Signification et notification des actes: transmission officielle d'actes

1 Que veut dire l'expression juridique «signification et notification des actes» en pratique? Pourquoi existe-t-il des procédures spécifiques pour la signification et la notification des actes?

Une notification désigne une déclaration remise à une personne déterminée ou à une personne morale d’une manière qui peut être vérifiée et en respectant une forme déterminée par la loi. L’objectif des règles de notification est de s’assurer que la notification à la personne concernée a été effectuée de manière crédible et pouvant être vérifiée.

2 Quels sont les actes qui doivent être signifiés ou notifiés officiellement?

Les documents sont des actes associés généralement à une procédure juridique comme des citations et des demandes de témoignage. La condition d’une notification démontrable peut concerner également des documents qui ne se rapportent pas à une procédure juridique, par exemple un testament.

3 Qui peut signifier ou notifier un acte?

En cas de procédure juridique, c’est généralement un tribunal qui s’occupe de la notification. Le tribunal peut, à la demande d’une partie, confier la prise en charge de la notification à cette partie s’il considère qu’il existe de bonnes raisons de le faire.

Dans d’autres affaires, la notification est prise en charge par la personne dans l’intérêt de laquelle la notification est effectuée.

4 Recherche d'adresse

4.1 En application du règlement (CE) n° 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil du 13 novembre 2007 relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale, l'autorité requise de l'État membre cherche-t-elle d'office à retrouver le destinataire des actes à signifier ou notifier si celui-ci ne réside plus à l'adresse connue de l'autorité requérante?

Oui. Les huissiers de justice des tribunaux de district ont accès au système de données démographiques dans lequel ils vérifient les coordonnées actualisées.

4.2 Les autorités judiciaires étrangères et/ou parties à une procédure judiciaire étrangères ont-elles, dans l'État membre, accès à des registres ou des services permettant de trouver l'adresse actuelle d'une personne? Dans l'affirmative, quels sont ces registres ou services et quelle est la procédure à suivre? Quels sont les frais à payer, s'il y a lieu?

Le service des adresses permet de trouver les adresses actualisées de presque toutes les personnes qui résident en Finlande de manière permanente. Les informations du service se fondent sur les renseignements du système de données démographiques entretenu par l’Agence des services de données numériques et démographiques.

La recherche d’une adresse est fondée sur le prénom et le nom de famille de la personne. Les noms peuvent être anciens ou actuels. Pour des modalités de recherche plus précises, il est possible d’utiliser, entre autres, l’âge, la date de naissance ou la commune actuelle ou antérieure d’une personne.

Le service fournit l’adresse d’une personne clairement identifiée, âgée de plus de 15 ans et qui n’a pas interdit de divulguer son adresse.

Le service d’adresse téléphonique en finnois est obtenu en composant le numéro 0600 0 1000 et en suédois le numéro 0600 0 1001, tous les jours de 8 h 00 à 22 h 00.

Le prix du service est de 2,50 euros/minute + frais du réseau d’accès local/frais de téléphone mobile, gestion des files d’attente frais du réseau d’accès local/frais de téléphone mobile (jusqu’au 16.5.2020 1,98 euro/minute).
Le service peut être consulté par téléphone uniquement à partir de la Finlande.

Il est également possible d’obtenir des renseignements sur l’adresse par courrier électronique auprès de l’Agence des services de données numériques et démographiques. Les renseignements peuvent être fournis en finnois, suédois ou en anglais par l’adresse vtj-todistus@dvv.fi. Par ailleurs, la consultation peut être effectuée par écrit à l’adresse Digi-ja väestötietovirasto, PL 123, 00531 Helsinki. Le service est payant. Il convient d’indiquer l’utilisation prévue du renseignement sur l’adresse.

On peut également rechercher des adresses par l’intermédiaire de services de renseignements commerciaux.

Le service commun de l’office finlandais des brevets et des registres (PRH) et de l’administration fiscale permet de chercher des informations sur les entreprises et les sociétés. Le service fonctionne en finnois, suédois et anglais. Des renseignements supplémentaires figurent aux adresses https://www.prh.fi/fi/index.html (en finnois), https://www.prh.fi/sv/index.html (en suédois) et https://www.prh.fi/fi/index.html (en anglais)

4.3 Comment les autorités de l'État membre traitent-elles une demande envoyée au titre du règlement (CE) n° 1206/2001 du 28 mai 2001 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l'obtention des preuves en matière civile ou commerciale, afin de trouver l'adresse actuelle d'une personne?

Le règlement (CE) du Conseil nº 1206/2001 n’est pas une procédure prioritaire pour l’obtention d’adresses.

Voir les points exposés à la question 4.2 sur la clarification des adresses d’un particulier ou d’une société en Finlande.

5 Comment l'acte est-il normalement signifié ou notifié en pratique? Des modes alternatifs peuvent-ils être appliqués (en dehors de la signification ou notification indirecte mentionnée au point 7 ci-dessous)?

Conformément à l’article 3 du Code de procédure judiciaire (4/1734), si le tribunal prend en charge la notification dans le cas d’une procédure judiciaire, la notification est effectuée prioritairement par courrier postal. La lettre peut être envoyée poste restante avec un accusé de réception. Autre possibilité, la lettre peut être envoyée directement au domicile. Dans ce cas, on joint à la lettre un accusé de réception que le destinataire de la notification doit renvoyer signé au tribunal. La notification d’un acte de procédure judiciaire autre qu’une citation à comparaître et une première demande de réponse peut également être délivrée en envoyant le document par courrier ordinaire à l’adresse indiquée par la partie au tribunal. On considère qu’un destinataire a reçu un acte envoyé par courrier ordinaire sept jours après que ce document a été remis à la poste.

Conformément à l’article 4 du Code de procédure judiciaire (4/1734), s’il est vraisemblable que la notification ne pourra être effectuée par la poste, elle sera délivrée par un huissier de justice.

Conformément à l’article 2 du Code de procédure judiciaire (4/1734), le tribunal, avec l’accord d’une partie, peut confier la prise en charge de la notification à cette partie s’il considère que cela est justifié. Dans ce cas, le tribunal indique à la partie la notification et la date de remise du certificat au tribunal. Conformément à l’article 4 du Code de procédure judiciaire (4/1734), la notification est délivrée dans ce cas par un huissier de justice.

Conformément à l’article 4 du Code de procédure judiciaire (4/1734), si le tribunal a confié la prise en charge de la notification à une partie et si la partie est représentée par un avocat ou un conseil juridique public, celui-ci peut également remettre l’acte en personne au destinataire. Dans ce cas, le destinataire signe l’accusé de réception de la notification du certificat. Ce mode de notification ne peut être utilisé dans une affaire pénale.

Les notifications de documents autres que des actes de procédures judiciaires sont délivrées par un huissier de justice sur demande d’une autorité ou d’un particulier.

6 La signification ou notification électronique des actes (signification ou notification d'actes judiciaires ou extrajudiciaires par des moyens de communication électronique à distance tels que courriel, application Internet sécurisée, fax, sms, etc.) est-elle autorisée dans la procédure civile? Dans l'affirmative, pour quels types de procédure ce mode est-il prévu? Existe-t-il des restrictions à la possibilité de recourir à ce mode de signification ou notification des actes en fonction du destinataire (professionnel du droit, personne morale, entreprise ou autre acteur économique, etc.)?

Conformément à l’article 3b du Code de procédure judiciaire (4/1734), si le tribunal prend en charge la notification et si l’affaire concerne une prestation déterminée, la restitution d’une possession, la restauration d’une situation interrompue ou une expulsion et que la partie requérante annonce qu’elle considère que l’affaire n’engendre pas de différend, la notification peut également être effectuée par téléphone. Une condition supplémentaire est que la notification téléphonique soit adaptée compte tenu de la qualité et de la portée de l’acte et que le destinataire puisse obtenir sans ambiguïté les informations par téléphone et comprendre la signification de la notification. Après une notification effectuée par téléphone, l’acte doit être envoyé sans délai par courrier ou par message électronique à l’adresse indiquée par le destinataire si cela n’est pas manifestement inutile pour une raison particulière. Un certificat est également établi pour une notification effectuée par téléphone.

Conformément à l’article 3 du Code de procédure judiciaire (4/1734), si le tribunal ou le procureur prend en charge la notification, celle-ci peut être fournie en expédiant l’acte à la partie par message électronique de la manière indiquée par la partie si l’on peut supposer que le destinataire est informé de l’acte et renvoie avant la date un avis de réception de la notification.

7 Signification ou notification «indirecte»

7.1 Le droit de l'État membre autorise-t-il d'autres modes de signification ou notification lorsqu'il n'a pas été possible de signifier ou de notifier des actes au destinataire (par exemple, la signification ou notification à domicile, à l'étude de l'huissier de justice, par les services postaux ou par affichage)?

Conformément à l’article 7 du Code de procédure judiciaire (4/1734), lorsqu’un huissier de justice, en vue d’une notification, a recherché une personne dont le lieu de résidence en Finlande est connu mais qu’il n’a pas réussi à la rencontrer, ni elle ni une autre personne habilitée à recevoir la notification pour son compte, et que, sur la base des constatations effectuées, on peut supposer qu’elle ait évité la notification, l’huissier de justice peut délivrer, dans le cadre de la notification, les actes à une personne de plus de 15 ans habitant dans le même foyer ou, si le destinataire de la notification exerce une activité, à toute personne travaillant à son service. S’il ne peut rencontrer aucune des personnes susmentionnées, il peut effectuer la notification en remettant les documents à une autorité de police locale.

Lorsqu’il est procédé de la manière citée au paragraphe 1, l’huissier de justice doit expédier par la poste l’avis à l’adresse du destinataire de la notification. La notification est réputée effectuée lorsque l’avis visé au paragraphe 2 est remis à la poste pour être envoyé.

Dans une affaire pénale, la citation à comparaître ne peut être notifiée au destinataire de la manière visée dans le présent article.

Conformément à l’article 9 du Code de procédure judiciaire (4/1734), si le lieu de résidence du destinataire de la notification ne peut être connu, le tribunal prendra en charge la remise de la notification en la signifiant. Dans le cas d’une affaire pénale, la citation à comparaître ne peut être notifiée au destinataire par voie de publication.

7.2 Si d'autres modes sont appliqués, quand les actes sont-ils réputés avoir été signifiés ou notifiés?

Voir les points exposés à la question 7.1.

7.3 Si un autre mode de signification ou notification consiste à déposer les actes en un lieu particulier (par exemple, dans un bureau de poste), comment le destinataire est-il informé de ce dépôt?

Voir les points exposés à la question 7.1.

7.4 Si le destinataire refuse l'acte signifié ou notifié, quelles en sont les conséquences? Les actes sont-ils considérés comme effectivement signifiés ou notifiés si le refus était illégitime?

Si le destinataire ne relève pas son courrier ou refuse de recevoir une notification envoyée par un courrier avec avis de réception, la demande est renvoyée à l’expéditeur. Dans ce cas, la notification n’est pas considérée comme effectuée (voir par exemple la décision de la Cour suprême 50:1997). De même, si l’acte à notifier est envoyé directement au domicile par la poste, la notification n’est pas considérée comme effectuée si le destinataire ne renvoie pas l’accusé de réception signé au tribunal.

Le destinataire ne peut refuser de recevoir une notification effectuée par un huissier de justice que s’il respecte certaines conditions fixées par la loi. Le destinataire peut notamment refuser de recevoir une notification si les actes ne sont pas rédigés en finnois, en suédois ou dans une autre langue qu’il comprend (voir par exemple la loi sur l’entraide judiciaire internationale en matière pénale et sur la reconnaissance et l’exécution des décisions en matière civile et commerciale).

Si le refus de la notification s’appuie sur une base juridique, l’huissier de justice renverra les actes. Dans ce cas, l’huissier de justice fournit un avis écrit attestant que le destinataire a refusé de recevoir la notification ainsi qu’une explication des motifs du refus.

8 Services postaux étrangers (article 14 du règlement sur la signification et la notification)

8.1 Si les services postaux distribuent un acte envoyé de l'étranger à un destinataire dans l'État membre avec demande d'accusé de réception (article 14 dudit règlement), le remettent-ils uniquement au destinataire lui-même ou peuvent-ils, conformément aux règles nationales de distribution du courrier postal, le remettre également à une autre personne se trouvant à la même adresse?

Lorsque des actes sont envoyés en Finlande pour notification par courrier avec accusé de réception, la poste conserve ces actes et remet au destinataire un avis indiquant qu’un envoi à retirer à la poste l’attend. Seul le destinataire ou une personne habilitée par celui-ci peuvent retirer ces actes auprès des services postaux. À la demande de l’autorité exigeant la notification, les actes sont remis exclusivement au destinataire.

8.2 Selon les règles de distribution du courrier postal de l'État membre, comment la signification ou la notification d'actes provenant de l'étranger peut-elle avoir lieu si ni le destinataire ni une autre personne habilitée à recevoir l'acte (si possible, en vertu des règles nationales de distribution du courrier postal – voir ci-dessus) n'ont pu être joints à l'adresse de distribution?

Si le destinataire ne va pas chercher les actes à la poste, ils sont renvoyés à l’expéditeur.

Dans ce cas, l’expéditeur peut remettre les actes et la demande de notification au tribunal de district de la résidence ou du domicile du destinataire. Après réception de la demande, les huissiers de justice du tribunal de district s’efforcent de notifier les documents au destinataire en personne.

8.3 Le bureau de poste accorde-t-il un certain délai pour venir chercher les actes, avant de les renvoyer à l'expéditeur avec la mention «non distribué»? Dans l'affirmative, comment le destinataire est-il informé qu'il doit réceptionner du courrier au bureau de poste?

La poste envoie au destinataire un avis lui indiquant qu’il a reçu un envoi qu’il doit aller chercher à la poste. L’avis indique également la date limite où le destinataire doit aller chercher les actes.

La poste conserve les actes pendant la semaine de leur arrivée ainsi que durant deux (2) semaines calendaires complètes.

9 Existe-t-il une preuve écrite de la signification ou notification de l'acte?

L’huissier juridique apporte la preuve que la notification a été effectuée. Une attestation est également fournie dans le cas d’une notification postale.

10 Que se passe-t-il si, à la suite d'un incident, le destinataire ne reçoit pas l'acte ou si la signification ou notification a lieu en violation de la loi (par exemple, l'acte est signifié ou notifié à un tiers)? La signification ou notification de l'acte est-elle valable malgré tout (par exemple, peut-il être remédié à la violation de la loi) ou une nouvelle signification ou notification doit-elle avoir lieu?

Si la notification est effectuée de manière erronée et que la partie concernée ne se présente pas au tribunal ou qu’elle ne fournit pas la réponse écrite qui lui est demandée, la notification doit lui être adressée à nouveau. Il n’est cependant pas nécessaire d’effectuer une nouvelle notification si l’erreur est mineure.

Si la partie concernée affirme que la notification a été effectuée de manière erronée, le traitement de l’affaire doit être suspendu sauf si cela ne se justifie pas compte tenu du caractère minime de l’erreur commise.

11 Existe-t-il des frais pour la signification ou notification d’un acte? Si oui, à combien s’élèvent-ils?

Une notification effectuée par un huissier de justice coûte 80 euros.