Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term "betekening en kennisgeving van stukken"? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de "betekening en kennisgeving van stukken"?

In de praktijk houdt "betekening of kennisgeving van stukken" in dat een document verstuurd of overhandigd wordt aan de geadresseerde en dat er bewijs is dat hij dit document heeft ontvangen, of dat de wettelijke betekenings- en kennisgevingsvoorschriften zijn nageleefd. Er zijn speciale regels voor de betekening en kennisgeving van stukken zodat met name rechtbanken er dan zeker van kunnen zijn dat een document de geadresseerde heeft bereikt.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Betekening of kennisgeving is noodzakelijk wanneer dat expliciet is voorgeschreven of wanneer uit de bedoeling van een bepaling betreffende het in kennis stellen blijkt dat betekening of kennisgeving moet plaatsvinden. Verder vindt betekening of kennisgeving alleen plaats indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. De wet voorziet bijvoorbeeld in betekening wanneer in een burgerlijke zaak een inleidend verzoekschrift aan de verweerder moet worden gestuurd.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Over het algemeen zorgt de autoriteit/rechtbank voor de betekening of kennisgeving van stukken. Het komt echter ook voor dat de autoriteit/rechtbank een partij die daarom verzoekt, toestemming verleent om voor de betekening of kennisgeving te zorgen. Voorwaarde daarbij is dat het om een passende wijze van betekening moet gaan.

4 Vragen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat krachtens Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk is bestemd, wanneer deze laatste niet meer verblijft op het adres dat de verzoekende autoriteit bekend is?

De ontvangende instantie zoekt ambtshalve naar nieuwe adresgegevens van de geadresseerde van de te betekenen stukken indien hij niet meer op het adres woont dat in het verzoekschrift staat vermeld.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet worden betaald, in voorkomend geval?

Iedereen kan contact opnemen met de belastingdienst, die het bevolkingsregister beheert waarin de personen die in Zweden wonen staan ingeschreven evenals hun adres. Er bestaat geen bijzondere formele procedure om toegang te krijgen tot deze gegevens. Het volstaat bijvoorbeeld al om te bellen met de klantenservice van de Zweedse belastingdienst op nummer + 46 8 564 851 60. Meer informatie is te vinden op de internetsite van de Zweedse belastingdienst: https://www.skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/inenglish.4.12815e4f14a62bc048f4edc.html. De toegang tot het bevolkingsregister is gratis.

4.3 Hoe behandelen de autoriteiten in deze lidstaat een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, dat als doel heeft het actuele adres van een persoon vast te stellen?

Het lijkt een twijfelachtige zaak dat het zoeken naar een adres voor de betekening van stukken kan worden gezien als het verkrijgen van bewijs. Het is echter aan de aangezochte rechtbank om daarover te beslissen en om te achterhalen of een dergelijk verzoek al eerder is ingediend.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

De meest gebruikelijke wijze van betekening of kennisgeving is dat het stuk per post aan de geadresseerde wordt gestuurd (gewone betekening). Bij het poststuk is een ontvangstbevestiging gevoegd die de geadresseerde moet ondertekenen en terugsturen.

Andere wijzen van betekening of kennisgeving van een document (buiten vervangende betekening of kennisgeving) zijn bijvoorbeeld de telefonische betekening of kennisgeving, de vereenvoudigde betekening of kennisgeving en de betekening of kennisgeving door een deurwaarder.

Telefonische betekening of kennisgeving. De inhoud van het document wordt via de telefoon aan de geadresseerde voorgelezen. Vervolgens wordt het document per post naar hem verstuurd. Er is geen ontvangstbevestiging vereist in het geval van betekening of kennisgeving per telefoon. Het stuk wordt geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht nadat de inhoud volledig is voorgelezen.

Vereenvoudigde betekening of kennisgeving. Het document wordt per post naar het laatst bekende adres van de geadresseerde gestuurd. Vervolgens wordt op de eerstvolgende werkdag een controlebericht naar hetzelfde adres gestuurd met de mededeling dat het document is gestuurd. In het geval van vereenvoudigde betekening of kennisgeving is geen ontvangstbevestiging vereist. Het document wordt geacht te zijn betekend twee weken na verzending, onder voorbehoud dat het controlebericht op de voorgeschreven wijze is verstuurd. Vereenvoudigde betekening of kennisgeving kan alleen worden gebruikt indien de geadresseerde daarmee heeft ingestemd. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat documenten slechts één keer ter betekening of kennisgeving met ontvangstbevestiging aan een procespartij hoeven te worden verzonden.

Speciale betekening of kennisgeving aan rechtspersonen. Onder bepaalde voorwaarden kan een document ter betekening of kennisgeving aan een rechtspersoon worden verzonden naar het officiële adres van de onderneming. Vervolgens wordt op de eerstvolgende werkdag een controlebericht naar hetzelfde adres gestuurd. Het document wordt geacht te zijn betekend twee weken na verzending, onder voorbehoud dat het controlebericht op de voorgeschreven wijze is verstuurd.

Betekening of kennisgeving door een deurwaarder. Het document wordt persoonlijk betekend of ter kennis gebracht door een persoon die daartoe bevoegd is, bijvoorbeeld een deurwaarder of een medewerker van de politie, het parket, de rechtbank, de overheidsdienst voor dwangvorderingen of een erkend deurwaarderskantoor.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, SMS, enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor, enz.)?

Elektronische betekening of kennisgeving is alleen toegestaan wanneer de autoriteiten/rechtbanken een document via gewone betekening of kennisgeving aan een persoon moeten overhandigen.

7 "Vervangende" betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Indien de persoon aan wie een stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht niet wordt aangetroffen, wordt een van de volgende wijzen van betekening of kennisgeving gebruikt:

Vervangende betekening of kennisgeving. Het document wordt aan iemand anders dan de geadresseerde betekend of ter kennis gebracht. Dit kan bijvoorbeeld een meerderjarig lid van het huishouden van de geadresseerde zijn of zijn werkgever. De plaatsvervangend geadresseerde moet echter altijd instemmen met de inontvangstneming van het stuk. In alle gevallen moet een bericht naar de geadresseerde worden gestuurd om hem te informeren over de verrichte betekening of kennisgeving, met vermelding van de persoon die het stuk in ontvangst heeft genomen.

Betekening door een deurwaarder door aanplakking: Het document wordt bij de woning van de geadresseerde van de betekening of kennisgeving achtergelaten, bijvoorbeeld in de brievenbus of op een geschikte plek bij de woning, zoals op de deur.

Openbare betekening: Het document ligt ter beschikking bij de autoriteit/rechtbank die tot de betekening of kennisgeving heeft besloten. Bovendien wordt een bericht hierover, samen met een samenvatting van de belangrijkste inhoud van het document, gepubliceerd in het officiële publicatieblad, de landelijke dagbladen en, indien nodig, in een plaatselijke krant. Het document wordt ook ter betekening of kennisgeving per post naar het laatst bekende adres van de geadresseerde gestuurd.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

In geval van betekening of kennisgeving door een deurwaarder of vervangende betekening of kennisgeving, wordt de betekening of kennisgeving geacht te hebben plaatsgevonden nadat het document aan de geadresseerde is overhandigd en er een bericht naar hem is gestuurd.

In geval van openbare betekening door bekendmaking, wordt de betekening geacht te zijn gedaan zodra het stuk is overhandigd conform de voorwaarden als omschreven onder punt 7.1 hierboven.

Openbare betekening heeft plaatsgevonden na twee weken nadat is besloten het stuk openbaar te betekenen, op voorwaarde dat het bericht is gepubliceerd en de andere voorgeschreven maatregelen tijdig zijn genomen (tien dagen).

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Ingeval een document te groot is of om een anderen reden ongeschikt is om het aan de geadresseerde te versturen of het bij hem achter te laten, kan de autoriteit besluiten het document gedurende een bepaalde termijn beschikbaar te houden bij de autoriteit zelf of op een andere door haar gekozen locatie. De autoriteit moet hierover een bericht aan de geadresseerde sturen om hem te informeren over de redenen van die beslissing.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde weigert een document dat door een deurwaarder aan hem is betekend of ter kennis gebracht, in ontvangst te nemen, wordt betekening of kennisgeving van het document echter geacht te zijn verricht indien het ter plaatste is achtergelaten.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 14 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 14 van de verordening), levert de post het stuk dan uitsluitend aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Een document kan ter betekening of kennisgeving per aangetekende post worden verstuurd. Het stuk wordt beschikbaar gehouden bij een postkantoor, een bedrijfspostkantoor of een postbode, en wordt vrijgegeven nadat de betreffende geadresseerde of zijn vertegenwoordiger hiervoor heeft getekend en zijn identiteit heeft aangetoond. De gebruiker van de postdienst kan ook aangeven dat het stuk alleen aan hem persoonlijk mag worden overhandigd.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 14 van Verordening nr. 1393/2007 krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling — zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Indien de betekening of kennisgeving per aangetekend schrijven niet succesvol is geweest, zijn er geen andere mogelijkheden meer om het stuk per post te sturen. In dat geval moeten andere wijzen van betekening of kennisgeving worden overwogen, zoals betekening door een deurwaarder.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

De geadresseerde wordt per post, sms of e-mail geïnformeerd dat er een aangetekend stuk naar hem is gestuurd. Het stuk wordt over het algemeen gedurende een termijn van veertien dagen na de datum van ontvangst, bewaard op de plaats waar het is gedeponeerd.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

In principe vormt de ontvangstbevestiging met de handtekening van de geadresseerde of een document opgesteld door de autoriteit/rechtbank, het bewijs dat de telefonische of vervangende betekening of kennisgeving, of de betekening of kennisgeving door bekendmaking heeft plaatsgevonden.

10 Wat zijn de gevolgen indien er iets misloopt en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

In de Zweedse rechtbanken geldt vrije bewijslevering en bewijswaardering. Indien kan worden aangetoond dat een persoon kennis heeft genomen van een document, is het niet van belang of de betekening of kennisgeving al dan niet op de voorgeschreven wijze is verlopen. Vormfouten houden niet automatisch in dat de betekening of kennisgeving opnieuw moet worden verricht. Het gaat erom dat de geadresseerde het document heeft ontvangen.

Indien echter kan worden aangetoond dat de geadresseerde het document niet heeft ontvangen en de betekenings- of kennisgevingsvoorschriften niet zijn nageleefd, kan een vonnis eventueel nietig worden verklaard door middel van buitengewone rechtsmiddelen.

11 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel?

Wanneer een autoriteit zorgt voor de betekening of kennisgeving, worden de kosten gedragen door de staat. Dat betekent bijvoorbeeld dat een eiser in burgerlijke zaken de kosten van de betekening van een inleidend verzoekschrift aan de verweerder niet hoeft terug te betalen aan de rechtbank.

Indien een persoon of een procespartij daarentegen zelf de betekening of kennisgeving van een stuk aan iemand wil verrichten, dient hij de betreffende kosten zelf te betalen. De kosten voor het inschakelen van een politieambtenaar als deurwaarder bedragen bijvoorbeeld 1 000 SEK.