Notifiche: trasmissione ufficiale degli atti giuridici

1 Che cosa significa, in concreto, l'espressione "notificazione e comunicazione degli atti"? Perché vi sono delle procedure specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti?

In termini pratici, con "notificazione o comunicazione degli atti" si intende comunemente il ricevimento effettivo di una citazione o di altro atto da parte del convenuto/dell'imputato, affinché quest'ultimo sia informato del procedimento giudiziario o della decisione e/o della citazione e sia a conoscenza dei termini giudiziari pertinenti.

Le norme procedurali degli organi giurisdizionali sono destinate a garantire che la giustizia per il convenuto/l'imputato non sia pregiudicata e che quest'ultimo riceva gli atti richiesti e la notifica delle date imminenti del procedimento, il tutto nel rispetto del termine minimo consentito. Di norma lo Sheriff/il giudice richiede la presentazione di una prova della notificazione o comunicazione prima di pronunciarsi in merito a una controversia.

2 Quali atti devono essere ufficialmente comunicati o notificati?

In generale, gli atti che devono essere notificati o comunicati formalmente sono i seguenti:

• una lettera che avvisa il convenuto/l'imputato che sarà avviata un'azione legale se non risponde a tale lettera;
• un atto introduttivo/un atto di citazione per un summary cause (procedimento sommario), ecc.;
• taluni atti mentre l'esame del caso procede;
• notificazione o comunicazione di una sentenza/un decreto;
• ingiunzione di pagamento (fase antecedente il provvedimento di esecuzione);
• atti relativi a qualsiasi procedimento di esecuzione.

Taluni tipi di procedura civile richiedono la notificazione o comunicazione di ulteriori atti specifici.

Maggiori informazioni si trovano nel capitolo 16 delle Norme procedurali per la Court of Session, nel capitolo 5 delle Norme procedurali per i contenziosi ordinari della Sheriff Court, nel capitolo 5 delle Norme procedurali in materia di procedimenti sommari e nella parte 6 delle norme procedurali in materia di procedimenti semplificati.

3 A chi compete la notificazione o la comunicazione di un atto?

a. Gli atti stragiudiziali, come la lettera che precede l'azione giudiziaria, e gli atti giudiziari, quali gli atti processuali e le citazioni, possono essere notificati o comunicati per posta (raccomandata con ricevuta di ritorno). In questo caso, l'atto viene portato presso il luogo di residenza/di lavoro del convenuto/dell'imputato da un funzionario delle poste che ottiene una firma di conferma della ricezione. La notificazione o comunicazione postale di atti giudiziari può essere disposta soltanto da un consulente legale, da un Messenger-at-Arms o da uno Sheriff Officer (gli ultimi due sono ufficiali giudiziari) o, in alcuni casi, nel contesto di un procedimento semplificato, da uno Sheriff Clerk.

b. Se tali atti devono essere notificati o comunicati personalmente, ciò viene fatto ricorrendo a un Messenger-at-Arms o ad uno Sheriff Officer (l'equivalente scozzese che si approssima maggiormente alla figura dell'huissier de justice francese).

c. Le ingiunzioni di pagamento e la maggior parte degli altri atti relativi a un procedimento di esecuzione vengono notificati o comunicati personalmente, sempre da un Messenger-at-Arms o da uno Sheriff Officer.

4 Indirizzo

4.1 Nel quadro del regolamento (CE) n. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, l'autorità richiesta di questo Stato membro cerca, di propria iniziativa, di stabilire il luogo dove si trova il destinatario dell'atto da notificare o comunicare qualora tale persona non risieda più all'indirizzo noto all'autorità richiedente?

Dato che il Regno Unito non dispone di un registro dei domicili come avviene invece in molti altri Stati membri, non è possibile per l'autorità giudiziaria richiesta in Scozia ottenere l'indirizzo della persona cui devono essere notificati gli atti. Tuttavia, quando gli atti devono essere notificati o comunicati a un'impresa e quando i destinatari presenti all'indirizzo indicato rifiutano di accettare la notificazione o comunicazione, l'organo ricevente in Scozia è in grado di stabilire l'indirizzo della sede legale dell'impresa (se diverso) e può notificare o comunicare gli atti a tale indirizzo.

4.2 Le autorità giudiziarie straniere e/o le parti di un procedimento giudiziario possono, in questo Stato membro, accedere a registri o servizi che permettano di stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione? In caso affermativo, quali sono i registri o i servizi esistenti e quale procedura va seguita? Se del caso, qual è il corrispettivo da pagare?

Come già menzionato in precedenza, non esiste un registro dei domicili nel Regno Unito. Per trovare l'indirizzo di una persona è necessario utilizzare agenti in grado di rintracciare le persone o ricorrere a una serie di siti web che riportano alcuni dettagli in merito agli indirizzi. L'elenco che segue non è esaustivo, ma riporta alcuni esempi dei tipi di siti web disponibili. Alcuni, come la ricerca sugli elenchi telefonici (il primo collegamento), sono gratuiti. Per altri è necessario pagare una commissione.

Elenchi telefonici di British Telecommunications.

Strumenti per la ricerca di indirizzi su 192, UKRoll.

Strumento per rintracciare persone su Tracesmart.

Per trovare la sede legale di un'impresa è possibile effettuare una ricerca sul sito web di Companies House. Alcune ricerche di imprese sono disponibili gratuitamente, mentre per ricerche più dettagliate è necessario corrispondere una commissione.

4.3 In che modo le autorità di questo Stato membro trattano le richieste inviate a norma del regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, volte a stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione?

No, non è possibile richiedere un indirizzo in Scozia attraverso il regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio.

5 Come è eseguita la notificazione o la comunicazione di un atto? Possono essere utilizzate modalità alternative (diverse dalla notificazione sostitutiva di cui al punto 6)?

a. Notificazione o comunicazione mediante il servizio postale: mediante raccomandata con ricevuta di ritorno.

b. Notificazione o comunicazione personale: mediante un Messenger-at-Arms o uno Sheriff Officer di persona, al convenuto/all'imputato.

c. Notificazione o comunicazione personale: atto consegnato a una persona che vive presso il luogo di residenza o a un dipendente presso il luogo di lavoro.

Se, in seguito ad indagini diligenti, un Messenger-at-Arms o uno Sheriff Officer ritiene che vi siano motivi ragionevoli per ritenere che il convenuto/l'imputato risieda all'indirizzo indicato sull'atto di citazione, gli atti possono essere consegnati a una persona che vive presso il luogo di residenza o a un dipendente presso il luogo di lavoro.

d. Notificazione o comunicazione personale: in casi diversi da quelli in cui è presente un solo convenuto/imputato (ossia un'altra persona giuridica, come ad esempio un'impresa registrata).

La notificazione o comunicazione personale può essere effettuata lasciando la citazione nelle mani di una persona, ad esempio presso il luogo di lavoro, in maniera tale che sia ragionevole aspettarsi che un effettivo rappresentante legale del convenuto/imputato riceva la citazione.

e. Notificazione o comunicazione personale: deposito/affissione.

Nel caso in cui il Messenger-at-Arms o il Sheriff Officer non sia stato in grado di effettuare una notificazione o comunicazione personale nei confronti del convenuto/dell'imputato, può:

• depositare la citazione presso il luogo di residenza/di lavoro;
• affiggere la citazione sulla porta del luogo di residenza/di lavoro.

f. Se l'indirizzo non è noto: lo Sheriff / il giudice può concedere l'autorizzazione per la notificazione o comunicazione mediante:

• pubblicazione di un annuncio su un giornale locale che circola nella zona dell'ultimo indirizzo noto del convenuto/dell'imputato;
• esposizione sulle pareti dell'organo giurisdizionale una copia dell'atto introduttivo/di citazione.

g. Attualmente non sono previste disposizioni per la notificazione o comunicazione di un atto di citazione, di un decreto o di un'ingiunzione di pagamento tramite fax o e-mail. Tuttavia, alcuni altri atti che devono essere resi noti ufficialmente nel corso di determinati procedimenti possono essere trasmessi per via elettronica o in qualsiasi forma cartacea.

h. Per la notificazione o comunicazione a persone situate al di fuori della Scozia, cfr. capitolo 16 delle Norme procedurali per la Court of Session, capitolo 5 delle Norme procedurali per i contenziosi ordinari della Sheriff Court, capitolo 5 delle Norme procedurali in materia di procedimenti sommari e parte 6 delle norme procedurali in materia di procedimenti semplificati.

(Per le citazioni, gli atti, ecc. che giungono in Scozia, in casi diversi da quelli trattati ai sensi del regolamento dell'Unione sulla notificazione o comunicazione, o ai sensi della convenzione dell'Aia sulla notificazione o comunicazione e tramite l'autorità centrale, si applicano tutte le norme e le procedure specifiche di cui sopra. Ad esempio, la notificazione o comunicazione personale di un atto di citazione emesso in un paese al di fuori della Scozia a un convenuto/imputato in Scozia è legittima soltanto se conforme alle norme dell'organo giurisdizionale scozzese interessato).

i. In tutti i casi in cui la notificazione o comunicazione non viene effettuata dall'organo giurisdizionale stesso, deve essere depositato nel fascicolo della causa un certificato di esecuzione della notificazione o comunicazione, firmato dall'attore, dall'avvocato, dal Messenger-at-Arms o dallo Sheriff Officer.

6 Nei procedimenti civili è autorizzata la notificazione o la comunicazione elettronica degli atti (notificazione o comunicazione degli atti giudiziari o extragiudiziali mediante mezzi di comunicazione elettronica a distanza, quali e-mail, applicazioni internet protette, fax, sms, ecc.) ? In caso affermativo, per quali tipi di procedimenti? Vi sono restrizioni alla disponibilità/accessibilità di questo metodo a seconda del destinatario dell'atto (professionista del diritto, persona giuridica, società o altro soggetto commerciale, ecc.)?

Cfr. risposta 5 g) di cui sopra.

7 Notificazione sostitutiva

7.1 La legge di questo Stato membro ammette altre modalità di notificazione o comunicazione qualora non sia stato possibile notificare o comunicare l'atto al destinatario (ad esempio notificazione o comunicazione all'indirizzo di abitazione, presso l'ufficio dell'ufficiale giudiziario, a mezzo posta o mediante affissione di manifesti)?

Nel caso di richieste provenienti da altri Stati membri, il metodo normale di notificazione o comunicazione in Scozia è quello di inviare personalmente un Messenger-at-Arms all'ultimo indirizzo noto o presso la sede di lavoro del destinatario. Altri metodi di consegna sono disponibili secondo la legge scozzese, ma non sono utilizzati dall'autorità centrale per la notificazione o comunicazione degli atti.

7.2 Qualora si ricorra a tali modalità, quand'è che l'atto si considera notificato o comunicato?

Come già detto in Scozia, l'unico metodo utilizzato dall'autorità centrale per la notificazione o comunicazione degli atti è la consegna da parte di un Messenger-at-Arms.

7.3 Se la notificazione o la comunicazione è effettuata mediante deposito dell'atto in un luogo specifico (ad esempio, presso l'ufficio postale), come ne è informato il destinatario?

Il deposito di atti in un luogo particolare (ad esempio un ufficio postale) non è un metodo di notificazione o comunicazione alternativo in Scozia.

7.4 Cosa succede se il destinatario rifiuta di accettare la notificazione o la comunicazione dell'atto? Se il rifiuto è illegittimo l'atto si considera validamente notificato o comunicato?

A condizione che sia stato utilizzato un metodo di notificazione o comunicazione adeguato, la data di presunta notificazione o comunicazione si applica indipendentemente dal fatto che il destinatario la accetti o meno. L'unica eccezione è costituita da quelle previste dall'articolo 8, paragrafo 1, e dall'allegato II del regolamento in relazione al fatto che l'atto sia redatto in una lingua comprensibile per il destinatario.

8 Notificazione o comunicazione a mezzo posta di atti provenienti dall'estero (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti)

8.1 Se il servizio postale deve consegnare un atto inviato dall'estero a un destinatario che si trova in questo Stato membro ed è richiesta la ricevuta di ritorno (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti), il servizio postale è tenuto a consegnare l'atto solo al destinatario in persona o può, nel rispetto delle norme nazionali sulla consegna postale, consegnarlo anche a una persona diversa che si trova al medesimo indirizzo?

La consegna di una raccomandata da parte della Royal Mail (il servizio postale del Regno Unito) è legata all'indirizzo piuttosto che alla persona. Di conseguenza è possibile che una persona diversa dal destinatario riceva gli atti se vive allo stesso indirizzo.

8.2 In base alle norme sulla consegna postale di questo Stato membro, come può essere effettuata la notificazione o la comunicazione di un atto proveniente dall'estero, ai sensi dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 1393/2007 sulla notificazione o comunicazione degli atti, se né il destinatario né qualsiasi altra persona autorizzata a ricevere la consegna (se ammessa dalle norme nazionali sulla consegna postale v. sopra) viene trovato all'indirizzo di consegna?

Se presso l'indirizzo richiesto non vi è nessuno disposto a firmare per la ricezione degli atti, questi ultimi vengono restituiti all'ufficio postale locale rispetto all'indirizzo in questione. Se non vengono ritirati entro i termini previsti (cfr. sotto) vengono restituiti al mittente.

8.3 L'ufficio postale prevede un determinato periodo di tempo per il ritiro dell'atto prima di rinviarlo come non consegnato? In caso affermativo, come viene informato il destinatario del fatto che ha un atto da ritirare presso l'ufficio postale?

Nel caso in cui non sia stato possibile effettuare la consegna all'indirizzo indicato, viene lasciata una cartolina con la notifica del tentativo di consegna. Tale cartolina indica al destinatario dove può ritirare gli atti e il termine entro il quale vanno ritirati. Per la posta raccomandata proveniente dal Regno Unito gli atti devono essere ritirati entro 1 settimana. Per la posta raccomandata internazionale il termine è di tre settimane.

9 Esiste una prova scritta che l'atto è stato notificato o comunicato?

a. Per la notificazione o comunicazione tramite il servizio postale, cfr. sopra. L'affrancatura è quella corrispondente alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Il certificato di esecuzione della notificazione o comunicazione, compresa la ricevuta dell'ufficio postale, viene richiesto dall'organo giurisdizionale come prova attestante la notificazione o comunicazione.

b. Per la notificazione o comunicazione personale, il Messenger-at-Arms/lo Sheriff Officer produrrà un certificato di esecuzione della notificazione o comunicazione, firmato dai funzionari partecipanti e che descrive il metodo di notificazione o comunicazione.

c. Per la certificazione nel contesto di azioni rivolte al di fuori della Scozia, si vedano gli articoli pertinenti delle norme procedurali, come menzionato in precedenza. Anche in questo caso, per le citazioni ecc. provenienti dall'esterno della Scozia, si applicano tutte le norme di cui ai punti a. e b.

10 Cosa succede se si verificano problemi e il destinatario non riceve l'atto, o se la comunicazione o la notificazione sono state fatte in violazione di quanto prescrive la legge (ad esempio, l'atto è notificato o comunicato a terzi)? La notificazione o la comunicazione è comunque valida (in altri termini, si può porre rimedio alla violazione della legge), o si deve procedere a una nuova notificazione o comunicazione dell'atto?

Occorre convincere lo Sheriff/il giudice del fatto che la notificazione o comunicazione è stata effettuata in maniera corretta ed equa nei confronti del convenuto/dell'imputato prima che si possa procedere alla pronuncia di una decisione in merito alla controversia. La notificazione o comunicazione deve essere completata in maniera soddisfacente, altrimenti il convenuto/l'imputato potrebbe legittimamente avviare un'azione di ricorso per impugnare qualsiasi decreto emesso sulla base del fatto che l'azione è stata intrapresa senza concedere la possibilità di difesa o addirittura senza che il convenuto/l'imputato ne fosse informato. Se tuttavia è evidente che il convenuto/l'imputato è venuto a conoscenza dell'azione perché è comparso in aula, allora la sua presenza in aula risolve qualsiasi vizio di notificazione o comunicazione.

11 Occorre pagare per ottenere la notificazione o comunicazione di un atto? In caso affermativo, quanto?

Notificazione o comunicazione mediante il servizio postale: posta raccomandata con ricevuta di ritorno secondo i prezzi correnti.

Se la notificazione o comunicazione mediante il servizio postale viene effettuata da un Messenger-at-Arms/uno Sheriff Officer, è previsto un diritto fisso da corrispondere a questi ultimi, fissato dalla legge a seconda delle circostanze del caso.

Notificazione o comunicazione personale: i diritti addebitati da un Messenger-at-Arms/uno Sheriff Officer sono fissati dalla legge a seconda delle circostanze del caso.