasta on pidettävä luotettavasti kirjaa. Ainakin seuraavien toimijoiden edellytetään viestivän sähköisesti oikeuslaitoksen kanssa:

1. oikeushenkilöt
2. muut yhteisöt kuin oikeushenkilöt
3. ammattijärjestöön rekisteröitymistä edellyttävän ammatin harjoittajat ammatilliseen toimintaansa liittyvien, yhdessä oikeuslaitoksen kanssa toteutettavien toimenpiteiden ja muodollisuuksien yhteydessä
4. notaarit ja rekisterinpitäjät
5. asianosaisen edustajat, kun asianosaisen edellytetään viestivän sähköisesti oikeuslaitoksen kanssa
6. julkishallinnon virkamiehet tehtäviensä hoitamisen yhteydessä toteutettavien toimenpiteiden ja muodollisuuksien yhteydessä.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)

Kun jäljennös päätöksestä tai haasteesta on lähetettävä saantitodistuskirjeenä tai sähkeenä, johon on liitetty saantitodistus, tai jollain muulla vastaavanlaisella tavalla, josta jää luotettava merkintä tiedoksiannetun asiakirjan vastaanottamisesta, vastaanottamispäivästä ja sisällöstä, tuomioistuimen kirjaajan on liitettävä oikeudenkäyntiasiakirjoihin selvitys asiakirjan lähettämis- ja sisältötiedoista sekä liitettävä tarvittaessa mukaan myös saantitodistus, tieto vastaanottamisen kirjaamistavasta tai asianajajan toimittamat asiakirjatodisteet, jotka osoittavat, että hän on hoitanut tiedoksiannon.

Kuulutustiedoksiannon voi sallia Espanjassa ainoastaan pääasiassa ratkaisun antava oikeusviranomainen edellyttäen, etteivät yritykset toimittaa tiedoksianto kyseisen henkilön olinpaikan selvittämiseksi tehtyjen hakujen tuloksena saatuihin osoitteisiin ole tuottaneet tulosta (siviiliprosessilain 164 §). Oikeussihteeri ei siis asetuksen (EY) N:o 1393/2007 mukaisena tiedoksiantopyynnön vastaanottavana viranomaisena voi antaa lupaa tiedoksiannon tekemiseen kuulutuksella, sillä hänen tehtäviinsä ei kuulu pääasian käsitteleminen vaan pelkkä tuomioistuimen avustaminen.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen silloin, kun tiettyä tiedoksiantotapaa koskevat lainsäädännön vaatimukset täyttyvät.

Menettelyn on kuitenkin aina oltava sellainen, että oikeudenkäyntiaineistoon on mahdollista liittää luotettava merkintä tiedoksiannetun asiakirjan vastaanottamisesta, vastaanottamispäivästä ja -ajasta sekä sisällöstä.

Kun jäljennös päätöksestä tai haasteesta on lähetettävä saantitodistuskirjeenä tai sähkeenä, johon on liitetty saantitodistus, tai jollain muulla vastaavanlaisella tavalla, josta jää luotettava merkintä tiedoksiannetun asiakirjan vastaanottamisesta, vastaanottamispäivästä ja sisällöstä, tuomioistuimen kirjaajan on liitettävä oikeudenkäyntiasiakirjoihin selvitys asiakirjan lähettämis- ja sisältötiedoista sekä liitettävä tarvittaessa mukaan myös saantitodistus, tieto vastaanottamisen kirjaamistavasta tai asianajajan toimittamat asiakirjatodisteet, jotka osoittavat, että hän on hoitanut tiedoksiannon.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Jos tiedoksiantoa tai asiakirjaa ei ole mahdollista toimittaa perille postitse, postipalvelujen tarjoaja jättää vastaanottajalle ilmoituksen siitä, että hänelle on saapunut kirje tai asiakirja, joka on hänen noudettavissaan ilmoituksessa mainitusta postitoimipaikasta määräajan kuluessa.

Myös oikeushallinnon tukiviraston virkailija voi yrittää toimittaa tiedoksiannon. Tällöin vastaanottajan postilaatikkoon jätetään ilmoitus siitä, mihin päivään asti asiakirja on noudettavissa tuomioistuimesta.

Jos vastaanottaja asuu tuomioistuimen tuomiopiirin alueella eikä kyseisten asiakirjojen saaminen ole välttämätön edellytys sille, että asianajaja tai asianosainen itse voi ajaa asiaa oikeudessa, vastaanottajalle voidaan lähettää millä hyvänsä ensimmäisessä kohdassa tarkoitetulla tavalla kehotus saapua oikeuteen tuomioistuimen päätöksen tai muun prosessitoimen tiedoksiantoa tai määräyksen antamista varten tai jotta hänelle voitaisiin antaa tietoja asiakirjojen sisällöstä (siviiliprosessilain 160 §:n 3 momentti).

Kehotuksessa selostetaan yksityiskohtaisesti, miksi vastaanottajaa vaaditaan saapumaan oikeuteen; siinä täsmennetään, mitä oikeudenkäyntiä asia koskee, ja muistutetaan vastaanottajaa siitä, että jos hän ilman perusteltua syytä jättää saapumatta oikeuteen ilmoitetun ajan kuluessa, asiakirjojen sisältöä koskevan tiedoksiannon katsotaan toteutuneen (siviiliprosessilain 160 §:n 3 momentti).

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja ilman pätevää syytä, asiakirjat katsotaan annetun hänelle tiedoksi ja niillä on sama oikeusvaikutus, kuin jos tiedoksianto olisi toimitettu. Tällöin asian käsittelyssä noudatettavat määräajat alkavat kulua kieltäytymistä seuraavasta päivästä (siviiliprosessilain 161 §:n 2 momentti).

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Laissa edellytetään, että postilähetykset on niiden tyypin mukaan joko toimitettava vastaanottajalle tai hänen valtuuttamalleen henkilölle, jätettävä postilokeroon tai toimitettava kotiosoitteessa postilaatikkoon. Henkilöllä katsotaan olevan vastaanottajan valtuutus ottaa vastaan postilähetyksiä tämän kotiosoitteessa, jos hän pystyy todistamaan henkilöllisyytensä ja huolehtimaan toimitetuista lähetyksistä eikä nimenomaisesti kieltäydy siitä. (postin yleispalvelusta, käyttäjien oikeuksista ja postimarkkinoista 30. joulukuuta 2010 annetun lain 43/2010 24 §).

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Laissa on vahvistettava säännöt niitä tilanteita varten, joissa postilähetystä ei jostain syystä voida toimittaa vastaanottajalle tai palauttaa lähettäjälle. Säännöt koskevat muun muassa menettelyä vastaanottajan osoitteen sekä lähetyksen alkuperän ja määränpään varmistamiseksi, lähettäjän kuulemista oikeudessa tai kutsumista oikeuteen tai lähetysten tilapäistä säilyttämistä, palauttamista ja tuhoamista.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Postivirkailija jättää vastaanottajalle kirjallisen ilmoituksen siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa ilmoituksessa mainitusta postitoimipaikasta määräajan kuluessa. Jos postilähetystä ei noudeta annetussa määräajassa, asiasta tehdään merkintä ja lähetys palautetaan lähettäjälle.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Nimetyn postipalvelujen tarjoajan oletetaan toimivan rehellisesti ja luotettavasti hallinto- ja oikeusviranomaisilta lähtöisin olevien tiedoksiantojen jakelussa, toimittamisessa ja vastaanottamismenettelyssä sekä tilanteissa, joissa tiedonannon vastaanottamisesta kieltäydytään tai joissa tiedonantoa ei ole mahdollista toimittaa henkilökohtaisesti tai etäviestimien välityksellä.

Jos tuomioistuimen virkailija toimittaa tiedoksiannon henkilökohtaisesti, hän laatii kirjallisen selvityksen tiedoksiannon tuloksesta. Jos tiedoksianto voidaan toimittaa vastaanottajalle itselleen, saantitodistukseen on saatava vastaanottajan allekirjoitus tai lisättävä maininta siitä, että hän on kieltäytynyt allekirjoittamasta vastaanottotodistusta, sekä huomautus siitä, että tiedoksianto on katsottava toimitetuksi (katso vastaus kysymykseen 7.4; siviiliprosessilain 161 §:n 3 momentti).

Siviiliprosessilain 161 §:n 3 momentissa säädetään, että jos osoite, johon tiedoksianto yritetään toimittaa, on kunnan tai veroviranomaisten osoiterekisterin tai jonkin muun virallisen rekisterin tai ammattiyhdistyksen julkaisemien tietojen mukaan vastaanottajan kotiosoite tai jos kyseessä on asuinhuoneisto tai jokin muu vastaanottajalle vuokrattu tila, eikä häntä tavoiteta sieltä, asiakirja voidaan antaa sinetöidyssä kirjekuoressa tiedoksi kyseisestä osoitteesta tavoitetulle yli 14-vuotiaalle henkilölle, joka on vastaanottajan palveluksessa, hänen perheenjäsenensä tai hänen kanssaan samassa taloudessa asuva henkilö, tai se voidaan antaa talonmiehelle, jos tällainen on olemassa. Kaikissa näissä tapauksissa tiedoksiantajan on kerrottava sijaisvastaanottajalle, että hän on velvollinen luovuttamaan kyseisen päätöksen tai haasteen henkilölle, jolle se on osoitettu, tai ilmoittamaan tiedoksiannon vastaanottajalle sen olemassaolosta, jos hän tuntee tämän olinpaikan. Tiedoksiantajan on kuitenkin muistutettava sijaisvastaanottajaa tämän velvollisuudesta suojella varsinaisen vastaanottajan tietoja.

Jos asiakirjan osoitteena on vastaanottajan tilapäinen työpaikka, asiakirja katsotaan vastaanottajan poissa ollessa annetun tiedoksi henkilölle, joka sanoo tuntevansa hänet, tai jos työpaikalla on jokin yksikkö, jonka tehtävänä on asiakirjojen tai esineiden vastaanottaminen, asiakirja katsotaan annetun tiedoksi tuon yksikön vastuuhenkilölle. Tällöin tiedoksiannon toimittajan on saatettava sijaisvastaanottajan tietoon edeltävässä kohdassa mainitut seikat.

Tiedoksiantotodistukseen merkitään asiakirjan vastaanottajan nimi sekä päivämäärä ja ajankohta, jona hänet yritettiin tuloksetta tavoittaa hänen kotiosoitteestaan, sekä päätöksen tai haasteen vastaanottavan henkilön nimi ja suhde tiedoksiannon varsinaiseen vastaanottajaan. Tällainen tiedoksianto katsotaan täysin päteväksi.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Jos tiedoksiantoa ei ole toimitettu lain säännösten mukaisesti, sitä ei pidetä pätevänä, sillä asianomainen henkilö voi jäädä ilman asianmukaista puolustusta. Euroopan unionin tuomioistuimen asiassa C-354/15 (Henderson) vahvistaman oikeuskäytännön mukaisesti tilanteessa, jossa tiedoksiannettavaa oikeudenkäyntiasiakirjaa ei ole laadittu joko kielellä, jota vastaaja ymmärtää, tai vastaanottavan jäsenvaltion virallisella kielellä tai, jos tässä jäsenvaltiossa on useita virallisia kieliä, sen paikkakunnan virallisella kielellä tai jollakin sen paikkakunnan virallisista kielistä, missä tiedoksianto tapahtuu, tai kun asiakirjan mukana ei ole toimitettu käännöstä tällaiselle kielelle eikä asetuksen (EY) N:o 1393/2007 liitteessä II tarkoitettua vakiolomaketta, lomakkeen puuttuminen on korjattava asetuksen säännösten mukaisesti toimittamalla asianomaiselle kyseinen vakiolomake.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Kun tiedoksiannon toimittajana on tuomioistuin, oikeushallinnon tukivirasto tai yhteinen tiedoksiantokeskus, kustannuksista vastaa asianomainen oikeusviranomainen, eikä tiedoksiantoa pyytävältä veloiteta maksua.