Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

Betekening en kennisgeving zijn procedurele handelingen waarvan de uitvoering en goedkeuring wettelijk zijn vastgelegd.

Er zijn voor de betekening en kennisgeving van documenten specifieke regels om te waarborgen dat de geadresseerde de documenten in goede orde ontvangt en naar behoren wordt geïnformeerd, en om het recht van verweerders hun belangen voor de rechter te verdedigen, te waarborgen.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

In artikel 117, lid 1, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Republiek Litouwen (hierna “Rv” genoemd) is bepaald dat officiële betekening of kennisgeving van gerechtelijke documenten verplicht is. Er zijn twee soorten gerechtelijke documenten:

• documenten van de partijen bij de procedure: inleidende verzoekschriften, tegenvorderingen, verweerschriften, antwoorden op tegenvorderingen, memories van repliek (antwoord van de verzoeker op de memorie van antwoord door de verweerder), memories van dupliek (antwoord van de verweerder op de memorie van repliek), incidentele beroepen, hogere beroepen en beroepen in cassatie, evenals antwoorden daarop en andere documenten waarin verzoeken, conclusies, verweermiddelen en opmerkingen van de partijen zijn opgenomen in het kader van een schriftelijke procedure (artikel 110 Rv);
• gerechtelijke stukken van de rechtbank (arresten, bevelen, beschikkingen, beslissingen, resoluties, processen-verbaal, oproepingen en kennisgevingen), te weten de stukken die de rechtbank voortbrengt in de loop van een procedure (artikel 116 Rv). Hieronder vallen ook de documenten van de gerechtsdeurwaarder (ingebrekestellingen, aanmaningen, dagvaardingen).

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

In het algemeen is de rechtbank verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving. Als de betekening of kennisgeving echter plaatsvindt bij aangetekend schrijven of door een gerechtsdeurwaarder, koerier, een partij bij het geschil, een advocaat enz., is ook de persoon die de betekening of kennisgeving verricht, verantwoordelijk.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Ja, rechters en deurwaarders kunnen bevolkingsregisters nakijken.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Buitenlandse gerechtelijke instanties hebben niet rechtstreeks toegang tot gegevens in nationale registers.

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

De Litouwse kamer van gerechtsdeurwaarders machtigt deurwaarders tot betekening of kennisgeving van documenten. Als het adres niet bekend is, raadplegen de deurwaarders de registers.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

In het Rv zijn de volgende wijzen van betekening of kennisgeving vastgelegd:

• betekening of kennisgeving vindt in de rechtbank zelf plaats, waarbij de geadresseerde ontvangst bevestigt middels ondertekening (artikel 127);
• betekening of kennisgeving vindt plaats bij aangetekend schrijven, door een gerechtsdeurwaarder, per koerier of, in bepaalde gevallen, via telecommunicatie-eindapparatuur (artikel 117, lid 1);
• als een partij bij de procedure daarmee instemt, kan de rechtbank een document leveren aan die partij, zodat zij zorg draagt voor betekening of kennisgeving ervan aan de geadresseerde (artikel 117, lid 2);
• als een partij of een derde zich laat vertegenwoordigen, vindt betekening of kennisgeving uitsluitend aan de vertegenwoordiger plaats (artikel 118);
• als beide partijen bij een geschil worden vertegenwoordigd door advocaten, verstuurt de advocaat van een van de partijen de documenten van het geschil rechtstreeks naar de advocaat van de andere partij (artikel 119).

Aan een partij bij de procedure die een natuurlijk persoon is, vindt betekening of kennisgeving plaats aan die persoon zelf, aan zijn of haar vertegenwoordiger of, in het geval van procesonbekwaamheid, aan de wettelijk vertegenwoordiger. Aan een partij bij de procedure die een rechtspersoon is, vindt betekening of kennisgeving plaats aan de bestuurder, het bestuursorgaan of het administratief personeel van die persoon (artikel 123 Rv). In het geval van een paramilitaire organisatie vindt betekening of kennisgeving plaats aan het hoofd, de officier van dienst of een van de divisies van de organisatie (artikel 125 Rv), en in het geval van een gevangene vindt betekening of kennisgeving plaats via de directie van de gevangenis (artikel 126 Rv).

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

In deel I, hoofdstuk 11, punt 2, Rv is de procedure voor betekening of kennisgeving vastgelegd, die verplicht is. In artikel 117, lid 1, Rv zijn de voornaamste wijzen van betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken vastgelegd: bij aangetekend schrijven, bij deurwaardersexploot, per koeriersdienst of op enige andere wijze die is opgenomen in het Rv. Voorbeelden van andere wijzen van betekening of kennisgeving zijn: betekening of kennisgeving aan de vertegenwoordiger (artikel 118 Rv ), aan de advocaat (artikel 119 Rv), in een rechtbank (artikel 127 Rv) of aan de voogd (artikel 129 Rv) en middels openbare mededeling (artikel 130 Rv).

Op verzoek van de belanghebbende kan betekening en kennisgeving van de documenten per email plaatsvinden.

Informatiesysteem van justitie: bij Besluit 1R-332 van 13 december 2012 heeft de Litouwse minister van Justitie de beschrijving van de procedure voor overlegging van gerechtelijke stukken aan de rechtbank en de betekening of kennisgeving van die stukken per e-mail goedgekeurd; in hoofdstuk IV van dat besluit zijn regels opgenomen voor de betekening of kennisgeving per e-mail van gerechtelijke stukken aan personen. In punt 22 van voornoemde beschrijving staat dat, indien gerechtelijke stukken per e-mail moeten worden betekend aan een persoon of indien die persoon heeft ingestemd met toezending van gerechtelijke stukken naar een account in het elektronisch subsysteem voor overheidsdiensten van het Litouwse informatiesysteem van justitie waar de account actief is, de bevoegde gerechtsmedewerker gerechtelijke stukken naar de account van de geadresseerde kan sturen. De partij bij de procedure wordt daarvan per e-mail in kennis gesteld op het elektronische adres van zijn account in voornoemd subsysteem voor overheidsdiensten. Een en ander is evenwel afhankelijk van de geadresseerde want er kan alleen per e-mail of e-levering met de autoriteiten worden gecorrespondeerd.

Het nationale systeem voor e-levering, E. pristatymas, biedt een elektronisch alternatief voor aangetekende stukken. De gratis aansluiting op het systeem maakt het mogelijk officiële documenten, verklaringen, verzoekschriften en andere documenten online in te dienen bij openbare instanties.

Het systeem kan alleen worden gebruikt als de geadresseerde, de verzender of beiden een overheidsinstantie zijn. Gegevens kunnen elektronisch worden verzonden:

• tussen overheidsinstanties;
• tussen rechtspersonen en overheidsinstanties;
• tussen natuurlijk personen en overheidsinstanties.

Het informatiesysteem van deurwaarders is het webportaal voor uitvoeringsprocedures, dat het mogelijk maakt online deel te hebben aan de uitvoeringsprocedure.
Via dit portaal kunt u:

• controleren of u het voorwerp bent van een terugvorderingsprocedure;
• een gerechtsdeurwaarder verzoeken over te gaan tot uitvoering van een elektronische executoriale titel;
• een gerechtsdeurwaarder een document in vrije opmaak toesturen;
• in realtime informatie raadplegen over een uitvoeringsprocedure en over door de gerechtsdeurwaarder ondernomen actie, en de dossierstukken inzien.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Ja, dat is toegestaan volgens Litouws recht. Als de betekenaar de geadresseerde niet op diens woon- of werkadres aantreft, vindt betekening of kennisgeving plaats aan een volwassen familielid van de geadresseerde persoon die op hetzelfde adres woont, behalve als het rechtsbelang van dat familielid bij de uitkomst van de procedure strijdig is met dat van de geadresseerde; als er ook geen familieleden aanwezig zijn, vindt betekening of kennisgeving plaats aan de verantwoordelijke voor het huis/de gemeenschap, aan de beheerder van het appartement, de oudste van het decanaat (seniūnija) of aan de administratie van de werkgever van de geadresseerde (artikel 123, lid 3, Rv).

Als de betekenaar de geadresseerde niet aantreft op het vestigingsadres van de rechtspersoon of op een andere door deze opgegeven plaats, vindt betekening of kennisgeving plaats aan een willekeurige ter plaatse aanwezige werknemer van de rechtspersoon. Als ook dat onmogelijk blijkt, vindt betekening of kennisgeving van de stukken plaats aan de administratief directeur of aan de bestuursleden van de rechtspersoon die als natuurlijk personen zijn vermeld in het register van rechtspersonen, of aan volwassen leden van hun familie (artikel 123, punt 4 Rv).

Als betekening of kennisgeving van een afschrift van het gedinginleidend stuk of ander processtuk ter bescherming van de rechten van een partij moet plaatsvinden, maar het woonadres en het werkadres van die partij zijn niet bekend en er is ook geen vertegenwoordiger, kan betekening of kennisgeving van het stuk plaatsvinden aan een curator die is aangewezen door de rechtbank waar de zaak aanhangig is, tot het woon- of werkadres van de geadresseerde bekend is of diens vertegenwoordiger deelneemt aan de procedure (artikel 129 Rv).

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

De algemene regels voor betekening en kennisgeving van gerechtelijke stukken zijn van toepassing vanaf het moment van indiening ervan op de juiste plaats.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

De geadresseerde wordt geïnformeerd via een afhaalbericht waarmee het stuk binnen de gestelde termijn kan worden opgehaald.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Weigering tot aanvaarding van een dagvaarding of het afschrift van een gedinginleidend stuk of tot tekening voor ontvangst staat gelijk met betekening, tenzij de betekening wordt verricht door een partij bij de procedure. De betekenaar of kennisgever van de stukken maakt een aantekening van de weigering tot aanvaarding van de dagvaarding of het afschrift van een gedinginleidend stuk, evenals de redenen van de weigering. Als betekening of kennisgeving van de dagvaarding of het afschrift van het gedinginleidend stuk plaatsvindt via telecommunicatie-eindapparatuur, wordt de geadresseerde geacht aanvaarding van het stuk te hebben geweigerd, als hij niet binnen drie dagen na betekening of kennisgeving de daarvoor bestemde verklaring elektronisch heeft ondertekend of op andere wijze heeft laten weten het stuk te hebben ontvangen.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

In het Rv is bepaald dat, als de partij bij de procedure een natuurlijk persoon is, de stukken persoonlijk worden overhandigd en dat, als de partij niet handelingsbekwaam is in burgerlijke zaken, betekening of kennisgeving plaatsvindt aan haar wettelijk vertegenwoordiger.

Betekening of kennisgeving van aan rechtspersonen gerichte stukken vindt plaats aan de directeur, de andere bestuursleden van de rechtspersoon die zijn vermeld in het register van rechtspersonen, de wettelijk vertegenwoordigers of aan het administratief personeel van de rechtspersoon.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Als de betekenaar of kennisgever de geadresseerde niet aantreft op diens woonadres, het in de gerechtelijke stukken vermelde postadres of het werkadres, vindt betekening of kennisgeving plaats aan een volwassen familielid van de geadresseerde persoon die op hetzelfde adres woont [(biologische of geadopteerde) kinderen, (biologische of geadopteerde) ouders, echtgeno(o)t(e) …], behalve als het rechtsbelang van die familieleden bij de uitkomst van de procedure strijdig is met dat van de geadresseerde; als er geen volwassen familieleden zijn, vindt betekening of kennisgeving plaats aan het bestuur van de werkgever van de geadresseerde. Als betekening of kennisgeving van stukken aan een natuurlijk persoon niet mogelijk blijkt op het woonadres of op een ander door die persoon vermeld postadres, vindt betekening of kennisgeving van de stukken plaats op het door die persoon opgegeven woonadres. Als het woonadres of een ander door de natuurlijk persoon opgegeven postadres gelijk is aan het opgegeven woonadres, vindt betekening of kennisgeving maar één keer plaats. Als betekening of kennisgeving van een stuk volgens de hiervoor beschreven procedure niet mogelijk blijkt, laat de betekenaar of kennisgever een afhaalbericht achter op het opgegeven woonadres van de geadresseerde en vermeldt dat in het voor de rechtbank bestemde certificaat van betekening. In dat geval wordt betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht binnen dertig dagen na de datum van achterlating van het afhaalbericht op het opgegeven woonadres van de geadresseerde. De procedure voor betekening en kennisgeving van gerechtelijke stukken en de procedure voor achterlating van een afhaalbericht op het opgegeven woonadres van de geadresseerde, met inbegrip van de vorm daarvan, worden vastgesteld door de Litouwse regering.

Poststukken die niet via de brievenbus van de geadresseerde kunnen worden bezorgd of niet persoonlijk aan hem of haar kunnen worden afgegeven door de postbode, worden op het plaatselijke postkantoor bewaard, waar de geadresseerde de stukken kan afhalen binnen de termijn die door de onderneming is vastgesteld en in het achtergelaten afhaalbericht is vermeld. Na het verstrijken van de afhaaltermijn worden de poststukken teruggestuurd naar de afzender, als die bekend is.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Als de geadresseerde niet op het vermelde adres wordt aangetroffen, wordt het aangetekende stuk niet afgegeven. Er wordt via de brievenbus van de geadresseerde een afhaalbericht achtergelaten. Na het verstrijken van de afhaaltermijn wordt het poststuk teruggestuurd naar de afzender.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Schriftelijk bewijs van betekening of kennisgeving is een certificaat waarin de deurwaarder vermeldt of betekening of kennisgeving van de stukken wel of niet heeft plaatsgevonden. De deurwaarder kan ook gebruikmaken van het bewijs dat door de geadresseerde (de ontvanger) is ondertekend om te bevestigen dat betekening of kennisgeving van de stukken is verricht. Als betekening of kennisgeving van de stukken niet mogelijk is, vermeldt de deurwaarder in het exploot dat betekening of kennisgeving niet is verricht of is geweigerd door de geadresseerde. De certificaten van betekening en kennisgeving worden bewaard door de gerechtsdeurwaarder.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Als betekening of kennisgeving niet mogelijk is of is verricht aan derden, kan betekening of kennisgeving opnieuw plaatsvinden, als er voldoende tijd is en er geen termijn voor is vastgesteld.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Overeenkomstig punt 5 van de procedure voor betaling van de kosten van betekening of kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijk stukken in burgerlijke of handelszaken, goedgekeurd bij Besluit 1R-16 van 20 januari 2016 van de minister van Justitie (zoals gewijzigd bij Besluit 1R-312 van 9 december 2016), bedraagt de verschuldigde vergoeding voor door de Litouwse Kamer van gerechtsdeurwaarders georganiseerde en gecoördineerde betekening of kennisgeving van stukken 110 euro.

Een bewijs van betaling van die vergoeding (kopie bankafschrift) moet worden gevoegd bij de te betekenen stukken. De vergoeding wordt betaald aan:

Lietuvos antstolių rūmai (Litouwse Kamer van gerechtsdeurwaarders)

Adres: Konstitucijos pr. 15, LT-09319 Vilnius, Litouwen

Bankrekeningnr.: LT92 4010 0424 0031 5815, AB Luminor Bank, bankcode 40100

De gegevens worden verzameld en bewaard in het register van rechtspersonen onder ondernemingsnummer: 126198978.

Tél. +370 5 2750067, +370 5 275 0068

E-mail: info@antstoliurumai.lt

https://www.antstoliurumai.lt/en