Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

Betekening is de in wettelijk voorgeschreven vorm uit te voeren en vast te leggen bekendmaking van schriftelijke verklaringen en beslissingen. Onder bekendmaking wordt verstaan het verschaffen van de mogelijkheid tot kennisneming.

De betekening is bedoeld om het recht van hoor en wederhoor en een eerlijk proces te garanderen. De betekening moet ervoor zorgen dat de geadresseerde daadwerkelijk van een gerechtelijke procedure kennisneemt, of moet tenminste de mogelijkheid tot ongestoorde kennisneming garanderen. Doel van elke kennisgeving is dan ook de bekendmaking van de inhoud aan de geadresseerde. Daadwerkelijke kennisneming wordt aan de geadresseerde overgelaten.

Degene die een stuk laat betekenen, moet de mogelijkheid hebben het tijdstip en de wijze van overhandiging van een document aan de geadresseerde aan te tonen. De rechtszekerheid vereist dit.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Welke documenten formeel moeten worden betekend, is niet uitputtend in de wet geregeld.

Ambtshalve moeten die documenten worden betekend waarvan de betekening wettelijk is voorgeschreven of door de rechtbank is bevolen (§166, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (WvRV (Zivilprozessordnung – ZPO)).

Een betekening op vordering van de partijen vindt plaats wanneer deze wettelijk is voorgeschreven, zoals bij beslaglegging, een voorlopige voorziening of een beslissing tot verpanding of overwijzing (§191 WvRV).

Formele betekening is altijd nodig wanneer dat doelmatig is en de rechtszekerheid dit vereist, bijvoorbeeld omdat pas door de feitelijke kennisgeving rechten ontstaan of termijnen ingaan. Van rechtswege moeten daarom bijvoorbeeld dagvaardingen of vonnissen en rechterlijke beslissingen waartegen onmiddellijk in beroep kan worden gegaan, worden betekend.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Er moet onderscheid worden gemaakt tussen ambtshalve betekening en betekening op vordering van de partijen.

Bij de ambtshalve betekening geschiedt de betekening in beginsel door de griffie van de rechtbank waarbij de procedure reeds en nog steeds aanhangig is (§168, lid 1, WvRV). De griffie heeft de bevoegdheid om naar eigen inzicht de meest geschikte wijze van betekening te kiezen.

De griffiemedewerker beschikt hierbij over de volgende mogelijkheden:

• hij kan bijvoorbeeld betekenen aan een advocaat tegen ontvangstbevestiging (§174 WvRV);
• hij kan het document aan de geadresseerde of zijn wettelijke vertegenwoordiger betekenen door het document ter griffie van de rechtbank te overhandigen (§173 WvRV);
• hij kan een postdienst met de uitvoering van de betekening belasten. Postdienst verwijst in Duitsland naar elke onderneming die een vergunning heeft om postdiensten te verlenen, afgegeven door het Federaal Agentschap Netwerken (Bundesnetzagentur). Daarbij kan hij, als bijzondere ondercategorie, kiezen voor betekening door middel van een aangetekende brief met ontvangstbevestiging (§175 WvRV);
• hij kan een justitiemedewerker met de uitvoering van de betekening belasten.

In enkele bij de wet voorgeschreven gevallen is de rechter bevoegd om betekening te gelasten, bijvoorbeeld bij betekening in het buitenland (§§183 en 184) of bij openbare betekening (§§186 en 187 WvRV).

Betekening op vordering van de partijen gebeurt in beginsel door de gerechtsdeurwaarder. Deze krijgt zijn opdracht hetzij rechtstreeks van de partijen, hetzij via de griffie van de rechtbank waar de zaak aanhangig is (§192, lid 3, WvRV).

De gerechtsdeurwaarder kan op zijn beurt een postdienst met de uitvoering van de betekening belasten (§194 WvRV).

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Indien de geadresseerde van het te betekenen stuk niet meer woont op het adres woont dat staat vermeld in de aanvraag om betekening, spant de Duitse ontvangende autoriteit zich over het algemeen in om het huidige adres te achterhalen. Dat gebeurt niet alleen in het geval waarin de geadresseerde is verhuisd, maar ook wanneer de aanvraag om betekening een onvolledig of foutief adres bevat. De autoriteit verricht deze dienst echter op vrijwillige basis en heeft daartoe geen verplichting.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Buitenlandse overheidsinstanties en buitenlandse particulieren mogen op grond van artikel 44 van de federale burgerregistratiewet (Bundesmeldegesetz – BMG) bepaalde gegevens van een persoon opvragen bij de Duitse registratieautoriteiten zonder hiervoor de reden te hoeven opgeven. Deze gegevens worden verstrekt door middel van een eenvoudig uittreksel uit het bevolkingsregister.

Het eenvoudig uittreksel uit het bevolkingsregister bevat de volgende gegevens:

● de naam;

● de voornamen, met vermelding van de roepnaam;

● een academische titel;

● de huidige adressen, en

● eventueel een vermelding wanneer de persoon is overleden.

De aanvraag moet worden ingediend bij de bevoegde registratieautoriteit. Over het algemeen is dat het gemeentehuis of het stadskantoor (Bürgeramt) in de woonplaats van de persoon in kwestie. Steeds meer gemeenten bieden de mogelijkheid om informatie via internet op te vragen.

Voor het uittreksel uit het bevolkingsregister is een vergoeding verschuldigd. De hoogte van de vergoeding verschilt per deelstaat.

Het uittreksel uit het bevolkingsregister kan alleen worden afgegeven indien de verzoekende instantie voldoende gegevens verstrekt waarmee de identiteit van de gezochte persoon nauwkeurig kan worden vastgesteld; het is niet mogelijk een overzicht met zoekresultaten te sturen. Bovendien moet de persoon of instantie die om de informatie verzoekt, verklaren dat hij/zij de gegevens niet zal gebruiken voor reclame of voor de verkoop van adressenbestanden.

Een uittreksel uit het bevolkingsregister mag niet worden afgegeven, indien de verstrekking van gegevens van de betrokken persoon is geblokkeerd overeenkomstig artikel 51 van de federale burgerregistratiewet of een kennisgeving van voorwaardelijke niet-bekendmaking is gedaan overeenkomstig artikel 52 van die wet, en indien inbreuk op beschermde belangen niet kan worden uitgesloten.

In geval van activiteiten die deels of geheel onder de werkingssfeer van het EU-recht vallen, mogen fundamentele gegevens die buiten die sfeer vallen, krachtens artikel 35 van de burgerregistratiewet worden doorgegeven aan overheidsinstanties in andere lidstaten van de Europese Unie, overheidsinstanties in andere landen die partij zijn bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, instellingen en organen van de Europese Unie of de instellingen en organen van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, voor zover de verzoeker deze gegevens nodig heeft voor het vervullen van zijn taken.

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

In Duitsland wordt het zoeken van een adres in de regel niet beschouwd als een taak van de rechtbank.

Aangezien de buitenlandse overheidsinstanties en buitenlandse particulieren zelf rechtstreeks een eenvoudig uittreksel uit het bevolkingsregister kunnen aanvragen, is het niet nodig om een verzoek overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1206/2001 in te dienen.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

In de praktijk is de ambtshalve betekening de meest voorkomende wijze van betekening. Deze wordt gewoonlijk door een postdienst uitgevoerd. De griffiemedewerker geeft de postdienst opdracht tot betekening en overhandigt het te betekenen document in een verzegelde envelop en met een voorgedrukt formulier voor exploot (§176 WvRV). De postmedewerker voert de betekening vervolgens uit. Daarbij moet het document bij voorkeur rechtstreeks aan de geadresseerde worden betekend; het stuk moet hem dus persoonlijk worden overhandigd. Deze overhandiging kan overal plaatsvinden en de postmedewerker is dus niet aan bepaalde plaats gebonden voor het verrichten van de betekening (§177 WvRV).

Onder geadresseerde in bovenstaande zin wordt verstaan de persoon voor wie het document bestemd is, zijn wettelijke (§170 WvRV) of gevolmachtigde vertegenwoordiger (§171 WvRV).

De postmedewerker vult na de betekening het voorbedrukte exploot in en stuurt dit als bewijs van de betekening onverwijld aan de griffie van de rechtbank terug.

Wordt de partij door een advocaat vertegenwoordigd, dan wordt het document doorgaans aan de advocaat betekend tegen ontvangstbevestiging (§§171 en 174 WvRV). De advocaat stuurt na ontvangst van het document de door hem ondertekende bevestiging terug naar de rechtbank.

Indien beide partijen door een advocaat zijn vertegenwoordigd, kan de ene advocaat aan de andere advocaat betekenen (§195 WvRV). Dit geldt ook voor documenten die ambtshalve moeten worden betekend en er niet tegelijkertijd ook een gerechtelijk bevel aan de wederpartij moet worden meegedeeld. In het document zelf moet worden verklaard dat de betekening door de ene advocaat aan de andere is verricht. Ook hier geldt dat de ontvangstbevestiging, voorzien van datum en handtekening, geldt als bewijs van de betekening.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

Gerechtelijke stukken mogen in alle civiele procedures op elektronische wijze worden betekend. Het document moet ten behoeve van de verzending zijn voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening en zijn beveiligd om onbevoegde toegang door derden te voorkomen. Voor het versturen van documenten kan echter ook gebruik worden gemaakt van het beveiligde e-mailsysteem De-Mail in de zin van artikel 1 van de wet betreffende het De-Mail-systeem (De-Mail-Gesetz). Elektronische documenten moeten worden aangeleverd via een beveiligd transmissiekanaal (De-Mail, speciale e-mailboxen) en zijn beveiligd om onbevoegde toegang door derden te voorkomen. Alle advocaten, notarissen, deurwaarders, belastingadviseurs, andere personen die gelet op hun functie worden geacht buitengewoon betrouwbaar te zijn, en overheidsinstanties, -organen of -instellingen zijn verplicht een beveiligde transmissieroute open te stellen voor elektronisch betekende documenten. Elektronische betekening aan andere procespartijen is alleen mogelijk indien zij uitdrukkelijk hebben ingestemd met de verzending van elektronische documenten.

Betekening aan advocaten, notarissen, deurwaarders, belastingadviseurs, andere personen die gelet op de aard van hun beroep worden geacht uiterst betrouwbaar te zijn, en overheidsinstanties, -organen of -instellingen mag tevens per fax worden verricht.

De ontvangstbevestiging voorzien van datum en handtekening van de geadresseerde geldt als voldoende bewijs van betekening. De ontvangstbevestiging kan op papier, per fax of als elektronische document naar de rechtbank worden teruggestuurd.

Betekening per sms is niet toegestaan.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Wanneer een rechtstreekse betekening aan de geadresseerde niet mogelijk is, is een zogenaamde vervangende betekening (“Ersatzzustellung”) mogelijk.

Vervangende betekening aan een “plaatsvervangend geadresseerde”

De eerste mogelijkheid is een vervangende betekening in de woning, in de bedrijfsruimten of in een gemeenschappelijke instelling (§178 WvRV). Dit wil zeggen dat een vervangende betekening mogelijk is wanneer de persoon aan wie de betekening moet worden verricht, niet wordt aangetroffen in zijn woning, de bedrijfsruimten of de gemeenschappelijke instelling waar hij woont.

De vervangende betekening geschiedt door overhandiging van het document aan een van de volgende personen:

• in het woonhuis van de geadresseerde: aan een volwassen familielid, een huisbediende van de familie of een volwassen permanente medebewoner;
• in de bedrijfsruimten van de geadresseerde: aan een daar in dienst zijnde persoon;
• in gemeenschappelijke instellingen: aan de leidinggevende of een daartoe gemachtigde vertegenwoordiger.

Betekening aan de genoemde personen is echter niet toegestaan indien zij als wederpartij van de geadresseerde bij de procedure betrokken zijn.

Vervangende betekening door deponeren in de brievenbus

Indien de vervangende betekening in de woning of de bedrijfsruimten onuitvoerbaar is gebleken, kan deze geschieden door deponeren in de brievenbus (§180 WvRV). Het document moet hiertoe worden gedeponeerd in de brievenbus behorend bij de woning of de bedrijfsruimten van de geadresseerde.

Vervangende betekening door neerlegging

Wanneer vervangende betekening niet mogelijk is in de instelling waar de geadresseerde woont en evenmin door het deponeren in de brievenbus, kan vervangende betekening plaatsvinden door neerlegging van het te betekenen document (§181 WvRV).

Deze neerlegging is mogelijk hetzij bij de griffie van het kantongerecht (Amtsgericht) van het district waarin de plaats van betekening is gelegen, hetzij — wanneer een postdienst met de uitvoering van de betekening is belast — op een door de postdienst bepaald afhaalpunt in de gemeente van betekening of in de gemeente waar de rechtbank is gezeteld.

Er moet een schriftelijke mededeling van de neerlegging aan de geadresseerde worden gedaan op een wijze die bij normale brieven gebruikelijk is. Indien dit niet mogelijk is, moet de mededeling aan de deur van de woning, de bedrijfsruimte of de instelling worden bevestigd.

Het neergelegde document moet drie maanden worden bewaard. Indien het niet document niet binnen deze termijn wordt afgehaald, moet het aan de afzender worden teruggestuurd.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

In het geval van vervangende betekening in de woning, in de bedrijfsruimten of in een gemeenschappelijke instelling (§178 WvRV), wordt de betekening geacht te zijn verricht nadat het document aan de plaatsvervangend geadresseerde is overhandigd.

In geval van vervangende betekening door deponeren in de brievenbus (§180 WvRV) wordt de betekening geacht te zijn verricht nadat het document in de brievenbus is gedeponeerd.

In geval van vervangende betekening door neerlegging (§181 WvRV) wordt de betekening geacht te zijn verricht na achterlating van de mededeling van de neerlegging.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Er moet een schriftelijke mededeling in de vorm van een modelformulier naar het adres van de geadresseerde worden gestuurd op de wijze die gewoonlijk wordt gebruikt voor gewone brieven. Indien dit niet mogelijk is, moet de mededeling aan de deur van de woning, de bedrijfsruimte of de instelling waar hij woont worden bevestigd.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Ingeval de geadresseerde thuis is maar weigert het document in ontvangst te nemen, zijn er de volgende mogelijkheden:

• indien de weigering gerechtvaardigd is, moet opnieuw betekening worden gedaan. Een weigering is bijvoorbeeld gerechtvaardigd bij een onjuist adres of een onnauwkeurige aanduiding van de geadresseerde;
• indien de weigering niet gerechtvaardigd is, moet het document in de woning of de bedrijfsruimte worden achtergelaten. Indien de geadresseerde geen woonhuis of bedrijfsruimten heeft, moet het document aan de afzender worden teruggestuurd. Indien de inontvangstneming ten onrechte is geweigerd, wordt de betekening niettemin geacht te zijn verricht (§179 WvRV).

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Volgens de jurisprudentie van het Europees Hof van Justitie (arrest van 2 maart 2017 in zaak C-354/15 – Henderson) vindt betekening krachtens artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken ook plaats middels doorgifte aan een derde zolang zij plaatsvindt bij de woning van de geadresseerde. Dit is enkel van toepassing indien het volwassen personen betreft die zich in de woning van de beoogde ontvanger bevinden, wanneer de betekening plaatsvindt, ongeacht of zij familieleden zijn die op hetzelfde adres wonen of personen die bij betrokkene in dienst zijn. Overeenkomstig artikel 18-003, lid 4, onder 1), van de Regeling Brievenpost van het Algemeen Postverdrag mag de ontvangstbevestiging ook worden ondertekend door een andere persoon die op grond van de nationale bepalingen bevoegd is het poststuk in ontvangst te nemen. (Deutsche Post AG, de “aangewezen aanbieder” voor de verzorging van internationale zendingen, spreekt op dit punt van “plaatsvervangend geadresseerde” (Ersatzempfänger), waarvan een definitie is opgenomen in de algemene verkoopvoorwaarden voor binnenlandse brieven (Allgemeine Geschäftsbedingungen Brief National)). Voorts staan de personen die mogen fungeren als plaatsvervangend geadresseerde vermeld in artikel 178 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering en worden zij ook genoemd onder punt 7.1 hierboven.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Overeenkomstig artikel 19-104, lid 5, onder 3), van de aanvullende bepalingen van de Regeling Brievenpost van het Algemeen Postverdrag moet de postdienst een poststuk dat niet kon worden bezorgd bewaren. Deutsche Post AG overhandigt een aangetekend poststuk alleen aan de geadresseerde in persoon of aan een persoon die door de geadresseerde schriftelijk is gemachtigd. In zijn arrest van 2 maart 2017 in zaak C-354/15 – Henderson stelt het Europees Hof van Justitie dat een betekening krachtens artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken enkel als verricht kan worden beschouwd als de ontvangstbevestiging of een equivalent daarvan is geschied door de geadresseerde of een plaatsvervangend geadresseerde. Als het verzonden document niet wordt afgehaald, wordt de betekening derhalve verondersteld niet te hebben plaatsgevonden.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Overeenkomstig artikel 19-104, lid 5, onder 3), van de aanvullende bepalingen van het Algemeen Postverdrag wordt de bewaartermijn vastgesteld in de nationale regelgeving. De termijn mag echter niet langer zijn dan een maand. In zeer uitzonderlijke gevallen mag de termijn maximaal twee maanden zijn. Nadat een bericht aan de geadresseerde is achtergelaten, bewaart Deutsche Post AG bewaart het poststuk gedurende een week. De postmedewerker laat een bericht achter in de brievenbus van de geadresseerde waarin staat vermeld waar en wanneer het poststuk kan worden afgehaald.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Ja. Als bewijs van betekening moet door middel van een voorbedrukt formulier een exploot worden opgesteld en onmiddellijk aan de griffie van de rechtbank worden teruggestuurd (§182 WvRV). Dit exploot bevat alle gegevens die nodig zijn om te kunnen aantonen dat de betekening is verricht, in het bijzonder:

• de persoon aan wie moet worden betekend;
• de persoon aan wie het document is overhandigd;
• de plaats, de datum, en op bevel van de rechtbank ook het tijdstip van de betekening;
• de voor- en achternaam van de betekenaar, en eventueel de met de uitvoering belaste onderneming of ontvangende instantie.

Wanneer betekening op verzoek van de partijen gebeurt, moet het exploot worden overhandigd aan de partij op verzoek van wie de betekening is verricht (§193, lid 3, WvRV).

In geval van een vervangende betekening zijn enkele bijzonderheden van toepassing. De reden voor de vervangende betekening moet altijd in het exploot worden vermeld. Indien de vervangende betekening is verricht door neerlegging, moet in het exploot worden vermeld op welke wijze de schriftelijke mededeling van die neerlegging is overhandigd. Indien de ontvangst van het document ten onrechte is geweigerd, moet in het exploot worden vermeld wie de ontvangst heeft geweigerd en of het poststuk op de plaats van betekening is achtergelaten of naar de afzender is teruggestuurd.

In bepaalde bij wet vastgelegde gevallen is geen exploot als bewijs vereist:

• in geval van betekening door overhandiging aan de griffie van de rechtbank geldt de vermelding in het dossier en op het document dat de betekening is verricht en wanneer, als bewijs van betekening (§173, tweede zin, WvRV);
• bij betekening aan een advocaat volstaat een ontvangstbevestiging van de advocaat als bewijs (§174, leden 1 en 4, WvRV);
• in geval van betekening door middel van een aangetekende brief met ontvangstbevestiging, volstaat de ontvangstbevestiging als bewijs (§175, tweede zin, WvRV);
• dit geldt ook wanneer een betekening in het buitenland wordt verricht per aangetekende brief met ontvangstbevestiging (§183, lid 2, punt 1, tweede zin, en lid 5, eerste zin, WvRV);
• bij betekening in het buitenland met hulp van de autoriteiten van de desbetreffende staat, of van de consulaire vertegenwoordiging (konsularische Vertretung des Bundes) of het ministerie van Buitenlandse Zaken (Auswärtiges Amt) van Duitsland, geldt een verklaring van de betrokken autoriteit als bewijs van betekening (§183, lid 2, tweede zin, en lid 5, tweede zin, WvRV).

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Een betekening die in strijd met de wettelijke voorgeschreven vorm heeft plaatsgehad, is in beginsel nietig voor zover er essentiële voorschriften zijn overtreden.

De wet staat uitzonderingen op dit beginsel toe, waarbij rekening wordt gehouden met het doel van de betekening, namelijk aantonen óf en wanneer de geadresseerde het te betekenen document heeft ontvangen.

Indien niet kan worden aangetoond dat een document volgens de voorgeschreven wijze is betekend of indien het document is overhandigd in strijd met dwingende voorschriften voor betekening, wordt de betekening geacht te zijn verricht op het moment waarop het document daadwerkelijk is overhandigd aan de geadresseerde of aan de persoon aan wie het overeenkomstig de wet kan worden overhandigd (§189 WvRV). De fout met betrekking tot de betekening is op deze wijze hersteld. Herstel van de schending van voorschriften voor betekening is niet ter beoordeling van de rechtbank. Ook indien door de betekening een harde (dus onveranderlijke) termijn ingaat, kan het herstel intreden als de bovengenoemde voorwaarden van toepassing zijn.

Ingeval de geadresseerde het te betekenen document niet ontvangt, zijn er twee mogelijkheden:

• indien bij de betekening essentiële voorschriften zijn geschonden, vervalt de herstelmogelijkheid. De betekening is dus nietig en moet opnieuw worden verricht;
• indien de betekening volgens de wettelijke voorschriften heeft plaatsgehad, wordt deze geacht te zijn verricht. Dit volgt uit de regels met betrekking tot de vervangende betekening. Indien de geadresseerde geen kennis heeft kunnen nemen van de betekening om redenen die hem niet zijn te verwijten, kan de geadresseerde op grond van artikel 230 e.v. WvRV een verzoek tot herstel in de vorige toestand indienen.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Er moet onderscheid worden gemaakt tussen ambtshalve betekening en betekening op vordering van de partijen.

Bij bepaalde procedures waarbij de kosten afhankelijk zijn van de waarde van de zaak, zijn de eerste tien betekeningen inbegrepen in de proceskosten. Voor aanvullende betekeningen en betekeningen verricht in het kader van andere procedures wordt een vast bedrag in rekening gebracht van 3,50 EUR per betekening met exploot, per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of door een medewerker van de rechtbank. Een betekening op verzoek van de partijen gebeurt door de gerechtsdeurwaarder. Voor de betekening door afgifte bij de post ontvangt de gerechtsdeurwaarder een vergoeding van 3,00 EUR. Hier moeten de kosten voor fotokopieën en verzendkosten nog bij worden opgeteld. Wanneer een document dat aan de gerechtsdeurwaarder ter betekening is overhandigd, moet worden gewaarmerkt, wordt een apart vast bedrag aan administratiekosten in rekening gebracht. De kosten voor de eerste vijftig bladzijden bedragen 0,50 EUR per bladzijde, en voor elke volgende bladzijde 0,15 EUR.

Wordt het document door de gerechtsdeurwaarder in persoon betekend, dan bedraagt het tarief 10,00 EUR. In dat geval brengt de gerechtsdeurwaarder bovendien reiskosten in rekening, variërend van 3,25 EUR tot 16,25 EUR, afhankelijk van de af te leggen afstand.