Doręczanie pism sądowych

Polska
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie polega na zgodnym z przepisami umożliwieniu określonej osobie zapoznania się z treścią przeznaczonej dla niej korespondencji.

Od prawidłowości doręczenia zależy realizacja praw procesowych stron (prawo do jawnego rozpatrzenia sprawy, prawo do obrony, prawo do przedstawienia dowodów na poparcie swoich twierdzeń, prawo do informacji) a także spełnienie innych przesłanek ważności postępowania, prawidłowe obliczanie terminów, a w konsekwencji – prawomocność wydanego orzeczenia.

Przepisy o doręczeniach zawarte są przede wszystkim w Rozdziale 2 (artykuły 131-147) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: kpc), a także w aktach wykonawczych:

  • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (dalej „Regulamin”);
  • Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (dalej jako „Rozporządzenie”).

W przypadku doręczeń dokonywanych w drodze zwykłej przesyłki listowej (punkt 8 poniżej) regulacja znajduje się w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, oraz w regulaminach świadczenia usług pocztowych wydawanych przez poszczególnych operatorów pocztowych. Operatorem pocztowym, który ma obowiązek świadczyć powszechne usługi pocztowe (i nie może odmówić zawarcia umowy o doręczenie przesyłki listowej poleconej), jest operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenia drogą formalną wymagają wszystkie pisma sądowe i pisma procesowe, których doręczenie wywołuje skutki prawne.

Pisma sądowe są to pisma wysyłane przez sąd do stron i innych osób związanych z postępowaniem sądowym, na przykład: zawiadomienie, wezwanie, pouczenie, odpis orzeczenia (wyroku, postanowienia, nakazu zapłaty) lub zarządzenia, odpis orzeczenia z uzasadnieniem.

Pisma procesowe to pisma inicjujące postępowanie (np. pozew) oraz pisma składane w toku postępowania przez strony i inne uprawnione podmioty postępowania cywilnego (np. prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka), zawierające ich wnioski lub oświadczenia.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W Polsce obowiązuje zasada oficjalności doręczeń, która oznacza, że niemal wszystkie doręczenia w postępowaniu sądowym, dokonywane są z urzędu przez sąd, z wyjątkami przewidzianymi w kpc. Dlatego też strona lub inny podmiot składający pismo procesowe, obowiązany jest złożyć je w sądzie wraz z odpowiednią liczbą odpisów, dla doręczenia uczestniczącym w sprawie osobom (art. 128 §1 kpc).

W przypadku, gdy pozwany, mimo dwukrotnego awizowania przesyłki nie odebrał pozwu lub innego pisma procesowego wywołującego po stronie pozwanego potrzebę podjęcia obrony jego praw, i nie mają zastosowania przepisy szczególne przewidujące skutek doręczenia, a zarazem nie doręczono mu wcześniej żadnego pisma w sprawie, sąd przesyła odpis tego pisma powodowi zobowiązując go do doręczenia pisma pozwanemu za pośrednictwem komornika sądowego. Komornik na zlecenie powoda doręczy pismo osobiście za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty, albo stwierdzi, że adresat pod danym adresem nie zamieszkuje. Za dodatkowym wynagrodzeniem podejmie się również ustalenia adresu pozwanego (art. 3a-3b ustawy o komornikach sądowych). Jeżeli powód w terminie dwóch miesięcy nie złoży sądowi dowodu doręczenia pozwanemu pisma przez komornika, ani nie wskaże aktualnego adresu pozwanego, ani też nie przedłoży dowodu, że pozwany zamieszkuje pod adresem wskazanym w pozwie – sąd może zawiesić postępowanie w sprawie, a po upływie trzech miesięcy od zawieszenia umorzyć postępowanie w sprawie (art. 139[1] kpc, art. 177 §1 pkt 6 kpc, art. 182 §1 pkt 1 kpc).

W toku sprawy adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej mają obowiązek doręczać sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami. Nie dotyczy to wniesienia pozwu wzajemnego, apelacji, skargi kasacyjnej, zażalenia, sprzeciwu od wyroku zaocznego, sprzeciwu od nakazu zapłaty, zarzutów od nakazu zapłaty, wniosku o zabezpieczenie powództwa, skargi o wznowienie postępowania, skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia i skargi na orzeczenia referendarza sądowego, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej. Nie dotyczy do również pism wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 132 §1-1[2] kpc).

Pod pewnymi warunkami dopuszczalne jest doręczenie elektroniczne, o czym w pkt. 6 poniżej.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Sąd przyjmujący wniosek do wykonania co do zasady nie czyni własnych ustaleń co do miejsca zamieszkania lub siedziby adresata. Można się jedynie spodziewać, że sąd sprawdzi, czy adres nie jest mu znany z urzędu (np. z innej sprawy prowadzonej przed tym sądem) albo – w przypadku, gdy organ występujący z wnioskiem wskazał, że wiedzę o adresie pozyskał z publicznie dostępnego rejestru – sprawdzi czy adres w rejestrze nie uległ zmianie. Jeśli sąd w powyższy sposób ustali, że adres jest inny niż wskazany przez organ występujący z wnioskiem może, gdy uzna to za stosowne, podjąć ponowną próbę doręczenia.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

W Polsce funkcjonuje rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (dalej: rejestr PESEL), zawierający między innymi informacje o adresie zameldowania osoby fizycznej. Zagraniczne organy sądowe nie mają bezpośredniego dostępu do tego rejestru. Sąd zagraniczny może wystąpić do sądu polskiego z wnioskiem o przeprowadzenie dowodu prowadzącego do ustalenia adresu osoby fizycznej na podstawie umowy dwustronnej lub Konwencji haskiej o przeprowadzaniu dowodów za granicą w sprawach cywilnych lub handlowych sporządzonej w Hadze dnia 18 marca 1970 r. Wówczas sąd polski występuje o informację do rejestru PESEL albo rejestru mieszkańców właściwej gminy, ewentualnie podejmuje inne niezbędne czynności.

Strona postępowania sądowego za granicą może złożyć wniosek o dostęp do danych zgromadzonych w rejestrze PESEL oraz rejestrze mieszkańców do dowolnego urzędu gminy w Polsce. Wniosek składa się na formularzu (dostępne na stronach urzędów gmin).Strona musi wykazać istnienie interesu prawnego oraz udokumentować, że uprawnienie to odnosi się do konkretnej osoby. Opłata od wniosku wynosi 31 PLN. Jednak zdarza się, że osoba nie zamieszkuje faktycznie pod adresem wskazanym w rejestrze, a wówczas nie można skutecznie dokonać doręczenia na ten adres.

Adresy wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców będących osobami fizycznymi gromadzone są w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej i dostępne nieodpłatnie w Internecie. Wyszukiwarka w języku polskim i angielskim znajduje się pod adresem: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Adresy pozostałych przedsiębiorców (spółek prawa handlowego, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, jednostek badawczo-rozwojowych, zagranicznych przedsiębiorstw oraz ich oddziałów, a także towarzystw ubezpieczeń wzajemnych) oraz stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, Zakładów Opieki Zdrowotnej są ujawnione w rejestrze prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy i dostępne nieodpłatnie w Internecie. Wyszukiwarka w języku polskim znajduje się pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

 

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Jako że Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 9 września 2021 roku w sprawach C 208/20 i C 256/20 wyjaśnił, że przepisy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 nie mają zastosowania do poszukiwania adresu, nie należy się spodziewać, że takie wnioski będą obecnie uwzględniane przez sądy polskie.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Sąd dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy: prawo pocztowe, osoby zatrudnione w sądzie, lub sądową służbę doręczeniową. Sąd może również dokonywać doręczeń za pośrednictwem komornika w sposób określony w ustawie z 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (art. 131 kpc, §96 Regulaminu). W tym ostatnim wypadku komornik sądowy osobiście doręcza adresatowi pisma za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty, albo stwierdza, że adresat pod danym adresem nie zamieszkuje. W praktyce jednak zasadą jest, że doręczenia są dokonywane za pośrednictwem operatora pocztowego listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru.

Jeżeli adresatem jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, tj. bezpośrednio do jej rąk, a gdy nie ma zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu (art. 133 § 1 kpc).

Sąd doręcza pisma żołnierzom przez Żandarmerię Wojskową, funkcjonariuszom Policji i Służby Więziennej - przez ich organy bezpośrednio przełożone a osobom pozbawionym wolności – przez zarząd odpowiedniego zakładu (art. 137 kpc ).

Pisma dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych doręczenia dokonuje się tym osobom (art. 133 § 2 kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej doręcza się na adres do doręczeń udostępniony w tej ewidencji, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń (art. 133 § 2[1] kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego doręcza się na adres udostępniony w tym rejestrze, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze (art. 133 § 2[2] kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 133 § 2[3] kpc).

Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych, pisma sądowe doręcza się tym osobom. Pismo wzywające stronę do osobistego stawiennictwa doręcza się tylko bezpośrednio tej stronie, z wyjątkiem strony, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, (art. 133 § 3 kpc, art. 1135[5] §1 kpc).

Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie.

Na wniosek strony doręczenie może być dokonane na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej. Wówczas pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego składa się w placówce pocztowej tego operatora, umieszczając zawiadomienie o tym w skrytce pocztowej adresata (art. 135 kpc).

Sekretarz sądowy może wręczyć pismo adresatowi bezpośrednio w sekretariacie sądu, jeżeli adresat jest obecny w sądzie i wykaże swoją tożsamość (art. 132 § 2 kpc). Poza tym, jeżeli pismo podlegające doręczeniu zostało złożone w czasie uniemożliwiającym doręczenie przed terminem posiedzenia lub rozprawy, pismo to sąd doręcza adresatowi na posiedzeniu lub rozprawie (§ 99 Regulaminu).

Sąd może wzywać strony, świadków, biegłych lub inne osoby w sposób, który uzna za najbardziej celowy, z pominięciem zwykłych sposobów doręczeń, jeżeli uzna to za niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy. Wezwanie dokonane w ten sposób (np. pocztą elektroniczną lub telefonicznie) wywołuje skutki prawne jeżeli jest niewątpliwe, że doszło ono do wiadomości adresata co najmniej na tydzień, a w wypadkach pilnych na trzy dni przed posiedzeniem (art. 149[1] kpc i art. 149 § 2 kpc).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Sąd dokonuje doręczeń elektronicznych tzn. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem tego systemu albo dokonał wyboru wnoszenia pism za jego pośrednictwem (wybór ten adresat może odwołać). W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji, a przy braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym. Nie przesyła się doręczanych pism na adres poczty e-mail, ale w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej adresata umieszcza się zawiadomienie o umieszczeniu w systemie teleinformatycznym wiadomości (art. 131[1] kpc).

Pisma procesowe z załącznikami adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej doręczają sobie nawzajem bezpośrednio wyłącznie w postaci elektronicznej, jeżeli złożą sądowi zgodne oświadczenia odpowiedniej treści i podadzą do wiadomości sądu używane do tego dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej lub numer faksu. Oświadczenia nie podlegają odwołaniu, a zastrzeżenia warunku lub terminu uważa się za nieistniejące. Na zgodny wniosek stron lub w innych uzasadnionych przypadkach sąd zarządza odstąpienie od takiego sposobu doręczania. Obowiązek wzajemnego doręczenia elektronicznego nie dotyczy pism, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej, jak wskazano w pkt. 3.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym. Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w kpc właściwe dla doręczenia pisma sądowego. Sąd może odstąpić od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma (art. 15zzs[9] ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych).

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było - administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. Sąd może jednak wyłączyć lub ograniczyć możliwość doręczenia pisma innym osobom, co odnotowuje się na przesyłce. Dla adresata, który wskazał jako adres do doręczeń adres miejsca pracy, a którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism (art. 138 kpc, §3 Rozporządzenia).

W razie niemożności doręczenia pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego składa się w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia (awizowania) powtarza się (art. 139 § 1 kpc). Pismo złożone w placówce pocztowej może zostać odebrane, w przypadku osób fizycznych, przez adresata osobiście, jego przedstawiciela ustawowego lub przez pełnomocnika pocztowego, a w przypadku innych podmiotów, również przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu lub przez upoważnionego pracownika (§ 8 Rozporządzenia).

W kilku przypadkach ustawa przewiduje skutek doręczenia nawet, jeśli adresat faktycznie nie otrzymał pisma:

  • jeżeli stronie podlegającej wpisowi do rejestru sądowego nie można doręczyć pisma ze względu na nieujawnienie w tym rejestrze zmiany adresu, pismo to pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany (art. 139 § 3 kpc);
  • pisma dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, w razie niemożności doręczenia ich w zwykły sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane (art. 139§ 3[1] kpc);
  • strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie miejsca swego zamieszkania. W razie zaniedbania tego obowiązku (jeśli adresat został uprzednio pouczony przez sąd o tym obowiązku i skutkach niego niedopełnienia) pismo sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba, że nowy adres jest sądowi znany (art. 136 kpc).

Gdy stronie, której miejsce pobytu nie jest znane ma być doręczony pozew lub inne pismo procesowe wywołujące potrzebę podjęcia obrony jej praw, doręczenie może do chwili zgłoszenia się strony albo jej przedstawiciela lub pełnomocnika nastąpić tylko do rąk kuratora ustanowionego na wniosek osoby zainteresowanej przez sąd orzekający. O ustanowieniu kuratora przewodniczący ogłosi publicznie w budynku sądowym i lokalu organu gminy, w sprawach zaś większej wagi, gdy uzna to za potrzebne, także w prasie. Z chwilą doręczenia pisma kuratorowi doręczenie staje się skuteczne. Sąd może jednak uzależnić skuteczność doręczenia od upływu oznaczonego terminu od chwili wywieszenia obwieszczenia w budynku sądowym. (art. 143 k.p.c.).

Jeżeli miejsce pobytu strony nie jest znane a ustanowienie kuratora nie jest wymagane, pismo doręcza się stronie poprzez wywieszenie w budynku sądowym (art. 145 k.p.c.).

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku doręczenia dorosłemu domownikowi, administracji domu, dozorcy domu, sołtysowi lub osobie w miejscu pracy pismo uważa się za doręczone w momencie przekazania go takiej osobie.

W przypadku złożenia pisma w placówce pocztowej i nieodebrania przesyłki przez uprawnioną osobę przyjmuje się, że została ona skutecznie doręczona z upływem ostatniego dnia, w którym możliwy był jej odbiór (to jest z upływem tygodnia od drugiego awizowania) – chyba, że adresatem jest pozwany, a nie doręczono mu wcześniej żadnego innego pisma w sprawie, o czym w pkt. 3 powyżej.

W przypadku doręczenia kuratorowi procesowemu pisma uważa się za doręczone w momencie przekazania mu pisma lub z upływem oznaczonego przez sąd terminu od wywieszenia obwieszczenia, którekolwiek z tych zdarzeń nastąpi później.

W przypadku doręczenia poprzez wywieszenie w budynku sądu pismo uważa się za doręczone z upływem miesiąca od dnia wywieszenia.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Następuje to poprzez zawiadomienie umieszczone w drzwiach mieszkania adresata lub w skrzynce pocztowej. Zawiadomienie to zawiera m.in. pouczenie o tym, że w razie nieodebrania przesyłki pomimo dwukrotnego zawiadomienia, zwraca się ją do sądu wysyłającego i uznaje się, że doręczenie przesyłki nastąpiło w ostatnim dniu przewidzianym do jej odbioru, zaś doręczenie może powodować rozpoczęcie biegu terminów procesowych (§ 6 Rozporządzenia).

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane w dniu odmowy (art. 139 §2 kpc).

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy sąd lub inny organ państwa obcego zwróci się do sądu o doręczenie pisma sądowego osobie przebywającej w Rzeczypospolitej Polskiej, nie dołączając tłumaczenia tego pisma na język polski. Takie pismo doręcza się odbiorcy, o ile zechce je przyjąć. Odbiorcę, który odmawia przyjęcia pisma, poucza się o możliwości wystąpienia w związku z tym niekorzystnych skutków prawnych za granicą (art. 1135[1] §2 kpc).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Doręczenia na wskazanej podstawie dokonywane są przez operatora pocztowego jak doręczenia zwykłych przesyłek listowych, a nie przesyłek sądowych. Przesyłka taka jeżeli nie jest nadana na poste restante, może – poza adresatem – być skutecznie doręczona także:

  • przedstawicielowi ustawowemu adresata lub pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub na podstawie pełnomocnictwa pocztowego,
  • osobie pełnoletniej zamieszkałej razem z adresatem, jeżeli adresat nie złożył w placówce pocztowej zastrzeżenia w zakresie;
  • osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w urzędzie organu władzy publicznej, jeżeli adresatem przesyłki jest dany organ władzy publicznej;
  • osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w podmiotach będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, jeżeli adresatem przesyłki jest:

a)      dana osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

b)      niebędąca członkiem organu zarządzającego albo pracownikiem danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej osoba fizyczna w niej przebywająca;

  • kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie fizycznej przez niego upoważnionej, jeżeli adresatem przesyłki pocztowej jest osoba fizyczna przebywająca w jednostce, w której ze względu na charakter tej jednostki lub powszechnie uznawany zwyczaj doręczenie przesyłki adresatowi jest znacznie utrudnione lub niemożliwe (art. 37 ustawy: prawo pocztowe).

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Rozstrzygają o tym regulaminy świadczenia usług pocztowych wydawane przez poszczególnych operatorów. W przypadku powszechnych usług pocztowych operator pocztowy:

  • pozostawia w skrzynce oddawczej adresata lub jeśli nie jest to możliwe w inny sposób nie naruszający przepisów prawa, sporządzone na odpowiednim formularzu, zawiadomienie o próbie jej doręczenia wraz z informacją o terminie odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka jest przechowywana,
  • informuje adresata w formie elektronicznej (SMS albo e-mail) o możliwości jej odbioru wskazując numer przesyłki, termin jej odbioru oraz adres placówki oddawczej, w której jest ona przechowywana, jeżeli adresat złożył w placówce oddawczej żądanie, o otrzymywaniu zawiadomień w formie elektronicznej.

Przesyłkę z placówki pocztowej może odebrać adresat lub inna osoba uprawniona, o której mowa w pkt. 8.1 powyżej. W przypadku nieodebrania przesyłki w terminie 7 dni, czynność zawiadomienia powtarza się. W przypadku gdy adresat lub inna osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki w terminie 14 dni licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do nadawcy (§24 i §26 Regulaminu świadczenia usług powszechnych, stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr 129/2016 Zarządu Poczty Polskiej S.A.).

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Zobacz punkt 8.2.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Doręczenie pisma jest potwierdzane pisemnie przez odbiorcę albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego operatora pocztowego albo dokumentem uzyskanym z systemu teleinformatycznego. W przypadku potwierdzenia pisemnego odbiorca potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem (art. 142 kpc).

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Naruszenie przepisów o doręczeniach powoduje, że doręczenie nie jest skuteczne i należy je powtórzyć. Doręczenie wadliwe staje się jednak skuteczne w stosunku do adresata z chwilą faktycznego otrzymania przez niego doręczanego pisma.

Strona, która z uwagi na wadliwe doręczenie (czyli bez swojej winy) nie dochowała terminu na dokonanie określonej czynności procesowej, co powoduje dla niej negatywne skutki prawne, może domagać się przywrócenia tego terminu. Wniosek należy jednak złożyć w terminie tygodniowym od ustania przyczyny uchybienia terminu (czyli np. od dnia faktycznego otrzymania pisma), jednocześnie dokonując czynności procesowej, o której mowa (art. 168-169 kpc).

Jeśli strona z uwagi na wadliwe doręczenie była pozbawiona możliwości obrony swych praw, może domagać się uchylenia zapadłego orzeczenia w postępowaniu odwoławczym, powołując się na nieważność postępowania (art. 379 pkt 5 kpc).

Jeśli strona z uwagi na wadliwe doręczenie pozbawiona była możliwości działania, może w terminie trzymiesięcznym od dnia, w którym dowiedziała się o orzeczeniu kończącym postępowanie wnieść skargę o wznowienie postępowania (art. 401 i art. 407 kpc).

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Doręczenie przesyłki przez sąd bez pośrednictwa komornika jest nieodpłatne. Opłata za doręczenie pisma przez komornika wynosi 60 złotych w stosunku do jednego adresu doręczenia, niezależnie od liczby adresatów pisma tam zamieszkałych i liczby podjętych prób doręczenia. Opłata za podjęcie przez komornika czynności zmierzających do ustalenia aktualnego adresu zamieszkania adresata, wynosi 40 złotych (art. 41 ustawy z dnia 28 lutego 2018 roku o kosztach komorniczych). Jednakże w przypadku doręczenia dokumentu z zagranicy, w trybie rozporządzenia (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych strona nie ponosi również kosztów doręczenia za pośrednictwem komornika.

Ostatnia aktualizacja: 09/06/2022

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.