Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Celem doręczania dokumentów jest zapewnienie, by pozwani poznali charakter wszczynanego wobec nich powództwa i aby zapoznali się z pismami procesowymi. Szczegółowe wymogi zapewniające właściwe doręczanie pism są określone w regulaminie postępowania przed sądem.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenia drogą formalną wymagają wszelkie pisma, na podstawie których wszczyna się postępowanie cywilne w sądach rejonowych, okręgowych lub w Wysokim Trybunale (w tym środki zaskarżenia od orzeczeń sądów niższej instancji), a także wszystkie kolejne pisma procesowe.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Za doręczenie pisma odpowiada strona, w której imieniu zostaje sporządzone to pismo, lub osoba upoważniona przez nią do tych celów.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Nie. Adres do doręczenia musi podać organ występujący z wnioskiem.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Nie. Nie istnieje centralny rejestr adresów / miejsc pobytu osób fizycznych. Adres siedziby spółki można znaleźć za pomocą funkcjonalności wyszukiwania na stronie internetowej Urzędu Rejestracji Spółek (Companies Registration Office).

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Wniosek jest rozpatrywany przez sąd okręgowy jako wniosek złożony na podstawie rozporządzenia nr 1206/2001.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Sąd rejonowy może doręczać pisma:

(i) przesyłką poleconą;

(ii) przesyłką przedpłaconą za potwierdzeniem odbioru;

(iii) poprzez osobiste doręczenie pisma w zapieczętowanej kopercie osobie innej niż osoba, w której imieniu pismo zostało sporządzone;

(iv) poprzez doręczenie właściwe lub doręczenie krewnemu w wieku powyżej szesnastu lat, który zamieszkuje z pozwanym.

W przypadku sądu okręgowego niemalże wszystkie dokumenty są doręczane przesyłką poleconą.

W postępowaniach toczących się przed Wysokim Trybunałem regulamin sądów wyższej instancji (Order 9 Rule 2 of the Rules of the Superior Courts) przewiduje doręczenie właściwe pozwu skierowanego przeciwko osobie fizycznej oraz zezwala na doręczenie zastępcze, jeżeli dołożono należytej i uzasadnionej staranności, podejmując próby doręczenia właściwego. Kolejne pisma są zwykle doręczane przesyłką poleconą. (Zob. regulamin sądów wyższej instancji z 1986 r. (Order 121 RSC), z późniejszymi zmianami). W art. 51 ustawy o spółkach z 2014 r. przewidziano doręczanie pism przesyłką zwykłą przedpłaconą na adres siedziby statutowej spółki zarejestrowanej w Irlandii, zaś w art. 1310 ustawy o spółkach z 2014 r. przewidziano taki sam sposób doręczenia również w przypadku spółki zagranicznej.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Elektroniczne doręczanie dokumentów jest niedozwolone.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Standardowymi sposobami doręczenia są doręczenie właściwe lub doręczenie przesyłką poleconą. Jeżeli irlandzkie pisma procesowe muszą zostać doręczone w inny sposób, np. przesyłką zwykłą przedpłaconą, faksem, pocztą elektroniczną lub poprzez ogłoszenie, wówczas należy złożyć wniosek do sądu o „doręczenie zastępcze”, a jeżeli sąd wyrazi na nie zgodę, wówczas pisma mogą zostać doręczone alternatywną metodą dopuszczoną przez sąd.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku doręczenia na podstawie postanowienia o doręczeniu zastępczym pisma uznaje się za doręczone, jeżeli spełniono warunki przewidziane w postanowieniu sądu. W przypadku doręczenia pocztą istnieje ustawowa fikcja doręczenia, jeżeli pisma są doręczane w normalnym trybie doręczeń pocztowych. Jest to domniemanie wzruszalne.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

W przypadku doręczenia na podstawie postanowienia sądu adresat jest informowany w sposób określony w tym postanowieniu. Jeżeli dokumenty doręczane są przesyłką poleconą, a listonosz nie zastanie adresata pod wskazanym adresem, wówczas listonosz pozostawia pod adresem doręczenia zawiadomienie, w którym wzywa się adresata do stawienia się w placówce pocztowej w celu odbioru dokumentu wysłanego przesyłką poleconą. Przesyłkę zazwyczaj można odebrać w placówce pocztowej w okresie od tygodnia do dziesięciu dni.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Odmowa przyjęcia dokumentów nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji. W przypadku braku możliwości doręczenia dokumentów w irlandzkim postępowaniu sądowym można wnieść wniosek do sądu o wydłużenie czasu na doręczenie, o zmianę sposobu doręczenia lub o zastosowanie obu tych metod.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

W przypadku przesyłki nierejestrowanej dokument zostanie doręczony pod określonym adresem. W przypadku przesyłki poleconej dokument zostanie doręczony jedynie osobie wskazanej na przesyłce. Odnosi się to zarówno do przesyłek krajowych, jak i międzynarodowych.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W art. 15 rozporządzenia nr 1393/2007 przewidziano alternatywę dla doręczania drogą pocztową, tj. umożliwiono osobom doręczenie właściwe za pośrednictwem prawnika zajmującego się bezpośrednią obsługą klienta (solicitor) lub pracownika doręczającego pozwy.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Placówka pocztowa określa zazwyczaj termin na zawiadomieniu wysyłanym adresatowi. Zawiadomienie pozostawia się pod adresem adresata. Termin odbioru wynosi zwykle jeden tydzień.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Sądy rejonowe i okręgowe: jeżeli dokumenty są doręczane przesyłką poleconą, osoba, która nadała przesyłkę, składa oficjalne oświadczenie nie wcześniej niż po upływie dziesięciu dni od daty nadania przesyłki, w którym przedstawia potwierdzenie nadania.

Wysoki Trybunał: osoba, która dokonała doręczenia, składa oświadczenie z mocą przysięgi o doręczeniu, które stanowi niezbędny dowód dla sądu. W przypadku pozwu szczegóły doręczenia należy odnotować na takim pozwie w ciągu trzech dni od doręczenia, przy czym stosowne informacje powinny się znaleźć w oświadczeniu z mocą przysięgi o doręczeniu właściwym.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Istnieje możliwość wniesienia wniosku do sądu o uchylenie wszelkich wydanych orzeczeń, jeżeli pozwanemu nie doręczono w sposób zgodny z prawem zawiadomienia o rozprawie sądowej.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Koszty obejmą koszty wysyłki lub honorarium doręczającego, jeżeli skorzystano z jego usług.