Notifiche: trasmissione ufficiale degli atti giuridici

1 Che cosa significa, in concreto, l'espressione "notificazione e comunicazione degli atti"? Perché vi sono delle procedure specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti?

La notificazione o comunicazione degli atti consiste nel dare a un dato individuo, conformemente alla legge, la possibilità di conoscere il contenuto della corrispondenza a lui destinata.

Dalla regolarità della notificazione o comunicazione dipende l'osservanza del principio costituzionale della trasparenza dei processi, la garanzia dei diritti procedurali delle parti e la possibilità di farli valere, la validità del procedimento, il corretto computo dei termini e, di conseguenza, la validità delle sentenze.

Le regole che disciplinano la notificazione o la comunicazione degli atti sono vincolanti e le parti non possono disapplicarle. Sono contenute negli articoli da 131 a 147 del codice di procedura civile ("il codice") e nei seguenti atti di esecuzione:

• regolamento del ministero della Giustizia del 23 febbraio 2007 – regolamento di procedura dei tribunali ordinari ("il regolamento di procedura");
• regolamento del ministero della Giustizia, del 12 ottobre 2010, sulle procedure e le modalità specifiche di notificazione e comunicazione degli atti giudiziari nei procedimenti civili ("il regolamento").

La notificazione e la comunicazione degli atti giudiziari è disciplinata dalla legge sui servizi postali del 23 novembre 2012 e dai successivi atti di esecuzione, tra cui il regolamento del ministero dell'Amministrazione e della digitalizzazione, del 29 aprile 2013, sulle condizioni per la fornitura del servizio universale da parte del fornitore del servizio designato ("il regolamento sui servizi postali").

2 Quali atti devono essere ufficialmente comunicati o notificati?

Gli atti giudiziari (documenti inviati dal giudice alle parti e ad altre persone interessate dal procedimento) sono oggetto di notificazioni o comunicazioni ufficiali. Tali atti includono:

• copie delle domande introduttive del giudizio e relativi allegati;
• notifiche;
• ordini di comparizione;
• avvisi relativi a diritti e doveri;
• copie delle sentenze e relative motivazioni.

3 A chi compete la notificazione o la comunicazione di un atto?

In Polonia vige il principio della ufficialità delle notificazioni o comunicazioni, in forza del quale tutti i documenti sono notificati o comunicati d'ufficio. Nel corso del procedimento giudiziale gli atti sono notificati o comunicati per ordine del giudice. Gli organi cui spetta notificare o comunicare gli atti sono i servizi postali, gli ufficiali giudiziari e il servizio di notifica dell'autorità giudiziaria. In linea di principio i documenti vengono notificati per posta. Nello scegliere come notificare o comunicare un atto giudiziario, si valutano i costi e l'efficacia della modalità di notificazione o comunicazione. Gli atti possono essere notificati o comunicati dal servizio di notifica del tribunale, dai cancellieri, dalla polizia giudiziaria o dagli ufficiali giudiziari (sezione 68 del regolamento di procedura), laddove questa modalità sia più efficace in determinate circostanze. Nel corso dei procedimenti di esecuzione, gli atti sono notificati o comunicati dagli ufficiali giudiziari. Il ministero della Giustizia può istituire un servizio di notifica dell'autorità giudiziaria, determinandone l'organizzazione e stabilendo procedure dettagliate per la notificazione e la comunicazione degli atti.

A norma dell'articolo 132 del codice, un'eccezione al principio dell'ufficialità delle notificazioni e comunicazioni degli atti è costituita dagli avvocati e dai consulenti legali, i quali possono direttamente notificarsi i documenti tra di loro contro ricevuta di ritorno datata. La prova che una copia dell'istanza è stata notificata o comunicata all'altra parte o che è stata inviata per posta raccomandata è allegata alle memorie depositate presso il tribunale. Le memorie per cui non è dimostrata l'avvenuta notificazione o comunicazione né l'invio per posta raccomandata sono rispedite al mittente. I documenti possono essere notificati o comunicati al destinatario anche mediante consegna direttamente a quest'ultimo nella segreteria del tribunale, purché l'interessato dimostri la propria identità e firmi la ricevuta.

Conformemente alla sezione 70 del regolamento di procedura, il presidente del tribunale può ordinare la notificazione o comunicazione diretta degli atti giudiziari alle istituzioni e agli avvocati locali e il ritiro diretto dei documenti indirizzati al tribunale dalle istituzioni locali. Se un atto preparatorio è stato presentato troppo tardi per notificarne o comunicarne una copia unitamente all'ordine di comparizione, la copia può essere notificata all'udienza.

In base alla sezione 71 del regolamento di procedura e all'articolo 135 del codice, se il destinatario ha indicato come indirizzo di corrispondenza soltanto un numero di casella postale, è possibile notificare o comunicare l'arrivo di un atto giudiziario anche utilizzando detta casella.

4 Indirizzo

4.1 Nel quadro del regolamento (CE) n. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, l'autorità richiesta di questo Stato membro cerca, di propria iniziativa, di stabilire il luogo dove si trova il destinatario dell'atto da notificare o comunicare qualora tale persona non risieda più all'indirizzo noto all'autorità richiedente?

L'organismo richiesto può determinare l'indirizzo utilizzando, laddove lo ritenga opportuno, i registri pertinenti. I registri esistenti in Polonia sono elencati al punto 4.2.

4.2 Le autorità giudiziarie straniere e/o le parti di un procedimento giudiziario possono, in questo Stato membro, accedere a registri o servizi che permettano di stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione? In caso affermativo, quali sono i registri o i servizi esistenti e quale procedura va seguita? Se del caso, qual è il corrispettivo da pagare?

Queste informazioni sono reperibili nel sistema elettronico comune del registro della popolazione (PESEL) su richiesta del tribunale adito o di una persona avente un interesse legittimo (gli atti che confermano un interesse legittimo sono le domande introduttive, le comunicazioni degli ufficiali giudiziari e gli accordi).

Una parte o una persona avente un interesse legittimo deve presentare una domanda compilando il formulario disponibile all'indirizzo http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/381/32/.

Al servizio è applicato un diritto di 31 PLN. Le domande devono essere corredate dalla ricevuta di pagamento del diritto.

Il pagamento deve essere versato sul conto seguente:

Ministero dell'Interno e dell'amministrazione

Ul. Batorego 5

00-951 Varsavia

Numero di conto: NBP O/O Warszawa Nr 67 1010 0031 3122 3100 0000

In caso sia nominato un procuratore occorre allegare alla domanda il rispettivo mandato.

Le domande devono essere inviate al seguente indirizzo:

Wydział Udostępniania Informacji

Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA

Ul. Pawińskiego 17/21

02-106 Varsavia

In Polonia gli indirizzi delle imprese (società di persone, società di persone a finalità commerciale, società in accomandita semplice, società a responsabilità limitata e società in accomandita per azioni, cooperative, imprese di proprietà statale, organismi di R&S, imprese straniere e succursali, nonché mutue) sono disponibili in un registro online conservato presso il registro nazionale del tribunale. Il registro è gestito secondo il principio di trasparenza (tutti possono accedere ai dati contenutivi).

Le informazioni online sono reperibili all'indirizzo:

http://bip.ms.gov.pl/rejestry-i-ewidencje/okrajowy-rejestr-sadowy/elektroniczny-dostep-do-krajowego-rejestru-sadowego/

Motore di ricerca: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu

I dati sulle persone fisiche che conducono un'attività economica sono conservati nel registro centrale e informativo sulle attività economiche (CEIDG), pubblicamente accessibile.

Motore di ricerca del registro centrale e informativo sulle attività economiche: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

4.3 In che modo le autorità di questo Stato membro trattano le richieste inviate a norma del regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, volte a stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione?

Il giudice esamina l'ammissibilità di ogni domanda. Non esiste una pratica uniforme a tal riguardo. Le modalità di determinazione degli indirizzi sono presentate al punto 4.2.

5 Come è eseguita la notificazione o la comunicazione di un atto? Possono essere utilizzate modalità alternative (diverse dalla notificazione sostitutiva di cui al punto 6)?

Nella pratica gli atti giudiziari sono solitamente inviati per posta raccomandata con ricevuta di ritorno (cfr. punto 3).

A norma dell'articolo 133 del codice, se i destinatari sono persone fisiche, gli atti vengono notificati loro di persona, vale a dire consegnati brevi manu, oppure, laddove il destinatario sia in una condizione di incapacità legale, al relativo rappresentante legale. Gli atti destinati a persone giuridiche e organizzazioni senza personalità giuridica sono notificati o comunicati all'organismo autorizzato a rappresentarle in tribunale oppure consegnati ai dipendenti autorizzati a ricevere gli atti dal direttore dell'unità interessata. In caso sia stato nominato un rappresentante legale oppure una persona autorizzata al recapito degli atti giuridici, questi ultimi sono notificati o comunicati a tali persone.

Ai sensi dell'articolo 135 del codice, gli atti possono essere recapitati, su richiesta di una parte, presso un indirizzo di casella postale indicato dalla stessa parte.

Conformemente all'articolo 137 del codice, ai militari di leva, agli agenti delle forze di polizia e a quelli del servizio penitenziario gli atti sono notificati o comunicati dai loro diretti superiori, mentre ai detenuti dagli organi direttivi dell'istituzione pertinente.

La notificazione o comunicazione sostitutiva e fittizia sono presentate al punto 7.

6 Nei procedimenti civili è autorizzata la notificazione o la comunicazione elettronica degli atti (notificazione o comunicazione degli atti giudiziari o extragiudiziali mediante mezzi di comunicazione elettronica a distanza, quali e-mail, applicazioni internet protette, fax, sms, ecc.) ? In caso affermativo, per quali tipi di procedimenti? Vi sono restrizioni alla disponibilità/accessibilità di questo metodo a seconda del destinatario dell'atto (professionista del diritto, persona giuridica, società o altro soggetto commerciale, ecc.)?

A norma dell'articolo 131¹ del codice, nei procedimenti elettronici relativi ai mandati di pagamento gli atti sono notificati o comunicati agli attori mediante un sistema informativo che supporta tali procedimenti (notificazione e comunicazione elettronica degli atti). Gli atti sono notificati o comunicati ai convenuti che abbiano trasmesso le loro memorie elettronicamente.

Se un atto è notificato o comunicato per via elettronica, la notificazione o comunicazione è considerata avvenuta il giorno indicato nell'avviso di ricevimento elettronico. In mancanza del suddetto avviso, la notificazione o comunicazione è considerata effettuata 14 giorni dopo il caricamento dell'atto nel sistema informatico.

Gli atti da notificare o comunicare non sono inviati all'indirizzo e-mail del destinatario, che riceve invece nella propria casella elettronica un avviso che gli segnala l'arrivo di un messaggio nel sistema informatico.

7 Notificazione sostitutiva

7.1 La legge di questo Stato membro ammette altre modalità di notificazione o comunicazione qualora non sia stato possibile notificare o comunicare l'atto al destinatario (ad esempio notificazione o comunicazione all'indirizzo di abitazione, presso l'ufficio dell'ufficiale giudiziario, a mezzo posta o mediante affissione di manifesti)?

Se il destinatario non è in casa, l'incaricato della notificazione o comunicazione può consegnare l'atto a un coabitante adulto o, in mancanza, all'amministrazione dell'edificio, al portiere o all'amministratore del comune, purché il destinatario non sia in causa contro questi soggetti ed essi si siano impegnati a trasmettere l'atto al destinatario (articolo 138 del codice).

Se è impossibile notificare o comunicare un atto nel modo di cui sopra, quest'ultimo viene depositato presso l'ufficio postale o il municipio e se ne informa il destinatario mediante avviso sulla porta di casa o nella cassetta delle lettere (articolo 139 del codice).

Se è impossibile notificare o comunicare un atto a una persona giuridica, un'organizzazione o una persona fisica soggetta all'obbligo di iscrizione a causa di un cambiamento di indirizzo non comunicato, l'atto viene lasciato nel fascicolo della causa e considerato come notificato, a meno che il nuovo indirizzo non sia noto al giudice (articolo 139 del codice).

La notificazione o comunicazione può essere fatta anche nelle mani del curatore processuale nominato su domanda dell'interessato dal giudice che conosce della causa. Ciò accade qualora non si conosca il luogo di residenza di una parte alla quale occorre notificare un atto giudiziario da cui deriva la necessità che essa difenda i suoi diritti. La nomina di un curatore è possibile anche per le organizzazioni che non hanno organi rappresentativi oppure qualora sia sconosciuto il luogo di residenza dei membri di tali organi (articolo 143 del codice).

Se il luogo di residenza di una parte è sconosciuto, ma l'atto da notificare non fa sorgere la necessità che la parte difenda i suoi diritti, la notifica avviene mediante affissione nell'edificio del tribunale (articolo 145 del codice).

Se le parti e i loro rappresentanti non comunicano i cambiamenti di indirizzo, l'atto giudiziario è lasciato nel fascicolo della causa ma viene considerato come notificato, a meno che il nuovo indirizzo sia noto al giudice (articolo 136 del codice).

7.2 Qualora si ricorra a tali modalità, quand'è che l'atto si considera notificato o comunicato?

A norma dell'articolo 139 del codice, sull'avviso riguardante il deposito di un atto presso un ufficio postale o il municipio deve essere precisato che il termine per il ritiro dell'atto è di sette giorni. Se il destinatario non ritira l'atto entro il termine fissato, l'incaricato della notificazione o comunicazione procede a un secondo tentativo di recapito al destinatario. Qualora anche il secondo tentativo non vada a buon fine, l'incaricato lascia un nuovo avviso, con cui informa il destinatario che l'atto è depositato presso l'ufficio postale o il municipio e che è possibile ritirarlo per altri sette giorni. Gli atti giudiziari sono considerati notificati o comunicati l'ultimo giorno del periodo previsto per il ritiro (cfr. punto 7.3).

Nel caso della notificazione o comunicazione sostitutiva (cfr. primo paragrafo del punto 7.1), gli atti giudiziari sono consegnati a un coabitante adulto o, in sua assenza, all'amministrazione dell'edificio, al portiere o all'amministratore del comune e sono ritenuti notificati o comunicati nel momento della consegna a tali persone.

7.3 Se la notificazione o la comunicazione è effettuata mediante deposito dell'atto in un luogo specifico (ad esempio, presso l'ufficio postale), come ne è informato il destinatario?

È lasciato un avviso sulla porta di casa o nella cassetta delle lettere del destinatario. Il regolamento contiene un modello di avviso. Indica, tra altri aspetti, che un atto giudiziario inviato per posta raccomandata e non ritirato malgrado i due tentativi di recapito viene rispedito all'autorità giudiziaria che l'ha inviato. In questo caso, l'atto è ritenuto notificato o comunicato l'ultimo giorno in cui il destinatario avrebbe potuto ritirarlo. La notificazione o comunicazione degli atti può comportare l'avvio dei termini procedurali.

In base alla sezione 6 del regolamento, l'ufficio postale dell'operatore o l'incaricato della notificazione o comunicazione redige un avviso di deposito, in cui indica l'ufficio postale dell'operatore o il municipio in cui ritirare l'atto entro sette giorni a decorrere dal giorno successivo a quello del deposito dell'avviso. Gli avvisi sono lasciati nella cassetta delle lettere dei destinatari.

Dopo aver lasciato un avviso per informare il destinatario della possibilità di ritirare l'atto presso l'ufficio postale dell'operatore o il municipio locale, l'incaricato della notificazione o comunicazione:

1) indica sul modulo della ricevuta di ritorno che l'atto non è stato notificato o comunicato e appone l'iscrizione "notificazione o comunicazione effettuata", sul lato della lettera in cui è indicato l'indirizzo, e la propria firma;

2) lascia immediatamente l'atto presso l'ufficio postale dell'operatore o il municipio locale.

L'ufficio postale dell'operatore o il municipio confermano il ricevimento dell'atto depositato, su cui è apposto un timbro datato e la firma della persona che riceve l'atto.

Gli atti depositati vengono conservati presso l'ufficio postale dell'operatore o il municipio per sette giorni a decorrere dal giorno successivo a quello del deposito dell'avviso.

7.4 Cosa succede se il destinatario rifiuta di accettare la notificazione o la comunicazione dell'atto? Se il rifiuto è illegittimo l'atto si considera validamente notificato o comunicato?

Se il destinatario rifiuta di ricevere un atto, l'atto in questione è comunque ritenuto notificato o comunicato.

In questo caso, l'incaricato della notificazione o comunicazione indica personalmente la data della notificazione e della comunicazione e le ragioni per cui la ricevuta di ritorno non è stata firmata (articolo 139 del codice).

8 Notificazione o comunicazione a mezzo posta di atti provenienti dall'estero (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti)

8.1 Se il servizio postale deve consegnare un atto inviato dall'estero a un destinatario che si trova in questo Stato membro ed è richiesta la ricevuta di ritorno (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti), il servizio postale è tenuto a consegnare l'atto solo al destinatario in persona o può, nel rispetto delle norme nazionali sulla consegna postale, consegnarlo anche a una persona diversa che si trova al medesimo indirizzo?

In genere gli atti sono notificati o comunicati dall'operatore postale come lettere semplici e non come atti giudiziari.

A norma dell'articolo 37 della legge sui servizi postali, fatti salvi i casi di invio tramite fermoposta, un atto può essere consegnato anche alle persone elencate di seguito e la notificazione o comunicazione può essere considerata avvenuta:

1. il destinatario:

a. nella cassetta delle lettere, ad eccezione della posta raccomandata;

b. presso un ufficio postale qualora il destinatario non sia presente all'indirizzo indicato sulla spedizione postale, sull'ordine postale o sull'accordo per i servizi postali al momento del recapito oppure qualora non sia possibile lasciare la corrispondenza nella cassetta delle lettere;

c. presso il luogo convenuto dal destinatario e dall'operatore postale;

2. il rappresentante legale o il procuratore del destinatario, autorizzati da una procura conferita in termini generali oppure da un'autorizzazione postale:

a. all'indirizzo indicato sulla spedizione o sull'ordine postale oppure sull'accordo relativo ai servizi postali;

b. presso un ufficio postale;

3. un adulto che vive assieme al destinatario, se il destinatario non ha dato istruzioni sulla consegna della posta raccomandata o degli ordini postali presso un ufficio postale:

a. all'indirizzo indicato sulla spedizione o sull'ordine postale oppure sull'accordo relativo ai servizi postali;

b. presso un ufficio postale, su presentazione di una dichiarazione che attesti che la persona in questione vive con il destinatario;

4. una persona autorizzata a ricevere le spedizioni postali presso un'autorità pubblica, laddove la spedizione postale sia indirizzata all'autorità pubblica in questione;

5. una persona autorizzata a ricevere le spedizioni postali presso strutture che siano persone giuridiche o unità organizzative senza personalità giuridica, qualora la corrispondenza sia indirizzata ai seguenti soggetti:

a. la persona giuridica o l'unità organizzativa senza personalità giuridica interessata;

b. una persona fisica che non appartenga al consiglio di amministrazione o un dipendente della persona giuridica o dell'unità organizzativa senza personalità giuridica interessata presente nella struttura;

6. la direzione di un'unità organizzativa o una persona fisica autorizzata dalla direzione, qualora la spedizione postale sia indirizzata a una persona fisica presente in un'unità in cui recapitare una spedizione postale al destinatario è molto difficile o impossibile a causa della natura dell'unità o per prassi generalmente accettata.

A norma della sezione 30 e successive del regolamento sui servizi postali, il fornitore del servizio designato fornisce solo su richiesta scritta del mittente un servizio che consenta a quest'ultimo di ricevere un documento che confermi il ricevimento della posta raccomandata.

Il fornitore del servizio designato accetta in tutti i suoi uffici postali le richieste scritte inoltrate dai destinatari affinché la corrispondenza sia inviata all'indirizzo indicato nella richiesta nei tempi previsti dal regolamento di procedura.

Il fornitore del servizio postale designato accetta dai destinatari istruzioni scritte che indichino di non consegnare posta raccomandata agli adulti con cui vivono.

8.2 In base alle norme sulla consegna postale di questo Stato membro, come può essere effettuata la notificazione o la comunicazione di un atto proveniente dall'estero, ai sensi dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 1393/2007 sulla notificazione o comunicazione degli atti, se né il destinatario né qualsiasi altra persona autorizzata a ricevere la consegna (se ammessa dalle norme nazionali sulla consegna postale v. sopra) viene trovato all'indirizzo di consegna?

Se il destinatario o un'altra persona autorizzata a ricevere la posta raccomandata non sono presenti al momento della consegna, l'incaricato della notificazione o comunicazione lascia nella cassetta delle lettere del destinatario un avviso di mancata consegna, assieme alle informazioni sul termine per il ritiro della corrispondenza e l'indirizzo dell'ufficio postale in cui sarà depositata. L'avviso è in formato cartaceo.

8.3 L'ufficio postale prevede un determinato periodo di tempo per il ritiro dell'atto prima di rinviarlo come non consegnato? In caso affermativo, come viene informato il destinatario del fatto che ha un atto da ritirare presso l'ufficio postale?

Il fornitore del servizio postale designato lascia la corrispondenza a disposizione dei destinatari presso l'ufficio postale per 14 giorni ("termine massimo per il ritiro"). Allo scadere del termine massimo, la corrispondenza può essere conservata qualora il destinatario presenti una richiesta scritta a tal fine.

Il termine per il ritiro dell'atto inizia a decorrere dal giorno successivo a quello della consegna dell'avviso.

La corrispondenza non ritirata entro il termine fissato è rispedita al mittente.

9 Esiste una prova scritta che l'atto è stato notificato o comunicato?

La prova dell'avvenuta notificazione o comunicazione e della data della stessa è costituita dalla ricevuta di ritorno, che di solito si presenta come un formulario allegato all'atto notificato o comunicato. A norma dell'articolo 142 del codice di procedura civile, la persona che riceve l'atto ne conferma il ricevimento e la data apponendo la propria firma. Se il ricevente non può o non vuole firmare, l'incaricato della notificazione o comunicazione appone la data e indica perché manchi la firma del ricevente. L'incaricato della notificazione o comunicazione precisa sulla ricevuta di ritorno la modalità di notificazione o comunicazione, mentre sull'atto notificato o comunicato annota la data della notificazione o comunicazione e appone la propria firma.

La conferma di ricevimento di un atto giudiziario è una prova ufficiale dell'avvenuta notificazione o comunicazione e della data della stessa. Chi sostenga che la notificazione o comunicazione ha avuto luogo in una data diversa deve dimostrarlo.

10 Cosa succede se si verificano problemi e il destinatario non riceve l'atto, o se la comunicazione o la notificazione sono state fatte in violazione di quanto prescrive la legge (ad esempio, l'atto è notificato o comunicato a terzi)? La notificazione o la comunicazione è comunque valida (in altri termini, si può porre rimedio alla violazione della legge), o si deve procedere a una nuova notificazione o comunicazione dell'atto?

Se l'incaricato della notificazione o comunicazione viola le norme in materia, la notificazione o comunicazione dell'atto è senza effetto.

La notificazione o comunicazione di un atto al destinatario sbagliato diventa efficace nel momento in cui l'atto viene effettivamente ricevuto dal destinatario corretto.

Tuttavia, una parte che non abbia potuto intraprendere alcuna azione perché l'atto è stato notificato o comunicato alla persona sbagliata può presentare entro tre mesi un'istanza di riapertura del procedimento (articoli 401 e 407 del codice).

11 Occorre pagare per ottenere la notificazione o comunicazione di un atto? In caso affermativo, quanto?

Non in modo diretto. In Polonia non sono addebitate spese per la notificazione o comunicazione, ad eccezione dei casi in cui, su richiesta, si ricorra a una particolare forma di notificazione o comunicazione (articolo 11, paragrafo 2, lettera b), del regolamento n. 1393/2007).