Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

W ujęciu praktycznym „doręczenie pism” oznacza doręczenie w należyty sposób pism wykorzystywanych w toku postępowania sądowego.

W przepisach ustanowiono ramy, które należy stosować w celu:

• doręczenia pism w sposób uznawany za odpowiedni przez sąd;
• zapewnienia mechanizmu, za pomocą którego strona będzie w stanie wykazać, że określone pismo zostało lub nie zostało jej doręczone;
• ustalenia terminu, w którym pismo można będzie uznać za doręczone (np. doręczenie do rąk własnych – pismo uznaje się za doręczone tego samego dnia, chyba że doręczono je po godz. 17.00 w dniu roboczym lub doręczenie nastąpiło w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy – w takim przypadku przyjmuje się, że pismo zostało doręczone kolejnego dnia roboczego).

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Pisma, które należy doręczyć drogą formalną, obejmują pozwy, formularze żądania pozwu, odpowiedzi na pozew, repliki, zawiadomienia, wnioski, nakazy i zeznania świadków/oświadczenia złożone pod przysięgą (jeżeli mają one zostać wykorzystane w toku rozprawy).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Odpowiedzialność za doręczenie pisma spoczywa na stronie, która je sporządziła. Na przykład pozew powinien zostać doręczony przez powoda lub należycie upoważnionych prawników (solicitors). Sąd Najwyższy Gibraltaru nie doręcza pism.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Ponieważ w Gibraltarze – w odróżnieniu od wielu państw członkowskich – nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób, gibraltarski organ, do którego się zwrócono z wnioskiem o doręczenie, nie ma możliwości uzyskania adresu osoby, której należy doręczyć pisma. Jeżeli jednak pisma mają zostać doręczone spółce, a osoby przebywające pod wskazanym adresem odmawiają ich przyjęcia, jednostka przyjmująca w Gibraltarze może ustalić adres siedziby statutowej tej spółki (jeżeli różni się on od wskazanego adresu) i doręczyć pisma na ten adres.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Jak wspomniano powyżej, w Gibraltarze nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób. Aby ustalić adres konkretnej osoby, należy skorzystać z usług podmiotów zajmujących się ustalaniem miejsca pobytu osób fizycznych lub posłużyć się książką telefoniczną, która może zawierać pewne dane adresowe. Przeszukiwanie rejestrów takich jak rejestr numerów telefonicznych jest nieodpłatne. W innych przypadkach konieczne jest uiszczenie opłaty. Aby ustalić adres siedziby statutowej spółki, należy przeszukać rejestr prowadzony przez Izbę Spółek Handlowych (Companies House), który nie jest dostępny w internecie.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Nie, wystąpienie z wnioskiem o udostępnienie informacji na temat adresu w Gibraltarze na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 nie jest możliwe.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Pisma doręcza się zazwyczaj w następujący sposób:

• do rąk własnych;
• listem poleconym;
• faksem lub za pomocą jakichkolwiek innych środków komunikacji;
• przy wykorzystaniu alternatywnej metody określonej przez sąd.

Nakaz sądowy lub innego rodzaju postanowienie z pouczeniem o odpowiedzialności karnej należy zasadniczo doręczyć do rąk własnych.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Doręczenia można dokonać faksem, jeżeli strona lub jej pełnomocnik procesowy poinformowali wcześniej na piśmie stronę doręczającą o swojej gotowości do odbioru pism przesyłanych za pośrednictwem faksu. Podobne zasady stosuje się w przypadku doręczenia pocztą elektroniczną, przy czym w takiej sytuacji przepisy stanowią również, że doręczenia pocztą elektroniczną można dokonać wyłącznie w przypadku, gdy obydwie strony są reprezentowane przez pełnomocników procesowych.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Szczegółowe informacje na temat zasad i procedur dotyczących doręczeń w Gibraltarze zamieszczono w części 6 regulaminu postępowania cywilnego.

W przypadku wniosków o doręczenie pism otrzymanych od innych państw członkowskich standardową metodą doręczenia w Gibraltarze jest doręczenie do rąk własnych przez komornika sądowego. Jeżeli okaże się to niemożliwe, sędzia może wyrazić zgodę na zastosowanie innej metody doręczenia – z reguły doręczenia pocztą tradycyjną pod wskazany adres (jeżeli adres ten jest miejscem zwykłego pobytu lub ostatnim znanym miejscem zamieszkania osoby, której należy doręczyć pismo).

W pozostałych przypadkach doręczenia można dokonać za pomocą innej metody zapewniającej możliwość doręczenia pisma kolejnego dnia roboczego lub za pośrednictwem faksu bądź innych środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli sąd uzna, że w danym przypadku występuje zasadna przesłanka przemawiająca za wydaniem zgody na doręczenie pisma przy użyciu metody lub w miejscu, których w normalnych warunkach nie uznano by za odpowiednie zgodnie z przepisami regulaminu postępowania cywilnego, sąd może wydać postanowienie, na mocy którego dopuści możliwość doręczenia pisma za pomocą takiej alternatywnej metody lub w takim alternatywnym miejscu.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku standardowego doręczenia drogą pocztową lub innej metody doręczenia przewidującej doręczenie pisma kolejnego dnia roboczego pisma uznaje się za doręczone drugiego dnia po dniu ich nadania na poczcie lub pozostawienia u odpowiedniego dostawcy usług, przekazania takiemu dostawcy lub odbioru przez tego dostawcę, o ile dzień ten jest dniem roboczym, lub kolejnego dnia przypadającego po tym dniu. Jeżeli doręczenia dokonano za pomocą faksu lub innych środków komunikacji elektronicznej, pismo uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, jeżeli wysłano je w dniu roboczym do godz. 16.30, lub – w przeciwnym wypadku – w kolejnym dniu roboczym przypadającym po dniu jego wysłania. W przypadku zastosowania alternatywnej metody doręczenia tryb doręczenia i datę, w której pismo uznaje się za doręczone, określa się w postanowieniu sądu w tym przedmiocie.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Złożenia pism w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym) nie uznaje się z reguły za alternatywną metodę doręczenia. Procedurę powiadamiania adresata w sytuacji, gdy pisma doręczono listem poleconym, ale nie zostały one przez niego odebrane, opisano w pkt 8 poniżej.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli sąd zatwierdził określoną metodę doręczenia, termin skutecznego doręczenia uznaje się za obowiązujący niezależnie od tego, czy adresat odbierze pismo.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

List polecony doręczany przez pocztę w Gibraltarze jest przeznaczony dla adresata. Adresat otrzymuje awizo informujące o możliwości odbioru przesyłki, która zostanie mu wydana wyłącznie po okazaniu dowodu tożsamości.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli osoba, do której skierowane jest awizo, nie stawi się w urzędzie pocztowym, doręczenia nie można będzie dokonać w żaden inny sposób.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Tak, po przesłaniu adresatowi pierwszego awizo ma on dwadzieścia osiem dni na odebranie pism, po upływie których przesyła się mu drugie awizo. Jeżeli adresat nie odbierze pism w ciągu kolejnych siedmiu dni, zostaną one odesłane nadawcy jako niedoręczone.

Adresat zostanie poinformowany o tym fakcie za pomocą powiadomienia przesłanego na jego adres.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Jeżeli regulamin sądu stanowi, że w danym przypadku wymagany jest dowód doręczenia, należy przedstawić zaświadczenie o doręczeniu. Zaświadczenie to powinno wskazywać, że pismo nie zostało zwrócone wskutek braku możliwości jego doręczenia, określać metodę doręczenia pisma oraz zawierać datę jego nadania/doręczenia do rąk własnych/przesłania faksem lub pozostawienia w odpowiednim miejscu. Udostępniono specjalny formularz tego zaświadczenia.

Jeżeli pismem doręczanym do rąk własnych jest formularz pozwu, powód jest zobowiązany przekazać zaświadczenie o doręczeniu w terminie 21 dni od daty doręczenia formularza pozwu. Niedopełnienie tego obowiązku pozbawi powoda możliwości wystąpienia o wydanie wyroku zaocznego.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Z reguły podejmuje się próbę ponownego doręczenia pisma, o ile wyznaczony termin jeszcze nie upłynął.

Sąd Najwyższy jest jednak uprawniony do odstąpienia od doręczenia w wyjątkowych przypadkach. Dotyczy to m.in. sytuacji, w której pozwany został należycie powiadomiony o wniesieniu pozwu, ale powód nie dopełnił obowiązku doręczenia pozwu w wyznaczonym terminie, np. z uwagi na fakt, że pozew doręczono pod niewłaściwym adresem.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Ponieważ odpowiedzialność za dokonanie doręczenia spoczywa na stronie postępowania lub na reprezentujących ją prawnikach, wszelkie opłaty związane z doręczeniem pokrywa ta strona. Wysokość tego rodzaju opłat będzie uzależniona od metody doręczenia.