Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

Betekenen is het bezorgen van stukken aan een bepaalde persoon of rechtspersoon op een manier die controleerbaar is met inachtneming van de wettelijke regels wat betreft de vorm. Het doel van de regels voor betekening is zo veel mogelijk te garanderen dat de stukken op betrouwbare wijze aan de betrokken persoon worden bezorgd en dat dit kan worden gecontroleerd.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Het gaat over het algemeen om documenten die betrekking hebben op gerechtelijke procedures, zoals dagvaardingen en oproepingen van getuigen. Betekening kan ook vereist zijn voor andere dan gerechtelijke documenten, zoals testamenten.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

In een rechtszaak is de rechtbank in de regel verantwoordelijk voor het betekenen van stukken. De rechtbank kan op verzoek van een belanghebbende partij de betekening aan die partij overlaten, als zij meent dat daarvoor een geldige reden is.

In andere gevallen is de partij in het belang van wie de betekening wordt gedaan, verantwoordelijk voor de betekening.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Ja. De gerechtsdeurwaarders van de districtsrechtbank hebben toegang tot het systeem van het bevolkingsregister en daarin kunnen zij de meest actuele adresgegevens controleren.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Via de adressendienst (osoitepalvelu) kan worden gezocht naar de actuele adressen van bijna alle personen die duurzaam in Finland verblijven. De informatie van de dienst is gebaseerd op de gegevens uit het systeem van het bevolkingsregister dat wordt bijgehouden door het agentschap voor diensten inzake digitale en bevolkingsgegevens (Digi- ja väestötietovirasto).

Er kan naar een adres worden gezocht op basis van de naam en voornaam van de persoon in kwestie. Daarvoor kan zowel de vorige als de huidige naam worden gebruikt. Om zoekopdrachten nauwkeuriger te kunnen uitvoeren, kan gebruik worden gemaakt van aanvullende gegevens, zoals de leeftijd, de geboortedatum of de huidige of voormalige woonplaats van een persoon.

De dienst verstrekt adressen van individuele personen die duidelijk zijn geïdentificeerd van boven de vijftien jaar en die niet hebben aangegeven dat hun adres niet mag worden verstrekt.

De adressendienst in het Fins: Tel. 0600 0 1000,

De adressendienst in het Zweeds: Tel. 0600 0 1001,

Deze diensten zijn dagelijks beschikbaar van 8:00 tot 22:00 uur.

De dienst kost 2,5 euro per minuut + de kosten voor het gebruik van de vaste telefoon/mobiele telefoon en de kosten voor de wachttijd van de vaste telefoon/mobiele telefoon (1,98 euro per minuut per 16.5.2020).
De telefonische dienst kan alleen vanuit Finland worden gebruikt.

Adresgegevens kunnen ook worden opgevraagd door een e-mail te sturen naar het agentschap voor diensten inzake digitale en bevolkingsgegevens. De gegevens kunnen worden aangeleverd in het Fins, Zweeds of Engels via het adres: vtj-todistus@dvv.fi. De aanvraag kan ook schriftelijk worden ingediend via het postadres van het agentschap voor diensten inzake digitale en bevolkingsgegevens, PL 123, 00531 Helsinki. Voor de dienst wordt een vergoeding in rekening gebracht. Het doel waarvoor de adresgegevens worden opgevraagd, moet in het verzoek worden vermeld.

Adressen kunnen ook worden gevonden door te zoeken naar bedrijfsgegevens.

Het Finse octrooi- en registratiebureau (Patentti- ja rekisterihallitus - PRH) en de Finse belastingdienst (Verohallinto) hebben een gemeenschappelijke dienst voor het zoeken naar informatie over bedrijven en organisaties, te vinden op https://www.ytj.fi/. De dienst is beschikbaar in het Fins, Zweeds en Engels. Meer informatie kan worden gevonden op de volgende adressen: https://www.prh.fi/fi/index.html (Fins), https://www.prh.fi/sv/index.html (Zweeds) en https://www.prh.fi/en/index.html (Engels)

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad is niet de belangrijkste procedure voor het verkrijgen van adresgegevens.

Zie het antwoord op vraag 4.2 over het achterhalen van adresgegevens van particulieren en bedrijven in Finland.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Overeenkomstig artikel 3 van het wetboek van procesrecht (Oikeudenkäymiskaari 4/1734) geldt dat wanneer in een gerechtelijke procedure de stukken door de rechtbank worden betekend, de betekening in de regel door verzending per post geschiedt. Het poststuk kan met een ontvangstbevestiging naar het postkantoor of rechtstreeks naar het adres van de geadresseerde worden gestuurd. In dat laatste geval wordt een ontvangstbevestiging bij het poststuk gevoegd dat door de geadresseerde aan de rechtbank moet worden teruggestuurd. Een gerechtelijk stuk dat geen dagvaarding is of een eerste verzoek om een antwoord, kan ook per gewone post worden verstuurd naar het adres dat door de betreffende partij aan de rechtbank is opgegeven. Een stuk dat per gewone post is verstuurd, wordt zeven dagen nadat het stuk aan de postdienst is overhandigd geacht door de geadresseerde te zijn ontvangen.

Artikel 4 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat het stuk door een gerechtsdeurwaarder wordt betekend als de betekening per post naar alle waarschijnlijkheid niet zal slagen.

Artikel 2 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat de rechtbank, met instemming van een belanghebbende partij, de betekening aan die partij kan overlaten, als de rechtbank meent dat daarvoor een geldige reden is. De rechtbank informeert de betreffende partij over de uiterste datum waarop de betekening moet geschieden en het certificaat naar de rechtbank moet worden teruggestuurd. Artikel 4 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat de betekening in dat geval door een gerechtsdeurwaarder wordt verricht.

Artikel 4 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat in het geval waarin de rechtbank de betekening heeft overgelaten aan een betrokken partij en die partij wordt vertegenwoordigd door een advocaat of een juridisch adviseur van de overheid, laatstgenoemde het stuk ook aan de geadresseerde in persoon overhandigen. De geadresseerde ondertekent dan het certificaat van betekening. Deze wijze van betekening kan niet worden gebruikt in strafzaken.

Documenten anders dan gerechtelijke stukken worden op verzoek van een autoriteit of een particulier door een gerechtsdeurwaarder betekend.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

Artikel 3b van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat indien de rechtbank verantwoordelijk is voor de betekening en de zaak betrekking heeft op de vergoeding van een bepaald bedrag, de teruggave van een bezit, het herstel van een onderbroken toestand of een uitzetting, waarbij de eiser verklaart dat hij de zaak niet als een geschil beschouwt, de betekening ook per telefoon kan worden gedaan. Een aanvullende voorwaarde daarbij is dat telefonische betekening passend moet zijn gelet op de aard en omvang van het document, en bovendien moet de geadresseerde de informatie per telefoon kunnen ontvangen en het belang van de betekening begrijpen, zonder dat daar enige twijfel over bestaat. Na de betekening van een document per telefoon, wordt het document onverwijld per post of als elektronisch bericht naar het door de geadresseerde opgegeven adres gestuurd, tenzij dat om een bijzondere reden duidelijk niet nodig is. Van een telefonische betekening wordt eveneens schriftelijk bewijs vastgelegd.

Artikel 3 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat indien de rechtbank of de officier van justitie verantwoordelijk is voor de betekening, het document kan worden betekend door het als elektronisch bericht aan de betrokken partij te sturen op de wijze zoals aangegeven door die partij, indien kan worden aangenomen dat de geadresseerde zal worden geïnformeerd over het document en dat hij de ontvangstbevestiging vóór de uiterste termijn terugstuurt.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Artikel 7 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat als de gerechtsdeurwaarder, met het oog op een betekening, een persoon heeft gezocht met een bekende verblijfplaats in Finland, maar er niet in geslaagd is deze persoon te bereiken noch een andere persoon die gemachtigd is voor zijn rekening het te betekenen document te ontvangen, en er op basis van bevindingen kan worden aangenomen dat de geadresseerde de betekening ontwijkt, de gerechtsdeurwaarder de te betekenen documenten mag overhandigen aan een huisgenoot die ouder is dan vijftien jaar of – indien de geadresseerde een bedrijf heeft – aan een werknemer van dat bedrijf. Als de documenten aan geen van deze personen kunnen worden overhandigd, kan de betekening plaatsvinden door de documenten te overhandigen aan de plaatselijke politie.

Als de in alinea 1 genoemde procedure wordt gevolgd, moet de gerechtsdeurwaarder de geadresseerde hiervan in kennis stellen door per post een bericht naar zijn adres te sturen. De betekening wordt geacht te zijn verricht zodra het in alinea 2 bedoelde bericht ter bezorging aan de postdienst is overhandigd.

In een strafzaak mag de dagvaarding niet op de in dit artikel genoemde wijze aan de geadresseerde worden betekend.

Artikel 9 van het wetboek van procesrecht (4/1734) bepaalt dat als de geadresseerde een onbekende verblijfplaats heeft, de rechtbank het document door openbare bekendmaking betekent. In een strafzaak mag de dagvaarding niet via openbare bekendmaking aan de geadresseerde worden betekend.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Zie het antwoord op vraag 7.1.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Zie het antwoord op vraag 7.1.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde de betekende stukken niet afhaalt of weigert een stuk in ontvangst te nemen dat ter betekening per post met ontvangstbevestiging is verzonden, wordt het verzoekschrift teruggestuurd naar de afzender. In dat geval wordt de betekening niet geacht te zijn verricht (zie bijvoorbeeld Beslissing 50:1997 van het Hooggerechtshof (korkein oikeus)). Ingeval de postdienst het te betekenen stuk rechtstreeks naar het huisadres heeft gestuurd, wordt de betekening niet geacht te zijn verricht als de geadresseerde de ondertekende ontvangstbevestiging niet naar de rechtbank heeft teruggestuurd.

De geadresseerde mag een stuk dat door een gerechtsdeurwaarder wordt betekend alleen weigeren indien aan een aantal wettelijk vastgestelde voorwaarden is voldaan. De geadresseerde mag de betekening met name weigeren indien de stukken niet zijn opgesteld in het Fins, Zweeds of in een andere taal die hij begrijpt (zie bijvoorbeeld de wet inzake internationale wederzijdse rechtshulp in strafzaken (Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa) of de wet betreffende de erkenning en de tenuitvoerlegging van vonnissen in burgerlijke en handelszaken (Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla).

Indien de weigering is gebaseerd op een wettelijke grond, stuurt de gerechtsdeurwaarder de stukken terug. In dat geval stelt de gerechtsdeurwaarder een schriftelijk bericht op waarin wordt verklaard dat de geadresseerde heeft geweigerd het stuk in ontvangst te nemen, met vermelding van de reden van de weigering.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Wanneer stukken ter betekening per post met ontvangstbevestiging naar Finland worden gestuurd, worden deze bewaard door het postkantoor dat de geadresseerde informeert dat er een poststuk voor hem binnen is dat kan worden afgehaald. De stukken kunnen alleen door de geadresseerde zelf of door een door hem daartoe gemachtigde persoon bij het postkantoor worden afgehaald. Indien de autoriteit die de betekening verzoekt dat aangeeft, worden de stukken uitsluitend aan de geadresseerde zelf overhandigd.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Indien de geadresseerde de stukken niet bij het postkantoor afhaalt, worden ze teruggestuurd aan de afzender.

De afzender mag de stukken dan tezamen met het verzoek om betekening sturen naar de rechtbank van het district (käräjäoikeus) waarin de woon- of verblijfplaats van de geadresseerde ligt. Na ontvangst van het verzoek doen de gerechtsdeurwaarders van de districtsrechtbank het nodige om de documenten aan de geadresseerde in persoon te kunnen betekenen.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Het postkantoor stuurt de geadresseerde een bericht met de mededeling dat er een poststuk voor hem is binnengekomen dat kan worden afgehaald bij het postkantoor. Het bericht vermeldt tevens de uiterste datum waarop de geadresseerde het stuk kan afhalen.

Het postkantoor bewaart de stukken gedurende de week waarin ze zijn ontvangen plus nog eens twee (2) volledige kalenderweken.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

De gerechtsdeurwaarder draagt het bewijs aan dat de betekening is verricht. Ook indien de betekening per post is gedaan, wordt er een certificaat verstrekt.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Indien de betekening niet volgens de regels is verlopen en de betrokken partij niet op de rechtbank is verschenen of niet het vereiste verweerschrift heeft ingediend, moeten de stukken opnieuw worden betekend. Is de onregelmatigheid van geringe betekenis, dan hoeven de stukken niet opnieuw te worden betekend.

Indien de betrokken partij stelt dat de stukken niet juist zijn betekend, wordt de zaak uitgesteld, tenzij dit niet noodzakelijk wordt geacht omdat de onregelmatigheid van geringe betekenis is.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Een betekening die is verricht door een gerechtsdeurwaarder kost 80 euro.