Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie pism to czynność procesowa przeprowadzana i zatwierdzana zgodnie z procedurą przewidzianą w przepisach prawa.

Przyjęto przepisy szczególne dotyczące doręczania pism sądowych, które służą zagwarantowaniu doręczenia pisma adresatowi i udzielenia mu stosownych informacji, a także zapewnieniu tej osobie możliwości obrony własnych interesów w toku postępowania.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Zgodnie z art. 117 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego Republiki Litewskiej (zwanego dalej „kodeksem postępowania cywilnego”) pisma procesowe wymagają doręczenia drogą formalną. Wyróżnia się dwie kategorie pism procesowych:

• pisma sporządzane przez strony postępowania, w tym pozwy, pozwy wzajemne, odpowiedzi na pozew, odpowiedzi na pozew wzajemny, repliki (odpowiedzi powoda na odpowiedź na pozew przekazaną przez pozwanego), dupliki (odpowiedzi pozwanego na przekazaną przez powoda odpowiedź na pierwotną odpowiedź na pozew złożoną przez pozwanego), odrębne zażalenia, apelacje i skargi kasacyjne, odpowiedzi na apelacje oraz inne pisma, w których strony przedstawiają swoje wnioski, roszczenia, odpowiedzi lub wyjaśnienia w ramach procedury pisemnej (art. 110 kodeksu postępowania cywilnego);
• pisma sądowe (wyroki, postanowienia, nakazy, zarządzenia, protokoły rozpraw, wezwania do stawienia się przed sądem i zawiadomienia sądowe), czyli pisma sporządzane przez sąd w toku postępowania (art. 116 kodeksu postępowania cywilnego). Zalicza się do nich również pisma komornicze (wezwania do zapłaty, nakazy, wezwania do stawienia się przed sądem).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Za doręczenie pism odpowiada zazwyczaj sąd. Jeżeli jednak pisma doręcza się przesyłką poleconą lub za pośrednictwem komorników, kurierów, strony postępowania lub adwokata itp., odpowiedzialność za dokonanie doręczenia spoczywa również na osobie doręczającej pismo.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Tak, sądy i komornicy mogą wyszukiwać te informacje w rejestrach publicznych.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Organy sądowe ani strony postępowania z państw trzecich nie dysponują swobodnym dostępem do danych znajdujących się w rejestrach.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Litewska Izba Komornicza przekazuje pisma do doręczenia komornikom. Komornicy dokonują doręczenia pism. Jeżeli adres osoby, do której skierowane jest pismo, nie jest znany, komornicy wyszukują te informacje w rejestrach.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

W kodeksie postępowania cywilnego przewidziano następujące metody doręczenia pism procesowych:

• doręczenie pism adresatowi bezpośrednio w sądzie po złożeniu przez niego podpisu potwierdzającego odbiór (art. 127);
• doręczenie pism przesyłką poleconą, za pośrednictwem komorników lub kurierów i – w stosownych przypadkach – za pomocą telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (art. 117 ust. 1);
• za zgodą strony postępowania sąd może przekazać pismo procesowe tej stronie w celu jego doręczenia adresatowi (art. 117 ust. 2);
• jeżeli strona lub osoba trzecia biorą udział w postępowaniu za pośrednictwem pełnomocnika, pisma procesowe dotyczące postępowania doręcza się wyłącznie takiemu pełnomocnikowi (art. 118);
• jeżeli obydwie strony postępowania są reprezentowane przez adwokatów, adwokat jednej ze stron powinien przekazać pismo dotyczące postępowania bezpośrednio adwokatowi strony przeciwnej (art. 119).

Jeżeli strona postępowania jest osobą fizyczną, pisma procesowe doręcza się jej do rąk własnych lub jej pełnomocnikowi; jeżeli osoba ta nie dysponuje zdolnością procesową w sprawach cywilnych, pisma doręcza się jej pełnomocnikowi procesowemu. Pisma procesowe adresowane do osób prawnych należy doręczyć kierownikowi, organom zarządczym lub pracownikom administracyjnym osoby prawnej (art. 123 kodeksu postępowania cywilnego). Pisma procesowe adresowane do organizacji paramilitarnych doręcza się dowódcy lub oficerowi pełniącemu służbę w odpowiedniej organizacji lub jej jednostce (art. 125 kodeksu postępowania cywilnego); pisma procesowe adresowane do osób osadzonych w zakładzie karnym lub areszcie śledczym doręcza się za pośrednictwem administracji danego zakładu karnego (art. 126 kodeksu postępowania cywilnego).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

W części I rozdział XI sekcja druga kodeksu postępowania cywilnego ustanowiono procedurę doręczania pism procesowych, której stosowanie jest obowiązkowe. W art. 117 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego określono główne sposoby doręczania pism procesowych: doręczenie przesyłką poleconą, doręczenie za pośrednictwem komorników lub dostawców usług kurierskich oraz doręczenie za pomocą innych metod, o których mowa w kodeksie postępowania cywilnego. Pisma procesowe można również doręczać między innymi za pomocą następujących metod: doręczenie pełnomocnikowi (art. 118 kodeksu postępowania cywilnego), doręczenie adwokatowi (art. 119 kodeksu postępowania cywilnego), doręczenie w sądzie (art. 127 kodeksu postępowania cywilnego), doręczenie kuratorowi (art. 129 kodeksu postępowania cywilnego), doręczenie przez podanie do wiadomości publicznej (art. 130 kodeksu postępowania cywilnego) itp.

Na wniosek zainteresowanej osoby pisma można przesłać i doręczyć pocztą elektroniczną.

LITEKO: w rozdziale IV Opisu procedury wnoszenia pism procesowych do sądu oraz ich doręczania osobom fizycznym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, zatwierdzonego zarządzeniem nr 1R-332 Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej z dnia 13 grudnia 2012 r. (zwanego dalej „opisem”), uregulowano doręczanie pism procesowych osobom fizycznym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z pkt 22 tego opisu w przypadku konieczności doręczenia adresatowi pism procesowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub w przypadku gdy adresat wyraził zgodę na przesłanie mu pism procesowych na jego konto w Podsystemie Publicznych Usług Elektronicznych Litewskiego Systemu Informacji Sądowej (zwanego dalej „podsystemem PES/systemem ESS LITEKO”), wyznaczony pracownik sądu ma obowiązek przesłać pisma procesowe na konto adresata w podsystemie PES LITEKO, o ile wspomniane konto jest aktywne. Uczestnika postępowania powiadamia się o tym fakcie za pomocą powiadomienia elektronicznego przesyłanego na jego konto w podsystemie PES LITEKO oraz wiadomości e-mail przesyłanej na podany przez niego adres poczty elektronicznej. Sposób powiadomienia zależy od tego, kim jest adresat pisma, ponieważ korespondencja między instytucjami może odbywać się wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub systemu e-doręczeń.

Krajowy system informatyczny ustanowiony na potrzeby dokonywania doręczeń za pośrednictwem poczty elektronicznej – system e-doręczeń – stanowi elektroniczną alternatywę wobec przesyłania pism urzędowych listem poleconym. Dzięki nieodpłatnemu dostępowi do systemu e-doręczeń zainteresowane strony mogą przekazywać organom publicznym różne pisma urzędowe, oświadczenia, wnioski itp. przez internet.

Korespondencję elektroniczną można przesyłać za pośrednictwem systemu e-doręczeń, jeżeli odbiorca lub nadawca jest organem publicznym. Korespondencję elektroniczną można przesyłać:

• między organami publicznymi;
• między osobami prawnymi a organami publicznymi;
• między osobami fizycznymi a organami publicznymi.

System Informacji Komorniczej (AIS) to portal utworzony do celów prowadzenia postępowań egzekucyjnych drogą elektroniczną, za pośrednictwem którego zainteresowane osoby mogą uczestniczyć w postępowaniu egzekucyjnym online.
Za pośrednictwem portalu zainteresowane osoby mogą:

• sprawdzić, czy wszczęto przeciwko nim postępowanie egzekucyjne;
• zwrócić się do komornika z wnioskiem o wydanie elektronicznego nakazu egzekucji;
• przekazać komornikowi pismo sporządzone w dowolnym formacie;
• otrzymać informacje na temat postępowania egzekucyjnego oraz czynności dokonywanych przez komornika w toku egzekucji oraz przeglądać akta sprawy w czasie rzeczywistym.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Tak, stosowanie innych metod doręczenia jest dopuszczalne. Jeżeli osoba doręczająca pismo procesowe nie zastanie adresata w miejscu zamieszkania lub pracy, pismo należy doręczyć pełnoletniemu członkowi rodziny zamieszkującemu wspólnie z adresatem, chyba że członkowie rodziny mają rozbieżny interes prawny, jeżeli chodzi o rozstrzygnięcie sprawy; w przypadku braku możliwości doręczenia pisma członkom rodziny pismo należy doręczyć gospodarzowi budynku/przedstawicielom spółdzielni, członkom organizacji zarządzającej budynkiem mieszkalnym, przedstawicielowi administracji samorządowej lub pracownikowi administracyjnemu w miejscu pracy adresata (art. 123 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli osoba doręczająca pismo procesowe nie zastanie adresata w siedzibie osoby prawnej lub w innym miejscu wskazanym przez osobę prawną, pismo procesowe należy doręczyć dowolnemu pracownikowi osoby prawnej przebywającemu w miejscu doręczenia. Jeżeli okaże się to niemożliwe, pisma procesowe należy doręczyć kierownikowi ds. administracyjnych lub członkom organu zarządzającego wskazanym w rejestrze osób prawnych, których w takim przypadku traktuje się jak osoby fizyczne, bądź pełnoletnim członkom ich rodzin (art. 123 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego).

W przypadku konieczności doręczenia stronie, której miejsce zamieszkania i pracy są nieznane lub która nie ma pełnomocnika, odpisu pozwu lub innych pism procesowych dających podstawy do wdania się w spór w celu ochrony praw przysługujących tej stronie wspomniane pisma można doręczyć kuratorowi wyznaczonemu przez sąd rozpoznający sprawę na wniosek zainteresowanej strony do chwili ustalenia miejsca zamieszkania lub miejsca pracy tej strony lub do chwili powołania przez nią pełnomocnika (art. 129 kodeksu postępowania cywilnego).

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Przepisy ogólne dotyczące doręczania pism procesowych mają zastosowanie od chwili pozostawienia pisma we właściwym miejscu.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Adresat otrzymuje powiadomienie o wpłynięciu korespondencji i jest zobowiązany odebrać ją w wyznaczonym terminie.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Odmowa przyjęcia wezwania do stawienia się przed sądem lub odpisu pozwu, jak również odmowa podpisania potwierdzenia odbioru tych pism będzie traktowana jako równoważna ich skutecznemu doręczeniu, chyba że wspomniane pisma doręcza strona postępowania. Osoba doręczająca pisma odnotowuje fakt odmowy przyjęcia wezwania do stawienia się przed sądem lub odpisu pozwu oraz przyczyny odmowy. Jeżeli wezwania do stawienia się przed sądem lub odpisy pozwu doręcza się przy wykorzystaniu telekomunikacyjnego urządzenia końcowego, przyjmuje się, że adresat odmówił przyjęcia takich pism procesowych, jeżeli nie opatrzył potwierdzenia ich odbioru podpisem elektronicznym w terminie trzech dni od daty doręczenia lub jeżeli nie potwierdził faktu doręczenia tych pism w inny sposób.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego, jeżeli osoba biorąca udział w postępowaniu jest osobą fizyczną, pisma procesowe doręcza się jej do rąk własnych lub – jeżeli nie posiada zdolności procesowej w sprawach cywilnych – jej pełnomocnikowi procesowemu.

Pisma procesowe adresowane do osoby prawnej należy doręczyć kierownikowi takiej osoby prawnej, innym członkom organów zarządczych, o których mowa w rejestrze osób prawnych, pełnomocnikom procesowym lub pracownikom administracyjnym.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli osoba doręczająca pismo procesowe nie zastanie adresata w miejscu zamieszkania, w innym miejscu wskazanym do celów doręczania pism procesowych lub w miejscu pracy, pismo procesowe należy doręczyć pełnoletniemu członkowi rodziny zamieszkującemu wspólnie z adresatem (np. dzieciom lub dzieciom przysposobionym, rodzicom lub rodzicom adopcyjnym), małżonkowi itp.), chyba że członkowie rodziny mają rozbieżny interes prawny, jeżeli chodzi o rozstrzygnięcie sprawy; w przypadku braku możliwości doręczenia pisma członkom rodziny pismo należy doręczyć pracownikom administracyjnym w miejscu pracy adresata. W przypadku braku możliwości doręczenia pisma procesowego osobie fizycznej pod podanym przez nią adresem zamieszkania lub w innym miejscu wskazanym przez nią do celów doręczania pism procesowych osoba dokonująca doręczenia powinna doręczyć pismo pod adresem zamieszkania zadeklarowanym przez osobę fizyczną. Jeżeli adres zamieszkania osoby fizycznej lub innego miejsca wskazanego do celów doręczania pism procesowych jest taki sam jak adres zamieszkania zadeklarowany przez osobę fizyczną, pisma procesowe wystarczy doręczyć jednokrotnie. W przypadku braku możliwości doręczenia pisma procesowego osobie fizycznej zgodnie z opisaną powyżej procedurą osoba dokonująca doręczenia powinna pozostawić powiadomienie dotyczące pism procesowych podlegających doręczeniu pod zadeklarowanym adresem zamieszkania osoby fizycznej oraz odnotować ten fakt w potwierdzeniu doręczenia, które przekazuje się następnie sądowi. W takim przypadku pismo procesowe uznaje się za doręczone w terminie trzydziestu dni od dnia pozostawienia wspomnianego powiadomienia pod zadeklarowanym adresem zamieszkania. Procedurę doręczania pism procesowych oraz tryb pozostawiania powiadomienia dotyczącego pism procesowych podlegających doręczeniu pod zadeklarowanym adresem zamieszkania adresata, w tym formę, w jakiej należy sporządzić takie powiadomienie, określa rząd.

Przesyłki pocztowe, których nie można pozostawić w skrzynce pocztowej adresata lub których nie można doręczyć adresatowi za pośrednictwem listonosza, przechowuje się w urzędzie pocztowym właściwym dla miejsca zamieszkania adresata, który może je odebrać w wyznaczonym terminie wskazanym w powiadomieniu dotyczącym danej przesyłki pozostawionym w jego skrzynce pocztowej. Po upływie wyznaczonego terminu przesyłkę zwraca się nadawcy, jeżeli jest on znany.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Jeżeli pod wskazanym adresem nie zastano adresata, przesyłka polecona nie zostanie doręczona. Zamiast tego w skrzynce pocztowej adresata pozostawia się powiadomienie dotyczące przesyłki pocztowej. Po upływie wyznaczonego terminu przesyłkę zwraca się nadawcy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Pisemne potwierdzenie doręczenia pism to oświadczenie dotyczące doręczenia pisma wskazujące, czy pisma zostały doręczone, czy też nie. Można również skorzystać z komorniczego potwierdzenia doręczenia, które adresat (odbiorca) opatruje swoim podpisem, aby potwierdzić otrzymanie pism. Jeżeli pisma nie zostaną doręczone, komornik sporządza oświadczenie wskazujące, że pisma nie zostały doręczone lub że adresat odmówił ich przyjęcia. Potwierdzenia doręczenia pism procesowych przechowuje się w kancelariach komorniczych.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli doręczenie pism okazało się niemożliwe lub jeżeli pisma doręczono osobie trzeciej z naruszeniem przepisów, można podjąć próbę ponownego doręczenia, o ile pozostało wystarczająco dużo czasu i o ile nie wyznaczono konkretnego terminu na dokonanie doręczenia.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Zgodnie z pkt 5 Procedury pobierania opłat z tytułu doręczenia pism sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub gospodarczych, przyjętej na mocy zarządzenia nr 1R-16 Ministra Sprawiedliwości Republiki Litewskiej z dnia 20 stycznia 2016 r. (zmienionego zarządzeniem nr 1R-312 z dnia 9 grudnia 2016 r.), opłata za doręczenie pism na Litwie wynosi 110 euro, jeżeli procedurę doręczania pism oraz ich przekazywania do wykonania przez komorników zorganizowała i koordynowała Litewska Izba Komornicza.

Potwierdzenie uiszczenia tej opłaty (kopię wyciągu bankowego) należy złożyć wraz z dokumentami do doręczenia. Wspomnianą opłatę uiszcza się na rzecz Litewskiej Izby Komorniczej:

Lietuvos antstolių rūmai

Adres: Konstitucijos pr. 15, LT-09319 Vilnius, Litwa

Numer rachunku: LT92 4010 0424 0031 5815, AB Luminor Bank, kod banku 40100.

Dane są gromadzone i przechowywane w rejestrze osób prawnych, nr rejestru: 126198978.

Tel.: +370 5 2750067, +370 5 275 0068

E-mail: info@antstoliurumai.lt

http://www.antstoliurumai.lt/