Doręczanie pism sądowych

Portugalia
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

W portugalskim systemie prawnym funkcjonują pojęcia doręczenia (citação) i zawiadomienia (notificação). Doręczenie to czynność służąca poinformowaniu osoby (oskarżonego, pozwanego) o wytoczeniu przeciwko niej powództwa. Za pomocą doręczenia wzywa się taką osobę po raz pierwszy do stawienia się w sądzie, aby umożliwić jej obronę. Doręczenie jest również wykorzystywane do wezwania do pierwszego stawienia się w sądzie osoby mającej interes prawny w sprawie, która początkowo nie brała udziału w postępowaniu, w celu przyłączenia się do sprawy po stronie powoda lub pozwanego (art. 219 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Zawiadomienie służy wezwaniu osoby do stawienia się w sądzie lub poinformowaniu jej o okoliczności faktycznej (art. 219 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego).

Portugalski kodeks postępowania cywilnego zawiera szczegółowe przepisy regulujące sposób doręczania pism sądowych i zawiadomień oraz określające informacje, jakie należy przekazać, w zależności od adresatów, stanu faktycznego i celu przekazywania informacji (księga II, tytuł I, rozdział II, dział II kodeksu postępowania cywilnego). Przepisy te zostały przyjęte, aby zagwarantować faktyczne przekazanie pisma adresatowi oraz – jeżeli adresat jest stroną postępowania – zapewnić mu możliwości skorzystania z prawa do obrony.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręcza się następujące informacje:

  • odpis pozwu, za pomocą którego powód wytoczył powództwo, oraz odpisy pism towarzyszących pozwowi, które doręcza się pozwanemu (art. 227 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • informacje o wezwaniu danej osoby do stawienia się w sądzie w związku z wytoczeniem powództwa (art. 227 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • oznaczenie sądu, wydziału i izby, przed którymi ma się toczyć postępowanie, wyznaczenie terminu na przekazanie odpowiedzi na pozew oraz określenie, czy w danym przypadku konieczne jest ustanowienie pełnomocnika procesowego (art. 227 ust. 1 i 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • pouczenie o skutkach niewdania się w spór (art. 227 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego).

W zawiadomieniu umieszcza się następujące informacje:

  • treść postanowień i wyroków sądu (art. 220 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • streszczenia okoliczności faktycznych przekazane przez strony, wnioski i pisma procesowe włączone do akt sprawy oraz terminy, w których strony mogą skorzystać z przysługującego im prawa do wszczęcia postępowania spornego (art. 220 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • wezwania strony, świadka, biegłego, doradcy technicznego lub adwokata do udziału w postępowaniu sądowym (art. 220 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • wezwania do wydania opinii biegłego lub przedstawienia innych dowodów lub informacji skierowane do podmiotów zobowiązanych do współpracy z sądem (art. 220 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W ramach toczących się postępowań pisma sądowe i zawiadomienia doręczają co do zasady urzędnicy sądowi, komornicy sądowi lub pełnomocnik procesowy jednej ze stron w zależności od specyfiki danej sprawy zgodnie z odpowiedzią na pytanie 5.

W ramach postępowania spadkowego pisma i zawiadomienia mogą doręczać notariusze (art. 2 ust. 1 i 3 załącznika do ustawy nr 117/2019 z dnia 13 września 2019 r., w którym określono zasady sporządzania spisu inwentarza przez notariuszy)

zawiadomienie może zostać doręczone przez adwokata, solicitadora lub komornika sądowego jeszcze przed wytoczeniem powództwa (art. 9 ust. 7 lit. b) nowej ustawy o dzierżawie gruntów miejskich – Novo Regime do Arrendamento Urbano).

Doręczaniem pism i zawiadomień w toku postępowań nieprocesowych prowadzonych przed urzędnikiem stanu cywilnego – w szczególności postępowań w sprawach rodzinnych i dotyczących nieletnich – mogą zajmować się urzędnicy stanu cywilnego (art. 5 ust. 1 i art. 7 dekretu z mocą ustawy określającego zasady dotyczące właściwości prokuratury i rejestru cywilnego).

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Zgodnie z prawem portugalskim urzędnicy sądowi są obowiązani do podjęcia z urzędu wszelkich kroków niezbędnych do doręczenia zawiadomienia danej osobie (art. 226 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli urzędnik sądowy nie jest w stanie doręczyć zawiadomienia, zapoznaje się z informacjami udostępnianymi drogą elektroniczną przez inne organy administracji rządowej, aby sprawdzić, czy nastąpiła zmiana miejsca zamieszkania osoby, której należy doręczyć pismo sądowe, i ustalić aktualny adres tej osoby (art. 236 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Ta sama zasada obowiązuje w niektórych przypadkach przewidzianych wyraźnie w przepisach prawa w odniesieniu do zawiadamiania stron lub ich pełnomocników.

Komornik sądowy ma również dostęp do określonych baz danych organów administracji rządowej, dzięki czemu może ustalić rezydencję podatkową dłużnika, np. w toku postępowania egzekucyjnego (art. 749 ust. 1 i 4 kodeksu postępowania cywilnego i art. 2 ust. 1 zarządzenia w sprawie ustalania tożsamości dłużnika i majątku podlegającego egzekucji oraz w sprawie doręczania pism organom publicznym).

Dostęp do bazy danych wymaga zawsze uprzedniej zgody sądu.

Zgodnie z prawem portugalskim, jeżeli strona zasadnie twierdzi, że napotyka poważne trudności w uzyskaniu informacji – w szczególności informacji dotyczących zmiany miejsca zamieszkania przez osobę, której należy doręczyć pismo sądowe lub którą należy zawiadomić – co wpływa na możliwość skutecznego korzystania z prawa procesowego, wywiązania się z obowiązku lub zgłoszenia roszczenia – sąd może nakazać dowolnym osobom lub podmiotom podjęcie współpracy w celu uzyskania takich informacji. Niezależnie od tego, czy takie osoby lub podmioty są stronami postępowania, czy też nie, mają one obowiązek współpracować z sądem, przekazując żądane informacje (art. 417 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Nie. Z takiej możliwości mogą skorzystać wyłącznie organy krajowe i podmioty wskazane w odpowiedzi na pytanie 4.1.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Sądy przeszukują bazy danych innych organów administracji rządowej, a jeżeli okaże się to niewystarczające – wzywają inne osoby, podmioty lub nawet organy policji do zgromadzenia lub przekazania informacji na temat aktualnego adresu danej osoby, jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 4.1.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Poniżej przedstawiono różne sposoby, w jakie można doręczyć pismo lub zawiadomienie. Przypadki, w których wymagane jest doręczenie pisma i zawiadomienie, zostały już wskazane w odpowiedzi na pytanie 1.

Doręczanie pism sądowych

Pismo sądowe można doręczyć w drodze doręczenia właściwego albo przez obwieszczenie. Adresatem każdej z tych form doręczenia może być osoba fizyczna lub prawna. Przepisy w zakresie doręczania pism sądowych osobom fizycznym stosuje się odpowiednio w odniesieniu do osób prawnych, chyba że określony aspekt związany z doręczaniem pism sądowych osobom prawnym jest uregulowany w przepisach szczególnych i w takim przypadku mają zastosowanie takie przepisy szczególne (art. 246 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie właściwe

W praktyce doręczenia właściwego można dokonać:

  • za pośrednictwem elektronicznej transmisji danych np. do prokuratury, jeżeli działa ona w charakterze strony procesowej (art. 225 ust. 2 lit. a) kodeksu postępowania cywilnego);
  • pocztą tradycyjną w formie przesyłki za potwierdzeniem odbioru wysłanej na adres, pod którym znajduje się miejsce zamieszkania lub pracy osoby, której należy doręczyć pismo – w przypadku osoby fizycznej – lub na adres siedziby wpisany do krajowego rejestru osób prawnych – w przypadku osoby prawnej (art. 225 ust. 2 lit. b) i art. 246 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • w drodze osobistego kontaktu komornika sądowego z osobą, której należy doręczyć pismo, jeżeli doręczenie pocztą tradycyjną jest niemożliwe lub jeżeli powód wskaże taką formę doręczenia pisma w pozwie (art. 225 ust. 2 lit. c) kodeksu postępowania cywilnego);
  • w drodze osobistego kontaktu urzędnika sądowego z osobą, której należy doręczyć pismo, jeżeli powód wskaże taką formę doręczenia pism w pozwie i uiści stosowną opłatę (art. 225 ust. 2 lit. c) kodeksu postępowania cywilnego);
  • za pośrednictwem pełnomocnika procesowego (art. 225 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego):
    • pełnomocnicy procesowi muszą wskazać od razu w pozwie, że będą doręczać pisma sądowe samodzielnie, za pośrednictwem innego pełnomocnika procesowego lub za pośrednictwem solicitadora (art. 227 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
    • pełnomocnicy procesowi mogą wystąpić o doręczenie pism sądowych w późniejszym terminie, jeżeli ich doręczenie w jakikolwiek inny sposób okaże się niemożliwe (art. 237 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
    • zasady doręczania przez komorników sądowych lub urzędników sądowych mają zastosowanie do doręczania przez pełnomocników procesowych (art. 237 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenia właściwego można dokonać do rąk:

  • osoby, której pismo ma zostać doręczone;
  • osoby innej niż osoba, której pismo ma zostać doręczone, jeżeli prawo przewiduje taką możliwość – osoba taka będzie wówczas zobowiązana do przekazania treści pisma adresatowi (art. 225 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego);
  • pełnomocnika procesowego osoby, której pismo ma zostać doręczone, jeżeli taki pełnomocnik otrzymał pełnomocnictwo co najmniej cztery lata wcześniej, co daje mu specjalne uprawnienia do przyjmowania doręczanych pism sądowych (art. 225 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego);
  • ustanowionego przez sędziego tymczasowego opiekuna osoby, której pismo ma zostać doręczone, jeżeli komornik sądowy lub urzędnik sądowy wiedzą, że osoba, której pismo ma zostać doręczone, nie jest w stanie przyjąć tego pisma z uwagi na brak zdolności do czynności prawnych (zdiagnozowana choroba psychiczna lub inny czynnik skutkujący tymczasowym lub trwałym pozbawieniem zdolności do czynności prawnych) (art. 234 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie przez obwieszczenie

W praktyce doręczenie przez obwieszczenie może nastąpić:

  • jeżeli osoba, której pismo ma zostać doręczone, zaginęła i nie można ustalić miejsca jej pobytu;
  • jeżeli tożsamość osób, którym pismo ma zostać doręczone, jest nieznana

(art. 225 ust. 6 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenia przez obwieszczenie dokonuje się poprzez:

  • umieszczenie obwieszczenia na drzwiach ostatniego miejsca zamieszkania lub siedziby osoby, której pismo sądowe ma zostać doręczone, znajdującego się w Portugalii (art. 240 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego)
  • i późniejsze opublikowanie obwieszczenia na publicznie dostępnej stronie internetowej wskazanej w obowiązujących przepisach (art. 240 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 24 zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych).

Zawiadomienie

W trakcie postępowania zawiadomienia można dokonać w jeden z następujących sposobów:

  • zawiadomienia skierowane do stron, które ustanowiły pełnomocnika procesowego lub solicitadora, są zawsze adresowane do takiego pełnomocnika lub solicitadora, jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 6 (art. 247 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomienia, których celem jest wezwanie strony do osobistego stawiennictwa przed stosownym organem, przesyła się odpowiedniej stronie przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru (niezależnie od przekazania zawiadomienia pełnomocnikowi procesowemu, jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 6) (art. 247 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomienia adresowane do stron, które nie ustanowiły pełnomocnika procesowego, przesyła się odpowiedniej stronie przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru na adres, pod którym znajduje się jej miejsca zamieszkania lub siedziba, lub na inny adres wskazany jako adres do doręczeń (art. 249 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • ponadto zawiadomienia dotyczące orzeczeń kończących postępowanie w sprawie zawsze przesyła się stronom przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru na adres, pod którym znajduje się ich miejsce zamieszkania lub siedziba, lub na inny adres wskazany jako adres do doręczeń (art. 249 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomienia mające na celu wezwanie świadków, biegłych lub innych osób przystępujących do sprawy w charakterze interwenienta ubocznego do stawienia się w sądzie przesyła się przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru (art. 251 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomień nie przesyła się, jeżeli strona zobowiązuje się doprowadzić do sądu określoną osobę, lecz strona może wnieść do sekretariatu sądu o przesłanie jej zawiadomień dotyczących osób, które strona zobowiązuje się doprowadzić (art. 251 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • o orzeczeniach kończących postępowanie w sprawie zawsze zawiadamia się prokuraturę, jak opisano w odpowiedzi na pytanie 6 (art. 252 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • jak wyjaśniono w odpowiedzi na pytanie 6, prokuraturę zawiadamia się o wydaniu postanowień o udzieleniu zabezpieczenia, które mogą dać podstawę do wniesienia zażalenia zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 252 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • komunikaty i zaproszenia przesyłane zainteresowanym stronom w formie pisma procesowego uznaje się za zawiadomienia, pod warunkiem że są one udokumentowane oraz że ich wysłanie zarządził organ rozpoznający sprawę (art. 254 kodeksu postępowania cywilnego);
  • pełnomocnicy procesowi przekazują sobie nawzajem zawiadomienia samodzielnie w drodze elektronicznego transferu danych lub w inny sposób wskazany w odpowiedzi na pytanie 6 (art. 255 kodeksu postępowania cywilnego).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Tak, następujące czynności najlepiej jest przeprowadzać drogą elektronicznej transmisji danych za pośrednictwem sądowego komputerowego systemu informacyjnego:

  • doręczanie pism sądowych prokuraturze;
  • doręczanie zawiadomień prokuraturze, adwokatom, solicitadorom i komornikom sądowym, syndykom masy upadłościowej / wyznaczonym przez sąd syndykom (w postępowaniu upadłościowym, postępowaniu układowym lub postępowaniu restrukturyzacyjnym) lub notariuszom (w postępowaniu w sprawie spisu inwentarza) (art. 252 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego; art. 248 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego; art. 31 ust. 1 zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych);
  • wnoszenie do sądu pism procesowych i sądowych przez adwokatów, solicitadorów i komorników sądowych, syndyków masy upadłościowej i notariuszy (art. 144 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 15A zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych);
  • przedstawianie dowodów potwierdzających uiszczenie opłaty sądowej (stanowiącej element kosztów sądowych) (art. 145 ust. 4 lit. a) kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 9 ust. 4 zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych);
  • przedstawianie dowodów potwierdzających korzystanie z pomocy prawnej lub wniosków o pomoc prawną (art. 145 ust. 4 lit. a) kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 9 ust. 5 zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych).

Jeżeli rozmiar pisma procesowego, które ma zostać przedłożone, nie pozwala na zastosowanie elektronicznej transmisji danych (art. 10 ust. 1 zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych) lub jeżeli pisma sądowe, które mają zostać przesłane, istnieją wyłącznie w postaci fizycznej (art. 144 ust. 11 kodeksu postępowania cywilnego), lub w przypadku gdy w danej sprawie ustanowienie pełnomocnika procesowego nie jest konieczne i strona nie ustanowiła takiego pełnomocnika (art. 144 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego), lub w przypadku wystąpienia innej uzasadnionej przyczyny (art. 144 ust. 8 kodeksu postępowania cywilnego):

  • pisma procesowe mogą zostać złożone w sekretariacie sądu, przesłane pocztą tradycyjną lub faksem (art. 144 ust. 7 i 8 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomienie o pismach procesowych może zostać doręczone za potwierdzeniem odbioru, pocztą tradycyjną lub faksem.

Ponadto służby sądowe mogą:

  • przesyłać dowolne wiadomości pocztą tradycyjną, faksem lub drogą elektroniczną (art. 172 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego);
  • w pilnych przypadkach mogą wysyłać telegramy, kontaktować się telefoniczne lub korzystać z innych podobnych środków telekomunikacyjnych (art. 172 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego);
  • połączenia telefoniczne są zawsze odnotowywane w aktach sprawy i potwierdzane w dowolny sposób na piśmie (art. 172 ust. 6 kodeksu postępowania cywilnego);
  • w przypadku stron postępowania połączenia telefoniczne mogą być realizowane wyłącznie na potrzeby przekazania wezwania lub uchylenia wezwania do stawiennictwa w związku z czynnościami procesowymi (art. 172 ust. 6 kodeksu postępowania cywilnego).

Zasady te obowiązują w postępowaniach sądowych w sprawie cywilnej lub handlowej rozpoznawanych przed sądami pierwszej instancji. W niektórych przypadkach stosuje się je również w postępowaniach przed notariuszami (np. w postępowaniach spadkowych) lub w postępowaniach przed urzędnikami stanu cywilnego (np. w sprawie rodzinnej, jeżeli zawarto ugodę).

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Ponadto portugalskie prawo przewiduje również doręczanie pism sądowych w wyznaczonym terminie w następujących przypadkach:

  • w przypadku doręczenia właściwego, jeżeli komornik sądowy lub urzędnik sądowy ustali, że adresat pisma zamieszkuje lub pracuje we wskazanym miejscu, lecz nie jest w stanie pisma doręczyć, ponieważ adresata nie można zastać w tym miejscu (art. 232 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • w takim przypadku w miejscu doręczenia należy pozostawić zawiadomienie informujące o planowanym terminie doręczenia (art. 232 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • zawiadomienie może zostać doręczone osobie, która ma największe szanse na to, aby przekazać je adresatowi, a jeżeli nie będzie to możliwe – należy wywiesić je w najodpowiedniejszym miejscu (art. 232 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
  • w dniu i o godzinie wskazanej w zawiadomieniu komornik sądowy lub urzędnik sądowy doręcza pismo sądowe adresatowi, a jeżeli osoby tej nie ma na miejscu – powierza zadanie doręczenia pisma osobie trzeciej, która będzie miała największe szanse na to, aby przekazać to pismo adresatowi (art. 232 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
  • jeżeli skłonienie osób trzecich do współpracy jest niemożliwe, doręczenie odbywa się przez wywieszenie w najodpowiedniejszym miejscu i w obecności dwóch świadków zawiadomienia o tym, że pisma sądowe zostały doręczone, wraz ze wskazaniem sądu, przed którym toczy się postępowanie, oraz informacją o tym, że odpis i pisma można odebrać w sekretariacie sądu (art. 232 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego).

Uwaga:

Jeżeli:

(i) adresat nie podpisał potwierdzenia odbioru (w przypadku doręczenia pocztą);

(ii) doręczenia właściwego w wyznaczonym terminie dokonano do rąk osoby trzeciej lub

(iii) doręczenia właściwego w wyznaczonym terminie dokonano przez wywieszenie ogłoszenia w miejscu doręczenia,

komornik sądowy lub sekretarz sądu muszą każdorazowo wysłać, w terminie dwóch dni roboczych, przesyłkę poleconą adresowaną do osoby, której należy doręczyć pisma sądowe, aby powiadomić ją – w stosownych przypadkach – o:

  • dacie uznania pisma za doręczone i sposobie doręczenia;
  • terminie na podjęcie decyzji o wdaniu się w spór i skutkach niewdania się w spór;
  • miejscu, w którym można zapoznać się z pismem procesowym wszczynającym postępowanie i pismami sądowymi podlegającymi doręczeniu;
  • tożsamości osoby, której doręczono pisma sądowe. (art. 233 kodeksu postępowania cywilnego)

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Doręczenie pocztą tradycyjną uznaje się za dokonane w dniu przedstawienia potwierdzenia odbioru podpisanego przez osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, albo przez osobę trzecią (wychodząc z założenia, że osoba trzecia przekazała przesyłkę osobie, której należało doręczyć pisma sądowe, chyba że istnieją dowody świadczące o tym, że tak się nie stało) (art. 230 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie właściwe przez komorników sądowych, urzędników sądowych i pełnomocników procesowych uznaje się za dokonane w dniu sporządzenia pokwitowania odbioru (art. 230 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie przez obwieszczenie uznaje się za dokonane w dniu podanym na takim ogłoszeniu (art. 232 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego).

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

W przypadku doręczenia lub zawiadomienia za pomocą przesyłki poleconej – za potwierdzeniem odbioru lub bez potwierdzenia odbioru – listonosz zostawia w skrzynce na listy awizo, jeśli nie zastanie nikogo pod wskazanym adresem.

(art. 228 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego).

Awizo zawiera informacje o tym, że przesyłkę złożono w placówce pocztowej, wraz z podaniem adresu i godzin otwarcia takiej placówki oraz terminu na odebranie przesyłki (art. 228 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki w wyznaczonym terminie (oraz nie wpłynie wniosek o przedłużenie tego terminu lub wysłanie przesyłki pod inny adres), przesyłka zostanie odesłana do nadawcy (art. 230 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego).

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli doręczenie odbywa się pocztą tradycyjną i istnieją dowody potwierdzające, że adresat odmówił przyjęcia przesyłki lub podpisania potwierdzenia odbioru, doręczenie uznaje się za skuteczne po podjęciu następujących czynności i w następujących okolicznościach:

  • po sporządzeniu przez listonosza notatki poświadczającej odmowę podpisania potwierdzenia odbioru lub przyjęcia przesyłki przez osobę fizyczną bądź przedstawiciela lub pracownika osoby prawnej (art. 228 ust. 6 i art. 246 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego);
  • jeżeli strony mają możliwość wskazania adresu do doręczeń:
    • (i) po pozostawieniu drugiej przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru pod wskazanym adresem, jeżeli pierwsza przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru przesłana na ten adres powróciła do nadawcy; lub
    • (ii) po sporządzeniu przez listonosza notatki poświadczającej odmowę przyjęcia przesyłki lub podpisania potwierdzenia odbioru przez osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, jeżeli przesyłka została wysłana pod wskazany adres

(art. 229 ust. 3 i 4 kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli pisma sądowe zostały doręczone w drodze doręczenia właściwego przez komornika sądowego lub urzędnika sądowego i istnieją dowody potwierdzające, że adresat odmówił podpisania poświadczenia doręczenia lub przyjęcia odpisów pism sądowych, doręczenie uznaje się za skuteczne. W takim przypadku:

  • komornik sądowy lub urzędnik sądowy informuje osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, że odpisy tych pism są dostępne w sekretariacie sądu, oraz zamieszcza adnotację o przekazaniu tej informacji i o odmowie przyjęcia pism sądowych przez osobę, której należało je doręczyć, w poświadczeniu doręczenia (art. 231 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego);
  • ponadto sekretariat sądu ponownie zawiadamia osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, za pomocą przesyłki poleconej, że odpis pozwu i towarzyszących mu pism są do odebrania w sekretariacie (art. 231 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie pism sądowych uznaje się za nieskuteczne wyłącznie w przypadku, gdy odmowa ich przyjęcia jest uzasadniona. Odmowę przyjęcia pism sądowych uznaje się za uzasadnioną, jeżeli osoby, której należało doręczyć pisma sądowe, nie można odnaleźć, ponieważ nie zamieszkuje ona pod wskazanym adresem lub nie posiada siedziby pod tym adresem, lub jeżeli osoba trzecia oświadczy, że nie jest w stanie doręczyć przesyłki.

Te same zasady obowiązują w określonych przypadkach, w których prawo przewiduje, że zawiadomienie właściwe stron lub ich pełnomocników wymaga dopełnienia takich samych formalności jak w przypadku doręczenia.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Jeżeli pisma sądowe lub zawiadomienie, które mają zostać doręczone pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru, zostały wysłane z państwa trzeciego, portugalskie służby pocztowe mogą doręczyć przesyłkę i pisma sądowe adresatowi albo osobie trzeciej przebywającej pod tym samym adresem, która oświadczy, że jest w stanie przekazać przesyłkę adresatowi.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zobacz odpowiedź na pytanie 7.3.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Co do zasady adresat ma sześć dni roboczych na odebranie pism sądowych z placówki pocztowej.

Adresat jest informowany o tym terminie oraz o tym, że pisma sądowe można odebrać w placówce pocztowej, za pośrednictwem awiza, które listonosz zawsze zostawia w jego skrzynce na listy, ilekroć nie zastanie nikogo w mieszkaniu.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Tak, w przypadku doręczenia potwierdzenie odbioru, poświadczenie doręczenia lub zawiadomienie o doręczeniu stanowią pisemny dowód potwierdzający dokonanie doręczenia.

Jeżeli chodzi o zawiadomienie, zarejestrowanie potwierdzenia, zarejestrowanie pisma lub akt lub sporządzenie protokołu w trakcie postępowania stanowią pisemny dowód potwierdzający dokonanie zawiadomienia.

W przypadku doręczenia lub zawiadomienia za pośrednictwem elektronicznej transmisji danych sądowy komputerowy system informacyjny potwierdza datę i godzinę wysłania (art. 13 lit. a) zarządzenia w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych).

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Niedoręczenie stanowi poważne uchybienie skutkujące unieważnieniem całego postępowania, począwszy od wniesienia pozwu, którego jednak nie dotyka nieważność (art. 187 kodeksu postępowania cywilnego).

Uznaje się, że niedoręczenie zachodzi w następujących przypadkach:

  • całkowite zaniechanie doręczenia (art. 188 ust. 1 lit. a) kodeksu postępowania cywilnego);
  • błąd przy ustalaniu tożsamości osoby, której pisma sądowe mają zostać dostarczone (art. 188 ust. 1 lit. b) kodeksu postępowania cywilnego);
  • niewłaściwe doręczenie przez obwieszczenie (art. 188 ust. 1 lit. c) kodeksu postępowania cywilnego);
  • doręczenie dokonane po śmierci osoby fizycznej lub po rozwiązaniu osoby prawnej (art. 188 ust. 1 lit. d) kodeksu postępowania cywilnego);
  • istnienie dowodu potwierdzającego, że adresat nie zapoznał się z doręczanym pismem sądowym nie z własnej winy (art. 188 ust. 1 lit. e) kodeksu postępowania cywilnego).

Uznaje się, że nieważność doręczenia zostanie naprawiona wyłącznie wówczas, gdy pozwany lub prokuratura (jeśli to ona jest stroną procesową) dokonają czynności w toku postępowania bez wniesienia sprzeciwu wobec niedoręczenia pism sądowych (art. 189 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie uznaje się za nieważne także wówczas, gdy nie zostały zachowane warunki formalne określone w ustawie (art. 191 kodeksu postępowania cywilnego).

Poza wskazanymi powyżej przypadkami zaniechanie podjęcia jakiejkolwiek czynności lub niedopełnienie jakichkolwiek formalności przewidzianych w przepisach w zakresie doręczania pism sądowych lub zawiadamiania stanowi zwykłą nieprawidłowość. Jeżeli nieprawidłowość ta zostanie zgłoszona lub jeżeli sąd zda sobie sprawę z jej wystąpienia w toku postępowania, sąd nakaże jej usunięcie. W innych przypadkach wystąpienie nieprawidłowości przy doręczaniu pism sądowych lub zawiadamianiu będzie skutkowało nieważnością danej czynności, wyłącznie jeśli tak przewiduje prawo lub w sytuacji, w której nieprawidłowość taka może wpłynąć na rozpoznanie lub rozstrzygniecie danej sprawy. W takim przypadku pozostałe czynności procesowe, na które unieważniona czynność nie ma wpływu, zachowują ważność (art. 195 ust. 1 i 2 kodeksu postępowania cywilnego).

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Tak, w niektórych przypadkach, opisanych szczegółowo poniżej, koszt doręczenia i zawiadomienia jest szacowany w jednostkach rozliczeniowych.

Wartość jednostki rozliczeniowej aktualizuje się automatycznie co roku o wartość wskaźnika minimum socjalnego (indexante dos apoios sociais, IAS), za podstawę obliczeń przyjmując wartość jednostki rozliczeniowej w poprzednim roku (art. 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania przyjętego w załączniku do dekretu z mocą ustawy nr 34/2008 z dnia 26 lutego 2008 r.).

Wartość jednej jednostki rozliczeniowej w 2021 r. wynosiła 102 euro. W 2021 r. wysokość obowiązujących kosztów pozostaje taka sama jak w 2020 r. ze względu na zawieszenie automatycznej aktualizacji jednostki rozliczeniowej zgodnie z art. 232 ustawy o budżecie państwowym na 2021 r.

Na przykład:

  • koszt doręczenia i zawiadomienia właściwego przez komornika sądowego wynosi 0,5 jednostki rozliczeniowej w przypadku skutecznego doręczenia i 0,25 jednostki rozliczeniowej w przypadku nieskutecznego doręczenia (tabela VII stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 282/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 r. w związku z art. 50 ust. 1 tego samego aktu prawnego);
  • koszt doręczenia i zawiadomienia właściwego oraz doręczenia i zawiadomienia przez obwieszczenie dokonanego przez urzędnika sądowego wynosi 0,5 jednostki rozliczeniowej w przypadku skutecznego doręczenia lub zawiadomienia i 0 jednostek rozliczeniowych w przypadku nieskutecznego doręczenia lub zawiadomienia (art. 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania);
  • kwoty te mogą zostać powiększone o koszty transportu, jeżeli daną czynność podejmuje urzędnik sądowy, oraz – w stosownych przypadkach – o VAT (art. 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania).

UWAGA: Tymczasowe zasady szczególne dotyczące warunków formalnych dokonywania doręczeń i zawiadomień drogą pocztową w kontekście pandemii COVID-19

  • Zawieszenie wymogu podpisu przy odbiorze przesyłek rejestrowanych
  • Podpis zastępuje się ustną identyfikacją i spisaniem numeru dowodu tożsamości lub inną stosowną formą ustalenia tożsamości. Odbiorca przedstawia dowód tożsamości, po czym rejestruje się datę odbioru przesyłki.
  • Jeżeli odbiorca odmówi identyfikacji lub podania informacji, o których mowa powyżej, dostawca usług pocztowych sporządza notatkę o tym fakcie na potwierdzeniu odbioru i zwraca przesyłkę nadawcy.
  • W przypadkach, o których mowa w poprzednim akapicie, poświadczenie zdarzenia uznaje się za dokonanie zawiadomienia.
  • Pismo lub zawiadomienie przesłane listem poleconym z potwierdzeniem odbioru uznaje się za doręczone w dniu, w którym spisano numer dowodu tożsamości danej osoby lub dokonano identyfikacji za pomocą dowolnego innego legalnego środka identyfikacyjnego.
  • Ustalenia te stosuje się odpowiednio do zawiadomień dokonywanych osobiście.

Podstawa prawna: ustawa nr 10/2020 z dnia 18 kwietnia 2020 r.

Powiązane przepisy:

kodeks postępowania cywilnego

ustawa regulująca zasady sporządzania spisu inwentarza przez notariusza

nowa ustawa o dzierżawie gruntów miejskich (Novo Regime do Arrendamento Urbano, NRAU)

dekret z mocą ustawy określający zasady dotyczące właściwości prokuratury i rejestru cywilnego

zarządzenie w sprawie ustalania tożsamości dłużnika i majątku podlegającego egzekucji oraz w sprawie doręczania pism organom publicznym

zarządzenie w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych

rozporządzenie w sprawie kosztów postępowania

ustawa o budżecie państwowym na 2021 r.

zarządzenie nr 282/2013 z dnia 18 kwietnia 2020 r.

Uwaga końcowa

Informacje przedstawione w powyższym zestawieniu mają charakter ogólny, nie są wyczerpujące i nie są wiążące dla punktu kontaktowego, europejskiej sieci sądowej w sprawach cywilnych i handlowych, sądów ani żadnych innych odbiorców. Nie mogą również zastąpić zapoznania się z obowiązującymi przepisami.

Ostatnia aktualizacja: 29/03/2022

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.