Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

Betekening of kennisgeving van een stuk is het overhandigen van een document aan de geadresseerde, volgens de wettelijk voorgeschreven wijze, zodat deze kennis kan nemen van de inhoud. Deze handeling wordt schriftelijk vastgelegd.

De betekening of kennisgeving vindt plaats in opdracht van de rechtbank als een rechtshandeling in het kader van een procedure die ambtshalve wordt verricht (artikel 87 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (WvBR)). De officiële vastlegging van de betekening of kennisgeving is nodig om te kunnen controleren wanneer en aan wie een stuk is betekend. Het bewijs dat de betekening of kennisgeving op de voorgeschreven wijze is verricht, vormt voor bepaalde gevolgen in de procedure een voorwaarde.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

In principe moet formeel betekening of kennisgeving worden gedaan van alle beslissingen van de rechtbank (zoals oproepingen om te verschijnen, beschikkingen, vonnissen), alle processtukken van een partij (bijvoorbeeld het verzoekschrift, verweerschrift, beroepschrift) en van andere (mede) aan de wederpartij gerichte verklaringen.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Het besluitvormend orgaan (rechter, rechterlijk ambtenaar) geeft het bevel voor de betekening of kennisgeving en voor de wijze waarop dat moet worden gedaan. Dit bevel wordt aangeduid als het bevel van betekening of kennisgeving. Het besluitvormingsorgaan vermeldt het bevel op het originele document waarvan betekening of kennisgeving moet worden gedaan. De betekening of kennisgeving zelf wordt door een postdienst verricht. In de regel is dat het Oostenrijkse Postbedrijf, maar het kan ook een andere universele dienstverlener zijn (artikel 2, punt 7, van de betekeningswet (wet betreffende de betekening van documenten) in verbinding met artikel 3, punt 4 van de postmarktwet (wet inzake de postmarkt)). Voor elektronische betekening of kennisgeving door rechtbanken, zie punt 6.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Afhankelijk van de personeelscapaciteit worden eenvoudige zoekopdrachten uitgevoerd, zoals het raadplegen van de bevolkingsregisters (zie verderop onder punt 4.2).

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Ja. Iedereen, waaronder buitenlandse autoriteiten, kan bij de Oostenrijkse autoriteiten van het bevolkingsregister (gemeentebestuur, gemeenteraad, bevoegde districtsbureau) een overzicht van het hoofdadres van een natuurlijk persoon opvragen. Deze gegevens zijn opgenomen in het centrale bevolkingsregister (ZMR). Dit is een openbaar register waarin alle in Oostenrijk ingeschreven personen staan geregistreerd met vermelding van het adres van hun hoofdverblijf, en eventueel het (de) adres(sen) van hun tweede verblijf. Het is in Oostenrijk verplicht om een woning te laten registreren of doorhalen.

Voor het indienen van een dergelijke aanvraag moeten ten minste de volgende gegevens van de gezochte persoon worden verstrekt: voornaam en naam en een aanvullend kenmerk waarmee de identiteit van de persoon duidelijk kan worden vastgesteld (bijvoorbeeld geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit of het vorige adres).

De kosten voor een schriftelijke aanvraag bedragen 14,30 euro. Een mondelinge of elektronische aanvraag met gebruikmaking van een identiteitskaart is kosteloos. U dient ook een federale administratieve heffing van 3,30 euro te betalen.

Meer informatie over het opvragen van huisadressen is te vinden op de volgende internetsite: http://www.help.gv.at onder Dokumente und Recht (documents and legal information) / Personen-Meldeauskunft (personal/registration information).

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

Wanneer de aangezochte autoriteit het verzoek kwalificeert als een verzoek tot het verrichten van een onderzoekshandeling in de zin van artikel1 van de verordening, bijvoorbeeld omdat het achterhalen van het adres noodzakelijk is om een gerechtelijke procedure te kunnen voeren (met name ten behoeve van de betekening of kennisgeving), wordt de procedure van de verordening gevolgd. De autoriteit stelt alles in het werk om met behulp van de beschikbare middelen het huidige adres van de betrokkene te achterhalen, bijvoorbeeld door gegevens bij het centrale bevolkingsregister en andere registers op te vragen.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Iedere betekening of kennisgeving wordt in principe verricht door een postdienst, namelijk het Oostenrijkse Postbedrijf of een andere universele dienstverlener (zie punt 3 hierboven), of door ambtenaren van de rechtbank (artikel 88 van het WvBR).

Betekening of kennisgeving kan echter ook via andere procedures worden verricht, te weten:

Betekening of kennisgeving door openbare bekendmaking overeenkomstig artikel 25 van de betekeningswet en artikel 115 van het WvBR:

De betekening of kennisgeving aan personen met een onbekend bezorgadres, aan meerdere personen die bij de autoriteit niet bekend zijn, of aan personen voor wie geen gemachtigde is benoemd voor de inontvangstneming van stukken geschiedt door plaatsing van een bericht in de gegevensbank van officiële bekendmakingen (“Ediktsdatei”, te vinden op http://www.justiz.gv.at/ onder E-Government/Ediktsdatei).In dit bericht staat vermeld dat het te betekenen document kan worden afgehaald bij de rechtbank. Het bericht moet een samenvatting bevatten van de inhoud van het te betekenen document, met vermelding van de naam van rechtbank waarbij de zaak aanhangig is, de omschrijving van het geschil, de mogelijkheden voor het afhalen van het stuk en de rechtsgevolgen van het bericht. De betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht door de plaatsing van het bericht in de gegevensbank van officiële bekendmakingen.

Betekening of kennisgeving aan een curator (artikel 116 tot en met 118 van het WvBR):

Indien betekening of kennisgeving uitsluitend kan worden verricht via openbare bekendmaking (via de gegevensbank van officiële bekendmakingen), dient de rechtbank, op verzoek of ambtshalve, een curator te benoemen wanneer de betrokkene(n) naar aanleiding van de aan hem (hen) te verrichten betekening of kennisgeving een procedurehandeling moet(en) verrichten ter bescherming van zijn (hun) rechten, met name indien het de betekening of kennisgeving van een oproeping om te verschijnen betreft. De benoeming van de curator moet worden gepubliceerd in de gegevensbank van officiële bekendmakingen (artikel 117 WvBR). De betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht op het moment van overhandiging van het stuk aan de curator (artikel 118 van het WvBR).

Voor elektronische betekening of kennisgeving door rechtbanken, zie punt 6.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

De rechtbanken maken voor de elektronische betekening of kennisgeving van stukken een speciaal systeem, namelijk het e-justitiesysteem. Verplichte deelnemers aan dit systeem zijn: advocaten en raadsmannen in strafzaken, notarissen, kredietinstellingen en andere financiële instellingen, Oostenrijkse verzekeringsmaatschappijen, socialezekerheidsinstellingen, pensioenfondsen, de kas voor verlof en werkloosheidsuitkeringen voor werknemers in de bouwsector, de salariskas voor apothekers, het fonds voor de bescherming van werknemers in geval van faillissement (IEF) en IEF-Service GmbH, de Federatie van Oostenrijkse socialezekerheidsinstellingen, de afdeling van het gespecialiseerde parket in financiële zaken, en de Orden van advocaten. Andere personen kunnen ook gebruik maken van dit systeem maar zijn daartoe niet verplicht.

Indien de betekening of kennisgeving via het e-justitiesysteem wordt verricht, worden elektronisch verstuurde vragen en antwoorden (artikel 89 bis, lid 2, van de wet op de rechterlijke organisatie (Wet RO)) geacht te zijn betekend op de eerstvolgende werkdag nadat zij elektronisch aan de geadresseerde beschikbaar zijn gesteld. Zaterdag wordt niet beschouwd als een werkdag.

Is betekening via het e-justitiesysteem niet mogelijk, dan kan zij ook worden verricht via een elektronische bezorgdienst overeenkomstig de bepalingen van de wet inzake de betekening van documenten (artikel 89 bis, lid 3, van de Wet RO in verbinding met artikel 28 en volgende van de betekeningswet).

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Indirecte betekening of kennisgeving:

Indien de wet betekening of kennisgeving aan een indirecte geadresseerde uitdrukkelijk verbiedt, wordt gesproken van een betekening in persoon. Deze wijze van betekening is slechts in een aantal uitzonderlijke gevallen van toepassing.

In alle overige gevallen is indirecte betekening toegestaan. Dat betekent dat indien de geadresseerde niet aanwezig is op het bezorgadres, de betekening in de regel kan worden verricht aan iedere volwassene die op hetzelfde adres woont als de geadresseerde, of die werknemer of werkgever is van de geadresseerde, en die akkoord gaat met de inontvangstneming van het stuk (artikel 16, lid 2, van de betekeningswet). De wet spreekt op dit punt van "indirect geadresseerde". De wet spreekt op dit punt van "indirect geadresseerde".

Indirecte betekening of kennisgeving is echter slechts toegestaan indien de persoon die de betekening of kennisgeving verricht voldoende reden heeft om aan te nemen dat de geadresseerde regelmatig op het bezorgadres verblijft.

Op grond van artikel 103 van het WvBR is iedere persoon die bij het geschil wederpartij is van de geadresseerde, uitgesloten als indirect geadresseerde.

De indirecte betekening of kennisgeving conform artikel 16, lid 5, van de betekeningswet wordt niet geacht te zijn gedaan indien de geadresseerde niet tijdig kennis heeft kunnen nemen van de kennisgeving of betekening omdat hij niet aanwezig was op het bezorgadres (bijvoorbeeld vanwege een reis, ziekenhuisopname, verblijf in de gevangenis). De betekening of kennisgeving wordt niettemin rechtsgeldig op de dag nadat het stuk naar het verzendadres is teruggestuurd.

In depot geven:

Als de kennisgeving of betekening van het stuk niet op de plaats van bezorging kan gebeuren (omdat noch het adres, noch een vervangende geadresseerde kan worden gevonden), en de persoon die de betekening of kennisgeving verricht, voldoende reden heeft om aan te nemen dat de geadresseerde regelmatig op het bezorgadres verblijft, moet het stuk in depot worden gegeven. Wanneer de betekening of kennisgeving door een postdienst wordt verricht, gebeurt dat in de bedrijfsgebouwen, en in alle andere gevallen op het betrokken gemeentehuis of bij de betrokken autoriteit, als die in dezelfde gemeente ligt (artikel 17, lid 3, van de betekeningswet).

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Zie punt 7.1 en 7.3 hierboven.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

De geadresseerde dient via een bericht (gedeponeerd in de brievenbus of aangeplakt op de toegangsdeur) te worden geïnformeerd dat het stuk is in depot is gegeven. Het bericht dient te vermelden waar het stuk is gedeponeerd, evenals de begin- en einddatum van de afhaaltermijn. Bovendien moet worden gewezen op de gevolgen van het in depot geven van het stuk (artikel 17, lid 2, van de betekeningswet). De afhaaltermijn begint, conform artikel 17, lid 3, van de betekeningswet, te lopen vanaf de eerste dag waarop het document kan worden afgehaald en duurt ten minste twee weken. De betekening van het afgegeven document wordt geacht te zijn verricht op de eerste dag van deze termijn (fictieve betekening of kennisgeving), behalve in het geval waarin de geadresseerde niet tijdig kennis heeft kunnen nemen van de betekening of kennisgeving omdat hij niet op het bezorgadres aanwezig was. Op grond van artikel 17, lid 3, laatste zin, van de betekeningswet wordt de betekening of kennisgeving ook in dit geval rechtsgeldig op de dag nadat het document terug is op het distributiepunt, waar het kan worden afgehaald. Indien het gedeponeerde stuk niet wordt afgehaald (waarmee niets verandert aan het feit dat het deponeren van een stuk geldt als betekening of kennisgeving), wordt het na afloop van de afhaaltermijn teruggestuurd naar de rechtbank die het heeft verzonden.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde of een indirect geadresseerde huisgenoot zonder geldige reden weigert het stuk in ontvangst te nemen, dient het stuk op de plaats van bezorging te worden achtergelaten of, indien dat niet mogelijk is, zonder bericht in depot te worden gegeven. Het stuk dat ter plaatse wordt achtergelaten of in depot wordt gegeven, wordt aldus geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht (artikel 20 van de betekeningswet).

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Verzending per post geschiedt overeenkomstig het Algemeen Postverdrag met een internationale ontvangstbevestiging. Het stuk dient aan de geadresseerde te worden overhandigd of, indien dat niet mogelijk is, aan een andere persoon die gemachtigd is voor de inontvangstneming in overeenstemming met de wet van de lidstaat van bestemming (bijvoorbeeld een gemachtigde die bevoegd is alle post in ontvangst te nemen, indirect geadresseerde). In Oostenrijk zijn de vastgestelde regels in artikel 16 van de betekeningswet van toepassing op de vervangende geadresseerde (zie punt 7.1 hierboven).

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Indien in het Algemeen Postverdrag geen bepalingen zijn opgenomen waarin is vastgesteld of en onder welke voorwaarden een stuk mag worden gedeponeerd, is het nationale recht van de lidstaat van bestemming van toepassing. Het stuk mag op grond van het Oostenrijks recht worden gedeponeerd indien aan de gestelde voorwaarden is voldaan (zie punt 7 hierboven).

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Zie punt 7.3 hierboven.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Ja. De persoon die de betekening of kennisgeving verricht, legt de handeling schriftelijk vast op het bijbehorende ontvangstbewijs (certificaat van betekening of kennisgeving, ontvangstbevestiging). De persoon die het stuk in ontvangst neemt, dient de ontvangst te bevestigen door het bewijs te ondertekenen, met vermelding van de datum. Indien het niet de geadresseerde zelf betreft, dient ook de relatie van de derde persoon tot de geadresseerde te worden vermeld. Indien de geadresseerde weigert de ontvangst te bevestigen, maakt de persoon die de betekening of kennisgeving verricht daarvan aantekening op het ontvangstbewijs met vermelding van de datum en, eventueel, de relatie van deze persoon tot de geadresseerde. Het ontvangstbewijs dient direct naar de afzender te worden gestuurd.

Het is mogelijk om in de plaats van een ontvangstbewijs een elektronische kopie van het ontvangstbewijs of van de inhoud ervan te sturen, mits de autoriteit dat niet heeft uitgesloten door daartoe een nota aan het ontvangstbewijs te bevestigen. Het originele ontvangstbewijs moet ten minste vijf jaar na het versturen van de elektronische kopie worden bewaard en moet onmiddellijk worden verstuurd wanneer de autoriteit daarom verzoekt.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Een betekening of kennisgeving die niet volgens de wettelijke regels is verricht, is ongeldig. Dit kan echter wel worden hersteld. Een onregelmatige betekening wordt allereerst, op grond van de grondregel van artikel 7 van de betekeningswet, geacht te zijn verricht zodra het stuk daadwerkelijk aan de geadresseerde is overhandigd. Indien er een gemachtigde is benoemd voor de inontvangstneming van alle mededelingen, dient deze persoon te worden aangewezen als geadresseerde. Ook in dat geval geldt dat de betekening of kennisgeving alleen wordt geacht te zijn verricht op het moment waarop het stuk daadwerkelijk aan deze gemachtigde is overhandigd. Indien een indirecte betekening of kennisgeving of het deponeren van een stuk niet volgens de voorschriften is gedaan, vanwege het feit dat de geadresseerde, omdat hij niet aanwezig was op de plaats van bezorging, niet tijdig kennis heeft kunnen nemen van de betekening, voorziet de betekeningswet in specifieke regels voor het herstellen van deze onregelmatigheid (artikel 16, lid 5, en artikel 17, lid 3, van de wet inzake betekeningen). De fout wordt met de terugkeer van de geadresseerde op de plaats van bezorging de volgende dag hersteld. In het geval waarin het stuk is gedeponeerd, wordt de fout hersteld wanneer de geadresseerde binnen de afhaaltermijn terugkeert en het gedeponeerde stuk op die dag kan worden afgehaald. Terwijl voor het herstellen van een onregelmatig verrichte indirecte betekening geen vaste termijn geldt, kan een onregelmatig depot niet meer worden hersteld als de geadresseerde pas na afloop van de afhaaltermijn terugkeert. Indien de geadresseerde op tijd terugkeert om het poststuk nog op de eerste dag van de afhaaltermijn te kunnen afhalen, wordt de betekening of kennisgeving geacht die dag te zijn verricht, aangezien de geadresseerde nog over de volledige afhaaltermijn beschikt. Indien hij later terugkeert, wordt de betekening of kennisgeving door depot pas op de dag volgend op zijn terugkeer geacht te zijn verricht. De geadresseerde moet namelijk steeds over de volledige termijnen kunnen beschikken, met name de beroepstermijnen, die vanaf de betekening beginnen te lopen.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Nee.