Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

W praktyce doręczenie pism oznacza dostarczenie osobie fizycznej lub prawnej pozwu lub innego pisma sądowego dotyczącego wszczętego przeciwko tym osobom postępowania sądowego. Dzięki temu osoby te mają możliwość wdania się w spór lub wniesienia odpowiedzi na pozew.

Przyjęto przepisy szczególne[1] dotyczące doręczania pism, które zapewniają, aby wszystkie uprawnione strony otrzymały pisma procesowe dotyczące ich samych lub ich powództwa pisma procesowe, oraz które gwarantują możliwość dokonania odpowiednich czynności w razie niewłaściwego doręczenia takich pism.

[1] Ogólne zasady doręczeń określono w części 6 regulaminu postępowania cywilnego; zob. również część 7.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Zgodnie z szeregiem przepisów doręczenia drogą formalną wymagają wszystkie pisma sądowe, takie jak pozew, orzeczenia i zarządzenia sądu, wnioski itp., ale doręczenia można dokonać przez wysłanie pocztą, doręczenie do rąk własnych, doręczenie przez komornika itp.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Co do zasady w postępowaniach toczących się przed sądem hrabstwa (county court) za doręczenie pism odpowiada sąd; w przypadku Wysokiego Trybunału (High Court) większości doręczeń dokonują strony postępowania. W przypadku gdy strona postępowania sporządzi pismo, które ma zostać dostarczone przez sąd, strona ta składa po jednym odpisie pisma dla sądu i dla każdej ze stron, która ma je otrzymać.

Sąd może powierzyć zadanie doręczenia pism innej osobie. Osobą tą może być strona, która sporządziła pismo, bądź jej przedstawiciel lub prawnik (solicitor). Ponadto sąd nie odpowiada za doręczenie, jeżeli przepis szczególny lub dyrektywa przewiduje, że przedmiotowe pismo musi zostać doręczone przez stronę lub strona, w której imieniu pismo ma zostać doręczone, powiadomi sąd, że ma zamiar doręczyć je samodzielnie.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Nie. W Zjednoczonym Królestwie – w odróżnieniu od wielu państw członkowskich – nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób; organ w Anglii i Walii, do którego się zwrócono z wnioskiem o doręczenie, nie ma możliwości uzyskania adresu osoby, której należy doręczyć pisma. Jeżeli jednak pisma mają zostać doręczone spółce, a osoby przebywające pod wskazanym adresem odmawiają ich przyjęcia, jednostka przyjmująca w Anglii i Walii może ustalić adres siedziby statutowej tej spółki (jeżeli różni się on od wskazanego adresu) i doręczyć pisma na ten adres.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Jak wspomniano powyżej, w Zjednoczonym Królestwie nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób. Aby ustalić adres konkretnej osoby, należy skorzystać z usług podmiotów zajmujących się ustalaniem miejsca pobytu osób fizycznych lub skorzystać z szeregu stron internetowych, które mogą zawierać pewne dane adresowe. Przedstawiony poniżej wykaz nie jest wyczerpujący, ale zawiera przykładowe rodzaje dostępnych stron internetowych. Przeszukiwanie niektórych rejestrów, takich jak rejestr numerów telefonicznych (pierwszy link), jest nieodpłatne. W innych przypadkach konieczne jest uiszczenie opłaty.

Rejestr numerów telefonicznych prowadzony przez British Telecomunications.

Wyszukiwarka adresów na stronach internetowych 192, UKRoll.

Ustalanie miejsca pobytu osób na stronie Tracemart

Aby ustalić adres siedziby statutowej spółki, można przeszukać stronę internetową Izby Spółek Handlowych (Companies House). W niektórych przypadkach wyszukiwanie informacji na temat spółek jest bezpłatne, lecz w celu uzyskania szczegółowych danych należy wnieść opłatę.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Wystąpienie z wnioskiem o udostępnienie informacji na temat adresu w Anglii i Walii na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 nie jest możliwe.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

W Anglii i Walii doręczeń dokonuje się głównie listem priorytetowym (first class post). Wśród innych metod doręczenia, z zachowaniem odpowiednich postanowień regulaminu sądu i dyrektyw, można wymienić:

1. doręczenie właściwe (przez komornika/pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe lub przez stronę, która sporządziła pismo);
2. pozostawienie pisma pod odpowiednim adresem (zob. poniżej);
3. doręczenie w formie wymiany pism; lub
4. przesłanie faksem lub za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej.

Doręczeń należy dokonywać na adres podany przez stronę, której pismo ma zostać doręczone, przy czym może być to również adres reprezentującego stronę prawnika (solicitor) lub jej przedstawiciela. Jeżeli strony, której ma zostać doręczone pismo, nie reprezentuje solicitor lub jeżeli strona nie podała adresu do doręczeń, pismo należy przesłać lub przekazać na adres bądź pozostawić pod adresem zatwierdzonym w regulaminie sądu (co do zasady jest to adres zwyczajowego lub ostatniego znanego miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności).

Jeżeli pismo ma zostać doręczone przez sąd, wówczas sąd postanawia o metodzie doręczenia.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Doręczenie elektroniczne (w tym poprzez e-mail i faks) jest dozwolone w postępowaniu cywilnym. Nie obowiązują żadne ograniczenia dotyczące dostępności tej metody doręczania pism ani dostępu do niej w zależności od tego, kto jest adresatem. Strona, której pisma mają zostać doręczone, lub reprezentujący ją prawnik (solicitor) musi jednak uprzednio zgłosić na piśmie gotowość odbioru pism doręczanych drogą elektroniczną.

Strony i prawnicy mają do wyboru kilka sposobów na zgłoszenie gotowości odbioru pism doręczanych drogą elektroniczną. Po pierwsze, prawnik może podać numer faksu na swoim papierze firmowym. Po drugie, prawnik może podać na papierze firmowym adres e-mail i potwierdzić doręczenie elektroniczne jako jedną z opcji doręczenia. Wreszcie elektroniczne doręczenie jest dozwolone, jeżeli na streszczeniu okoliczności faktycznych lub odpowiedzi na pozew złożonej w sądzie podano numer faksu, adres e-mail lub inny rodzaj identyfikacji elektronicznej.

Jeżeli strona ma zamiar doręczyć pismo drogą elektroniczną (inaczej niż faksem), musi uprzednio zwrócić się do strony, której pismo ma zostać doręczone, z pytaniem, czy istnieją jakiekolwiek warunki, które należy spełnić. Na przykład, czy pisma muszą zostać przesłane w określonym formacie lub jaki jest maksymalny rozmiar załączników, aby mogły zostać odebrane.

Jeżeli pisma doręczono drogą elektroniczną, nie ma obowiązku przesłania dodatkowej wersji papierowej.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Szczegółowe informacje na temat zasad i procedur dotyczących doręczeń w Anglii i Walii zamieszczono w części 6 regulaminu postępowania cywilnego. Zgodnie z ogólną zasadą powód ma obowiązek podania adresu pozwanego do doręczeń, przy czym adres ten jest zwykle obecnym lub ostatnim znanym adresem pozwanego lub adresem miejsca prowadzenia przez niego działalności. W przypadku braku możliwości ustalenia takich adresów powód może wystąpić z wnioskiem na podstawie części 6.19 o doręczenie w sposób alternatywny pod alternatywny adres. Dokładne szczegóły doręczenia zależą od okoliczności faktycznych przedstawionych sądowi, ale zasada jest taka, że niezależnie od metody doręczenia, o którą wnosi powód, musi ona zapewnić poinformowanie pozwanego o postępowaniu sądowym, zob. część 6A dyrektywy.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku standardowego doręczenia drogą pocztową lub innej metody doręczenia przewidującej doręczenie pisma kolejnego dnia roboczego pisma uznaje się za doręczone drugiego dnia po dniu ich nadania na poczcie lub pozostawienia u odpowiedniego dostawcy usług, przekazania takiemu dostawcy lub odbioru przez tego dostawcę, o ile dzień ten jest dniem roboczym, lub kolejnego dnia przypadającego po tym dniu. Jeżeli doręczenia dokonano za pomocą faksu lub innych środków komunikacji elektronicznej, pismo uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, jeżeli wysłano je w dniu roboczym do godz. 16.30, lub – w przeciwnym wypadku – w kolejnym dniu roboczym przypadającym po dniu jego wysłania. W przypadku zastosowania alternatywnej metody doręczenia tryb doręczenia i datę, w której pismo uznaje się za doręczone, określa się w postanowieniu sądu w tym przedmiocie.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Złożenia pism w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym) nie uznaje się z reguły za alternatywną metodę doręczenia. Procedurę powiadamiania adresata w sytuacji, gdy pisma doręczono listem poleconym, ale nie zostały one przez niego odebrane, opisano w pkt 8 poniżej.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli sąd zatwierdził określoną metodę doręczenia, termin skutecznego doręczenia uznaje się za obowiązujący niezależnie od tego, czy adresat odbierze pismo.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Przesyłki polecone realizowane przez Royal Mail (operatora pocztowego w Zjednoczonym Królestwie) są doręczane na adres, a nie konkretnej osobie. Dlatego możliwy jest odbiór pism przez osobę inną niż adresat, która zamieszkuje pod tym samym adresem.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W przypadku niezastania pod wskazanym adresem żadnej osoby, która mogłaby potwierdzić podpisem odbiór pism, następuje ich zwrot do miejscowego urzędu pocztowego. Pisma nieodebrane w wyznaczonym terminie (zob. poniżej) zwraca się nadawcy i wówczas doręczenie uznaje się za nieskuteczne.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Jeżeli doręczenie nie było możliwe, pod adresem doręczenia pozostawia się zawiadomienie o próbie doręczenia. Zawiadomienie zawiera informacje dla adresata o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Przesyłkę poleconą nadaną w Zjednoczonym Królestwie należy odebrać w ciągu jednego tygodnia W przypadku międzynarodowej przesyłki poleconej termin odbioru wynosi trzy tygodnie.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Sąd odnotowuje fakt doręczenia konkretnego pisma. Pisma doręczane pocztą uznaje się za doręczone, o ile nie nastąpił ich zwrot za pośrednictwem systemu pocztowego.

Jeżeli powód doręcza pismo, ma obowiązek złożenia w sądzie zaświadczenia o doręczeniu w terminie siedmiu dni od daty doręczenia. Na poświadczeniu należy wskazać, że pismo nie zostało zwrócone wskutek braku możliwości jego doręczenia, oraz szczegółowo określić sposób i datę doręczenia.

Po otrzymaniu formularza pozwu dłużnik ma 14 dni na złożenie odpowiedzi na pozew. Jeżeli dłużnik prześle formularz potwierdzenia doręczenia, termin na złożenie odpowiedzi na pozew zostaje wydłużony do 28 dni od daty doręczenia formularza żądania pozwu.

W przypadku doręczenia właściwego sporządza się pisemną adnotację w formie poświadczenia doręczenia lub oświadczenia pod przysięgą o doręczeniu, w którym podaje się datę i godzinę doręczenia. Dokument taki może stanowić potwierdzenie doręczenia, w przypadku gdy odbiorca odmawia odebrania pism.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli strona postępowania dowie się, że nie otrzymała pism sądowych, do których otrzymania jest uprawniona, może podjąć czynności mające zapewnić otrzymanie takich pism, kontaktując się ze stroną przeciwną lub reprezentującym ją prawnikiem (solicitor) albo kontaktując się z sądem. Jeżeli sąd wydał już orzeczenie w sprawie, można złożyć wniosek o jego uchylenie z powodu niedoręczenia pism sądowych.

Jeżeli strona zgadza się, aby doręczenie miało miejsce z przekroczeniem przewidzianego w przepisach minimalnego terminu na powiadomienie, doręczenie nadal może zostać uznane za skuteczne. Jeżeli stwierdzono nieważność doręczenia pisma, można podjąć ponowną próbę jego doręczenia. W określonych przypadkach sąd może również odstąpić od doręczenia pism.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Koszt doręczenia pism pocztą jest ujęty w standardowych opłatach sądowych. Jeżeli pisma mają zostać doręczone do rąk własnych adresata przez komornika lub pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe, wysokość opłat zależy od rodzaju pisma oraz od tego, czy doręcza je komornik czy pracownik sądowy.