Jeśli chodzi o wymiar sprawiedliwości w sprawach cywilnych, bieżące procedury i postępowania wszczęte przed końcem okresu przejściowego będą nadal prowadzone na mocy prawa UE. W portalu e-Sprawiedliwość do końca 2022 r. będą nadal aktualizowane informacje dotyczące Wielkiej Brytanii na podstawie dwustronnej umowy z tym krajem.

Doręczanie pism sądowych

Irlandia Północna
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Jest to ogólne pojęcie określające kroki, które należy podjąć, aby przekazać pisma sądowe zainteresowanym stronom.

Głównym celem przepisów w tym zakresie jest dopilnowanie, aby zainteresowane strony zostały poinformowane o wszczęciu postępowania sądowego i otrzymywały aktualne informacje o jego przebiegu. Regulamin sądu przewiduje szczegółowe terminy zapewniające wystarczającą możliwość zapoznania się z pismami sądowymi i – w stosownych przypadkach – udzielenia na nie odpowiedzi. Terminy pomagają również utrzymać tempo postępowania, ponieważ zapewniają dokonywanie określonych czynności w konkretnym czasie. Sąd wymaga zwykle dowodu doręczenia pism przed wydaniem orzeczenia w sprawie.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Co do zasady przedmiotem doręczeń są wszelkie pisma związane z postępowaniem sądowym, takie jak:

  • pismo wszczynające postępowanie (np. wezwanie do stawienia się przed sądem, wezwanie lub pozew wszczynające postępowanie, wniosek, pismo zwane civil bill);
  • niektóre pisma sporządzane w toku postępowania sądowego (np. oświadczenie o stawieniu się przed sądem (memorandum of appearance), odpowiedź na pozew, oświadczenie o gotowości (certificate of readiness) lub
  • powiadomienie o wydaniu orzeczenia.

W niektórych postępowaniach cywilnych doręczenia wymagają określone dokumenty (na przykład w sprawach dotyczących wypadków drogowych doręcza się zawiadomienie ubezpieczycielowi pozwanego).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Zazwyczaj doręczenie pism jest obowiązkiem stron, ale w tym celu jest do dyspozycji szereg sposobów, przy czym część z nich wiąże się z udziałem osób trzecich [np. pracowników sądowych doręczających pisma sądowe (zob. poniżej), prawników (solicitors), listonoszy].

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Obecnie nie stosuje się takich praktyk.

W przypadku doręczeń do osób fizycznych Służba Sądów i Trybunałów Irlandii Północnej dokonuje doręczenia za pośrednictwem doręczającej osoby trzeciej, która podejmuje próbę doręczenia na adres podany przez organ występujący z wnioskiem o doręczenie. Co do zasady, jeżeli doręczenie jest niemożliwe, ponieważ adresat zmienił miejsce zamieszkania, następuje zwrot pisma, chyba że osoby zamieszkujące obecnie pod danym adresem podadzą adres do przekierowania lub jeżeli doręczający zostanie poinformowany o alternatywnych adresach – wówczas można podjąć ponowną próbę doręczenia, przy czym na zaświadczeniu o doręczeniu będzie widniał ten sam adres.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Obecnie nie stosuje się takich praktyk.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Obecnie nie stosuje się takich praktyk. Aby ułatwić złożenie wniosku dowodowego, należy podać adres do doręczeń.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Ogólne zasady doręczeń określa regulamin sądu. Inne przepisy ustawowe mogą jednak zawierać przepisy szczególne odnoszące się do konkretnych przypadków (na przykład doręczeń do osób prawnych).

Zazwyczaj wezwania do stawienia się przed Wysokim Trybunałem (High Court) można doręczyć:

  • poprzez wysłanie odpisu pisma opłaconym listem priorytetowym (first class post) na adres zwykłego pobytu lub ostatni znany adres;
  • do rąk własnych, w którym to przypadku doręczający ma obowiązek potwierdzenia tożsamości osoby, której pisma mają zostać doręczone, a następnie wręczenia jej pism wraz z wyjaśnieniem, jakie pisma doręcza;
  • przez umieszczenie odpisu pisma w skrzynce pocztowej pod danym adresem (odpis musi znajdować się w zaklejonej kopercie zaadresowanej do pozwanego);
  • prawnikowi (solicitor), który zwraca oryginał pisma wraz z oświadczeniem o jego odbiorze w imieniu pozwanego;
  • zgodnie z postanowieniem umownym (które może określać, komu należy doręczyć pisma oraz na jaki adres/w jaki sposób);
  • w przypadku postępowania w przedmiocie posiadania gruntów przez doręczenie odpisu pisma małżonkowi, innemu członkowi rodziny lub pracownikowi pozwanego (jeżeli faktycznie ukończył 16 lat) w miejscu zamieszkania pozwanego lub w miejscu, w którym pozwany prowadzi działalność. Jeżeli sąd ustali, że najwyraźniej nikt nie jest posiadaczem gruntów i nie ma możliwości doręczenia pism pozwanemu w inny sposób, może zezwolić na doręczenie przez umieszczenie odpisu pisma sądowego w widocznym miejscu nieruchomości gruntowej;
  • jeżeli pozwany jest osobą małoletnią – jego rodzicowi, opiekunowi lub osobie, z którą zamieszkuje;
  • jeżeli pozwany jest pacjentem – osobie upoważnionej na mocy przepisów w zakresie zdrowia psychicznego lub osobie, z którą pozwany zamieszkuje;
  • Koronie (Crown) przesyłką zwykłą lub przez pozostawienie pisma u pracownika lub przedstawiciela prawnika zwanego Crown Solicitor;
  • spółce przesyłką poleconą na adres siedziby statutowej.
  • Wszelkie inne pisma Wysokiego Trybunału, które nie wymagają doręczenia właściwego, można pozostawić pod adresem osoby, której mają zostać doręczone, lub przesłać na ten adres;
  • doręczone faksem, a następnie przesłane pocztą, jeżeli obie strony są reprezentowane przez prawników (solicitors);
  • doręczone w formie wymiany pism.

W sądzie hrabstwa, o ile nie postanowiono inaczej, pismo zwane civil bill może zostać doręczone:

  • przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe (Pracownicy sądowi doręczający pisma sądowe, wyznaczani dla każdego okręgu sądowoadministracyjnego, odnotowują szczegóły doręczenia na oryginale pisma zwanego civil bill i jak najszybciej zwracają pismo do reprezentującego powoda prawnika);
  • przez prawnika (solicitor) lub jego pracownika (w wieku powyżej 16 lat), zwykłym listem priorytetowym;
  • przez umieszczenie odpisu pisma w skrzynce pocztowej pod wskazanym adresem (odpis musi znajdować się w zaklejonej kopercie zaadresowanej do pozwanego)
  • prawnikowi (solicitor), jeżeli jest upoważniony do odbioru doręczeń i na oryginale pisma podpisze stosowne oświadczenie.

Wszelkie inne pisma, które nie wymagają doręczenia właściwego, można:

  • doręczyć lub przesłać prawnikowi (solicitor), jeżeli strona jest reprezentowana przez takiego prawnika;
  • doręczone faksem, a następnie przesłane pocztą, jeżeli obie strony są reprezentowane przez prawników lub
  • doręczyć w formie wymiany pism.

Wezwania ani pisma zwanego civil bill przeznaczonego do doręczenia poza terytorium Irlandii Północnej nie można wydać bez zgody sądu, chyba że sąd ten jest właściwy na mocy:

  • ustawy z 1982 r. o właściwości i orzeczeniach sądów cywilnych (Civil Jurisdiction and Judgments Act 1982);
  • rozporządzenia Rady (WE) nr 44/2001 z dnia 22 grudnia 2000 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych lub rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1215/2012 w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych (wersja przekształcona) lub
  • innych przepisów ustawowych.

Należy spełnić szereg innych wymagań (na przykład w danej jurysdykcji nie może toczyć się żadne postępowanie dotyczące tego samego przedmiotu sporu).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

W Irlandii Północnej doręczenia elektroniczne pism w postępowaniu cywilnym są niedozwolone.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Jeżeli zgodnie z przepisami pismo ma zostać doręczone do rąk własnych – na przykład pismo wzywające do spłaty zadłużenia (enforcement civil bill) lub wzywające do spłaty zadłużenia pod groźbą kary pozbawienia wolności (committal civil bill) na podstawie art. 107 zarządzenia o wykonywaniu orzeczeń sądowych w Irlandii Północnej z 1981 r. [Judgments Enforcement (Northern Ireland) Order 1981] – przewidziano możliwość złożenia wniosku ex parte o zezwolenie na dokonanie doręczenia w inny sposób. Na przykład sąd może zarządzić doręczenie zastępcze:

  • pocztą,
  • przez ogłoszenie,
  • przyjacielowi,
  • członkowi rodziny,
  • zakładowi ubezpieczeń.

W przypadku gdy pozwany przebywa poza terytorium Irlandii Północnej, sąd może zarządzić doręczenie zastępcze, jeżeli stwierdzono, że osoba ta opuściła kraj w celu uniknięcia postępowania sądowego.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku zastosowania innego sposobu doręczenia jest on określony w postanowieniu sądu, przy czym w celu zachowania zgodności z wymogami należy wskazać datę doręczenia pism.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Złożenia pism w określonym miejscu nie uznaje się za standardowy sposób doręczeń w Irlandii Północnej.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresat odmówi przyjęcia doręczanych pism (np. odmawiając podania tożsamości), doręczający może doręczyć je innej osobie, o ile osoba ta jest mu znana i ukończyła 16 lat (np. małżonkowi adresata). W przypadku braku osoby, której można doręczyć pismo, sporządza się zaświadczenie o braku doręczenia. W przypadku braku możliwości uzyskania dowodu tożsamości pisma uznaje się za niedoręczone (nawet jeśli odmowa okazania dowodu tożsamości była nieuzasadniona).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Przesyłki polecone realizowane przez Royal Mail (operatora pocztowego w Zjednoczonym Królestwie) są doręczane na adres, a nie konkretnej osobie. Dlatego możliwy jest odbiór pism przez osobę inną niż adresat, która zamieszkuje pod tym samym adresem.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W przypadku niezastania pod wskazanym adresem żadnej osoby, która mogłaby potwierdzić podpisem odbiór pism, następuje ich zwrot do miejscowego urzędu pocztowego. Pisma nieodebranie w terminie (zob. poniżej) zwraca się nadawcy.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Jeżeli doręczenie nie było możliwe, pod adresem doręczenia pozostawia się zawiadomienie o próbie doręczenia. Zawiadomienie zawiera informacje dla adresata o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Przesyłkę poleconą nadaną w Zjednoczonym Królestwie należy odebrać w ciągu jednego tygodnia W przypadku międzynarodowej przesyłki poleconej termin odbioru wynosi trzy tygodnie.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Doręczenie pism Wysokiego Trybunału może wymagać potwierdzenia w drodze oświadczenia z mocą przysięgi, w którym wskazuje się:

  • kto dokonał doręczenia;
  • komu doręczono pisma (można powołać się na fotografię odbiorcy lub fakt, że osoba ta potwierdziła swoją tożsamość);
  • kiedy i w jaki sposób dokonano doręczenia;
  • datę i godzinę doręczenia.

Doręczający odnotowuje szczegóły doręczenia na oryginale pisma.

Oświadczenie z mocą przysięgi o doręczeniu pocztą lub przez umieszczenie w skrzynce pocztowej zawiera stwierdzenie o wystąpieniu przesłanek pozwalających uznać, że pismo trafi do wiadomości pozwanego oraz że nie dokonano zwrotu pisma jako niedoręczone.

W sprawach niecierpiących zwłoki potwierdzenie doręczenia może mieć formę ustną.

Sądy hrabstw:

  • doręczeń dokonuje pracownik sądu doręczający pisma sądowe, który prowadzi rejestr zawierający szczegółowe informacje o doręczeniach, i składa przyrzeczenie, że adnotacje o doręczeniu są prawidłowe;
  • doręczenie przez prawnika (solicitor) potwierdza się poświadczeniem nadania na awersie pisma zwanego civil bill.

Wysoki Trybunał i sądy hrabstw:

  • pismo nadane listem priorytetowym uznaje się za doręczone po upływie siódmego dnia roboczego (chociaż można zażądać przedstawienia dowodów potwierdzających wcześniejsze doręczenie);
  • faks nadany po godz. 16.00 w dzień roboczy uznaje się za doręczony następnego dnia;
  • doręczenie pisma w ramach wymiany pism uznaje się za skuteczne drugiego dnia roboczego od dnia jego pozostawienia w skrzynce do wymiany pism.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli solicitor nie jest uprawniony do odbioru doręczanych pism w imieniu pozwanego, doręczenie zostanie uznane za bezskuteczne. Sędzia może jednak uznać doręczenie za wystarczające, jeżeli istnieją dowody na to, że pozwany faktycznie otrzymał dokument lub że doręczenie jest wadliwe z przyczyn technicznych. Wadliwe doręczenie lub brak doręczenia nie są również brane pod uwagę, jeżeli pozwany wda się w spór bez żadnych zastrzeżeń.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Do doręczeń pocztowych stosuje się opłaty za nadanie listem priorytetowym. W przypadku doręczeń właściwych doręczający pobierają opłaty ustawowe. Obecnie opłata za doręczenie właściwe pisma zwanego civil bill lub wezwania wynosi odpowiednio 12 i 45 funtów szterlingów.

Ostatnia aktualizacja: 20/08/2021

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.