Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

“Betekening en kennisgeving van stukken” betekent het overdragen van documenten.

In de specifieke regels betreffende de betekening en kennisgeving van stukken zijn de noodzakelijke voorwaarden vastgesteld om het overleggen van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken betrouwbaar te maken en daarom bepalen zij duidelijk het tijdstip en de wijze waarop, de plaats waar en de persoon aan wie het stuk werd overgelegd, zowel in het kader van een proces (gerechtelijke stukken) als daarbuiten (buitengerechtelijke stukken).

Opgemerkt zij dat uit hoofde van de jurisprudentie van het Spaans Constitutioneel Hof de betekening en kennisgeving van stukken een noodzakelijke voorafgaande waarborg vormt zonder welke andere constitutionele waarborgen geen werking kunnen hebben (beslissing STC 1/1993 van het Constitutioneel Hof van 13 januari 1993).

De gerechten moeten op hun beurt waarborgen dat stukken op effectieve wijze worden betekend of medegedeeld; indien een gerechtelijke beslissing wordt aangenomen terwijl een der partijen daarbij niet is gehoord, geldt dat als een inbreuk op het beginsel van hoor en wederhoor die ertoe zou leiden dat het recht van die partij om zich te verweren zou zijn geschonden, als wordt vastgesteld dat de beslissing inderdaad was aangenomen terwijl een der partijen daarin niet is gehoord (beslissing STC 54/2010 van het Constitutioneel Hof van 4 oktober 2010).

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Conform artikel 149 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Ley de Enjuiciamiento Civil) moeten rechterlijke beslissingen gegeven in het kader van gerechtelijke procedures formeel betekend of medegedeeld worden door de gerechtelijke diensten (oficinas judiciales), d.w.z. rechtbanken en gemeenschappelijke ondersteunende diensten voor gerechtelijke mededelingen (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Gerechtelijke stukken zijn:

1. kennisgevingen, wanneer deze een beslissing of procedure als voorwerp hebben;
2. oproepingsbrieven, waarmee de geadresseerde wordt opgeroepen om voor de rechtbank te verschijnen en binnen een bepaalde termijn te handelen;
3. dagvaardingen, waarmee de geadresseerde wordt opgeroepen om op een specifieke plaats en op een bepaalde datum en tijd voor de rechtbank te verschijnen en te handelen;
4. bevelen, waarbij de geadresseerde overeenkomstig het recht wordt bevolen iets te doen of te laten.
5. injuncties, waarbij griffiers en de houders van de verschillende registers, notarissen of functionarissen van de gerechtelijke diensten wordt bevolen certificaten of bewijzen af te geven en andere handelingen te verrichten waartoe zij bevoegd zijn.
6. ambtsberichten, voor de officiële communicatie met buitengerechtelijke autoriteiten en functionarissen.

Alle documenten die gedurende een procedure door de rechtbank worden toegelaten, moeten formeel worden betekend (ongeacht of deze door de partijen of derden op verzoek van de rechtbank zijn overgelegd, of zijn opgesteld door deskundigen die door de rechtbank zijn benoemd).

Ook van buitengerechtelijke stukken (zoals notariële akten) kan betekening of kennisgeving worden gedaan, overeenkomstig de definitie die is gegeven door het Hof van Justitie van de Europese Unie in de zaak C-223/14 (Tecom Mican SL en José Arias Domínguez), ook als deze betrekking hebben op een buitengerechtelijke procedure, zoals het Hof in zaak C-14/08 (Roda Golf & Beach Resort SL) heeft bevestigd.

Samenvattend kunnen de stukken die gerechtelijke instanties gebruiken om met de procespartijen en met derden te communiceren als volgt worden ingedeeld:

• communicatie met de procespartijen: kennisgevingen, oproepingsbrieven, dagvaardingen en bevelen.
• communicatie met natuurlijke personen of rechtspersonen die niet bij de procedure zijn betrokken: dagvaardingen en bevelen.
• communicatie met notarissen, griffiers en houders van de verschillende registers die voor de rechtbanken werken: injuncties.
• communicatie met buitengerechtelijke autoriteiten en andere functionarissen: ambtsberichten.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Overeenkomstig artikel 152 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering vindt de betekening of kennisgeving van stukken plaats onder leiding van de griffier (Letrado de la Administración de Justicia) van elke rechtbank (die tot in 2015 “Secretario Judicial” werd genoemd). Hij is verantwoordelijk voor een goede organisatie van de dienst.

Stukken worden betekend door een gerechtsdeurwaarder of door de wettelijke vertegenwoordiger van de persoon die om de dienst verzoekt, die ook de kosten draagt.

Stukken worden geacht rechtsgeldig te zijn betekend wanneer uit het verslag van de gerechtsdeurwaarder afdoende blijkt dat de betreffende stukken op het huisadres van de geadresseerde persoonlijk zijn overgedragen of aldaar zijn bezorgd. Het is de verantwoordelijkheid van de wettelijke vertegenwoordiger de identiteit en status van de persoon die het betekende stuk in ontvangst neemt, te verifiëren en dit te bevestigen door hem of haar een afschrift van het stuk te laten ondertekenen met vermelding van de datum van betekening.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

Nee. De verzoekende autoriteit moet een verzoek indienen tot het vaststellen van de verblijfplaats van de persoon voor wie het stuk is bestemd aan de hand van het formulier waarin door Verordening (EC) 1206/2001 wordt voorzien.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Spanje beschikt niet over een dergelijk openbaar register. In Spanje beschikken de rechtbanken over gegevensbanken die beperkt toegankelijk zijn (“Punto Neutro Judicial”), en waar alleen de Spaanse justitiële autoriteiten met een gegronde reden gebruik van kunnen maken voor het zoeken naar adressen en eigendommen. Indien het adres van de geadresseerde van het te betekenen stuk, een natuurlijk persoon of rechtspersoon, onbekend is, moet de autoriteit een aanvraag indienen om een zoekopdracht te kunnen uitvoeren in de gegevensbanken van de rechtbanken.

Om deze zoekopdracht te kunnen uitvoeren, heeft de autoriteit de gegevens van het nationale identiteitsbewijs, het Spaanse fiscale identificatienummer of het identificatienummer voor in Spanje verblijvende buitenlanders nodig. Indien de gezochte persoon niet over een dergelijk Spaans identiteitsbewijs beschikt, moet de autoriteit naast de naam en voornaam, aanvullende informatie verstrekken, zoals het paspoortnummer, de geboortedatum of de nationaliteit van de geadresseerde. Zonder deze gegevens levert de zoekopdracht mogelijk geen resultaten op. Er is geen vergoeding verschuldigd.

Bovendien kunnen de partijen ook gebruikmaken van andere openbare registers om het adres te achterhalen. Voor toegang tot deze registers moet wel een vergoeding worden betaald, waarvan de hoogte afhangt van de gegevens die worden gezocht.

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

Nadat de bevoegde Spaanse autoriteit formulier A van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 heeft ontvangen, waarmee een aanvraag wordt ingediend voor het achterhalen van het huidige adres van een persoon, raadpleegt de gerechtelijke dienst de gegevensbanken waarin het huis- of werkadres van een persoon kan worden gevonden.

Indien het formulier vergezeld gaat van een aanvraag voor betekening of kennisgeving van een stuk, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1393/2007, en uit de resultaten van de zoekopdracht naar het huisadres blijkt dat de ontvangende instantie territoriaal niet bevoegd is, stuurt zij het stuk door naar een ontvangende instantie die wel territoriaal bevoegd is en stelt zij de verzendende instantie daarvan in kennis door middel van het modelformulier zoals bepaald in artikel 6, lid 4, van de verordening.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Overeenkomstig artikel 152 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering kan de betekening of kennisgeving van stukken, onder leiding van de griffier (Letrado de la Administración de Justicia), op de volgende manieren plaatsvinden:

1. via een wettelijke vertegenwoordiger (procurador), indien het stukken betreft die zijn bestemd voor personen die door die vertegenwoordiger in de procedure worden vertegenwoordigd;
2. per post, telegram, e-mail of via een ander elektronisch middel waarmee in de processtukken onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst, datum, tijd en inhoud van de mededeling;
3. door overhandiging in persoon aan de geadresseerde van een volledige kopie van de beslissing die aan hem moet worden betekend, het bevel dat door de rechtbank of griffier tot hem is gericht, het exploot van de dagvaarding of van de oproepingsbrief;
4. in ieder geval, aan personeel van de Spaanse justitie (Administración de Justicia), met gebruikmaking van middelen op afstand, in zaken waarbij het Openbaar Ministerie (Ministerio Fiscal), het kantoor van de Advocaat-generaal van de Staat (Abogacía del Estado), advocaten bij het Spaanse parlement (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) en bij de wetgevende vergaderingen, de juridische dienst van de sociale verzekeringsinstelling (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social) of andere overheidsinstellingen van de autonome gemeenschappen of lokale gemeenschappen zijn betrokken, indien de geadresseerde geen wettelijke vertegenwoordiger heeft aangesteld.

De stukken worden geacht rechtsgeldig te zijn betekend indien in het dossier voldoende bewijs is opgenomen dat het stuk de geadresseerde heeft bereikt op zijn huisadres, via het daartoe opgegeven e-mailadres, via het systeem voor elektronische betekening of via een ander door de geadresseerde gekozen elektronisch middel of middel op afstand.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

In Spanje werden elektronische gerechtelijke dossiers geïntroduceerd op grond van wet nr. 18/2011 van 5 juli 2011 houdende de regeling van de informatie- en communicatietechnologie in de rechtbanken. Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering werd gewijzigd bij wet nr. 42/2015 van 5 oktober 2015, als gevolg waarvan alle beroepsbeoefenaars in de justitiële sector sinds 1 januari 2016 verplicht zijn om systemen te gebruiken waarmee processtukken op afstand betekend kunnen worden. Die systemen hebben zich ontwikkeld tot het LexNET-platform, waarvan het gebruik wordt geregeld bij Koninklijk Besluit nr. 1065/2015 van 27 November 2015 binnen de territoriale bevoegdheid van het ministerie van Justitie.

Ter uitvoering daarvan kunnen alle geïnteresseerde partijen zich inschrijven voor kennisgevingsprocedures in elektronische rechtbanken (Sedes Judiciales Electrónicas).

Krachtens artikel 273, lid 3, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering moeten alle beroepsbeoefenaren in de justitiële sector de in de rechtbanken geldende systemen op afstand of elektronische systemen gebruiken om stukken in te dienen (gedinginleidende of andere stukken) op een manier die de authenticiteit van de indiening waarborgt en ervoor zorgt dat de indiening en ontvangst van die stukken betrouwbaar en volledig wordt geregistreerd, samen met de datum van de indiening en ontvangst. In elk geval moeten minstens de volgende entiteiten elektronische middelen gebruiken wanneer zij met de rechtbanken communiceren:

1. rechtspersonen;
2. entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid;
3. beroepsbeoefenaren die werken op gebieden die registratie bij een beroepsorganisatie vereisen voor formaliteiten en handelingen die zij ten aanzien van rechtbanken stellen in de uitoefening van hun beroepsactiviteiten;
4. notarissen en griffiers;
5. vertegenwoordigers van een belanghebbende die op elektronische wijze contact moet hebben met de rechtbanken;
6. openbare ambtenaren voor alle acties en maatregelen die zij nemen op basis van hun functie.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Indien een kopie van de beslissing of het exploot per aangetekende post of telegram met ontvangstbevestiging moet worden verstuurd, of op elke andere vergelijkbare wijze waarbij onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst van de betekening, de ontvangstdatum en de inhoud van het document, maakt de griffier in het zaaksdossier aantekening van de verzending en van de inhoud van de zending en voegt hij, zo nodig, de ontvangstbevestiging of het middel waarmee de ontvangst is geregistreerd of de documenten overlegd door de wettelijke vertegenwoordiger waaruit blijkt dat de betekening is verricht, bij.

In Spanje mag betekening via bekendmaking (op het officiële publicatiebord) alleen plaatsvinden op bevel van de rechtbank die uitspraak doet in de hoofdzaak, nadat tevergeefs is geprobeerd de betekening te verrichten aan de adressen die bij de zoekopdracht naar het adres van de geadresseerde van het te betekenen stuk naar voren zijn gekomen (artikel 164 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Hieruit volgt dat de Spaanse griffier, als ontvangende instantie van de aanvraag om betekening op grond van Verordening (EG) nr. 1393/2007, derhalve niet zelf kan besluiten om over te gaan tot betekening via bekendmaking (op het officiële publicatiebord), aangezien hij zelf geen kennis neemt van de hoofdzaak maar slechts rechtshulp biedt.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Betekening of kennisgeving van mededelingen wordt geacht te zijn verricht, indien voor elke bestaande wijze van betekening is voldaan aan de wettelijk vastgestelde voorwaarden.

In alle gevallen moet gebruik worden gemaakt van middelen waarmee in de processtukken onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst, datum, tijd en inhoud van de mededeling.

Indien een kopie van de beslissing of het exploot per aangetekende post of telegram met ontvangstbevestiging moet worden verstuurd, of op elke andere vergelijkbare wijze waarbij onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst van de betekening, de ontvangstdatum en de inhoud van het document, maakt de griffier in het zaaksdossier aantekening van de verzending en van de inhoud van de zending en voegt hij, zo nodig, de ontvangstbevestiging of het middel waarmee de ontvangst is geregistreerd of de documenten overlegd door de wettelijke vertegenwoordiger waaruit blijkt dat de betekening is verricht, bij.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Indien de postdienst de betekening niet kan verrichten of het document niet kan overhandigen, wordt een bericht achtergelaten waarin staat dat er een brief of document voor de geadresseerde is, met vermelding van de termijn waarbinnen hij het stuk bij het genoemde postkantoor kan afhalen.

Indien ambtenaren van de gerechtelijke dienst tevergeefs hebben getracht het document te betekenen, wordt een bericht in de brievenbus van de geadresseerde achtergelaten, waarin staat vermeld binnen welke termijn hij het document bij de rechtbank kan afhalen.

Indien de geadresseerde binnen het ressort van de rechtbank woont en het geen stuk betreft dat van belang is voor de verschijning, de vertegenwoordiging door een raadsman of de persoonlijke interventie, kan een oproepingsbrief naar hem worden gestuurd met behulp van elk van de middelen genoemd in de eerste alinea, om ervoor te zorgen dat de geadresseerde zich bij de rechtbank meldt om de betekening, het bevel of een ander document in ontvangst te nemen (artikel 160, lid 3, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

In het exploot wordt vermeld waarom de geadresseerde moet verschijnen. Daartoe wordt informatie gegeven over de procedure en de zaak in kwestie en wordt tevens vermeld dat indien hij verzuimt zich, zonder geldige reden, binnen de vastgestelde termijn te melden, de betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht (artikel 160, lid 3, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde zonder geldige reden weigert de betekening in ontvangst te nemen, dan worden de stukken geacht aan hem te zijn betekend, als gevolg waarvan de mededeling dezelfde rechtsgevolgen heeft als wanneer de betekening met succes zou zijn verricht. De verschillende proceduretermijnen (artikel 161, lid 2, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering) beginnen de dag na de weigering te lopen.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Poststukken moeten volgens de wet, afhankelijk van het soort stuk, aan de geadresseerde of aan de door hem gemachtigde persoon worden overhandigd of in de postbussen of brievenbussen bij de woning worden gedeponeerd. Iedere persoon die zich in de woning van de geadresseerde bevindt, zijn identiteit aantoont en de zending in ontvangst neemt, wordt geacht door de geadresseerde te zijn gemachtigd voor de inontvangstneming van postzending aan zijn huisadres, tenzij hij daartegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt (artikel 24 van wet nr. 43/2010 van 30 december 2010 inzake de universele postdienst, rechten van gebruikers en de postmarkt.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Krachtens de wet zijn regels vastgesteld voor de situaties waarin het niet mogelijk is de postzending aan de geadresseerde te overhandigen of naar de afzender te retourneren, ongeacht de reden. Deze regels hebben betrekking op de procedure voor het achterhalen van het adres, de herkomst en bestemming van de stukken, het verhoor of de dagvaarding van de afzenders, evenals de termijnen die gelden voor het tijdelijk bewaren, opvragen en vernietigen van zendingen.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

De bezorger van de postdienst laat een bericht achter aan de geadresseerde waarin staat dat er een poststuk voor hem is binnengekomen dat hij binnen de opgegeven termijn bij het genoemde postkantoor kan afhalen. Indien de geadresseerde de zending niet binnen de vastgestelde termijn afhaalt, wordt daarvan aantekening gemaakt en wordt het stuk teruggestuurd naar de afzender.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Aangenomen wordt dat de medewerker van de aangestelde postdienst betrouwbaar is en eerlijk handelt bij de bezorging, overhandiging en ontvangst van stukken afkomstig van administratieve of rechterlijke organen, evenals bij de gevallen waarin de ontvangst wordt geweigerd of de betekening niet kan worden verricht, ongeacht of dat met fysieke middelen dan wel middelen op afstand geschiedt.

In geval van betekening in persoon door rechtbankpersoneel maakt de ambtenaar daarvan proces-verbaal op, waarin hij het resultaat van de betekening vermeldt. Indien betekening aan de geadresseerde kan worden verricht, wordt zijn handtekening in het proces-verbaal van betekening opgenomen of wordt melding gemaakt van zijn weigering om de bevestiging te ondertekenen en van de mededeling die aan geadresseerde is gedaan dat de betekening geacht wordt te zijn verricht (zie vraag 7.4; artikel 161, lid 3, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

Indien overeenkomstig artikel 161, lid 3, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering de plaats waar de mededeling moet worden betekend, volgens het gemeenteregister, het belastingregister of een ander officieel register of publicaties van beroepsorganisaties, de woning van de geadresseerde is, of zijn verblijfplaats of de ruimte die hij huurt, en de geadresseerde niet aanwezig is, dan mag het stuk ook in een gesloten envelop worden overhandigd aan een werknemer, gezinslid of huisgenoot van de geadresseerde die ouder is dan veertien jaar en ter plaatse aanwezig is. Het stuk kan in voorkomend geval ook worden overhandigd aan de conciërge van het gebouw. De persoon die het stuk in ontvangst neemt, wordt ervan in kennis gesteld dat hij verplicht is de kopie van de beslissing of het exploot aan de geadresseerde te overhandigen of hem te informeren over het bestaan van het stuk, als hij weet waar die geadresseerde zich bevindt, en wordt in elk geval op de hoogte gebracht van de verantwoordelijkheid die hij heeft ten aanzien van de bescherming van de gegevens van de geadresseerde.

Indien de mededeling moet worden betekend op de plaats waar de geadresseerde doorgaans werkt, wordt het stuk bij zijn afwezigheid betekend aan een persoon die verklaart de geadresseerde te kennen, of, indien er een afdeling is die documenten of voorwerpen in ontvangst neemt, aan het hoofd van die afdeling, in welk geval de aandacht van de ontvanger moet worden gevestigd op de in de vorige alinea vermelde punten.

De naam van de geadresseerde van het stuk en de datum en het tijdstip waarop de geadresseerde thuis werd opgezocht maar daar niet werd aangetroffen, worden in het proces-verbaal van betekening vermeld, evenals de naam van de persoon die de kopie van de beslissing of het exploot in ontvangst neemt en diens relatie tot de geadresseerde, met dien verstande dat elk document dat op deze wijze is betekend, volledige werking heeft.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Stukken die niet zijn betekend overeenkomstig het recht, zijn nietig, aangezien dit kan leiden tot een schending van het recht van verdediging van de betrokkene. Volgens de jurisprudentie van het HvJEU (C-354/15 Henderson) moeten, wanneer kennisgevingen niet vergezeld gaan van een vertaling hetzij in een taal die de verweerder begrijpt, hetzij in de officiële taal van de aangezochte lidstaat, of, indien er verscheidene officiële talen in de aangezochte lidstaat zijn, in de officiële taal of een van de officiële talen van de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht, of wanneer het standaardformulier van bijlage II bij de verordening niet aan de verweerder is gezonden, deze kennisgevingen worden geregulariseerd door de belanghebbende partij het standaardformulier van bijlage II bij de verordening af te geven.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Indien de betekening of kennisgeving van een stuk wordt verricht door een rechtbank, gerechtelijke dienst of een gemeenschappelijke ondersteunende dienst voor procedurezaken, komen de kosten van de betekening voor rekening van het gerechtelijk orgaan en is de verzoekende partij geen vergoeding verschuldigd.