Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

Concreet wordt onder betekening of kennisgeving verstaan de bezorging aan personen of vennootschappen van documenten met betrekking tot de rechtsvordering of andere processtukken die tegen hen zijn ingebracht. Dit geeft hun de mogelijkheid zich te verweren tegen of te antwoorden op de vordering of op het proces.

Er bestaan specifieke regels[1] voor de betekening of kennisgeving van stukken om te waarborgen dat alle daartoe gerechtigde partijen de wettelijk vereiste stukken ontvangen die betrekking hebben op hen of hun gedragingen, en om ervoor te zorgen dat passende actie mogelijk is, indien de betekening of kennisgeving van dergelijke documenten niet of niet op de juiste wijze is geschied.

[1] CPR, deel 6 bevat de algemene regels voor betekening of kennisgeving; zie verder deel 7.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Alle gerechtelijke stukken, waaronder rechtsvorderingen, verzoekschriften en gerechtelijke uitspraken behoeven formele betekening of kennisgeving volgens de uiteenlopende regels, bijvoorbeeld per post, betekening of kennisgeving via de deurwaarder of andere betekening of kennisgeving in persoon.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

In zaken die vallen onder de bevoegdheid van de County Courts is doorgaans het County Court verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van stukken; in zaken voor het High Court wordt de betekening of kennisgeving veelal door de partijen verzorgd. Indien een partij een document opstelt dat betekening of kennisgeving door de rechtbank behoeft, moet die partij zorgen voor overlegging van een afschrift voor de rechtbank en voor elke partij aan wie betekening of kennisgeving moet geschieden.

De rechter kan bepalen dat iemand anders voor de betekening of kennisgeving verantwoordelijk is. Dat kan de eisende partij zijn of diens vertegenwoordiger of solicitor (type advocaat). Voorts is de rechtbank niet verantwoordelijk voor betekening of kennisgeving indien uit hoofde van een specifieke regel of een dienstvoorschrift bij de regels een partij de betekening of kennisgeving van het betreffende stuk moet verzorgen of de partij ten behoeve van wie de betekening of kennisgeving van het document plaatsvindt, de rechtbank ervan op de hoogte stelt dat zijzelf de betekening of kennisgeving van het stuk wenst te verzorgen.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Nee. Het Verenigd Koninkrijk heeft geen woonplaatsregister in de vorm zoals veel andere lidstaten dat kennen; de aangezochte instantie in Engeland en Wales kan het adres van de persoon aan wie de stukken moeten worden betekend, niet achterhalen. Waar het evenwel de betekening of kennisgeving van stukken aan een onderneming betreft en de ontvangers op het opgegeven adres het betekende stuk weigeren, kan de ontvangende instantie in Engeland en Wales het officiële adres van de onderneming (indien dat anders is dan het opgegeven adres) vaststellen en de stukken vervolgens op dat adres betekenen.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Zoals hierboven opgemerkt kent het Verenigd Koninkrijk geen woonplaatsregister. Om het adres van een persoon te achterhalen, moet een tussenpersoon worden ingeschakeld die de bedoelde persoon kan opsporen. Er zijn ook websites waar bepaalde adresgegevens te vinden zijn. Hieronder volgen enkele voorbeelden van dit soort websites. Op een aantal van deze websites, zoals de eerste met telefoonnummers, is de informatie gratis. Andere brengen kosten in rekening.

Telefoonnummers op British Telecommunications.

Adresgegevens op 192, UKRoll

Personen opsporen op Tracesmart

De statutaire zetel van een bedrijf kan worden gevonden op de website van Companies House. Sommige gegevens over bedrijven zijn gratis, maar voor een meer specifieke zoekopdracht worden kosten in rekening gebracht.

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

Het is niet mogelijk een adres in Engeland en Wales op te vragen op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

De belangrijkste wijze van betekening of kennisgeving in Engeland en Wales is per first-class post. Of andere wijzen van betekening of kennisgeving kunnen worden gebruikt, hangt af van de betreffende procesregels en van dienstvoorschriften. Het kan daarbij gaan om:

1. betekening in persoon (door een bailiff of process server (gerechtsbode of deurwaarder);
2. achterlating van het stuk op een toegestaan adres (zie hieronder);
3. uitwisseling van stukken; of
4. betekening of kennisgeving door middel van fax of een ander elektronisch communicatiemiddel.

Betekening of kennisgeving aan een partij moet geschieden op het door die partij opgegeven adres, bijvoorbeeld dat van de solicitor of vertegenwoordiger van de partij. Indien de partij aan wie betekening of kennisgeving nodig is, geen solicitor heeft die namens haar optreedt of de partij geen adres voor betekening of kennisgeving heeft opgegeven, moet het stuk worden verzonden naar of achtergelaten op een adres dat volgens de procesregels is toegestaan – doorgaans diens laatst bekende of vaste woon- of verblijfplaats of zakelijke adres.

Indien de rechtbank de betekening of kennisgeving van een stuk moet verzorgen, kan zijzelf beslissen over de wijze van betekening of kennisgeving.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

Elektronische betekening of kennisgeving van stukken (met inbegrip van e-mail- en faxberichten) is toegestaan in civiele procedures. Er zijn geen beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd. De partij of haar wettelijke vertegenwoordiger aan wie het stuk moet worden betekend, moet eerder wel schriftelijk hebben laten weten dat zij bereid is elektronische betekening of kennisgeving te aanvaarden.

Er zijn verschillende manieren waarop zij kan laten weten daartoe bereid te zijn. Ten eerste kan de solicitor op zijn briefpapier een faxnummer vermelden. Ten tweede kan hij op zijn briefpapier een e-mailadres vermelden, en bevestigen dat elektronische betekening of kennisgeving mogelijk is. Elektronische betekening of kennisgeving van stukken is ook toegestaan als op de bij het gerecht ingediende memorie of repliek een faxnummer, e-mailadres of ander elektronisch identificatiekenmerk wordt vermeld.

Een partij die wil overgaan tot elektronische betekening of kennisgeving (anders dan per fax), moet de partij voor wie het stuk is bestemd eerst vragen of daar voorwaarden aan zijn verbonden – bijvoorbeeld of het stuk in een specifiek format moet worden verzonden en of er een maximum geldt voor de omvang van eventuele bijlagen.

Als betekening of kennisgeving langs elektronische weg heeft plaatsgevonden, hoeft het stuk daarnaast niet ook nog in een papieren versie te worden verzonden.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Alle informatie over de regels en procedures voor betekening en kennisgeving in Engeland en Wales is te vinden in Part 6 of the Civil Procedure Rules. Als algemene regel geldt dat de eiser het adres van de verweerder voor betekening of kennisgeving moet opgeven, en dat dit normaal gesproken het huidige of laatst bekende adres is van de verweerder, of diens zakelijke adres. Als de eiser er niet in slaagt deze adressen te achterhalen, kan hij ingevolge Part 6.19 vragen om toestemming voor een andere wijze van betekening of kennisgeving op een ander adres. De precieze details zijn afhankelijk van de feiten zoals die aan het gerecht zijn voorgelegd, maar het uitgangspunt is dat met de verzochte wijze van betekening of kennisgeving het proces daadwerkelijk ter attentie van de verweerder moet worden gebracht; zie PD 6A.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Bij een reguliere postdienst of een andere bezorgingsmethode waarbij bezorging op de eerstvolgende werkdag plaatsvindt, wordt betekening of kennisgeving van de stukken geacht te geschieden op de tweede dag nadat zij ter post zijn besteld of zijn achtergelaten, bezorgd bij of opgehaald door de desbetreffende dienstverlener als dat een werkdag is, en anders op de eerstvolgende werkdag daarna. In geval van betekening of kennisgeving per fax of anderszins langs elektronische weg op een werkdag vóór 16.30 uur, wordt betekening of kennisgeving geacht te geschieden op diezelfde dag, en in ieder ander geval op de eerstvolgende werkdag na de dag van verzending. In het geval van een alternatieve wijze van betekening of kennisgeving vermeldt het gerechtelijk bevel zowel de wijze van betekening of kennisgeving als het tijdstip waarop die wordt geacht te hebben plaatsgevonden.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Neerlegging van stukken op een bepaalde plaats (bv. op een postkantoor) behoort niet tot de gangbare alternatieve wijzen van betekening of kennisgeving. Zie onderdeel 8 hieronder voor de manier waarop de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, wordt geïnformeerd als kennisgeving of betekening van stukken per aangetekende post heeft plaatsgevonden, maar de stukken niet in ontvangst zijn genomen.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

De veronderstelde datum van betekening of kennisgeving geldt ook als de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert het in ontvangst te nemen, mits de wijze van betekening of kennisgeving door een gerecht is goedgekeurd.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

De afgifte van aangetekende post door de Royal Mail (de Britse postdienst) geschiedt niet aan een persoon, maar op een adres. Daarom kan het stuk ook in ontvangst worden genomen door een andere persoon dan degene voor wie het is bestemd, als zij op hetzelfde adres wonen.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Als er op het aangezochte adres niemand beschikbaar is om voor ontvangst van de stukken te tekenen, worden ze naar het plaatselijke postkantoor teruggestuurd. Worden de stukken vervolgens niet binnen de uiterste termijn (zie hieronder) afgehaald, dan worden ze naar de afzender teruggestuurd; in dat geval wordt geen betekening of kennisgeving geacht te hebben plaatsgevonden.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Als het niet mogelijk is gebleken om de stukken op het opgegeven adres af te geven, wordt daar een bericht achtergelaten van de poging tot bezorging. Daarin wordt de persoon voor wie het stuk is bestemd, op de hoogte gesteld waar het kan worden afgehaald en wanneer dat uiterlijk moet gebeuren. Aangetekende post uit het Verenigd Koninkrijk moet binnen een week worden afgehaald. Voor internationale aangetekende post geldt een termijn van drie weken.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

De rechtbank registreert het feit dat kennisgeving of betekening van een stuk heeft plaatsgevonden. Van stukken waarbij de betekening of kennisgeving per post is geschied, wordt aangenomen dat betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden, tenzij ze onbestelbaar via de post retour komen.

Indien de eiser betekening of kennisgeving van een stuk heeft verzorgd, moet hij binnen zeven dagen een certificaat van betekening of kennisgeving aan de rechtbank overleggen. Daarop moet staan vermeld dat het stuk niet onbestelbaar retour is ontvangen en moeten bijzonderheden worden verstrekt over de wijze en datum van betekening of kennisgeving.

Na ontvangst van een gedinginleidend stuk heeft de schuldenaar 14 dagen om op de vordering te reageren. Als hij het formulier ter ontvangstbevestiging inzendt, wordt de termijn om te reageren verlengd tot 28 dagen vanaf de datum van de betekening of kennisgeving van de bijzonderheden van de vordering.

Indien stukken in persoon worden betekend, wordt een schriftelijke vastlegging in de vorm van een al dan niet beëdigd certificaat van betekening of kennisgeving opgesteld, met vermelding van de datum en tijd van de betekening of kennisgeving. Dit dient als bewijs van betekening of kennisgeving indien de ontvanger de ontvangst van dergelijke stukken ontkent.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Indien iemand ontdekt dat hij niet de wettelijk vereiste stukken die hem rechtens toekomen, heeft ontvangen, kan hij contact opnemen met de andere partij of haar solicitor of met de rechtbank om te vorderen dat hij deze stukken alsnog ontvangt. Indien er tijdens de procedure al rechterlijke bevelen of rechterlijke uitspraken zijn gedaan, kan hij een verzoekschrift tot intrekking indienen op grond van het feit dat geen betekening of kennisgeving van de stukken heeft plaatsgevonden.

Indien een partij de betekening of kennisgeving van stukken accepteert buiten de gestelde minimumperiode voor kennisgeving, kan de betekening of kennisgeving alsnog als geldig worden beschouwd. Indien de betekening of kennisgeving van stukken ongeldig blijkt te zijn, kan opnieuw worden getracht om betekening of kennisgeving van de stukken te doen plaatsvinden. Ook kan de rechtbank onder bepaalde omstandigheden dispensatie verlenen van de betekening of kennisgeving van stukken.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

De kosten van de betekening of kennisgeving van stukken per post maken deel uit van de normale griffierechten. Indien voor bepaalde stukken betekening of kennisgeving in persoon door een gerechtsbode of deurwaarder nodig is, hangen de kosten daarvan af van de aard van het proces en van de vraag of er gebruik wordt gemaakt van een gerechtsbode of deurwaarder.