Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

W praktyce zwrot „doręczenie pism” oznacza zwykle faktyczne odebranie wezwania do stawienia się przed sądem lub innego pisma przez pozwanego, wskutek czego pozwany zostaje powiadomiony o postępowaniu lub orzeczeniu sądowym lub wezwany do stawienia się przed sądem oraz zostaje poinformowany o odpowiednich terminach sądowych.

Regulamin sądu ma zapewnić nienaruszenie praw pozwanego oraz doręczenie mu wymaganych pism i zawiadomień o zbliżających się terminach sądowych z co najmniej minimalnym dozwolonym wyprzedzeniem. Przed wydaniem orzeczenia w sprawie sędzia wymaga zwykle dowodu doręczenia pism.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Co do zasady doręczenia drogą formalną wymagają następujące dokumenty:

• pismo zawiadamiające pozwanego o zamiarze wszczęcia postępowania sądowego, jeżeli pozwany nie złoży odpowiedzi na przedmiotowe pismo;
• pozew/zawiadomienie o wszczęciu postępowania w trybie przyspieszonym (summary cause summons) itp.
• niektóre pisma sporządzone w toku postępowania sądowego;
• powiadomienie o wydaniu orzeczenia;
• wezwanie do zapłaty (etap poprzedzający czynności egzekucyjne);
• pisma związane z dowolnym postępowaniem egzekucyjnym.

Niektóre rodzaje postępowań cywilnych wymagają doręczenia dodatkowych określonych pism.

Więcej informacji można znaleźć w rozdziale 16 regulaminu Court of Session, w rozdziale 5 regulaminu postępowania zwyczajnego przed sheriff courts (Ordinary Cause Rules), w rozdziale 5 regulaminu postępowania w trybie przyspieszonym i w części 6 regulaminu postępowania uproszczonego.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

a) Pisma pozasądowe, takie jak pismo poprzedzające wszczęcie postępowania sądowego, oraz pisma sądowe, takie jak pozwy lub wezwania do stawienia się przed sądem, można doręczać pocztą (priorytetową przesyłką poleconą). W takim przypadku pracownik poczty doręcza pismo na adres zamieszkania pozwanego/miejsca prowadzenia działalności przez pozwanego i uzyskuje podpis stanowiący potwierdzenie doręczenia. Nadania pism sądowych pocztą może dokonać wyłącznie solicitor, posłaniec lub urzędnik sądowy, lub w niektórych przypadkach kancelaria sądu w ramach procedury uproszczonej.

b) Jeżeli pisma mają zostać doręczone do rąk własnych, doręczenia dokonuje posłaniec lub urzędnik sądowy (sheriff officer).

c) Wezwania do zapłaty oraz większość pozostałych pism związanych z postępowaniem egzekucyjnym doręcza się do rąk własnych i również w tym przypadku doręczeń dokonuje posłaniec lub urzędnik sądowy.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Ponieważ w Zjednoczonym Królestwie – w odróżnieniu od wielu innych państw członkowskich – nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób, szkocki organ, do którego się zwrócono z wnioskiem o doręczenie, nie ma możliwości uzyskania adresu osoby, której należy doręczyć pisma. Jeżeli jednak pisma mają zostać doręczone spółce, a osoby przebywające pod wskazanym adresem odmawiają ich przyjęcia, jednostka przyjmująca w Szkocji może ustalić adres siedziby statutowej tej spółki (jeżeli różni się on od wskazanego adresu) i doręczyć pisma na ten adres.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Jak wspomniano powyżej, w Zjednoczonym Królestwie nie prowadzi się rejestru zawierającego informacje na temat miejsca zamieszkania osób. Aby ustalić adres konkretnej osoby, należy skorzystać z usług podmiotów zajmujących się ustalaniem miejsca pobytu osób fizycznych lub skorzystać z szeregu stron internetowych, które mogą zawierać pewne dane adresowe. Przedstawiony poniżej wykaz nie jest wyczerpujący, ale zawiera przykładowe rodzaje dostępnych stron internetowych. Przeszukiwanie niektórych rejestrów, takich jak rejestr numerów telefonicznych (pierwszy link), jest nieodpłatne. W innych przypadkach konieczne jest uiszczenie opłaty.

Rejestr numerów telefonicznych prowadzony przez British Telecomunications.

Wyszukiwarka adresów na stronach internetowych 192, UKRoll.

Ustalanie miejsca pobytu osób na stronie Tracemart

Aby ustalić adres siedziby statutowej spółki, można przeszukać stronę internetową Izby Spółek Handlowych (Companies House). W niektórych przypadkach wyszukiwanie informacji na temat spółek jest bezpłatne, lecz w celu uzyskania szczegółowych danych należy wnieść opłatę.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Nie, wystąpienie z wnioskiem o udostępnienie informacji na temat adresu w Szkocji na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 nie jest możliwe.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

a) Doręczenie priorytetową przesyłką poleconą.

b) Doręczenie właściwe – przez posłańca lub urzędnika sądowego do rąk własnych pozwanego.

c) Doręczenie właściwe – przekazanie pisma współlokatorowi w miejscu zamieszkania lub pracownikowi w miejscu prowadzenia działalności.

Jeżeli po należytym zasięgnięciu informacji posłaniec lub urzędnik sądowy stwierdzi, że istnieją uzasadnione powody, aby uznać, że pozwany zamieszkuje pod adresem wskazanym na piśmie sądowym, może przekazać pismo współlokatorowi w miejscu zamieszkania lub pracownikowi w miejscu prowadzenia działalności.

d) Doręczenie właściwe – w przypadkach innych niż te, w których pozwany jest osobą fizyczną (tj. gdy pozwany jest inną osobą prawną, np. zarejestrowaną spółką)).

Doręczenia można dokonać, przekazując wezwanie osobie przebywającej na przykład w miejscu prowadzenia działalności w taki sposób, aby można było zasadnie oczekiwać, że faktyczny pełnomocnik pozwanego otrzyma pismo.

e) Doręczenie właściwe – pozostawienie/umieszczenie pisma pod adresem doręczenia.

Jeżeli posłaniec/urzędnik sądowy nie był w stanie doręczyć pism do rąk własnych pozwanego może:

• pozostawić wezwanie w miejscu zamieszkania/prowadzenia działalności;
• umieścić wezwanie na drzwiach miejsca zamieszkania/prowadzenia działalności.

f) Jeżeli adres jest nieznany, sędzia może zezwolić na doręczenie przez:

• publikację ogłoszenia w prasie lokalnej dostępnej w okolicy ostatniego znanego adresu pozwanego;
• wywieszenia w gmachu sądu odpisu pozwu/wezwania.

g) Nie przewidziano żadnych przepisów dotyczących doręczania pozwów, wezwań, orzeczeń lub wezwań do zapłaty faksem ani pocztą elektroniczną. Drogą elektroniczną lub w dowolnej innej formie pisemnej można jednak doręczać niektóre inne dokumenty, które należy przekazać w toku niektórych postępowań.

h) Informacje na temat doręczeń osobom znajdującym się poza terytorium Szkocji można znaleźć w rozdziale 16 regulaminu Court of Session, w rozdziale 5 regulaminu postępowania zwyczajnego przed sheriff courts (Ordinary Cause Rules), w rozdziale 5 regulaminu postępowania w trybie przyspieszonym i w części 6 regulaminu postępowania uproszczonego.

(Jeżeli chodzi o wezwania, pozwy itp. przekazywane do Szkocji, w przypadkach innych niż te regulowane przepisami rozporządzenia UE w sprawie doręczeń lub konwencją haską o doręczeniach oraz za pośrednictwem organu centralnego zastosowanie mają wszystkie zasady i procedury szczególne opisane w lit. a)–g). Na przykład doręczenie do rąk własnych pozwanego w Szkocji wezwania wydanego w państwie innym niż Szkocja jest uzasadnione prawnie wyłącznie wtedy, gdy doręczenie jest zgodne z regulaminem szkockich sądów.)

i) We wszystkich przypadkach, w których doręczenia dokonuje się w sposób inny niż doręczenie przez sąd, należy przedłożyć zaświadczenie o dokonaniu doręczenia opatrzone podpisem reprezentującego powoda prawnika (solicitor), posłańca lub urzędnika sądowego.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Zob. odpowiedź w pkt 5 lit. g) powyżej.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

W przypadku wniosków o doręczenie pism otrzymanych od innych państw członkowskich standardową metodą doręczenia w Szkocji jest doręczenie do rąk własnych przez posłańca sądowego na ostatni znany adres adresata lub do miejsca, w którym prowadzi on działalność. Prawo szkockie przewiduje również inne metody doręczeń, ale nie są one wykorzystywane przez organ centralny do celów doręczania pism.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Jak opisano powyżej, jedyną metodą doręczania pism, którą stosuje organ centralny w Szkocji, jest doręczenie przez posłańca sądowego.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Złożenia pism w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym) nie uznaje się za alternatywną metodę doręczenia w Szkocji.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli zastosowano odpowiednią metodę doręczenia, termin skutecznego doręczenia uznaje się za obowiązujący niezależnie od tego, czy adresat odbierze pismo. Jedyny wyjątek dotyczy przypadków dopuszczonych w art. 8 ust. 1 i w załączniku II do rozporządzenia w odniesieniu do pism sporządzonych w języku zrozumiałym dla adresata.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Przesyłki polecone realizowane przez Royal Mail (operatora pocztowego w Zjednoczonym Królestwie) są doręczane na adres, a nie konkretnej osobie. Dlatego możliwy jest odbiór pism przez osobę inną niż adresat, która zamieszkuje pod tym samym adresem.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W przypadku niezastania pod wskazanym adresem żadnej osoby, która mogłaby potwierdzić podpisem odbiór pism, następuje ich zwrot do miejscowego urzędu pocztowego. Pisma nieodebranie w terminie (zob. poniżej) zwraca się nadawcy.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Jeżeli doręczenie nie było możliwe, pod adresem doręczenia pozostawia się zawiadomienie o próbie doręczenia. Zawiadomienie zawiera informacje dla adresata o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Przesyłkę poleconą nadaną w Zjednoczonym Królestwie należy odebrać w ciągu jednego tygodnia W przypadku międzynarodowej przesyłki poleconej termin odbioru wynosi trzy tygodnie.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

a) W odniesieniu do doręczenia pocztą, zob. powyżej. Przesyłki nadaje się priorytetową przesyłką poleconą. Jako dowód doręczenia sąd wymaga okazania potwierdzenia doręczenia, np. paragonu pocztowego.

b) W odniesieniu do doręczenia właściwego posłaniec lub urzędnik sądowy sporządza zaświadczenie o doręczeniu z podpisami zaangażowanych osób, w którym wskazano sposób doręczenia.

c) W odniesieniu do poświadczania doręczeń poza terytorium Szkocji zob. odpowiednie części regulaminu sądowego, jak wspomniano powyżej. Również w tym przypadku w odniesieniu do wezwań itp. przekazywanych do Szkocji obowiązują wszystkie zasady, o których mowa w lit. a) i b).

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Przed wydaniem orzeczenia w sprawie sędzia musi mieć pewność, że doręczenie pism pozwanemu odbyło się w sposób prawidłowy i sprawiedliwy. Doręczenia należy dokonać w sposób zadowalający, w przeciwnym razie pozwany miałby prawo wszcząć postępowanie o unieważnienie orzeczenia, powołując się na fakt, że powództwo wytoczono bez możliwości wdania się w spór ani nawet bez powiadomienia o jego wytoczeniu. Jeżeli jednak okaże się, że pozwany powziął wiadomość o postępowaniu, ponieważ stawił się w sądzie, wówczas stawiennictwo pozwanego naprawia wszelkie uchybienia w doręczeniu.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Doręczenie pocztą: obowiązująca opłata za priorytetową przesyłkę poleconą.

Jeżeli przesyłkę pocztową nadaje posłaniec lub urzędnik sądowy, uiszcza się dodatkową opłatę należną tym osobom, której wysokość określa ustawodawstwo w zależności od okoliczności sprawy.

Doręczenie właściwe: wysokość opłat pobieranych przez posłańców/urzędników sądowych określa ustawodawstwo w zależności od okoliczności sprawy.