Dostava pismena: službena dostava pravnih pismena

1 Što pravni pojam „dostava pismena” znači u praksi? Zašto postoje posebna pravila o „dostavi pismena”?

„Dostava pismena” znači slanje pismena.

Posebnim se pravilima kojima se uređuje dostava pismena utvrđuju uvjeti koje je potrebno ispuniti kako bi podnošenje sudskih i izvansudskih pismena bilo pouzdano te kako bi se odredilo vrijeme, mjesto, način i osoba kojoj je potrebno podnijeti pismeno u sudskom postupku (sudska pismena) i izvan njega (izvansudska pismena).

Valja napomenuti da se prema sudskoj praksi španjolskog Ustavnog suda dostava pismena smatra nužnim prethodnim jamstvom bez kojeg druga ustavna jamstva ne mogu početi proizvoditi učinke (presuda Ustavnog suda STC 1/1993 od 13. siječnja 1993.).

Sudovi moraju osigurati da su pismena pravilno dostavljena. Ako bi se odluka donijela bez saslušanja jedne od stranaka to bi činilo povredu načela kontradiktornosti te ta stranka ne bi imala primjerenu obranu ako bi se ustanovilo da je odluka doista donesena bez saslušanja jedne od stranaka (presuda Ustavnog suda STC 54/2010 od 4. listopada 2010.).

2 Koja je pismena potrebno službeno dostaviti?

U skladu s člankom 149. Zakona o parničnom postupku (Ley de Enjuiciamiento Civil) postupovne odluke donesene u sudskim postupcima mora službeno dostaviti Ured za potporu sudskoj upravi (oficinas judiciales), odnosno sudovi i zajednički centri za dostavu u postupku (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Sudska pismena uključuju sljedeće:

1. obavijesti, ako je njihova svrha obavijestiti o odluci ili postupku;
2. naloge za postupanje kojima se zahtijeva od naslovljene osobe da pristupi na ročište i izvrši određenu radnju u određenom roku;
3. sudske pozive u kojima je navedeno mjesto, datum i vrijeme kada adresat mora pristupiti ročištu i izvršiti neku radnju;
4. privremene mjere kojima se nalaže adresatu, u skladu sa zakonom, da nešto učini li da se suzdrži od činjenja;
5. naloge kojima se zahtijeva izdavanje potvrda ili dokaza ili obavljanje neke druge radnje za čije su obavljanje nadležni matičari, javni bilježnici ili službenici suda;
6. memorandume, za potrebe komunikacije s izvansudskim tijelima i službenicima.

Svako pismeno koje sud prihvaća tijekom postupka, neovisno o tome dostavljaju li ga stranke, treće osobe na zahtjev suda ili vještaci koje je odredio sud, mora se službeno dostaviti.

Izvansudska pismena (na primjer, javnobilježnički akti) kako ih je definirao Sud Europske unije u predmetu C-223/14 (Tecom Mican) također se službeno dostavljaju, čak i ako nema sudskog postupka, kako je Sud EU-a odlučio u predmetu C-14/08 (Roda Golf).

Ukratko, pismena koja pravosudna tijela koriste za komunikaciju sa strankama u postupku i trećim osobama mogu se klasificirati kako slijedi:

• komunikacija sa strankama u postupku: obavijesti, nalozi za postupanje, sudski pozivi i privremene mjere,
• komunikacija s fizičkim ili pravnim osobama koje nisu uključene u postupak: sudski pozivi i privremene mjere,
• komunikacija s javnim bilježnicima, voditeljima registra ili službenicima koji rade za sudsku službu: nalozi,
• komunikacija s izvansudskim tijelima i službenicima: memorandumi.

3 Tko je odgovoran za dostavu pismena?

U skladu s člankom 152. Zakona o parničnom postupku pismena se dostavljaju na temelju uputa službenika suda (Letrado de la Administración de Justicia, koji se do 2015. nazivao Secretario Judicial) koji je odgovoran za pravilnu organizaciju dostave pismena.

Pismena dostavlja sudski izvršitelj ili pravni zastupnik osobe koja traži dostavu te ona snosi troškove.

Pismena se smatraju zakonito dostavljenima ako dostavnica sadržava odgovarajuće dokaze da su predmetna pismena dostavljena predmetnoj osobi osobno ili na adresu stanovanja adresata. Pravni zastupnik odgovoran je za potvrdu identiteta i statusa osobe koja preuzima dostavljeno pismeno te se to treba evidentirati potpisom kopije pismena i navođenjem datuma dostave.

4 Dostava upita

4.1 U skladu s Uredbom (EZ) br. 1393/2007 Europskog parlamenta i Vijeća od 13. studenog 2007. o dostavi u državama članicama, sudskih i izvansudskih pismena u građanskim ili trgovačkim stvarima, nastoji li tijelo koje prima zahtjev u toj državi članici na vlastitu inicijativu pronaći trenutačno boravište primatelja pismena koje je potrebno dostaviti ako primatelj više ne boravi na adresi koja je poznata tijelu koje podnosi zahtjev?

Ne. Tijelo koje podnosi zahtjev mora putem obrasca predviđenog Uredbom (EZ) br. 1206/2001 podnijeti zahtjev za utvrđivanje boravišta adresata.

4.2 Imaju li strana pravosudna tijela i/ili stranke u sudskim postupcima pristup registrima ili uslugama u toj državi članici kojima se omogućuje utvrđivanje trenutačne adrese osobe? Ako da, koji registri ili usluge postoje i koji se postupci moraju slijediti? Koju naknadu, ako postoji, treba platiti?

Španjolska nema otvoreni registar ovakve vrste. Međutim, španjolski sudovi imaju na raspolaganju niz baza podataka s ograničenim pristupom (mreža Punto Neutro Judicial) koje mogu upotrebljavati, ako imaju valjani razlog, za traženje adrese i podataka o imovini. Stoga ako pravosudno tijelo ne zna adresu fizičke ili pravne osobe kojoj treba dostaviti pismeno, ono mora zatražiti pretraživanje baza podataka koje su dostupne sudovima.

Za obavljanje pretraživanja potrebna mu je španjolska osobna iskaznica ili porezni broj osobe na koju se odnosi pretraživanje ili identifikacijski broj stranog državljanina koji živi u Španjolskoj. Ako predmetna osoba nema takvu španjolsku identifikacijsku ispravu, tijelo mora uz ime i prezime osobe navesti dodatne podatke, na primjer broj putovnice, datum rođenja ili državljanstvo jer bez tih podataka pretraživanjem neće dobiti nikakve rezultate. Ne plaća se pristojba.

Nadalje, stranke mogu upotrijebiti druge javne registre za pribavljanje podataka o adresi. Za pristup tim registrima plaća se naknada čiji iznos ovisi o traženim informacijama.

4.3 Kako tijela u toj državi članici postupaju sa zahtjevom poslanim u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 1206/2001 od 28. svibnja 2001. o suradnji sudova država članica u izvođenju dokaza u građanskim ili trgovačkim stvarima u cilju otkrivanja trenutačne adrese osobe?

Kada španjolsko nadležno tijelo zaprimi obrazac A, kako je utvrđen u Uredbi Vijeća (EZ) br. 1206/2001 od 28. svibnja 2001., kojim se zahtijeva traženje trenutačne adrese neke osobe, Ured za potporu sudskoj upravi pretražuje baze podataka s podacima o osobnim i poslovnim adresama.

Ako je taj obrazac popraćen zahtjevom za dostavu pismena u skladu s Uredbom (EZ) br. 1393/2007, a na temelju upita o adresi utvrđeno je da španjolsko nadležno tijelo nije mjesno nadležno za dostavu predmetnih pismena, u skladu s člankom 6. stavkom 4. Uredbe, ono mora zahtjev proslijediti nadležnom tijelu za zaprimanje i obavijestiti tijelo za slanje uporabom standardnog obrasca.

5 Kako se pismeno obično dostavlja u praksi? Postoje li alternativne metode koje se mogu primijeniti (osim nepropisne dostave iz točke 6. u nastavku)?

U skladu s člankom 152. Zakona o parničnom postupku na temelju uputa službenika suda (Letrado de la Administración de Justicia) pismena se mogu dostaviti na jedan od sljedećih načina:

1. preko odvjetnika, u slučaju pismena upućenih osobama koje on zastupa u postupku;
2. poštom, telegramom, elektroničkom poštom ili bilo kojim drugim elektroničkim sredstvima kojima se osigurava pouzdana evidencija primitka, datuma i vremena primitka i sadržaja dostavljenih pismena;
3. osobnom dostavom adresatu primjerka odluke koju mu treba dostaviti, privremene mjere koju je izdao sud ili službenik suda ili sudskog poziva ili naloga za postupanje;
4. u svakom slučaju, preko zaposlenika španjolske sudske službe (Administración de Justicia), koji se koriste sredstvima na daljinu, u pitanjima koja se odnose na ured javnog tužitelja (Ministerio Fiscal), državnu pravnu službu (Abogacía del Estado), pravne savjetnike španjolskog parlamenta i zakonodavnih skupština (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) ili pravnu službu Ministarstva socijalne skrbi (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social), druga državna tijela neovisnih zajednica ili lokalna tijela vlasti, ako adresat nije imenovao odvjetnika.

Pismena se smatraju zakonito dostavljenima ako dostavnica sadržava odgovarajuće dokaze da su predmetna pismena dostavljena predmetnoj osobi na njezinu adresu stanovanja, na adresu elektroničke pošte koja je odobrena za takvu uporabu, na elektroničkom portalu za obavijesti ili drugim sredstvima na daljinu ili elektroničkim sredstvima koje je odabrao adresat.

6 Je li elektronička dostava pismena (dostava sudskih ili izvansudskih pismena elektroničkom komunikacijom na daljinu, primjerice e-poštom, sigurnom internetskom aplikacijom, faksom, sms-om itd.) dopuštena u parničnim postupcima? Ako da, za koju je vrstu postupaka dopuštena ta metoda? Postoje li ograničenja u pogledu dostupnosti/pristupa toj metodi dostave pismena ovisno o tome tko je primatelj (pravni stručnjak, pravna osoba, poduzeće ili drugi poslovni subjekt itd.?)

Elektronički sudski spisi uvode se u Španjolskoj na temelju Zakona 18/2011 od 5. srpnja 2011., kojim se uređuje upotreba informacijske i komunikacijske tehnologije u sudskoj službi. Zakon o parničnom postupku izmijenjen je Zakonom br. 42/2015 od 5. listopada 2015. te je od 1. siječnja 2016. za sve službenike koji rade u pravosudnom sektoru postalo obvezno dostavljati pismena koja se odnose na postupak s pomoću daljanskih sustava. Ti su sustavi razvijeni u okviru platforme LexNET čija je upotreba uređena Kraljevskim dekretom br. 1065/2015 od 27. studenoga 2015. u mjesnoj nadležnosti Ministarstva pravosuđa.

Kako bi se mogle time koristiti, zainteresirane stranke mogu se prijaviti za postupke obavješćivanja u elektroničkim sudnicama (Sedes Judiciales Electrónicas).

U skladu s člankom 273. stavkom 3. Zakona o parničnom postupku svi profesionalci iz pravosudnog sektora moraju se za podnošenje pismena koristiti sustavom na daljinu ili elektroničkim sustavom koji je uspostavljen u sudskoj službi (pismena kojima se pokreće ili obustavlja postupak) i drugih pismena na način kojim se jamči autentičnost podnošenja i osigurava pouzdan i potpun zapis o podnošenju i primitku tih pismena, kao i o datumu podnošenja i primitka. U svakom slučaju, sljedeći subjekti moraju elektronički komunicirati sa sudskom službom:

1. pravne osobe;
2. subjekti bez pravne osobnosti;
3. profesionalci koji rade u područjima u kojima je potreban upis u strukovnu organizaciju kada se pri obavljanju svojih profesionalnih djelatnosti obraćaju sudskoj službi;
4. javni bilježnici i voditelji registra;
5. zastupnici zainteresirane stranke koji moraju elektroničkim putem komunicirati sa sudskom službom;
6. službenici javne uprave u svim radnjama i koracima koje provode zbog svojeg posla.

7 „Nepropisna” dostava

7.1 Dopušta li zakon te države članice druge metode dostave u slučajevima kad nije bilo moguće dostaviti pismena primatelju (npr. obavijest na kućnu adresu, na ured ovršitelja, poštom ili oglašavanjem na obavijesnu ploču)?

Ako se primjerak odluke ili sudskog poziva mora poslati preporučenom poštom ili telegramom s potvrdom o primitku, ili nekim drugim sličnim sredstvima kojima se može osigurati pouzdani dokaz o dostavi pismena te o datumu i sadržaju dostavljenih pismena, službenik suda mora upisati u spis predmeta izjavu u kojoj navodi pojedinosti o otpremi pismena i njegovu sadržaju te mu priložiti potvrdu o primitku, sredstvo kojim je evidentiran primitak ili dokument koji je dostavio odvjetnik kao dokaz da je izvršio dostavu.

Dostavu (javnom) objavom u Španjolskoj može odobriti samo pravosudno tijelo koje je odgovorno za donošenje odluke u glavnom postupku pod pretpostavkom da pokušaji dostave na adrese dobivene pretraživanjem boravišta osobe kojoj treba dostaviti pismena nisu bili uspješni (članak 164. Zakona o parničnom postupku). Stoga službenik suda, kao tijelo za zaprimanje zahtjeva za dostavu u skladu s Uredbom (EZ) 1393/2007, ne može odobriti dostavu (javnom) objavom jer njegova uloga nije voditi glavnu raspravu već samo pružiti pravnu pomoć.

7.2 Ako se primjenjuju druge metode, kada se smatra da su dokumenti dostavljeni?

Pismena će se smatrati dostavljenima ako su ispunjeni zahtjevi propisani zakonom za svaku vrstu dostave.

U svakom slučaju, upotrebljavat će se načini dostave kojima se može dobiti potvrda o dostavi pismena te o datumu i vremenu dostave i njegovu sadržaju koja se unosi u spis predmeta.

Ako se primjerak odluke ili sudskog poziva mora poslati preporučenom poštom ili telegramom s potvrdom o primitku, ili nekim drugim sličnim sredstvima kojima se može osigurati pouzdani dokaz o dostavi pismena te o datumu i sadržaju dostavljenih pismena, službenik suda mora upisati u spis predmeta izjavu u kojoj navodi pojedinosti o otpremi pismena i njegovu sadržaju te mu priložiti potvrdu o primitku, sredstvo kojim je evidentiran primitak ili dokument koji je dostavio odvjetnik kao dokaz da je izvršio dostavu.

7.3 Ako je druga metoda dostave pohrana pismena na posebno mjesto (npr. u poštanski ured), kako se primatelja obavješćuje o tom pohranjivanju?

Ako se obavijest ili pismeno ne mogu dostaviti poštom, poštanska služba ostavlja adresatu obavijest da mu je poslano pismo ili pismeno koje on u određenom vremenskom roku može preuzeti u određenom poštanskom uredu.

Dostavu mogu pokušati izvršiti i službenici Ureda za potporu sudskoj upravi koji u tom slučaju u poštanskom sandučiću ostavljaju obavijest u kojem se razdoblju pismeno može preuzeti na sudu.

Ako adresat ima prebivalište u sudskom okrugu u kojem se sud nalazi i predmetna pismena nisu od ključne važnosti da tu osobu može zastupati odvjetnik ili da se može sama zastupati u postupku, toj se osobi može poslati, bilo kojim sredstvima iz prvog odlomka, obavijest o sudskom nalogu da se pojavi pred sudom radi obavijesti o sudskoj odluci ili drugoj mjeri u postupku, izdavanja privremene mjere ili iznošenja podnesaka (članak 160. stavak 3. Zakona o parničnom postupku).

U obavijesti se podrobno objašnjava zašto adresat mora doći na ročište, navode se postupak i predmet na koje se nalog odnosi te se adresat upozorava da će se dostava ili objava smatrati izvršenom ako u navedenom roku bez opravdanog razloga ne dođe na ročište (članak 160. stavak 3. Zakona o parničnom postupku).

7.4 Ako primatelj odbija prihvatiti dostavu pismena, koje su posljedice toga? Smatraju li se pismena propisno dostavljenima ako odbijanje nije bilo zakonito?

Ako adresat odbije prihvatiti dostavu bez opravdanog razloga, smatra se da su mu pismena dostavljena i proizvode iste učinke kao da su dostavljena te se podrazumijeva da od dana nakon odbijanja počinju teći različiti rokovi u postupku (članak 161. stavak 2. Zakona o parničnom postupku).

8 Dostava poštom iz inozemstva (članak 14. Uredbe o dostavi)

8.1 Ako poštanska služba dostavlja pismena poslana iz inozemstva primatelju u ovoj državi članici u situaciji u kojoj se zahtijeva potvrda o primitku (članak 14. Uredbe o dostavi), dostavlja li poštanska služba pismena samo primatelju ili smije, u skladu s nacionalnim pravilima poštanske dostave, pismena dostaviti drugoj osobi na istoj adresi?

U skladu sa zakonom, poštanske pošiljke, ovisno o vrsti, moraju se dostaviti adresatu ili osobi koju je ta osoba ovlastila ili se moraju ostaviti u poštanskim pretincima ili kućnim poštanskim sandučićima. Smatra se da je adresat ovlastio određenu osobu za preuzimanje dostave poštanskih pošiljaka na kućnoj adresi primatelja ako se ta osoba može identificirati i preuzeti odgovornost za dostavljene pošiljke, osim u slučaju izričitog prigovora te osobe (članak 24. Zakona br. 43/2010 od 30. prosinca 2010. o univerzalnoj poštanskoj usluzi, pravima korisnika i tržištu poštanskih usluga).

8.2 U skladu s pravilima poštanske dostave u toj državi članici, kako se može utjecati na dostavu pismena iz inozemstva u skladu s člankom 14. Uredbe o dostavi br. 1393/2007 ako se na adresi za dostavu nije moglo doći ni do primatelja ni do druge osobe koja je ovlaštena primiti dostavu (ako je moguće u skladu s nacionalnim pravilima poštanske dostave – vidi gore)?

U zakonu moraju biti propisana pravila koja se primjenjuju na situacije u kojima se poštanske pošiljke iz bilo kojeg razloga ne mogu dostaviti primatelju ili vratiti pošiljatelju. Takva pravila uključivat će pravila o postupku za utvrđivanje adrese adresata, podrijetlu i odredištu pošiljaka, ročištu ili sudskom pozivu pošiljateljima pošiljki i o privremenoj pohrani, pronalaženju i uništavanju pošiljaka.

8.3 Dozvoljava li poštanski ured određeno razdoblje za preuzimanje pismena prije nego se vrate kao nedostavljeni? Ako da, kako se primatelja obavještava da postoji pošta koju treba preuzeti u poštanskom uredu?

Poštanski djelatnici ostavit će obavijest adresatu da pismo može preuzeti u navedenom poštanskom uredu u određenom roku. Nepreuzimanje pošiljke u navedenom roku evidentira se i pošiljka se vraća pošiljatelju.

9 Postoji li pisani dokaz o dostavi pismena?

Pretpostavlja se da pružatelj poštanskih usluga postupa pošteno i pouzdano pri distribuciji, dostavi i primitku pismena od upravnih i pravosudnih tijela ili u slučaju odbijanja preuzimanja ili nemogućnosti dostave pismena fizičkim sredstvima ili na daljinu.

Osobna dostava sudskog osoblja evidentira se u pisanoj dostavnici u kojoj sudski službenik navodi rezultat dostave. Ako je moguća dostava samom adresatu, dostavnica uključuje potpis naslovljene osobe ili naznaku da je ona odbila potpisati da je preuzela pošiljku te napomenu da se smatra da mu je pismeno dostavljeno (vidjeti pitanje 7.4, članak 161. stavak 3. Zakona o parničnom postupku).

U skladu s člankom 161. stavkom 3. Zakona o parničnom postupku, ako je adresa na kojoj se pokušala izvršiti dostava pismena kućna adresa adresata koja je upisana u općinskom upisniku adresa, u porezne svrhe ili u bilo kojem drugom službenom registru ili publikaciji trgovinskog udruženja, ili je to stambeni ili neki drugi prostor koji je tuženik iznajmio i adresat se tamo ne nalazi, pismeno se može uručiti u zapečaćenoj omotnici zaposleniku ili članu obitelji ili osobi s kojom adresat živi, a koja je starija od 14 godina i nalazi se na toj adresi, ili kućepazitelju zgrade, ako postoji, i u tom slučaju dostavljač mora obavijestiti primatelja da je dužan predati primjerak odluke ili sudskog poziva osobi na koju su naslovljeni, ili obavijestiti tu osobu o njihovu postojanju, ako zna gdje se nalazi, te u svakom slučaju mora obavijestiti primatelja da je dužan zaštititi adresatove podatke.

Ako je pismeno naslovljeno na radno mjesto adresata, dostavlja se, u slučaju njegove odsutnosti, osobi koja je izjavila da ga poznaje ili, ako postoji odjel koji je zadužen za preuzimanje pismena ili predmeta, nadležnoj osobi u tom odjelu i u tom slučaju dostavljač mora primatelja obavijestiti o prethodno navedenim činjenicama.

U dostavnicu se upisuju ime adresata pismena i datum i vrijeme kada je ta osoba tražena i nije nađena kod kuće kao i ime osobe koja je preuzela primjerak odluke ili sudskog poziva i u kojem je odnosu s adresatom. Takva dostava smatra se obavljenom dostavom.

10 Što se događa ako nešto pođe po zlu i primatelj ne primi pismeno ili se pri dostavi dogodi povreda zakona (npr. dokument se dostavi trećoj osobi)? Može li dostava pismena svejedno biti valjana (npr. je li moguće ispraviti povredu zakona) ili je potrebno iznova dostaviti pismeno?

Dostava koja nije izvršena u skladu sa zakonom nevažeća je jer se predmetnim osobama možda neće osigurati odgovarajuća obrana. U skladu sa sudskom praksom Suda Europske unije (C-354/15 Henderson), ako bilo koja obavijest nije popraćena prijevodom na jeziku koji tuženik razumije ili na službenom jeziku države članice primateljice ili, ako postoji više službenih jezika u toj državi članici, na službenom jeziku ili jednome od službenih jezika mjesta u kojem se obavlja dostava, ili, ako tuženiku nije dostavljen standardni obrazac iz Priloga II. toj Uredbi, te se obavijesti moraju ispraviti tako da se zainteresiranoj stranci dostavi standardni obrazac iz Priloga II. toj Uredbi.

11 Moram li platiti dostavu pismena i, ako da, koliko?

Ako dostavu obavljaju sud, Ured za potporu sudskoj upravi ili zajednički centar za dostavu u postupku, trošak dostave snosi nadležno pravosudno tijelo, a tražitelj ne plaća nikakvu naknadu.